預付款管理制度

預付款管理規(guī)定第一章總則第一條為規(guī)范廈門****科技股份有限公司（以下簡稱“公司”）采購預付款行為，加強對預付款的管理，保證預付款的安全，根據(jù)公司《財務管理制度》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際經(jīng)營情況，特制定本制度。第二條本制度所指的采購預付款是指公司在尚未收到貨物時預付給供貨單位的款項或者是雖已收到貨物、但公司支付給供貨單位的貨款超出已收到貨物貨值的款項。第三條本制度所指的預付款對象應當限于具有較好的行業(yè)前景、股東背景、財務狀況和發(fā)展態(tài)勢以及供貨及時穩(wěn)定的供應商。第四條本制度所指的預付款額度指“內(nèi)部預付款額度”。公司未履行完畢的合同所約定的預付款總額扣除供應商已交貨金額后若超過董事會授權(quán)的預付款信用額度應另行報董事會審批。第五條本制度適用于公司及公司旗下各控股子公司，各參股子公司參照執(zhí)行。第二章管理機構(gòu)設置第六條公司總經(jīng)理在董事會授權(quán)范圍內(nèi)行使相關(guān)的審批權(quán)限。第七條采購部門作為管理供應商采購預付款信用的第一責任人，必須保證所提交供應商信息的真實性并及時更新。第三章預付款的信用申請第八條公司對外采購貨物應以貨款兩清為基本原則，對于本年度支付預付款的采購業(yè)務，應由采購部門于每年年初提出供應商信用額度申請需求，并收集相應的供應商資信材料。供應商資信材料包括不限于供應商基本信息、公共信息、信用額度、信用期限和申請理由、現(xiàn)場考察情況。第九條采購部門應當于每年年初分析歷史成交記錄，根據(jù)涉及業(yè)務金額大小及供應商的合作發(fā)展情況，綜合考慮國內(nèi)外市場環(huán)境后提交申請報告。第十條采購部門對于臨時成交的預付款新業(yè)務及供應商的后期合作發(fā)展進行綜合評估，也可根據(jù)本制度規(guī)定的流程定期（或臨時）提出申請報告。第四章審批流程第十一條預付款額度申請審批流程：董事會授權(quán)額度內(nèi)：采購員一采購部經(jīng)理一財務總監(jiān)一分管副總一總經(jīng)理；超過董事會授權(quán)額度，除總經(jīng)理審批外，還需提交董事會審批。第十二條合同審批及付款流程（一） 在預付款名單及額度范圍之內(nèi)的供應商發(fā)生業(yè)務往來時，合同應當提交采購部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批。無常規(guī)合同供應商付款、無預付款額度或超預付款名單額度的合同，必須提交總經(jīng)理審批通過，若超董事會授權(quán)額度，還需報董事會審批。（二） 合同簽訂后，根據(jù)合同項下的結(jié)算約定，按公司相關(guān)業(yè)務授權(quán)完成付款手續(xù)。第五章預付款執(zhí)行與跟蹤第十三條公司財務部、采購員，采購部經(jīng)理在采購預付款管理過程應各司其職、各負其責。第十四條對于逾期未交貨業(yè)務，各相關(guān)部門根據(jù)《逾期預付款及賒銷業(yè)務規(guī)定》跟蹤處理反饋。第十五條財務部（一） 在對外支付預付款時，財務部應當根據(jù)額度使用情況審核接收款項單位及預付款累計總金額是否超過董事會批準同意的范圍；若發(fā)現(xiàn)超過范圍且未經(jīng)有權(quán)審批人審批的，財務部有權(quán)拒絕支付并退回重新辦理。（二） 登記預付款臺賬，并跟蹤付款、與貨物入庫進度。對于預付款逾期的情況需要第一時間反饋，并跟蹤直至收到貨物；并分析原因，為是否需停止該供應商的預付額度提供建議。（三）每季度應制作預付款統(tǒng)計表反饋至采購部經(jīng)理、分管副總及公司總經(jīng)理。第十六條采購部門（一） 在與客戶建立交易關(guān)系之前，應當著手建立客戶基礎(chǔ)檔案，并在客戶關(guān)系的發(fā)展過程中及時予以補充與更新?？蛻魴n案包括但不限于以下內(nèi)容：1、 客戶基本資料：如電話、地址、聯(lián)系人、銀行往來賬戶、納稅人識別號碼等工商、稅務、銀行信息。2、 客戶與公司的業(yè)務往來記錄：記載公司與該客戶的每筆歷史交易、即期及延期供貨情況等。（二） 公司采購部門應當根據(jù)合同約定對供貨商的備貨、配送等與供貨相關(guān)的各環(huán)節(jié)進行動態(tài)跟蹤。對可能影響按時供貨的問題應及時向總經(jīng)理反饋。（三） 屬于全年長約合同或大合同項下分期供貨情況，在供貨商供貨期限到期前一周內(nèi)書面提示供應商按期供貨。對不能遵照合作協(xié)議或合同條款按期供貨的供應商，業(yè)務部應當及時與供應商取得聯(lián)系，并指定經(jīng)辦業(yè)務員或?qū)Ｈ素撠熥粉櫶嶝?。（四?動態(tài)跟蹤預付款信用客戶供貨情況，及時對逾期未交貨客戶向公司相關(guān)部門進行預警并反饋。（五） 采購部門應當定期和不定期的回訪采購預付款供應商,條件允許的情況下，可以通過實地觀察、與其業(yè)務人員、財務人員、經(jīng)營者及預付款供應商的上下游供應商交談，獲取該供應商的最新信息及生產(chǎn)經(jīng)營、財務動態(tài)，有效地把握該供應商的信用風險點并在規(guī)定的時間內(nèi)提供以下資料：1、 實時跟蹤供應商所在行業(yè)的宏觀政策變化，并報告總經(jīng)理。2、 每年末提交《年度部門預付款執(zhí)行情況分析報告》，提交時間為每年12月25日前。第十七條采購部經(jīng)理（一） 負責每年根據(jù)具體涉及業(yè)務金額大小及合作供應商發(fā)展?jié)摿Φ葪l件對所分管業(yè)務的預付款供應商進行區(qū)分篩選，與采購部共同對成交金額較大的供應商，原則上一年至少進行一次實地拜訪考察，并共同形成書面考察報告。（二） 對所分管業(yè)務的預付款供應商的資信評估進行審核，并嚴格管理所分管的預付款業(yè)務。（三） 進行審批合同時，應當嚴格審查簽約方及預付款累計總金額是否超過董事會批準同意的范圍；超過范圍的應重新按本制度規(guī)定的流程提交有權(quán)審批人審批。第六章責任追究和考核第十八條因采購部門對供應商的資信情況了解不充分而簽訂合同導致公司經(jīng)濟損失的，或未按合同要求及公司管理規(guī)定執(zhí)行而造成采購貨物無法收取的，應將呆、壞賬金額全額自采購部分管領(lǐng)導的績效中扣除，當年不足的，遞延至下一年度繼續(xù)抵扣。第十九條對于個人或伙同他人共同提供虛假供應商資料的，對直接參與人一律開除。對于已觸犯刑律構(gòu)成犯罪的，將移交司法機關(guān)處理。第二十條對于因其他特殊情況造成呆、壞賬的，由公司將根據(jù)實際情況及相關(guān)管理規(guī)定予以處理。第七章附則第二十一條本制度自公布之日起執(zhí)行，