文件控制程序樣本

1.0目的為規(guī)范我司所有管理體系文獻的制定、修訂、核編、編號、借閱、發(fā)行、分發(fā)、修改、廢止等作業(yè)，使各部門適時獲得最新有效之文獻，以保證各管理體系之對的執(zhí)行，特制定本程序。2.0范圍合用于我司手冊、程序文獻、三階文獻、表單、以及客戶原則、國標、國際原則等外來文獻和資料的控制。3.0權(quán)責3.1總廠文控中心：負責管理體系手冊及程序文獻統(tǒng)一登記、分類、管理保留。所有分廠有關(guān)管理體系手冊及程序文獻受控文獻的發(fā)行，均由總廠文控中心分發(fā)給分廠文控中心后，由分廠文控中心再分發(fā)到各部門。3.2各分廠文控中心：負責本分廠管理體系受控文獻、資料、記錄的統(tǒng)一登記、分類、管理保留。3.3我司文獻的制定、審批、修改廢止及收發(fā)控制職責表如下：項目序號文獻階別制定審查同意控制部門3.1.1一階文獻ISO辦公室管理者代表總經(jīng)理文控中心3.1.2二階文獻各部門各部門主管管理者代表文控中心3.1.3三階文獻各部門各部門主管正/副管理者代表文控中心3.1.4四階文獻各部門隨文獻一并審核、同意各制定部門3.4外來文獻：外來文獻經(jīng)接受部門負責人簽收后，轉(zhuǎn)交由文控中心統(tǒng)一控制（登錄、發(fā)行、回收、保留、銷毀等）。4.0定義4.1受控文獻：受控文獻指經(jīng)審核和同意，按照發(fā)放范圍登記、分發(fā)，并能保證收回的文獻。受控文獻未經(jīng)文獻管理部門同意不得復(fù)制，文獻正本不蓋章保留于文控中心,發(fā)放于使用部門的文獻必須加蓋紅色“受控文獻章”予以控制。4.2非受控文獻：僅用作學(xué)習、參照的文獻、在活動中不產(chǎn)生法律效力。非受控文獻可以是經(jīng)權(quán)責批準后的受控文獻的影印本，作廢版本。非受控文獻必須加蓋紅色“參照文獻章”。4.3三階文獻（廣義）：我司的三階文獻包括：管理規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)書、檢查原則書和規(guī)范及它們的附件。還包括部分記錄。4.4外來文獻：指來源于企業(yè)外部用以指導(dǎo)、約束我司某些作業(yè)的文獻。（例如：顧客原則、國標、國際原則、法律法規(guī)等）。4.5臨時文獻：在特殊狀況下（如打樣需要、工藝變更、設(shè)備原因、體系運作等），當現(xiàn)行體系文獻不能滿足產(chǎn)品質(zhì)量或體系運作規(guī)定期，并且這種狀況只是臨時性出現(xiàn)，則采用發(fā)行臨時文獻方式進行管制。5.0作業(yè)內(nèi)容5.1文獻編寫原則手冊、程序文獻與三階文獻文字由左到右橫向書寫，必要時輔以表單、圖片及流程作為附件。5.2文獻打印格式手冊由文控中心依實際需要確定打印規(guī)格；程序文獻由有關(guān)部門按5.6格式進行編寫；三階文獻按5.7由各部門自行根據(jù)實際編寫，但同部門同類三階文獻格式須統(tǒng)一。5.3文獻類別代號類別依文獻架構(gòu)各分為四種文獻代號，如下表：代號文獻類別代號文獻類別M體系手冊WI作業(yè)指導(dǎo)書P體系的程序文獻F表單文獻體系架構(gòu)文獻體系架構(gòu)分為：手冊、程序、計劃/作業(yè)指導(dǎo)書/檢查原則書、表單。手冊編號原則5.5KL-□M-□□流水號（01～99）文獻階別（M:手冊）體系類別[Q:質(zhì)量(含TS16949),E:環(huán)境,F:財務(wù),A:行政,R:ROHS,O:職業(yè)健康安全,P:三個以上體系共用手冊]企業(yè)漢語拼音第一種大寫字母5.55.55.55.55.55.55.5.2.5.15.55.55.55.6程序文獻之格式規(guī)范5.6KL-□P-□□-□分廠合用代碼：（A：程序合用第一工場；B：程序合用第二工場；無A或B程序為一二工場共用）程序文獻流水號（01～99）文獻類別：（QP：質(zhì)量程序；EP：環(huán)境程序；RP：有害化學(xué)物質(zhì)管理程序;PP：三個以上體系共用的）企業(yè)漢語拼音第一種大寫字母5.6.2程序文獻分段式編寫5.6.2.1目的：論述制定該作業(yè)程序的目的。5.6.2.2范圍；闡明該作業(yè)程序合用的范圍。5.65.6.2.4定義：解釋在本程序內(nèi)容中，波及非國際公認、特殊事項、專業(yè)名稱或英文縮寫，若無需這義的名稱，可標明“（無）5.6.2.5作業(yè)內(nèi)容：闡明該作業(yè)程序的流程。必要時，程序文獻中的5.65.65.6.2.85.7作業(yè)指導(dǎo)書/檢查原則/管理規(guī)定之格式5.7□-WI-□□流水號（01～99）文獻階別部門代碼（ISO辦:I；市場部:S；工程部:G；生產(chǎn)部:P；品質(zhì)部:Q；行政部:X；財務(wù)部:C；倉務(wù)部：W；生技部：Z。）5.7.2作業(yè)指導(dǎo)書/檢查原則書的編寫格式參見5.9。5.7.3管理規(guī)定的編寫格式可與程序文獻相似，但編寫原則與三階文獻相似。5.8受控表單的編碼原則；FM-□-□□□-□版本流水號（01-99）部門（部門代碼一覽表）文獻階別版本：表單的版本從“A”開始，修訂則更換為“B”，依此類推。表單流水號以二碼顯示，從（01）開始編碼，依此為（02）、（03）……表單隨有關(guān)規(guī)定文獻一起發(fā)行時，表單不需要另行編號，其隨有關(guān)文獻的編號、頁次及版本進行控制。表單單獨發(fā)行時，每頁表單都應(yīng)在其右下角編印編號。文控中心匯整表單后，填寫“管理記錄總覽表”，每年至少一次分發(fā)至各有關(guān)部門查對版本。修改文獻需刪除表單時，表單編號也隨之刪去，剩余表單的編碼不予更改，需增長新表單時須持續(xù)編制。文獻的制定由管理者代表協(xié)調(diào)各部門制定文獻。文控中心負責搜集資料撰寫手冊，并與有關(guān)部門進行研討。5.9.2.1由文控中心負責全企業(yè)一、二、三階文獻之“文獻總覽表”的制作，并每三個月分發(fā)至有關(guān)部門5.95.95.9.3.2版本：以英文字母和阿拉伯數(shù)字表達（A0、A1……A9，B0、B1……B9，C05.95.95.95.95.95.91.1.15.95.9手冊、程序文獻及作業(yè)指導(dǎo)書/檢查原則書完畢后，需經(jīng)3.2權(quán)責人員審核、同意。5.9文控員接到新文獻時，登錄“文獻總覽表”，并按文獻關(guān)聯(lián)部門發(fā)行。文獻分發(fā)與回收各部門接到文獻時，應(yīng)查對文獻的標題及編號、版本、頁碼。5.11.2所有經(jīng)文控中心發(fā)行的文獻，必須蓋紅色“受控文獻章”，收文部門于“文獻分發(fā)、回收登記表”上簽收。若修訂或廢止某份文獻需如數(shù)收回原發(fā)行之文獻直接由文控中心修改完后對后來文獻或廢止文獻進行統(tǒng)一處理或銷毀，作為知識經(jīng)驗積累之用的回收之舊版文獻和作廢的原版應(yīng)加蓋紅色“作廢章”。對外發(fā)行之文獻（如提供客戶、供方）可不收回。 5.11.3有遺失文獻情形或因工作需要，須請額外補發(fā)的文獻時，應(yīng)填寫“文獻補發(fā)申請表”5.11.4因客戶需要或教育訓(xùn)練所需的文獻，須由所需部門填寫“文獻補發(fā)申請表”經(jīng)管理者代表同意后，才可辦剪發(fā)放。影印的資料加蓋紅色“僅供參照章”后，方可發(fā)放使用。5.11.55.12外來文獻管理和發(fā)行5.12.1外來文獻須用于制造、檢查時，要經(jīng)接受部門負責人簽名審核后轉(zhuǎn)交文控中心在合適位置加蓋紅色“外來文獻”和“受控文獻章”進行受控，并登記在“外來文獻接受登記表”上，然后發(fā)行。收文部門于“文獻分發(fā)、回收登記表”上簽收。5.12.2文控中心應(yīng)每季度將最新“外來文獻接受登記表”和“文獻一覽表”送呈各部門查對文獻版本。5.12.3外來文獻不可隨便更改，如有更改，必須經(jīng)原接受部門權(quán)責人員簽名承認。5.12.4□-□□--□□□（001-999）接受部門（部門代碼一覽表）類別代號類別代號：A、客戶技術(shù)資料B、政府法規(guī)資料C、其他資料5.12.3.2工程規(guī)范文獻：5.12.3.2.1工程部負責對客戶提供的圖紙/原則及其更改按客戶規(guī)定的時間進行評審，必要時可組織專題小組進行評審。評審應(yīng)當盡快進行，時間不應(yīng)超過兩個工作周。如波及工程更改依《樣品制作管理程序》執(zhí)行.5.13文獻的修訂、廢止5.13.1所有文獻得根據(jù)需要隨時申請修改。5.13.2手冊和程序文獻的修訂，廢止：5.13.2.1由有關(guān)部門提出，填寫“文獻變更申請表”，經(jīng)原文獻制定部門審查，管理者代表同意，方可進行文獻的修訂、廢止作業(yè)。必要時邀集有關(guān)部門召開文獻修改檢討會，商議文獻修改事宜。如由ISO辦提出修改，不需要填寫“文獻變更申請表”，可直接進行修訂。5.13.2.2后續(xù)發(fā)行作業(yè)。5.13.2.3手冊、程序文獻的修改，文控中心應(yīng)將修訂狀況記錄于“變更履歷表”中，若該文獻不合用應(yīng)予以廢止。已廢止的原件，由文控中心根據(jù)實際需要予以保留或銷毀。5.13.3三階文獻和表單的修訂，廢止：由有關(guān)部門提出，不需要填寫“文獻變更申請表”，直接進行修訂；文控中心直接發(fā)行，其修訂狀況不需要建立“變更履歷表”。5.13.4文獻的修訂，其版本的控制參見5.9.35.13.5各部門（文控中心5.13.6經(jīng)填注內(nèi)容后之表單，得依《記錄管理5.14 臨時文獻控制5.14.5.14.25.14.2.1試產(chǎn)文獻/工程臨時變更/特定批次執(zhí)行文獻等類似闡明，以與正式文獻識別辨別；5.14.2.2并寫明發(fā)行臨時文獻原因、合用范圍以及回收的時間；5.14.2.3其中合用范圍是特定的批次、產(chǎn)品型號、日期、客戶等內(nèi)容，并且合用范圍必須能明確界定。臨時文獻可對某受控文獻的局部進行引用。5.14.文獻，應(yīng)在其標明的回收時間內(nèi)回收。5.15電子文獻的管制5.15.1計算機中的手冊﹑程序文獻﹑作業(yè)指導(dǎo)書均應(yīng)由文控員按最新版本及時備份保留。5.15.25.15.35.15.46.0有關(guān)文獻6.1《記錄管理程序》7.0使用表單7.1文獻分發(fā)、回收登記表7.2文獻變更申請表7.3文獻補發(fā)申請表7.4外來文獻接受登記表7.5文獻總覽表8.0附件附件一文獻分發(fā)、回收登記表文獻名稱版本文獻編號部門分發(fā)記錄回收記錄備注日期份數(shù)簽收人日期份數(shù)簽收人填表：保留期限：12個月附件二文獻變更申請表□修訂□廢止文獻編號申請日期文獻名稱申請部門條款變更前內(nèi)容（版本）條款變更后內(nèi)容（版本）核準審查保留期限：12個月附件三文獻補發(fā)申請表文獻編號版本文獻名稱份數(shù)備注申請原因申請人：文控中心部門主管：管理者代表：保留期限：12個月附件四外來文獻接受登記表序號文獻名稱接受部門接受人審批人接受日期文獻編號文獻類