通信行業(yè)案例：卓揚(yáng)科技全力打造內(nèi)部管理的高效與暢通

卓揚(yáng)科技全力打造內(nèi)部管理的高效與暢通用戶背景上海卓揚(yáng)科技有限公司是由招商局集團(tuán)投資成立的一家從事網(wǎng)絡(luò)通信產(chǎn)品研究、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售及服務(wù)的高科技企業(yè)。作為一家專業(yè)的寬帶互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備供應(yīng)商，卓揚(yáng)科技專注于為網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營商提供具備持續(xù)發(fā)展能力的網(wǎng)絡(luò)通信解決方案和產(chǎn)品技術(shù)服務(wù)。公司總部位于上海漕河涇新興技術(shù)開發(fā)區(qū)，為開發(fā)區(qū)重點(diǎn)扶持企業(yè)，并在國內(nèi)的主要地區(qū)設(shè)立了分支機(jī)構(gòu)。作為一家外商獨(dú)資企業(yè)，卓揚(yáng)科技在創(chuàng)立之初就極為重視管理體系的建立和企業(yè)文化的形成。公司在內(nèi)部管理方面，按照ISO9001：2000的要求建立了質(zhì)量管理體系，并依照國際先進(jìn)管理思想，以企業(yè)運(yùn)營戰(zhàn)略為導(dǎo)入點(diǎn)，面向業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了全面的資源規(guī)劃和機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)，隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，卓揚(yáng)科技希望對管理進(jìn)行進(jìn)一步的提升，利用先進(jìn)的信息技術(shù)打造高效與順暢的管理和辦公平臺，于是公司引進(jìn)了e-cology協(xié)同管理平臺，幫助卓揚(yáng)科技有效提升管理水平，從而實(shí)現(xiàn)其市場戰(zhàn)略和持續(xù)性發(fā)展目標(biāo)。信息化動因及目標(biāo)伴隨著企業(yè)越來越快的發(fā)展，企業(yè)管理上存在的一些問題逐漸突顯，很大程度了降低了員工的工作效率，阻礙了公司戰(zhàn)略發(fā)展的整體步伐，主要集中體現(xiàn)在：在人員管理方面：企業(yè)的發(fā)展使公司規(guī)模不斷擴(kuò)大，人員不斷增多，人力資源部門每天都需要處理很多不同形式的應(yīng)聘文件，紙質(zhì)、郵件的，整理起來需要花費(fèi)很多時(shí)間；公司每月都要安排培訓(xùn)，培訓(xùn)后很多員工還是經(jīng)常會問一些很基礎(chǔ)的問題，培訓(xùn)的效果也不是很明顯；新員工招聘進(jìn)來，但是很多人都不知道有這個(gè)新員工進(jìn)來，在一起工作一年多，也不知道這個(gè)新員工是誰，員工之間還是很陌生；異地機(jī)構(gòu)的管理總是遇到很多問題，往往匯報(bào)的情況與現(xiàn)實(shí)情況有比較大的差異，而且很多分公司的員工經(jīng)常找領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)樗龅絾栴}后總是找最熟悉的人解決，但是這樣做加大了領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力；員工一旦請假，很多工作都沒有辦法正常開展；領(lǐng)導(dǎo)對每一個(gè)員工的情況不是很了解，沒辦法與每一位員工很好的溝通；員工出差在外，遇到問題很難得到快速解決；在企業(yè)文化建立和知識管理方面：公司成立到現(xiàn)在也已經(jīng)有十幾年的歷史，但是在企業(yè)文化、知識的積累方面做得很不夠，很多寶貴的經(jīng)驗(yàn)，案例、設(shè)計(jì)等都隨著員工的流失而流失；經(jīng)常發(fā)覺自己要找資料參考很難，經(jīng)常需要問很多人，在自己的筆記本上也經(jīng)常翻來覆去找資料，每天都很浪費(fèi)時(shí)間；每周寫計(jì)劃、月工作總結(jié)都很頭疼，每周、每月都要花很多精力督促員工，不是因?yàn)樗麄儾辉敢鈱?，而是很多時(shí)候需要絞盡腦汁的回憶一周、一個(gè)月的工作，工作效率很受影響；在公司各種制度和管理體系上：公司制度都是在掛在墻上，寫在紙上，沒有深入到每一個(gè)員工的工作中；每天都收到很多人的郵件，但是每次想追逆的時(shí)候都很難，一個(gè)事情的處理要經(jīng)過很多人，但是郵件經(jīng)過層層轉(zhuǎn)發(fā)之后，連自己都不知道現(xiàn)在是誰在處理；領(lǐng)導(dǎo)休假很困難，因?yàn)橐坏┬菁俸芏喙ぷ鞲揪蜎]有辦法正常開展；公司按照現(xiàn)有制度運(yùn)營了很多年，不知道制度到底是否合理，效率高不高，不知道如何改善；公司的預(yù)算和成本很模糊，不清楚花了多少錢，花在什么地方，預(yù)算很難做，成本也不好控制；領(lǐng)導(dǎo)對銷售過程不是很了解，不知道從何幫助員工改善。問題的出現(xiàn)催生了對信息技術(shù)和辦公管理系統(tǒng)的迫切需要，卓揚(yáng)科技希望借助協(xié)同OA系統(tǒng)滿足日常辦公信息化管理，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了公司內(nèi)部人員的順暢溝通，為管理層提供一個(gè)透明清晰的組織管理，形成企業(yè)特有的組織文化。關(guān)鍵需求協(xié)同辦公OA解決方案卓揚(yáng)科技借助泛微協(xié)同辦公OA系統(tǒng)e-cology建立了一個(gè)電子化的虛擬企業(yè)組織，利用系統(tǒng)人員的角色、權(quán)限、安全級別與企業(yè)人員一一對應(yīng)，將企業(yè)各種管理制度用電子化流程一一體現(xiàn)，建立了標(biāo)準(zhǔn)化的管控體系和電子化管控模式：建立標(biāo)準(zhǔn)管控體系以往卓揚(yáng)的制度都有，但是往往執(zhí)行過程中，每一個(gè)員工都憑自己的經(jīng)驗(yàn)來做事，尤其是很多的事情的辦理與簽批都是按照對于制度的理解去辦理，而管理層也缺乏對制度的完全理解，甚至在某些事情上礙于情面而無法處理。因此，卓揚(yáng)科技與泛微公司一起聯(lián)手花了2個(gè)多月的時(shí)間在系統(tǒng)上重新制定和梳理了管理流程，包括了：人事類流程：請假、加班、升職、用人申請、離職申請、總結(jié)與計(jì)劃、考核流程后勤類流程：資產(chǎn)申請、辦公用品申請、會議室申請、車輛申請、公章管公文管理：發(fā)文管理、收文管理、電子簽章行政類流程：簽報(bào)、工作報(bào)告、新聞、通知、公告、請示批復(fù)銷售管理流程：報(bào)價(jià)審批、特價(jià)審批、方案審批項(xiàng)目審批流程：立項(xiàng)審批、項(xiàng)目過程控制、項(xiàng)目計(jì)劃變更審批合同審批：銷售合同、采購合同、行政合同、廣告合同審批費(fèi)用審批流程：出差、借款、請款、付款、資金、預(yù)算審批、預(yù)算變更審批。各項(xiàng)流程的電子化流轉(zhuǎn)使領(lǐng)導(dǎo)從監(jiān)督和繁瑣的事務(wù)中走出來，使員工擺脫成篇的條條規(guī)定，而更專注于自己所負(fù)責(zé)的各項(xiàng)工作上。架設(shè)了統(tǒng)一的信息與知識獲取通道在知識管理方面：卓揚(yáng)科技建立了內(nèi)部知識倉庫，將文檔、新聞、公告、通知、規(guī)章制度、員工手冊、員工獎勵等信息都集中在知識庫中，及時(shí)將這些數(shù)據(jù)與信息都通過統(tǒng)一的通道獲取，同時(shí)又將已經(jīng)沉淀的知識作了二次整理，將文檔匯編成了知識地圖，在企業(yè)內(nèi)部建立了專家網(wǎng)絡(luò)，并且定期的組織員工進(jìn)行知識的更新。企業(yè)的知識與文化在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)中逐漸積累和沉淀下來，自動地被更多的員工逐漸了解和獲取，促進(jìn)員工的自我學(xué)習(xí)和快速成長，擺脫對領(lǐng)導(dǎo)的依賴，帶來員工之間交流學(xué)習(xí)的良好的氛圍。合同臺帳管理卓揚(yáng)的營銷是以過程銷售控制為核心的，因此卓揚(yáng)要求每一個(gè)銷售人員都必須把與客戶的所有信息都建立起來，其中包括了以下：客戶管理：客戶檔案管理、客戶的聯(lián)系過程管理、客戶的相關(guān)資料管理；合同審批：對合同相關(guān)的所有的審批過程進(jìn)行管理，包括合同的起草、審核、修改、會簽、以及最后的歸檔；合同登記：對所有簽訂合同的檔案以及執(zhí)行過程，包括了合同關(guān)鍵信息管理；合同付款管理：對執(zhí)行中的合同的付款等情況進(jìn)行管理，對付款進(jìn)行審批、付款的情況進(jìn)行追蹤；合同的查詢與統(tǒng)計(jì)：對合同的付款、執(zhí)行等情況做分析；實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程移動辦公e-cology系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)的客戶端設(shè)計(jì)，可以應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。卓揚(yáng)科技的全國各地分支機(jī)構(gòu)、合作伙伴、客戶可以通過Internet與卓揚(yáng)科技總部保持溝通，信息及時(shí)而高效地傳輸匯總并得到處理。避免了由于人員外出而帶來的工作停滯問題。應(yīng)用成果通過了將近三年的努力，卓揚(yáng)科技目前基本上完成了整個(gè)管理體系架構(gòu)的建設(shè)。在這個(gè)虛擬的網(wǎng)絡(luò)辦公室中，領(lǐng)導(dǎo)可以輕松的處理日常事務(wù)、下達(dá)任務(wù)和指令、查看工作報(bào)表和財(cái)務(wù)報(bào)表；各個(gè)部門經(jīng)理可以掌握下屬的工作情況；客戶可以通過門戶了解卓揚(yáng)的產(chǎn)品信息，提交問題并得到快速的解決。員工之間、部門之間以及公司與客戶之間建立了一個(gè)高效的協(xié)作組織，使得業(yè)務(wù)的處理更加快速和便捷，交流和溝通變得更加順暢。協(xié)同辦公OA系統(tǒng)改變了卓揚(yáng)傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，使員工可在任何時(shí)間，在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公。協(xié)同辦公OA平臺幫助卓揚(yáng)建立了內(nèi)外部的平滑業(yè)務(wù)鏈，各人員、各部門、各機(jī)構(gòu)、客戶、伙伴都可參與企業(yè)的商務(wù)過程，建立高效的協(xié)作體系。我們希望協(xié)同辦公系統(tǒng)在卓揚(yáng)的成功使用，可以樹立成為協(xié)同辦公系統(tǒng)在通信行業(yè)的一個(gè)典范，為更多的同行業(yè)企業(yè)在信息化建設(shè)過程中提供一定的參考和借鑒。577100180309001209557903682285963308257710018030900123865761373997357606965771001803090013594578077579902515512577100180309001238757716498260181805157710018030900121385721311921589183265771001803090012359579036822361076053577100180309001235657613528614379174257710018030900123555750878697046932791708810034335527410122994432583337917088100343355275101866732938832008170881003433561071015811525015005221708810034335610810100018005987173217088100343354295101074194142687017170881003433561841018786608696288021708810034335618510177583117408667417088100343356109101086014373