文書管理制度匯編

文件編號：LOGO 公司名稱 頁碼：第頁共頁版號：辦公用品管理規(guī)定 |生效日期：20XX年月曰1目的為規(guī)范公司辦公用品的采購、保管、領(lǐng)取和使用，確保辦公所需。2范圍適用于公司各部門的辦公用品管理。3職責(zé)權(quán)限：公司行政部負(fù)責(zé)制定本制度，對采購物品的建議權(quán)。分管副總有權(quán)審批所管轄部門單件500元以下的辦公用品購置，單件超500元須報(bào)財(cái)務(wù)副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4工作程序：辦公用品的采購標(biāo)準(zhǔn)：辦公用品配備和使用標(biāo)準(zhǔn)由景區(qū)根據(jù)實(shí)際情況自行制訂崗位配備標(biāo)準(zhǔn)，作為本制度附件執(zhí)行。行政部負(fù)責(zé)辦公用品采購、發(fā)放。未經(jīng)審核批準(zhǔn)擅自購買者一律不予報(bào)銷。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：每年給予各部門辦公用品費(fèi)用預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。因浪費(fèi)造成超出自行負(fù)責(zé)。采購實(shí)行雙人采購制度；大宗、批量、貴重物品采用招標(biāo)方式，由行政部經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)對采購地點(diǎn)、規(guī)格型號和質(zhì)量價格上予以把關(guān)，相關(guān)部門派人參與采購工作；必要時，可邀請有關(guān)專業(yè)人員參與。采購工作要科學(xué)、合理，增強(qiáng)透明度。采購前。應(yīng)做好市場調(diào)查，充分掌握欲購物品的性能、價格及附加優(yōu)惠條件。網(wǎng)上商品在能確定質(zhì)優(yōu)、價廉時可在網(wǎng)上購買。本地有的物品，只有當(dāng)差價節(jié)省的錢超過交通運(yùn)輸成本時，方可派人派車到外地采購。辦公用品采購的一般程序：需用部門或景區(qū)負(fù)責(zé)人向行政部提出申請，填寫辦公用品《采購申請單》一由行政部確認(rèn)庫存無可用或可替代的物品后按照規(guī)定權(quán)限辦理審批一審批后交行政部購買。采購時間：每月25日前各部門填寫《辦公用品需求表》，按上述程序?qū)徟筮M(jìn)行采購。采購前由采購員填寫《采購申請單》，確定采購物品種類，型號數(shù)量和費(fèi)用，行政部經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一進(jìn)行采購。每月底前采購員統(tǒng)一將下月用品采購?fù)戤?。辦公用品的保管公司所有辦公用品由行政部統(tǒng)一保管，并做好相應(yīng)的臺賬。辦公用品庫存的種類和數(shù)量要科學(xué)合理，便于保管和適于批量采購的常用易耗品應(yīng)適量庫存，并確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。倉管員（內(nèi)勤）負(fù)責(zé)對購入的辦公用品驗(yàn)收入庫，如實(shí)填寫《入庫單》上的物品名稱、規(guī)格、單價和數(shù)量等相關(guān)內(nèi)容,并做好《入庫登記臺賬》。對階段性使用或暫時閑置的物品要妥善保管，各部門替換下的各類辦公用品應(yīng)交由行政部統(tǒng)一管理。倉管員（內(nèi)勤）定期對辦公用品進(jìn)行庫房盤點(diǎn)，確保賬物相符，隨時掌握庫存（二）公司黨總支發(fā)文，用XX黨字（xx年）XX號；（三）以工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用XX政字（XX年）XX號；（四）公司監(jiān)事會發(fā)文，用XX監(jiān)字（XX年）XX號；（五）董事局發(fā)文，用XX董字（XX年）XX號；（六）董事局委員會發(fā)文，用XX董義字（xx年XX號；（七）董事局委員會所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用XX董XX字（xx年）XX號；（八）其他管理部門的發(fā)文，用XX義字（X義年）義義號。第十三條董事會機(jī)構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。第十四條紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度第一條全廠公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。第二條外發(fā)函、電要求.各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午XX點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室，分別填寫掛號、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。.每天下午義義點(diǎn)以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。第三條外來郵件管理.外來郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā)。.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。.一般公啟函、電和廠內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。.私人不明平信一律放到信架（信袋）內(nèi)，由個人自取。.不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原因。.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。第四條報(bào)刊訂購⑴訂購時間：上半年下半年⑵訂購手續(xù):不論單位和個人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購的報(bào)刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價，確認(rèn)無誤后，當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外，尚須填寫報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。.報(bào)刊收發(fā)⑴收發(fā)員每天對郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補(bǔ)缺退余。⑵收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時間為XX小時，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。⑶每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。（4）各單位應(yīng)固定專人按時領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電、領(lǐng)取時，耍對照分發(fā)清單點(diǎn)檢實(shí)簽名，發(fā)現(xiàn)差錯，應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求，并進(jìn)行差錯登記。當(dāng)面未提出，則視為分妗于差錯.第五條收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位，節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班，休星期日應(yīng)采取換休形式。第六條收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。第七條收發(fā)室由XX部門負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由XX部門進(jìn)行檢查、考核、并承擔(dān)責(zé)任與收發(fā)。企業(yè)打字、油印工作制度第一條凡以廠部或黨委名義上報(bào)下發(fā)的文件、報(bào)表工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、報(bào)告、簡報(bào)、紀(jì)要通知、通報(bào)、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件、材料均屬打印范圍。第二條由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全廠性的月（季）生產(chǎn)、工作計(jì)劃和一個時期全廠性的工作安排以及重要專題會議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。第三條不需上報(bào)的各部門的工作計(jì)劃，臨時性工作安排，非全廠性活動講課提綱，非上報(bào)的一般表格、一般技術(shù)資料和便函都不屬打印的范圍。凡需打印的文件、資料慶將其底稿首頁附上“發(fā)文單”經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審查同意并經(jīng)XX審核修改、統(tǒng)一編號，有關(guān)部門會簽，分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方能交付打印。第五條打字員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是滯符合文件歸檔要求等，對發(fā)文手續(xù)不全，書不符合要求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。第六條打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。并根據(jù)廠安排的輕重緩急次序，進(jìn)行打字。打字時要做到快速、準(zhǔn)確、排版合理美觀、用力均勻。第七條打字員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得進(jìn)入打字室、油印室。第八條打字員要愛護(hù)打字、油印設(shè)備和物品，按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)和物品領(lǐng)用登記費(fèi)用統(tǒng)計(jì)工作。第九條文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給兩辦秘書或擬稿人校對。校對者校完后慶在原稿上簽字，以示負(fù)責(zé)。第十條凡是以黨委、廠部名義上報(bào)下發(fā)的文件材料（見第一條范圍）分別由兩辦或擬稿人負(fù)責(zé)校對，由廠辦打字室負(fù)責(zé)油印、裝訂，達(dá)到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。由兩辦機(jī)要員上報(bào)下發(fā)。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計(jì)劃安排，專題會議紀(jì)要，由歸口部門負(fù)責(zé)校對，油印、發(fā)送。第十一條兩辦秘書對文件的差錯情況，要進(jìn)行登記考核。第十二條油印文件要嚴(yán)格按照審批份數(shù)印刷，油印者不得私自增加份數(shù)或私自留存，油印底板和傍1頁、余頁應(yīng)乃時銷朝C企業(yè)印、信管理制度第一條全廠的公章、介紹信制發(fā)、公章檔案的建立分別由XX、XX負(fù)責(zé)。第二條廠黨委和黨辦公章介紹信由XX負(fù)責(zé)管理，廠行政和廠辦公章、廠長名章、介紹信由xx負(fù)責(zé)管理，印信管理人員應(yīng)對印、信使用的正確性負(fù)責(zé)。第三條凡以廠黨委或廠行政名義上報(bào)的各類文件、資料需要蓋章，必須由廠長、黨委書記或廠領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)放單上簽字或當(dāng)面指示，機(jī)要秘書方能同意使用公章，并應(yīng)留下底稿和兩份印好的以備存檔和借閱。第四條發(fā)給各部門的印章及業(yè)務(wù)專用章，由各單位負(fù)責(zé)人和專職業(yè)務(wù)管理，應(yīng)分別對所管印章使用的嚴(yán)肅性、正確性負(fù)責(zé)。第五條公章的銷毀，必須經(jīng)XXXX批準(zhǔn)，有兩人以上監(jiān)銷并做好登記。第六條各部門出差人員需開具介紹信，必須按出差管理的有關(guān)規(guī)定分別由部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。印信管理人員在蓋章前，必須認(rèn)真審核用信用章手續(xù)是否完備。若手續(xù)不全，用印、用信領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不符或與政策相違背，印信管理人員有權(quán)拒絕辦理。第七條嚴(yán)禁開具空白介紹信。用便函開出的證明必須一式兩份經(jīng)備存查。第八條印信應(yīng)嚴(yán)加保管，如有失職、差錯、丟失或違章亂用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，需追查有關(guān)人員的責(zé)任并按章懲處。文件的借閱和清i第一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須經(jīng)兩辦主任同意后方可借閱。第二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃。第三條兩辦機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清。）如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。文件的立卷與歸檔第一條文件的歸檔范圍：1.凡下列文件統(tǒng)一的分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔；&上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對工廠報(bào)告、申請的批復(fù)；b.黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)告等；c.廠黨委會、廠長辦公會、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；d.廠黨代會、職代會、工會會員代表大、團(tuán)代會等一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)，會議記錄等；e.有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；￡參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報(bào)發(fā)言材料等；g.上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；h.反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；.工廠日志和大事記；j.工廠向上級批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料；.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。第二條產(chǎn)卷要求：.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。.要堅(jiān)持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。.上年度形成的文件材料，要求在下年度五月份以前整理完。六月份正式向檔案館（室）移令.清單一式兩價°（將女單待各留存一份名杳）C文件的銷毀第一條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩相要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。第二條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。文件收發(fā)規(guī)定第一條公司文件由指定的擬稿人擬稿，屬董事會秘書核稿，屬公司文件由辦公室主任擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)，屬黨內(nèi)的由黨委書記簽發(fā)。屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。第二條已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按“義企、董、黨、工、團(tuán)、婦”等內(nèi)容編號后，送文印室打印。第三條文件由文印室負(fù)責(zé)校對，并送擬稿人核稿人審查合格后，方能復(fù)印、蓋章。第四條文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。第五條經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送保密（檔案）室存檔。第六條外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收。簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接后即時報(bào)送。文印室管理規(guī)定第一條文印室人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，禁止非文印室人員進(jìn)入文印室，不泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。第二條打印文件，應(yīng)按文件收發(fā)規(guī)定由主管領(lǐng)導(dǎo)簽署，電報(bào)、傳真、復(fù)印由部門主任（部長）簽署。打印文件，發(fā)電報(bào)、傳真、電傳，復(fù)印文件資料,，均需分類逐項(xiàng)登記，以備查驗(yàn)。文印室人員必須按時、按質(zhì)、按量完成每項(xiàng)打字、電報(bào)、電傳、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓［遲誤。工作任務(wù)緊張時，應(yīng)加班完成。工作中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時與有關(guān)人員校對清楚。第三條電報(bào)、電傳、傳真、文件、復(fù)印件應(yīng)及時發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓遲誤而致工作失誤、損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。第四條復(fù)印機(jī)由專人管理，非專管人員不準(zhǔn)亂開機(jī)復(fù)印。第五條原則上不接受外單位、個人的資料打印、復(fù)印，如確定需要，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后辦理登記收費(fèi)手續(xù)。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按市場價格由計(jì)劃財(cái)務(wù)部確定。收據(jù)由計(jì)劃財(cái)務(wù)部出具。所收取的費(fèi)用按旬上交計(jì)劃財(cái)務(wù)部。第六條文印室應(yīng)每月統(tǒng)計(jì)核算費(fèi)用上報(bào)辦公室，同時抄報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部。第七條文印室人員應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備，節(jié)約用紙，降低消耗、費(fèi)用。對種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時報(bào)請維修，以免影響工作。第八條嚴(yán)禁私事使用傳真電話。違犯者除補(bǔ)交電話費(fèi)外，并視情節(jié)輕重給予罰款處理,屢教不改者予以除名C辦公用品的領(lǐng)取領(lǐng)取的原則：工作任務(wù)清楚，使用目的明確.一次一領(lǐng)，專領(lǐng)專用。各部門如需辦公物品，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后到行政部領(lǐng)取，領(lǐng)取人須在《一部門辦公用品領(lǐng)取登記表》上如實(shí)填寫物品名稱、數(shù)量、費(fèi)用、用途等相關(guān)內(nèi)容。行政部負(fù)責(zé)人對于明顯超出常規(guī)的申領(lǐng)，可要求領(lǐng)取人作出解釋，否則行政部有權(quán)拒絕發(fā)放。非消耗性辦公用品管理：行政部對各部門領(lǐng)取的非消耗性辦公用品（如電腦、U盤、移動硬盤、訂書器、計(jì)算器、剪刀、臺歷架等），領(lǐng)用時除了在領(lǐng)用登記表上簽字外，同時還要按部門單獨(dú)建冊，在《非消耗性辦公用品領(lǐng)取登記表》上進(jìn)行記錄，做好統(tǒng)計(jì)，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。員工離職時要交回，否則按進(jìn)價扣款。辦公固定資產(chǎn)清冊：列入辦公室固定資產(chǎn)管理序列的物品（如辦公桌，電腦、打印機(jī)等），各部門需明確責(zé)任人。辦公用品領(lǐng)取后，發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分應(yīng)立即退還行政部。同時行政部要建立《辦公固定資產(chǎn)清冊》，每半年進(jìn)行一次資產(chǎn)盤點(diǎn)。費(fèi)用核算：每月25日前，倉管員要將本月各部門領(lǐng)用辦公用品費(fèi)用支出列表，請部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)，進(jìn)行辦公費(fèi)用記錄與考核。辦公用品的使用各部門在日常工作中，應(yīng)處處精打細(xì)算，努力降低辦公成本。辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得挪作私用，不得隨意丟棄廢置。精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，及時關(guān)閉電源。定期維護(hù)保養(yǎng)，最大限度的延長辦公設(shè)備、用品使用壽命。辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用.貴材賤用。對于高檔耐用辦公用品，部門間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復(fù)購置。使用中出現(xiàn)問題由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當(dāng)，人為造成設(shè)備損壞的，直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。5考核：依據(jù)本制度具體條款規(guī)定及參照《獎懲制度》進(jìn)行辦公用品使用違規(guī)考核。6相關(guān)/支持性文件無7記錄表格《采購申請單》《入庫單》（外購成品）《入庫登記臺賬》（外購成品賬本）《 部門辦公用品領(lǐng)取登記表》《非消耗性辦公用品領(lǐng)取登記表》《辦公國定盜產(chǎn)清明》..撰稿1J1J 』/If1〃 ? 韓志易審核簽發(fā)日期日期日期辦公用品領(lǐng)用規(guī)定第一條公司各部門所需的辦公用，由辦公室統(tǒng)一購置，各部門按實(shí)際需要領(lǐng)用。第二條各部門專用的表格，由各部門制度格式，由辦公室統(tǒng)一訂制。第三條辦公室用品用能用于辦公，不得移作他用或私用。第四條所有員工對辦公用呂必須愛護(hù)，勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，禁止貪污，努力降低消耗、費(fèi)用。第五條購置日常辦公用品或報(bào)銷正常辦公費(fèi)用，由辦公室主任審批，購置大宗、高級辦公用品，必須按財(cái)務(wù)管理規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后始得購置。發(fā)文程序與要求發(fā)文程序規(guī)定：.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別黨委、廠部提出申請；.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；.草擬文稿必須從全廠角度出，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；.文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制分?jǐn)?shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容，質(zhì)量負(fù)責(zé)）；.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新譽(yù)寫清楚；.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委，廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號送打印室打??；.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對。校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。公文處理實(shí)施細(xì)則總則第一條為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì)則。第二條各部門的公文，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，必須認(rèn)真做好公文處理工作。第三條各單位應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。第四條公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、乂卷。第五條各單位的公文處理工作，必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，確保國家機(jī)密。公文種類第六條公文種類主要有：（一）請示請上級指示和批準(zhǔn)，用〃請示〃。（二）報(bào)告向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用〃報(bào)告〃。（三）指示對下級機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用〃指示〃。（四）布告、公告、通告對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用〃布告〃。向國內(nèi)外宣布重大事件，〃用公告〃。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用〃通告〃。（五）批復(fù)答復(fù)請示事項(xiàng)，用〃批復(fù)〃。（六）通知傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用〃通知〃。（七）通報(bào)表揚(yáng)好人好事，批評錯誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用〃通報(bào)〃。（八）決定、決議對某些問題或者重大行動作出安排，用〃決定〃。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用〃決議〃。（九）函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用〃函〃。（十）會議紀(jì)要傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用〃會議紀(jì)要〃。公文格式第七條公文格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送（抄報(bào)）單位、公文字號、主題詞等。（一）公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點(diǎn)符號。（二）向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報(bào)另一個上級單位時，可以用抄報(bào)的形式。（三）發(fā)文時間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。（四）公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的公文編號O（五）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。（六）收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。（七）文字一律從左至右橫寫橫排。第八條公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂?！ㄍǜ妗ǖ扔眉埓笮?，根據(jù)實(shí)際需要確定行文關(guān)系。第九條對上級單位組織的請示或報(bào)告，用單位組織名義發(fā)文。第十條對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報(bào)告，與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。第十一條內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯(lián)合行文，部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。第十二條各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過的單位。第十三條向上級請示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人（除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外）；向下級單位的重要行文，可以抄報(bào)直接上級單位。第十四條按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。第十五條發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。公文處理程序第十六條收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。（一）上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報(bào)、電報(bào)、資料和平級發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。（二）承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。/二、R聿加礎(chǔ)的小卡由生??；玄士/工憑用音m市A洋處右壬切門;RT田瑞洋斷巨妙天匚加工田辦公室主任在簽批公文時，認(rèn)為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。各單位收到急件時，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并退文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復(fù)。（四）加強(qiáng)公文檢查催辦工作。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。（五）領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)將會議文件交文秘人員立卷歸檔。第十七條發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。（一）草擬公文的要求：.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)盡量與原來的有關(guān)政策相銜接，并加以說明。.情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號要正確，篇幅要力求簡短。.引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間。.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。.數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫。.章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為：〃一〃，第二層為〃（一）〃，第三層為〃1〃，第四為〃（1）〃。.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。（二）公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿。以工會、社團(tuán)名義發(fā)文的，由董事會和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。審核的重點(diǎn)：.是否需要行文。.是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。.提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。.處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。.文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?，?biāo)點(diǎn)符號是否正確。審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。（三）公文簽發(fā)。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。工會、社團(tuán)的一般性文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件，由最高行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。（五）簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。（六）公文簽發(fā)后，由文秘室負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標(biāo)明〃此頁無正文〃字樣。（七）公文校對以原稿為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯，由校對人員負(fù)責(zé)；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。第十八條公文辦理完畢后，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。□文件的管理第十九條各單位要有專人負(fù)責(zé)文書的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對相關(guān)人員的保密