辦公大樓物業(yè)檔案管理規(guī)程

辦公大樓物業(yè)檔案管理規(guī)程本辦公大樓物業(yè)檔案管理規(guī)程是為了規(guī)范大樓物業(yè)檔案的管理而制定的，旨在保證物業(yè)檔案的安全、完整、準(zhǔn)確、方便的管理過程。第一章總則第一條規(guī)程的適用范圍本規(guī)程適用于本大樓物業(yè)檔案管理過程中所有有關(guān)部門和人員。第二條規(guī)程的制定目的為保證本大樓物業(yè)檔案的安全、完整、準(zhǔn)確、方便的管理，規(guī)范物業(yè)檔案管理的組織、管理、運行和監(jiān)督工作，提高大樓物業(yè)檔案管理水平，保護(hù)物業(yè)檔案的完整性、保密性和良好秩序，方便和服務(wù)知識管理和情況查詢，提高管理科學(xué)化水平。第三條規(guī)程的依據(jù)本規(guī)程的制定依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和管理制度。第四條規(guī)程的執(zhí)行本規(guī)程是本大樓物業(yè)檔案管理過程中各部門和人員必須遵循的規(guī)范性文件，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。第二章檔案管理組織第五條管理機(jī)構(gòu)辦公大樓物業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)是指具體承擔(dān)大樓物業(yè)檔案管理工作的部門。該機(jī)構(gòu)應(yīng)該設(shè)有管理及負(fù)責(zé)大樓物業(yè)檔案工作的人員，并且必須經(jīng)過特別培訓(xùn)，并熟悉相關(guān)法律和規(guī)定。第六條檔案管理的權(quán)責(zé)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)大樓物業(yè)檔案的編目、整理、加工、存儲、移交、保管、銷毀和利用，并對檔案工作的質(zhì)量和效率承擔(dān)管理責(zé)任。第七條檔案管理工作的分工辦公大樓物業(yè)檔案管理工作的分工包括：檔案歸檔工作檔案資料掃描和電子化工作檔案借閱服務(wù)管理工作檔案銷毀工作第三章檔案管理流程第八條檔案管理流程檔案管理流程包括檔案的接收、組卷、編目、存儲、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。接收階段：物業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)在接收時開列登記表，列明檔案的名稱、數(shù)量、來源、接收日期等重要信息。組卷階段：組卷分為順序組卷和主題組卷兩種方式，組卷時應(yīng)保持原有文件的完整性，并注明相關(guān)文件的屬性。編目階段：編目應(yīng)依據(jù)立卷單位、檔號、卷名、檔案保管期限等進(jìn)行編制。存儲階段：檔案應(yīng)嚴(yán)格遵照規(guī)定進(jìn)行保存，并組織好存儲區(qū)域和檔案柜，保證安全。利用階段：檔案應(yīng)主動服務(wù)大樓管理部門和社區(qū)群眾。銷毀階段：嚴(yán)禁將可能涉及重要的隱私信息和重要信息的物業(yè)檔案隨意處理，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。第九條檔案保密制度物業(yè)檔案管理人員要覆蓋相關(guān)法律法規(guī)的檔案加強(qiáng)保密宣傳教育工作，并嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行處理。第十條檔案保護(hù)制度物業(yè)檔案管理人員應(yīng)以保護(hù)檔案為天職，對物業(yè)檔案的保護(hù)安全做好相關(guān)防范措施。第十一條檔案借閱服務(wù)管理制度物業(yè)檔案管理組織應(yīng)設(shè)立檔案借閱室，建立檔案借閱登記制度，確定開放時間并切實規(guī)范用戶的操作行為。第四章總則第十二條規(guī)程的實施對規(guī)程的執(zhí)行進(jìn)行檢查和監(jiān)督，落實規(guī)程的責(zé)任制，設(shè)立內(nèi)部督查機(jī)構(gòu)，定期組織檔案的督查和抽查。第十三條規(guī)程的修改與完善根據(jù)大樓物業(yè)檔案管理的實際情況和工作的需要，對規(guī)程進(jìn)行修改與完善。結(jié)束語本規(guī)程已成為大樓物業(yè)檔案管理工作中的指導(dǎo)性文件，對規(guī)范物業(yè)檔案管理，保證物業(yè)檔案的完整性、保密性和有效管理發(fā)揮了重要作