外貿(mào)計(jì)劃任務(wù)規(guī)劃

外貿(mào)部計(jì)劃書(shū)一、外貿(mào)部成立背景二、外貿(mào)部工作職能三、外貿(mào)部推廣平臺(tái)四、外貿(mào)部客戶(hù)分析五、外貿(mào)部當(dāng)前計(jì)劃六、外貿(mào)部后期發(fā)展目錄一、外貿(mào)部成立背景當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)形勢(shì)復(fù)雜多變，國(guó)際需求更趨疲弱，加上貿(mào)易保護(hù)主義抬頭，各類(lèi)技術(shù)壁壘也層出不窮，隨著人民幣不斷升值，原材料價(jià)格上漲、勞動(dòng)力成本提升及融資難，競(jìng)爭(zhēng)激烈化等問(wèn)題，電機(jī)行業(yè)受到很大的沖擊和影響，如何去拓展業(yè)務(wù)，尋求自身的發(fā)展是當(dāng)下企業(yè)所需考慮的問(wèn)題。當(dāng)前國(guó)內(nèi)市場(chǎng)已經(jīng)不能不滿(mǎn)足企業(yè)需求，很多企業(yè)紛紛將觸手延伸到全球市場(chǎng)，因此成立外貿(mào)部門(mén)去推廣企業(yè)的產(chǎn)品及文化成為目前的當(dāng)務(wù)之急。

北航電機(jī)從長(zhǎng)遠(yuǎn)出發(fā)，立足未來(lái)，為盡快實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)升級(jí)，于二〇一六年八月成立外貿(mào)部門(mén)，負(fù)責(zé)向全球推廣本公司產(chǎn)品，拓展海外市場(chǎng)。二、外貿(mào)部工作職能職責(zé)外貿(mào)跟單員：外貿(mào)跟單員是指在國(guó)際貿(mào)易過(guò)程中，從事尋找客戶(hù)、合同磋商、單證制作、貨物跟蹤，根據(jù)已簽署的商務(wù)合約中有關(guān)出口商品的相關(guān)要求，代表公司選擇生產(chǎn)加工企業(yè)、指導(dǎo)、監(jiān)督其完成生產(chǎn)進(jìn)度以確保合同如期完成的人員。對(duì)外：業(yè)務(wù)員，向客戶(hù)推銷(xiāo)產(chǎn)品，負(fù)責(zé)接待客戶(hù)等。對(duì)內(nèi)：協(xié)調(diào)員，協(xié)調(diào)產(chǎn)品的生產(chǎn)和交貨。b)基本框架：1.外貿(mào)部門(mén)的構(gòu)成；外貿(mào)部門(mén)作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，由于分工不同，一般由業(yè)務(wù)員，財(cái)會(huì)（負(fù)責(zé)核銷(xiāo)、退稅）、單證員，質(zhì)檢員組成。2.貨運(yùn)代理，快遞公司的選擇、確定；由于外貿(mào)部門(mén)的日常詢(xún)單較多，路程較遠(yuǎn)，費(fèi)用較大，選擇合適的國(guó)際快遞公司可以有效節(jié)約費(fèi)用。3.公司形象的建立，如網(wǎng)站，產(chǎn)品規(guī)格、樣品陳列；公司形象是開(kāi)拓外貿(mào)業(yè)務(wù)時(shí)公司的“名片”，外商往往是通過(guò)企業(yè)形象來(lái)逐漸了解其未來(lái)合作伙伴的。一個(gè)有實(shí)力，讓外商感覺(jué)可信賴(lài)的公司，不僅可以加快合作的進(jìn)程，而且也有利于將來(lái)業(yè)務(wù)量的不斷拓展。如何建設(shè)公司外貿(mào)形象，可以由委托專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)公司、廣告公司按照客戶(hù)的旨意進(jìn)行設(shè)計(jì)、策劃，當(dāng)然公司外貿(mào)形象的建設(shè)，也是逐步發(fā)展，不斷完善的，不可能一步到位。4.參加外貿(mào)行業(yè)協(xié)會(huì)，成為會(huì)員。外貿(mào)協(xié)會(huì)的主要功能是為企業(yè)提供市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)，邀請(qǐng)相關(guān)主管部門(mén)，如海關(guān)、稅務(wù)、商檢、外匯局主管領(lǐng)導(dǎo)為企業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)、講座，內(nèi)容涉及國(guó)家最新外貿(mào)政策變化以及進(jìn)出口操作實(shí)際注意事項(xiàng)等。c)工作流程：客戶(hù)詢(xún)盤(pán)報(bào)價(jià)得到訂單下生產(chǎn)訂單業(yè)務(wù)審批生產(chǎn)通知驗(yàn)貨制備基本文件商檢租船定倉(cāng)安排拖柜委托報(bào)關(guān)獲得運(yùn)輸文件準(zhǔn)備其他文件交單業(yè)務(wù)登記文件存檔d)工作流程細(xì)化：1．客戶(hù)詢(xún)盤(pán)：一般在客戶(hù)下PurchaseOrder之前，都會(huì)有相關(guān)的OrderInquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。

2．報(bào)價(jià)：業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人查詢(xún)，確定貨物品名，型號(hào)，生產(chǎn)廠(chǎng)家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，ProformaInvoice給客戶(hù)做正式報(bào)價(jià)。

3．得到訂單：經(jīng)過(guò)洽談，收到客戶(hù)正式的訂PurchaseOrder。

4．下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠(chǎng)下訂單，安排生產(chǎn)計(jì)劃。

5．業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫(xiě)，盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠(chǎng)的收購(gòu)合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門(mén)經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之制成銷(xiāo)售訂單，交給部門(mén)進(jìn)程員跟進(jìn)。

6．下達(dá)生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿(mǎn)足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知,通知工廠(chǎng)按時(shí)生產(chǎn)：

6.1)如果是L/C付款的客戶(hù)，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。

6.2)如果是T/T付款的客戶(hù)，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

6.3)如果是放帳客戶(hù)，或通過(guò)D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)7．驗(yàn)貨：

7.1)在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。

7.2)如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶(hù)查貨并將查貨日期告知計(jì)劃部。

7.3)如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠(chǎng)。8．制備基本文件，及工廠(chǎng)提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。

9．商檢：如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠(chǎng)下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠(chǎng)將來(lái)產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠(chǎng)辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。10．租船訂倉(cāng)：

10.1)如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通?？腿藭?huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認(rèn)工廠(chǎng)的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)通知（INGORDER），通常在開(kāi)船一周前可拿到定倉(cāng)紙。

10.2)如果是由賣(mài)方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢(xún)船期，運(yùn)價(jià)，開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開(kāi)船前兩周書(shū)面定倉(cāng)，程序同上。

10.3)如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉(cāng)位。拿到入倉(cāng)紙時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求等內(nèi)容。

10.4)向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí)，一定要傳真書(shū)面定倉(cāng)紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò)。

11．安排拖柜：

11.1)貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后，委托拖車(chē)公司提柜，裝柜。拖車(chē)公司應(yīng)選擇安全可靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車(chē)公司傳真以下資料：定倉(cāng)確認(rèn)書(shū)/放柜紙，船公司，定倉(cāng)號(hào)，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專(zhuān)門(mén)聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號(hào)、車(chē)牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話(huà)等

11.2)傳真一份裝車(chē)資料給工廠(chǎng)，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車(chē)牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話(huà)。

11.3)要求工廠(chǎng)在貨柜離開(kāi)工廠(chǎng)后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠(chǎng)時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠(chǎng)裝柜后一定要記住上封條。

12．委托報(bào)關(guān)：在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉(cāng)號(hào)，柜號(hào)，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車(chē)公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話(huà)等。13．獲得運(yùn)輸文件：

13.1)最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。補(bǔ)料要按找L/C或客人的要求來(lái)做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2)督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

13.3)及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。

14．準(zhǔn)備其他文件

14.1)商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都要正確無(wú)誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來(lái)，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。

14.2)FORMA原產(chǎn)地證書(shū)：FORMA原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C的交貨期和開(kāi)船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書(shū)，需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORMA證書(shū)通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽，證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。

14.3)一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

14.4)裝運(yùn)通知：一般是要求在開(kāi)船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開(kāi)船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報(bào)告書(shū)，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。

14.5)裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來(lái)的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào)，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。

15．交單：

15.1)采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒(méi)有錯(cuò)誤，才交銀行議付。

15.2)采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3)如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16．業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢(xún)，統(tǒng)計(jì)等。

17．文件存檔：所有的L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18．單證員平時(shí)應(yīng)注意收集運(yùn)價(jià)變動(dòng)，船期，航線(xiàn)，等信息，為業(yè)務(wù)員報(bào)價(jià)提供幫助e)相關(guān)合作部門(mén)：外貿(mào)部門(mén)不是一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)，它是基于生產(chǎn)部之上的一個(gè)協(xié)助溝通的部門(mén)。同采購(gòu)部，外銷(xiāo)部門(mén)經(jīng)常會(huì)碰到客戶(hù)問(wèn)價(jià)格的情況，有的是比較熟悉的，有的則不能一時(shí)通知價(jià)格，這時(shí)要同采購(gòu)部多溝通，以了解成本等價(jià)格因素。另有時(shí)客人會(huì)因在價(jià)格上不作讓步，或讓工廠(chǎng)多讓步，這時(shí)要同主管或經(jīng)理講明后同采購(gòu)部聯(lián)系看能否有所降件（指成本方面）。同生產(chǎn)部，要及時(shí)了解生產(chǎn)安排情況。如有新訂單要及時(shí)同生產(chǎn)部溝通。以便安排訂單生產(chǎn)，在特殊情況下，（指客貨較急的情況下，同生產(chǎn)部協(xié)同操作訂單安排。

外貿(mào)部門(mén)還涉及到工程，財(cái)務(wù)，行政等各個(gè)部門(mén)，需要加強(qiáng)溝通才能在后續(xù)的工作中得心應(yīng)手。二、外貿(mào)部推廣平臺(tái)1）展會(huì)，通過(guò)參加廣交會(huì)等大型展會(huì)收集到比較多的客戶(hù)信息，對(duì)客戶(hù)信

息進(jìn)行分析，整理，找到重點(diǎn)客戶(hù)，從而推薦產(chǎn)品給客戶(hù)，不斷推廣公

司產(chǎn)品；2）同貿(mào)易公司合作，積極的同外貿(mào)公司溝通交流，了解最新的產(chǎn)品動(dòng)態(tài)，

實(shí)時(shí)跟進(jìn)反饋?zhàn)钚滦畔ⅲ?）雜志及其他媒介，在行業(yè)內(nèi)比較出名的雜志發(fā)布廣告；3）網(wǎng)上平臺(tái)，選擇較好的B2B，B2C網(wǎng)站，以及國(guó)外專(zhuān)業(yè)性展會(huì)網(wǎng)站，來(lái)進(jìn)

行推廣，主要有阿里巴巴，環(huán)球資源和中國(guó)制造。阿里巴巴簡(jiǎn)介:參考合作方案所含服務(wù)贈(zèng)送資源國(guó)際站（29800元）X1年上門(mén)培訓(xùn)（后臺(tái)操作、內(nèi)頁(yè)詳情設(shè)置、旺鋪裝修等）1、價(jià)值888元的旺鋪裝修模板，模板查看鏈接：

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2、關(guān)鍵詞推廣輔助工具阿里優(yōu)魔術(shù)手或一陽(yáng)指；

合計(jì)：39800元線(xiàn)下外貿(mào)培訓(xùn)（操作技巧、運(yùn)營(yíng)技巧等）培訓(xùn)地點(diǎn)：長(zhǎng)安地王廣場(chǎng)/鎮(zhèn)區(qū)運(yùn)營(yíng)中心線(xiàn)上培訓(xùn)之家商圈活動(dòng)實(shí)地認(rèn)證10個(gè)櫥窗廣告位展示每月20條RFQ免費(fèi)報(bào)價(jià)權(quán)限免費(fèi)開(kāi)通信保與一達(dá)通服務(wù)外貿(mào)