淺談會(huì)計(jì)憑證的訂成

淺談會(huì)計(jì)憑證的訂成

一、會(huì)計(jì)證書(shū)1.會(huì)計(jì)憑證的裝填會(huì)計(jì)的確認(rèn)是將一到一系列會(huì)計(jì)證書(shū)標(biāo)記為文件，方便維護(hù)和使用。裝訂之前,要設(shè)計(jì)一下,看一個(gè)月的記賬憑證究竟訂成幾冊(cè)為好。每?jī)?cè)的厚薄應(yīng)基本保持一致,不能把幾張應(yīng)屬一份記賬憑證附件的原始憑證拆開(kāi)裝訂在兩冊(cè)之中。一本憑證,厚度一般以1.5～2.0厘米為宜。過(guò)薄,不利于戳立放置;過(guò)厚,不便于翻閱核查。憑證裝訂的各冊(cè),一般以月份為單位,每月訂成一冊(cè)或若干冊(cè)。憑證少的單位,可以將若干個(gè)月份的憑證合并訂成一冊(cè),在封皮注明本冊(cè)所含的憑證月份。由于原始憑證往往大于記賬憑證,從而需要折疊,這樣一本憑證就顯得中間厚。裝訂線的位置薄,訂出的一本憑證像魚(yú)一樣。這時(shí)可以用一些紙折成許多三角形,均勻地墊在裝訂線的位置。這樣裝訂出來(lái)的憑證就顯得整齊了。裝訂前,要以會(huì)計(jì)憑證的左上側(cè)為準(zhǔn),放齊,準(zhǔn)備好鐵錐、裝訂機(jī)或小手電鉆,還有線繩、鐵夾、膠水、憑證封皮、包角紙。會(huì)計(jì)憑證裝訂前的整理工作:(1)分類(lèi)整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全。(2)按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)。(3)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書(shū)釘、大頭針)。對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開(kāi)裝訂線,以便翻閱,保持?jǐn)?shù)字完整。(4)整理檢查憑證順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件有無(wú)漏缺,領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資及獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全。(5)記賬憑證上有關(guān)人員(如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全。會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:(1)用“三針引線法”裝訂。裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個(gè)針眼兒,實(shí)行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面。裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱。(2)憑證外面要加封面,封面紙用上好的牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證。(3)裝訂憑證厚度一般為1.5厘米,方可保證裝訂牢固、美觀大方。下面介紹一種角訂法:(1)將憑證封皮和封底裁開(kāi),分別附在憑證前面和后面,再拿一張質(zhì)地相同的紙(可以再找一張憑證封皮,裁下一半用,另一半為訂下一本憑證備用)放在封皮上角,做護(hù)角線。(2)在憑證的左上角畫(huà)一邊長(zhǎng)為5厘米的等腰三角形,用夾子夾住,用裝訂機(jī)在底線上分布均勻地打兩個(gè)眼兒。(3)用大針引線繩穿過(guò)兩個(gè)眼兒,如果沒(méi)有針,可以將回形別針順直,然后兩端折向同一個(gè)方向,折向時(shí)將線繩夾緊,即可把線引過(guò)來(lái),因?yàn)橐话阊b訂機(jī)打出的眼兒是可以穿過(guò)的。(4)在憑證的背面打結(jié),線繩最好把憑證兩端也系上。(5)將護(hù)角向左上側(cè)面折,并將一側(cè)剪開(kāi)至憑證的左上角,然后抹上膠水。(6)向上折疊,將側(cè)面和背面的線繩扣粘死,以上過(guò)程參見(jiàn)下圖。(7)待晾干后,在憑證本的側(cè)脊上面寫(xiě)上“某年某月第幾冊(cè)共幾冊(cè)”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。現(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證最好依次順序編號(hào),一個(gè)月從頭編一次序號(hào),如果單位的憑證少,可以全年順序編號(hào)。2.會(huì)計(jì)憑證的格式根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定,會(huì)計(jì)憑證的封面在填寫(xiě)時(shí)應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:單位名稱(chēng)、所屬的年度和月份、起訖日期、憑證種類(lèi)、起訖號(hào)碼等。3.原始憑證的排列和安裝裝訂前首先應(yīng)將憑證進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)憑證的整理工作,主要是對(duì)憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。(1)對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證,可按記賬憑證的面積尺寸,先自右向后,再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來(lái),以便裝訂后還可以展開(kāi)查閱。(2)對(duì)于紙張面積過(guò)小的原始憑證,一般不能直接裝訂,可先按一定次序和類(lèi)別排列,再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上,粘貼時(shí)以膠水為宜。小票應(yīng)分張排列,同類(lèi)同金額的單據(jù)盡量粘在一起,同時(shí)在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證(如火車(chē)票),可以將票面票底輕輕撕開(kāi),厚紙板棄之不用。(3)對(duì)于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證,可以用回形針或大頭針別在記賬憑證后面,待裝訂憑證時(shí),抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大,而且數(shù)量多,故可以單獨(dú)裝訂,如工資單、耗料單等,但在記賬憑證上應(yīng)注明保管地點(diǎn)。原始憑證附在記賬憑證后的順序應(yīng)與記賬憑證所記載的內(nèi)容順序一致,不應(yīng)按原始憑證的面積大小來(lái)排序。經(jīng)過(guò)整理后的會(huì)計(jì)憑證,為匯總裝訂打好了基礎(chǔ)。所有匯總裝訂好的會(huì)計(jì)憑證都要加具封面。會(huì)計(jì)憑證裝訂前,要先設(shè)計(jì)和選擇會(huì)計(jì)憑證的封面。封面應(yīng)用較為結(jié)實(shí)、耐磨、韌性較強(qiáng)的牛皮紙等。4.及時(shí)存出重要的原始憑證根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定,會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí),對(duì)于那些重要的原始憑證,比如各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)、涉外文件、契約等,為了便于日后查閱,可以不附在記賬憑證之后,另編目錄,單獨(dú)保管,然后在相關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào),以便日后核對(duì)。5.單獨(dú)裝訂成冊(cè),背景后又加了原始憑證根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定,會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí),對(duì)于那些較多的原始憑證,例如發(fā)貨票、收貨單、領(lǐng)料單等,也可以不附在記賬憑證之后,單獨(dú)裝訂成冊(cè),在封面上注明記賬憑證的日期、編號(hào)、種類(lèi),然后在記賬憑證上注明“附件另訂”(或“所附原始憑證另訂”)和原始憑證的名稱(chēng)、編號(hào)。6.憑證需要濫用的社會(huì)條件根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定,已經(jīng)存檔的會(huì)計(jì)憑證需要調(diào)用時(shí),必須經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn),可以復(fù)印。如果是外單位調(diào)用提供復(fù)印件,提供時(shí)應(yīng)當(dāng)在專(zhuān)設(shè)的登記簿中登記,并由提供人員和接收人員共同簽名或者蓋章。7.各類(lèi)保管年限(1)會(huì)計(jì)憑證類(lèi):原始憑證、記賬憑證、匯總憑證的保管年限都是15年。(2)會(huì)計(jì)賬簿類(lèi):總賬、明細(xì)賬、日記賬(除現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬)、輔助賬簿的保管年限是15年;現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的保管年限是25年;固定資產(chǎn)卡片是在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。(3)財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi):月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告(包括文字分析),保管年限是3年;年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)(包括財(cái)務(wù)分析)屬于永久性保管。(4)其他類(lèi):會(huì)計(jì)移交清冊(cè)的保管年限是15年;會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久性保管;銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單的保管年限是5年。8.單位負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同檢查撤銷(xiāo)清冊(cè)的程序規(guī)范(1)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),編制銷(xiāo)毀清冊(cè),列明所銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)憑證的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷(xiāo)毀的時(shí)間等等。(2)由單位負(fù)責(zé)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。(3)銷(xiāo)毀時(shí),應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)督。(4)監(jiān)銷(xiāo)人員在會(huì)計(jì)憑證銷(xiāo)毀前,應(yīng)當(dāng)按照銷(xiāo)毀清冊(cè)所列的內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)憑證;銷(xiāo)毀后,應(yīng)當(dāng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。二、會(huì)計(jì)賬簿1.賬簿登記在本頁(yè)功能(1)會(huì)計(jì)賬簿的啟用。啟用會(huì)計(jì)賬簿時(shí),應(yīng)當(dāng)在賬簿封面上寫(xiě)明單位名稱(chēng)和賬簿名稱(chēng),并在賬簿扉頁(yè)上附啟用表。啟用訂本式賬簿應(yīng)當(dāng)從第一頁(yè)到最后一頁(yè)順序編定頁(yè)數(shù),不得跳頁(yè)、缺號(hào)。使用活頁(yè)式賬頁(yè)應(yīng)當(dāng)按賬戶順序編號(hào),并須定期裝訂成冊(cè);裝訂后再按實(shí)際使用的賬頁(yè)順序編定頁(yè)碼,另加目錄,記明每個(gè)賬戶的名稱(chēng)和頁(yè)次。(2)會(huì)計(jì)賬簿的記賬規(guī)則。(1)登記會(huì)計(jì)賬簿時(shí),應(yīng)當(dāng)將會(huì)計(jì)憑證日期、編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入賬內(nèi),做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。(2)登記完畢后,要在記賬憑證上簽名或者蓋章,并注明已經(jīng)登賬的符號(hào)表示已經(jīng)記賬。(3)賬簿中書(shū)寫(xiě)的文字和數(shù)字上面要留有適當(dāng)空格,不要寫(xiě)滿格,一般應(yīng)占格距的1/2。(4)登記賬簿要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書(shū)寫(xiě),不得使用圓珠筆(銀行的復(fù)寫(xiě)賬簿除外)或者鉛筆書(shū)寫(xiě)。(5)下列情況可以用紅色墨水記賬:按照紅字沖賬的記賬憑證,沖銷(xiāo)錯(cuò)誤記錄;在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁(yè)中,登記減少數(shù);在三欄式賬戶的余額欄前,如未印明余額方向,在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額;根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會(huì)計(jì)記錄。(6)各種賬簿應(yīng)按頁(yè)次順序連續(xù)登記,不得跳行、隔頁(yè)。如果發(fā)生跳行、隔頁(yè),應(yīng)當(dāng)將空行、空頁(yè)劃線注銷(xiāo),或者注明“此行空白”、“此頁(yè)空白”字樣,并由記賬人員簽名或者蓋章。(7)凡需要結(jié)出余額的賬戶,結(jié)出余額后,應(yīng)當(dāng)在“借或貸”欄內(nèi)寫(xiě)明“借”或者“貸”等字樣。沒(méi)有余額的賬戶,應(yīng)在“借或貸”欄內(nèi)寫(xiě)“平”字,并在“余額”欄用“0”表示。(8)每一賬頁(yè)登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁(yè)時(shí),應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁(yè)合計(jì)數(shù)及余額,寫(xiě)在本頁(yè)最后一行和下頁(yè)第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“過(guò)次頁(yè)”和“承前頁(yè)”字樣;也可以將本頁(yè)合計(jì)數(shù)及金額只寫(xiě)在下頁(yè)第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“承前頁(yè)”字樣。對(duì)需要結(jié)計(jì)本月發(fā)生額的賬戶,結(jié)計(jì)“過(guò)次頁(yè)”的本頁(yè)合計(jì)數(shù)應(yīng)當(dāng)為自本月初起至本月末止的發(fā)生額合計(jì)數(shù);對(duì)需要結(jié)計(jì)本年累計(jì)發(fā)生額的賬戶,結(jié)計(jì)“過(guò)次頁(yè)”的本頁(yè)合計(jì)數(shù)應(yīng)當(dāng)為自年初起至本頁(yè)末止的累計(jì)數(shù);對(duì)既不需要結(jié)計(jì)本月發(fā)生額,也不需要結(jié)計(jì)本年累計(jì)發(fā)生額的賬戶,可以只將每頁(yè)末的余額結(jié)轉(zhuǎn)次頁(yè)。2.銀行存款日記賬的登記操作(1)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。登記會(huì)計(jì)賬簿時(shí),應(yīng)當(dāng)將會(huì)計(jì)憑證日期、編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入賬內(nèi),做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。對(duì)于每一項(xiàng)會(huì)計(jì)事項(xiàng),一方面要記入有關(guān)的總賬,另一方面要記入該總賬所屬的明細(xì)賬。賬簿記錄中的日期,應(yīng)該填寫(xiě)記賬憑證上的日期;以自制的原始憑證(如收料單、領(lǐng)料單等)作為記賬依據(jù)的,賬簿記錄中的日期應(yīng)按有關(guān)自制憑證上的日期填列。此外,負(fù)責(zé)登記賬簿的會(huì)計(jì)人員,在登記賬簿前應(yīng)對(duì)已經(jīng)專(zhuān)門(mén)復(fù)核人員審查過(guò)的記賬憑證再?gòu)?fù)核一遍,這是崗位責(zé)任制和內(nèi)部牽制制度的要求。如果記賬人員對(duì)記賬憑證中的某些問(wèn)題弄不明白,可以向填制記賬憑證的人員或其他人員請(qǐng)教;如果認(rèn)為記賬憑證的處理有錯(cuò)誤,可暫停登記,及時(shí)向會(huì)計(jì)主管人員反映,由其做出更改或照登的決定。在任何情況下,凡不兼任填制記賬憑證工作的記賬人員都不得自行更改記賬憑證。(2)登記賬簿要及時(shí)。登記賬簿的間隔時(shí)間應(yīng)該多長(zhǎng),沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定,這要依單位所采用的具體會(huì)計(jì)核算形式而定?？傮w來(lái)說(shuō)是越短越好。一般情況下,總賬可以3～5天登記一次;明細(xì)賬的登記時(shí)間間隔要短于總賬,日記賬和債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬一般一天就要登記一次?，F(xiàn)金、銀行存款日記賬,應(yīng)根據(jù)收、付款記賬憑證,隨時(shí)按照業(yè)務(wù)發(fā)生順序逐筆登記,每日終了應(yīng)結(jié)出余額。經(jīng)管現(xiàn)金和銀行存款日記賬的專(zhuān)門(mén)人員,必須每日掌握銀行存款和現(xiàn)金的實(shí)有數(shù),謹(jǐn)防開(kāi)出空頭支票和影響經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常用款。(3)注明記賬符號(hào)。登記完畢后,要在記賬憑證上簽名或者蓋章,并注明已經(jīng)登賬的符號(hào),表示已經(jīng)記賬。在記賬憑證上設(shè)有專(zhuān)門(mén)的欄目注明記賬的符號(hào),以免發(fā)生重記或漏記。(4)書(shū)寫(xiě)留空。賬簿中書(shū)寫(xiě)的文字和數(shù)字上面要留有適當(dāng)空格,不要寫(xiě)滿格,一般應(yīng)占格距的1/2。這樣,在一旦發(fā)生登記錯(cuò)誤時(shí),能比較容易地進(jìn)行更正,同時(shí)也方便查賬工作。(5)正常記賬使用藍(lán)黑墨水。登記賬簿要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書(shū)寫(xiě),不得使用圓珠筆(銀行的復(fù)寫(xiě)賬簿除外)或者鉛筆書(shū)寫(xiě)。在會(huì)計(jì)上,數(shù)字的顏色是重要的語(yǔ)素之一,它同數(shù)字和文字一起傳達(dá)出會(huì)計(jì)信息,書(shū)寫(xiě)墨水的顏色用錯(cuò)了,其導(dǎo)致的概念混亂不亞于數(shù)字和文字的錯(cuò)誤。(6)特殊記賬使用紅墨水。對(duì)在登記賬簿中使用紅色墨水的問(wèn)題,依據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的規(guī)定,下列情況可以用紅色墨水記賬:(1)按照紅字沖賬的記賬憑證,沖銷(xiāo)錯(cuò)誤記錄。(2)在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁(yè)中,登記減少數(shù)。(3)在三欄式賬簿的余額欄前,如未印明余額方向的,在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額。(4)根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會(huì)計(jì)記錄。(7)順序連續(xù)登記。各種賬簿應(yīng)按頁(yè)次順序連續(xù)登記,不得跳行、隔頁(yè)。如果發(fā)生跳行、隔頁(yè),應(yīng)當(dāng)將空行、空頁(yè)劃線注銷(xiāo),或者注明“此行空白”、“此頁(yè)空白”字樣,并由記賬人員簽名或者蓋章。這對(duì)避免在賬簿登記中可能出現(xiàn)的漏洞,是十分必要的防范措施。(8)結(jié)出余額。凡需要結(jié)出余額的賬戶,結(jié)出余額后,應(yīng)當(dāng)在“借或貸”欄內(nèi)寫(xiě)明“借”或者“貸”等字樣。沒(méi)有余額的賬戶,應(yīng)當(dāng)在“借或貸”欄內(nèi)寫(xiě)“平”字,并在余額欄內(nèi)用“0”表示?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。一般說(shuō)來(lái),對(duì)于沒(méi)有余額的賬戶,在余額欄內(nèi)標(biāo)注的“0”應(yīng)當(dāng)放在“元”位。(9)過(guò)次承前。每一賬頁(yè)登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁(yè)時(shí),應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁(yè)合計(jì)數(shù)及余額,寫(xiě)在本頁(yè)最后一行和下頁(yè)第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“過(guò)次頁(yè)”和“承前頁(yè)”字樣;也可以將本頁(yè)合計(jì)數(shù)及金額只寫(xiě)在下頁(yè)第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“承前頁(yè)”字樣?！斑^(guò)次頁(yè)”和“承前頁(yè)”的方法有兩種:一是在本頁(yè)最后一行內(nèi)結(jié)出發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額,然后過(guò)次頁(yè)并在次頁(yè)第一行承前頁(yè);二是只在次頁(yè)第一行承前頁(yè)寫(xiě)出發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額,不在上頁(yè)最后一行結(jié)出發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額后過(guò)次頁(yè)?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》還對(duì)“過(guò)次頁(yè)”的本頁(yè)合計(jì)數(shù)的結(jié)計(jì)方法,根據(jù)不同需要作了規(guī)定:(1)對(duì)需要結(jié)計(jì)本月發(fā)生額的賬戶,結(jié)計(jì)“過(guò)次頁(yè)”的本頁(yè)合計(jì)數(shù)應(yīng)當(dāng)為自本月初起至本頁(yè)末止的發(fā)生額合計(jì)數(shù)。這樣做便于根據(jù)“過(guò)次頁(yè)”的合