檔案管理監(jiān)理細則

A.0.4邁堯路一期（一標段）道路建設工程監(jiān)理實行細則（檔案管理制度）項目監(jiān)理機構（章）：專業(yè)監(jiān)理工程師：總監(jiān)理工程師：日期：江蘇省建設廳監(jiān)制目錄一、檔案管理編制的根據 1二、檔案管理組織機構 1三、各崗位檔案管理職責 2四、文獻審批程序 3五、建設工程資料管理 3（一）工程建設監(jiān)理資料歸檔范圍及次序 3（二）建設工程竣工資料整頓規(guī)定 4（三）建設工程竣工圖的編制規(guī)定 7（四）建設工程竣工檔案驗收及移交措施 12六、施工階段監(jiān)理工作的基本表式 14七、對施工單位的資料檢查 144八、監(jiān)理資料、文檔管理制度 15一、檔案管理編制的根據《建設工程文獻歸檔整頓規(guī)范》（GB/T50328-）?！秶抑卮蠼ㄔO項目文獻歸檔規(guī)定與檔案整頓規(guī)范》DA/T28-《建設工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-）《南京市建設工程竣工檔案編制驗收及報送規(guī)定》南京市檔案局《基本建設項目檔案材料歸檔范圍》本工程監(jiān)理服務協議及施工承包協議。南京蘇寧建設監(jiān)理有限企業(yè)監(jiān)理部的有關檔案管理的文獻及規(guī)定。二、檔案管理組織機構南京蘇寧建設監(jiān)理有限企業(yè)第九監(jiān)理部總監(jiān)理工程師總監(jiān)理工程師代表各專業(yè)監(jiān)理工程師資料管理人員三、各崗位檔案管理職責（一）總監(jiān)理工程師：負責根據有關規(guī)定對編制的檔案管理細則進行審批。常常性地檢查檔案資料的搜集整頓執(zhí)行狀況，指導檔案管理工作。參與業(yè)主組織的檔案管理培訓、交底及有關會議。組織對施工單位的資料監(jiān)督、檢查工作。（二）總監(jiān)代表：負責總監(jiān)授權的有關檔案管理工作內容。參與業(yè)主組織的檔案管理培訓、交底及有關會議。負責檔案的平常管理、監(jiān)督項目檔案管理計劃執(zhí)行狀況，提出整改意見。參與檔案管理計劃的編制。參與對施工單位的資料監(jiān)督、檢查工作。（三）專業(yè)監(jiān)理工程師：負責自己專業(yè)內的檔案資料的搜集、整頓工作，并及時移交給資料管理人員。參與學院、監(jiān)理部組織的檔案管理培訓、及檔案管理會議。配合資料管理人員做好工程檔案的管理工作。（四）資料管理人員：負責管理綜合性文獻、工程平常往來文獻及其他有關檔案的搜集、編制、整頓和分類歸檔工作。接受總監(jiān)理工程師的平常檢查、監(jiān)督和指導。編制監(jiān)理檔案管理細則。四、文獻審批程序根據文獻的管理規(guī)定，審批程序有二種。文獻編制總監(jiān)理工程師審批文獻編制總監(jiān)理工程師審查報企業(yè)審批五、建設工程資料管理（一）工程建設監(jiān)理資料歸檔范圍及次序工程項目監(jiān)理協議及中標告知書；監(jiān)理單位的資質（復印件）；總監(jiān)理工程師、總監(jiān)代表任命書；本工程監(jiān)理組人員及見證人員的名單和分工職責；本工程監(jiān)理工程師執(zhí)業(yè)證書（復印件）、見證人員資質（復印件）、見證單位及見證人員授權書；工程項目監(jiān)理工作規(guī)劃、監(jiān)理實行細則、交底記錄；工程開竣工報審表；分包單位資質報審表（含合格分供方名目及分包單位資質）；監(jiān)理月報；施工測量放線報驗單；建筑材料平行抽查記錄（含施工單位原材料匯總表及監(jiān)理復試匯總表）；監(jiān)理工作會議記錄（包括內部監(jiān)理工作會議）；工程質量事故處理方案報審單（無質量事故應明確注明在A4紙上）；工程項目月度付款申報表及審批（按GB50319-規(guī)范A5、B3表式執(zhí)行）；專題匯報；各施工階段的節(jié)點質量評估匯報；總工程質量評估匯報（含①三表一評②工程竣工檔案監(jiān)理審查意見單）；監(jiān)理工作工程竣工總結。（二）建設工程竣工歸檔資料整頓規(guī)定書寫規(guī)定一律采用黑色炭素墨水書寫，字跡端正，無缺、漏、涂改現象。杜絕使用原珠筆、書寫筆?？⒐べY料的尺寸規(guī)格文字材料及竣工圖的尺寸規(guī)格統一為A4紙規(guī)格（297*210mm）。不不小于A4規(guī)格的文獻材料要用A4規(guī)格70g以上書寫白紙進行托裱。托裱時可一張A4紙托裱一張文獻，也可將幾張文獻同步托裱在一張A4紙上，文獻右邊與白紙右邊靠齊，上下幾張文獻可呈階梯式排列。不小于A4規(guī)格的文獻材料應折疊成A4規(guī)格，文字材料折疊時注意左邊留出裝訂邊?？⒐べY料的立卷厚度文字材料立卷厚度在保持其內容原有內在聯絡的基礎上，視狀況以2cm（200頁）以內構成一卷，竣工圖則在保持一卷內圖紙相對系統、完整的前提下，視狀況每卷厚度可3公分、5公分。頁號的編制竣工資料頁號每卷從“001”開始用號碼機次序編制，一頁一號（卷與卷之間不連號），單面書寫的文獻在右下角編頁號，雙面書寫的文獻，正面在右下角，背面在左下角編頁號?？瞻醉?、卷內封面、卷內目錄及備考表不編頁號。如一頁上托裱幾張文獻，則每張文獻均需編頁號，編在原文獻的右下角，不可編在托裱的白紙上。如有缺漏編頁時，可在原編號后加“-1”、“-2”，予以標注，在編寫總頁數時，也對應增長其頁數，并在備考表中闡明。案卷封面的編制：案卷題名：第一行填寫工程項目名全稱；第二行與第三行填寫卷內科技文獻材料的內容，必須精確概括地揭示出卷內文獻的基本內容，不適宜過于籠統。立卷單位：應填寫負責科技文獻材料組卷的部門或單位。起止日期：應填寫案卷內首份科技文獻材料形成日期與末份科技文獻材料形成日期。保管期限：永久密級：秘密檔號：按規(guī)定規(guī)定填寫檔案館號：暫不填寫卷內目錄的編制序號：用阿拉伯數字從1起依次標注案卷內科技文獻材料件數的次序.文獻編號：填寫科技文獻材料的文號或圖號、設備代號、項目代號等。責任者：填寫科技文獻材料的形成部門或重要責任者文獻材料題名：填寫科技文獻材料或圖紙的全稱日期：填寫科技文獻材料的形成日期頁號：填寫每份科技文獻材料或圖紙在卷內的首、尾頁上標注的頁號。單面書寫的科技文獻頁號編寫在右下角；書面書寫的科技文獻正面右下角編寫頁號，背面左下角編寫頁號。備注：填寫需要注釋的狀況備考表的編制闡明：本卷內共頁，填寫本卷科技文獻材料的末位頁號。其中文字材料、圖紙、照片需記錄卷內材料，分別填寫，合計數即為本卷內共頁。應注明狀況：填寫卷內特殊需要闡明的問題。立卷人：應由負責編制的立卷人簽名日期：填寫完畢立卷的日期檢查人：應由案卷質量審核者簽名日期：填寫審核完畢的日期案卷內排列次序每一案卷依內封面、卷內目錄、科技文獻材料、備考表次序排列后裝訂。案卷裝訂規(guī)定除竣工圖紙不裝訂（但也須用封面包起來），其他文獻材料均需裝訂成冊。裝訂前先將文獻材料整頓成統一幅面（297*210mm），左邊留出裝訂線、去掉金屬物，按照卷內目錄的編排次序理齊。正式裝訂時，先將文獻材料疊齊，用鐵夾將三邊夾牢固定，再用2mm鉆子的電鉆在文獻材料上鉆三個小洞（三洞相隔79mm），用蠟線抽緊裝訂。對于紙張折疊后引起案卷右厚左薄，應在裝訂邊增添若干硬板襯墊（寬25mm，長295mm），襯至與右邊厚度相一致后再裝訂，然后外包裹硬封面。案卷目錄的編制：案卷目錄必須打印，打印格式按樣張，不可隨意移動行距與間距。次序號：按次序從“1”起依次標注；案卷題名：必須與該卷封面上的案卷題名一致；檔號：按規(guī)定規(guī)定填寫；頁數：卷內實際頁數。備注：填寫需要注釋的狀況。（三）建設工程竣工圖的編制規(guī)定建設工程竣工圖是真實地記錄工程施工最終狀況的技術文獻，是對工程進行交工驗收、維護、改建、擴建的根據，是國家的重要技術檔案。為保證竣工圖的編制質量，各施工單位必須注意在施工過程中完整地搜集和整頓好設計變更告知單，補充設計圖、修改設計圖、工程業(yè)務聯絡單、技術核定單、材料代用單以及波及設計變更的會議紀要等所有設計變更文獻，并在施工的同步及時將有關變更的內容反應到一套原施工圖上，以便所有工程竣工后，準時完畢其他二套圖紙的翻版?？⒐D的繪制規(guī)定一套符合規(guī)定的竣工圖，應滿足三方面質量原則。一是內在質量原則，必須符合實際，反應施工結束時最終狀況；二是外觀質量原則，必須做到幅面整潔、圖形清晰、標志醒目、標注位置合理，到達查閱迅速、運用以便之目的；三是使用質量原則，指所有紙張、書寫、蓋章印泥印色等材料必須符合檔案長期安全保管的規(guī)定?？⒐D的繪制形式竣工圖的繪制一般以原施工圖為基礎，根據多種變更文獻在原施工圖上修改或重新繪制而成。可采用如下形式：凡按圖施工沒有變更的，則由施工單位在原施工圖上加蓋“竣工圖”章，作為竣工圖。在施工中，雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位在原施工圖上對修改部分進行修改，并標注修改根據，加蓋“竣工圖”章后，作為竣工圖。凡構造形式變化、平面布置變化，以及其他重要變化不適宜在原竣工圖上修改、補充的，應重新繪制變化后的竣工圖，并由施工單位負責在新藍圖上加蓋“竣工圖”章。項目被取消或現場未施工，不需要編制竣工圖。但應在原設計圖紙目錄中注明“取消”及根據，并將原圖抽出作廢。由于特殊原因，工程項目在沒有正式施工圖的狀況下進行施工的，施工單位應在項目竣工后，根據實際施工最終狀況繪制竣工圖，加蓋“竣工圖”章，并經設計單位簽訂意見?？⒐D的繪制措施竣工圖的繪制工作包括三方面內容：設計有重大變更，不適宜在原施工圖上修改，補充的應重新繪制竣工圖。一般性的設計變更，則可運用原施工圖修改、補充而成竣工圖。設計經多次變更的，在原施工圖上反應最終變更內容，并注意做好中間設計變更文獻有關條款的原則闡明。作為竣工圖的藍圖必須是圖面清晰的新圖紙。圖上修改部分必須用黑色碳素墨水繪制、字跡端正、圖形用直尺按比例反應。運用原施工圖上反應，標注變更根據及標注被修改圖的圖號。詳細做法：在施工圖上反應更改內容所有設計變更文獻中的變更內容，必須不遺漏地在原施工圖中全面反應，即每項變更內容不僅要在文獻所指的施工圖上反應，并且要在所有波及到的施工圖上反應。根據更改狀況的不一樣，可分別采用如下三種措施：對于少許的文字或數字的修改，可用一條實線將被修改部分劃去，在其上方或下方（一張圖上要統一）空白行間填寫變更后的內容。對于少許線條和圖形的修改，可用“□”將修改部分框出，并在附近合適位置畫上修改后的線條、圖形。對于較多的文字、線條、圖形的修改，可根據設計變更文獻內容在施工圖上進行修改。如設計院出修改圖（藍圖），則可將修改部位在原施工圖上標出，注明“此處修改見×××修改圖，圖號……”后，不必再在原施工圖上反應。修改圖排列在該套圖紙背面。標注變更根據在原施工圖上作修改時，所有修改處旁均需注明修改根據：設計變更文獻名稱、編號、條文號。①一般狀況下，應在修改處旁合適空白位置標注：“修改根據見……”。同一張施工圖上有數處修改時，如修改內容出自不一樣的修改根據，應分別在每個修改處旁合適空白位置標注：“修改根據見……”：如修改內容均出自同一條修改根據，則可在圖上合適空白位置統一標注：“本圖修改根據均見……”。②當修改處旁沒合適空白位置標注修改根據時，可在每個修改處旁分別用阿拉伯數字①、②、③……順次編號后，在圖上合適空白位置集中反應。當同一張施工圖修改中有二處以上修改出于同一變更根據時，則可用同一種阿拉伯數字編號后，將變更根據在圖上合適空白位置集中反應。上述幾種變更根據的標注措施，在一張圖上應統一。標注被修改圖的圖號當設計變更文獻上沒有寫明或沒有寫全應修改的施工圖號時，施工單位須仔細檢查，將變更內容波及到的每張施工圖圖號在設計變更文獻上反應出來。①如一張設計變更文獻只有一項修改內容或數項修改內容修改同一張或同幾張施工圖的，可統一標注：“修改見：圖號……”②如一張設計變更文獻上數項修改內容分別修改不一樣施工圖的，則須在該設計變更文獻上詳細條款后，分別標注該條款所修改的施工圖圖號?？⒐D的審核工作竣工圖應經承擔施工的項目技術負責人逐張予以審核簽證。審核重點是能否精確反應工程實際狀況。審核竣工圖的要點有四點：所有修改點與否都已修改到位圖與圖之間有關之處與否都已作對應修改所有修改處與否都標注了修改根據，所有設計變更文獻與否標注了被變更的施工圖圖號所有修改根據與否都已手續(xù)齊全竣工圖在完畢繪制審核后，應將“竣工圖”章用不褪色的紅色印泥蓋印在竣工圖右下角設計圖標上方合適空白位置處，盡量保證圖紙折疊后，“竣工圖”章能顯露在右下角?！翱⒐D”章式樣和尺寸規(guī)格如圖示：80mm15mm每格7mm竣工圖施工單位550mm編制人日期技術負責人日期監(jiān)理單位總監(jiān)日期20mm30mm10mm20mm竣工圖的組卷措施一套完整的竣工圖，包括竣工圖及設計變更文獻，組卷措施是：竣工圖的組卷①竣工圖卷內目錄的填寫：作為竣工圖的構成部分之一，封面與藍圖目錄均須一一反應在卷內目錄的文獻名稱欄，圖號填在文獻編號欄。②圖紙排列組卷：竣工圖根據設計院出的施工圖目錄進行排列、組卷。圖紙少時，一種單位工程的圖紙可合在一種卷內；圖紙多時，可按各分部或各專業(yè)竣工圖分別組卷。③圖紙折疊：竣工圖按4號圖紙規(guī)格（297*210mm）折疊，圖面朝里，圖標外露于圖面的右下角處，散頁號置于竣工檔案盒內。設計變更文獻的組卷設計變更文獻應經設計、施工、監(jiān)理、建設單位四方簽字（設計變更告知單除外），并根據項目狀況，采用下面二種形式中一種排列組卷。注意一種單位工程的設計變更文獻應采用同一種形式。①緊接著被變更的竣工圖的次頁。合用于設計變更僅對一張設計圖變更的狀況。②以一種單位工程為單位，集中所有設計變更文獻，按其產生日期編號先后或按變更文獻類別（設計變更告知單、工程業(yè)務聯絡單、會議紀要等）產生日期編號先后進行獨立組卷，排列在單位工程整套竣工圖最前一卷。合用于變更文獻數量較多或一份變更文獻波及不一樣卷的設計圖變更的建設項目。當采用此種形式組卷。變更文獻須裝訂成冊。無論采用何種形式，均需在所有設計變更文獻的首頁填寫《設計變更根據性文獻匯總表》（見附件9）（四）建設工程竣工檔案驗收及移交措施建設工程的竣工資料驗收工作作為竣工驗收的一種構成部分，受到了市檔案局、市建委、城建檔案館的高度重視，為保證竣工資料的質量和驗收工作的順利進行，要認真做好如下各項工作。建設工程竣工檔案的驗收工作，由建設單位全面負責。各施工單位在平時施工過程中，應明確專人同步搜集、整頓施工文獻材料，以保證竣工資料的完整性和真實性，工程項目監(jiān)理單位、項目企業(yè)有義務在工程進行過程中，指導、檢查、督促施工單位做好資料的搜集及予立卷工作。在工程即將竣工時，施工單位應根據規(guī)定整頓出一套完整的竣工資料（不裝訂），交監(jiān)理審查。經監(jiān)理審查，竣工資料完整、精確、真實后，由監(jiān)理填寫《竣工資料監(jiān)理審查意見單》。由施工單位將竣工資料及《監(jiān)理審查意見單》一并送交建設單位預審。建設單位對竣工資料進行預審并提出書面意見，及時反饋施工單位。施工單位根據“預審意見”進行整改后，經建設單位確認，具有檔案驗收條件后，施工單位提前十天填寫《建設工程竣工資料驗收申請單》，一式二份送交建設單位。確定檔案驗收日期，由建設單位組織“竣工資料聯合驗收組”驗收。并根據《工程竣工檔案質量評分原則》評分，確定資料的質量等級，簽字承認。只有通過資料驗收的工程，方可進行工程終驗，對資料驗收未到達90分以上的工程，將不予工程決算與協議銷號，施工單位則無法得到工程尾款?！翱⒐n案聯合驗收組”由監(jiān)理單位、市檔案局、市城建檔案館、建設單位等有關部門人員構成。檔案裝具向市城建檔案館統一購置。單位工程竣工資料通過驗收后，施工單位必須完畢最終的整改工作，然后一種月之內向建設單位移交。六、施工階段監(jiān)理工作的基本表式監(jiān)理工程師告知單工程暫停令工程款支付證書工程臨時延期審批表工程最終延期審批表費用索賠審批表監(jiān)理工作聯絡單工程變更單七、對施工單位的資料檢查在施工過程中的檢查工程文獻材料的規(guī)格應為A4幅面（297×210毫米），不不小于規(guī)格的需進行托裱。文獻檔案規(guī)定字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔、簽字手續(xù)齊備。需永久、長期保留的文獻不應用易褪色的書寫材料書寫、繪制。復印、打印文獻及照片應符合有關方面的規(guī)定。規(guī)定施工單位按照單位工程及各分部、分項工程的劃分，A、B、C、D各類表格做好工程資料的分類搜集、整頓。審查施工單位的竣工資料管理性綜合文獻的搜集：施工協議、施工組織設計及專題施工方案、技術交底、圖紙會審紀要、施工總結（技術總結）、工程性能檢測匯報。A、B、C、D各類資料的整頓與否符合工程的實際狀況，有無漏項。尤其是原材料資料，檢查、測試資料。資料的歸檔滿足單位工程的劃分，與否存在串位資料?？⒐D的編制應完整、精確，變更內容、根據與圖紙會審記要、洽商記錄、技術核定單的內容一致。八、監(jiān)理資料、文檔管理及制度一、科學制定監(jiān)理檔案立卷歸檔范圍、分類編號措施監(jiān)理檔案立卷歸檔范圍根據工程建設單位和監(jiān)理單位留存檔案分為兩個部份。根據以上原則和工程監(jiān)理過程實際形成的檔案狀況編制《工程項目建設監(jiān)理檔案立卷歸檔范圍表》,并為便于實行進行細化分解。向建設單位移交的監(jiān)理檔案按其規(guī)定分類編號,詳細到每一項工程項目單位、分部、分項工程按工程監(jiān)理實行細則進行細化。向監(jiān)理單位移交保留的監(jiān)理檔案規(guī)定按監(jiān)理單位檔案管理措施進行分類編號。歸檔文獻材料質量必須符合《建設工程監(jiān)理規(guī)范》(GB50319-)的規(guī)定。二、監(jiān)理資料管理及檔案整頓措施監(jiān)理資料必須及時整頓，真實完整、分類有序。監(jiān)理資料的管理應由總監(jiān)理工程師負責，并指定專人詳細實行。監(jiān)理資料應在各階段監(jiān)理工作結束后及時整頓歸檔。監(jiān)理檔案的編制及保留應按有關規(guī)定執(zhí)行。項目監(jiān)理在施工階段監(jiān)理資料的管理中，應按GB50319-中7.1資料內容搜集、分類、歸檔。監(jiān)理資料搜集時，應做好文獻的收發(fā)手續(xù)。監(jiān)理資料搜集好后應保持好，防止遺失，做好保密工作。三、監(jiān)理資料、檔案管理制度監(jiān)理文獻材料的收發(fā)文登記和傳閱制度。項目監(jiān)理組要使用科學的分類措施，根據工程項目的詳細狀況和《工程監(jiān)理檔案歸檔范圍