檔案編研工作課件

檔案編研工作檔案編研工作1一、什么是檔案編研

編研工作，就是根據(jù)社會需要，依照一定題目，對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選、研究、加工、編纂或撰寫成各種較為完整系統(tǒng)的材料加以出版，主動提供給利用者使用的一項(xiàng)工作。一、什么是檔案編研編研工作，就是根據(jù)2

二、編研工作的必要性

編研工作的必要性主要是由檔案資料的客觀狀況同人們利用需求之間存在著的巨大矛盾所決定的。這些矛盾一般表現(xiàn)為以下幾個方面。

二、編研工作的必要性

31、檔案數(shù)量的龐大，保存的分散同人們利用要求的專題性、集中性之間的矛盾。2、檔案內(nèi)容的蕪雜、形式的多變，同人們利用要求的系統(tǒng)性、科學(xué)性之間的矛盾。3、檔案原件的有限性與利用的廣泛性的矛盾。1、檔案數(shù)量的龐大，保存的分散同人們利用要求的專題性、集中性4三、編研工作的作用1、檔案編研工作是開發(fā)檔案信息資源的重要手段。2、開展檔案編研工作是促進(jìn)檔案館室基礎(chǔ)工作的重要手段。3、開展檔案編研工作是保護(hù)檔案原件的重要手段。4、開展檔案編研工作是提高檔案干部素質(zhì)的重要手段。5、開展檔案編研工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段。三、編研工作的作用1、檔案編研工作是開發(fā)檔案信息資源的重要手5四、編研工作的重要意義其意義主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1、檔案編研工作是開發(fā)利用檔案信息資源的有效方法。2、檔案編研工作是提高檔案館（室）工作水平的一個重要途徑。3、檔案編研工作是保護(hù)檔案原件，并使檔案內(nèi)容長遠(yuǎn)流傳的有效措施。四、編研工作的重要意義其意義主要表現(xiàn)在以下幾個方面：6五、編研工作的主要環(huán)節(jié)1、選題。要注意幾個方面：①選擇具有現(xiàn)實(shí)意義的題目。②選擇具有超前性的題目。③選擇具有新穎性的題目。五、編研工作的主要環(huán)節(jié)1、選題。7

2、題名的擬定。要求直接了當(dāng)，明白易懂，不宜拐彎抹角。一般不采用比喻、借代等修辭手法。3、檔案資料的查找。原則：全面查找、寧多勿漏。

2、題名的擬定。84、檔案資料的選材。要求：①去偽存真，選擇真實(shí)可靠的材料。寧缺勿濫。②由表及里，選擇反映本質(zhì)問題的材料。③去粗取精，選擇有高度代表性的典型材料。4、檔案資料的選材。95、檔案資料的加工原則：①保護(hù)原件。②求實(shí)存真，忠實(shí)原文。③加工明示。5、檔案資料的加工106、編排依據(jù)編研成果的客觀內(nèi)容，或檔案材料的特點(diǎn)、編研的目的，可按時間、按作者、按地區(qū)、按問題等方面編排。6、編排11常用編研材料編寫規(guī)范常用編研材料編寫規(guī)范12一、發(fā)文匯集

發(fā)文匯集就是將本機(jī)關(guān)制發(fā)的各種“紅頭”文件按文號順序編輯裝訂成冊，供利用者查閱之用。發(fā)文匯集的功能：1、檔案替代功能。2、輔助查找功能。一、發(fā)文匯集發(fā)13發(fā)文匯集的組編方法：1、年度組編法2、年度系列組編法（用于發(fā)文較多的單位）3、跨年度組編法（用于發(fā)文較少的單位）

發(fā)文匯集的組編方法：14編制發(fā)文匯集要注意以下幾點(diǎn)：1、不宜過簡過雜。2、不宜過厚過薄，厚度宜為2—3公分。3、裝訂牢固。4、上級批復(fù)應(yīng)與請示一起裝訂。5、發(fā)文匯集的文件應(yīng)用原文編制發(fā)文匯集要注意以下幾點(diǎn)：15例如：黃地稅黨[2005]1號黃地稅黨[2005]2號┆┆n號

例如：16黃地稅[2005]1號黃地稅[2005]2號┆┆n號黃地稅[2005]1號17黃地稅征[2005]1號黃地稅征[2005]2號┆┆n號黃地稅征[2005]1號18

黃地稅黨字

每個字號文件間加上隔頁，標(biāo)識文件制發(fā)單位或部門、文件的字等。見圖：黃地稅字黃地稅黨字每個19發(fā)文匯集要印制統(tǒng)一的封面。見圖（2）

黃石市地稅局發(fā)文匯集文件字號：年度：編號：發(fā)文匯集要印制統(tǒng)一的封面。見圖（2）

黃石市地稅局發(fā)文匯集20●發(fā)文匯集內(nèi)要編寫文件字號目錄，相當(dāng)于卷內(nèi)文件目錄。例如：卷內(nèi)文件目錄序號發(fā)文字號責(zé)任者

題名頁號備注●發(fā)文匯集內(nèi)要編寫文件字號目錄，相21●每本發(fā)文匯集要編制并填寫編號。

●檔案室要對所有發(fā)文匯集進(jìn)行登記，編制發(fā)文匯集目錄。

發(fā)文匯集目錄編號年度文件字號備注11989年黃地稅[1989]1號—30號21990年黃地稅[1990]1號—50號●每本發(fā)文匯集要編制并填寫編號。

●檔案室要對所有發(fā)文匯集進(jìn)22二、大事記（一）大事記的概念及作用大事記是把重大事件按年月的順序記載以便查考的材料。大事記便于人們在工作中查詢本單位已經(jīng)發(fā)生過的重大活動，研究有關(guān)事項(xiàng)的來龍去脈及其發(fā)展規(guī)律，為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，為編史修志服務(wù)。同時可使人們了解歷史，是受教育的宣傳教育材料。所以，大事記具有為現(xiàn)行工作服務(wù)和存史資政的雙重功能。二、大事記（一）大事記的概念及作用23（二）大事記的結(jié)構(gòu)及要求任何大事記的結(jié)構(gòu)都須有時間和事實(shí)兩大部分。

（二）大事記的結(jié)構(gòu)及要求241、時間是大事記的首要組成部分。標(biāo)明大事時間，必須注意：（1）大事時間必須準(zhǔn)確清楚，不得使用“近來”、“不久以前”等籠統(tǒng)含糊的時間概念。（2）大事時間應(yīng)該具體，盡量寫全年、月、日，特別重要的事件，必要時甚至要寫出時、分、秒。無法考證具體時間的，可寫最接近的時間。日無考附于月末，標(biāo)“是月”，月無考附于年末，標(biāo)“是年”。（3）某些大事持續(xù)時間長，其時間可概括書寫，也可標(biāo)明起止日期，如“X日至X日”、“X月至X月”（4）大事時間一般以公元紀(jì)年為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字不能簡寫，如1998年不能寫成98年。建國前的歷史事件還應(yīng)標(biāo)明朝代及帝王廟號，如1911年（清宣統(tǒng)元年）1、時間是大事記的首要組成部分。標(biāo)明大事時間，必須注意：252、事實(shí)是大事記的主體部分。大事條目的編寫，必須注意：

（1）堅(jiān)持“一條一事”的原則。即在一個條目中著重記述一件事情，而不能把幾件事情揉在一起。（2）對于一些持續(xù)時間較長的史實(shí)，可分階段，分條記述。（3）事實(shí)一定要真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。（4）言簡意明，詳略得當(dāng)。2、事實(shí)是大事記的主體部分。大事條目的編寫，必須注意：

（126（三）大事記的編制方法（1）收集資料，用卡片摘錄，每事一張。對同一事實(shí)有不同記載者，分別填寫卡片。所有事實(shí)都應(yīng)注明出處。（2）對同一事實(shí)有不同記載者進(jìn)行考訂并決定其取舍。（3）按時間順序排列卡片。綜合性大事記可先分類然后再按時間排序。（4）經(jīng)審查無誤后，抄入稿紙，即為定稿。（三）大事記的編制方法（1）收集資料，用卡片摘錄，每事一張。27三、組織沿革

組織沿革也叫組織機(jī)構(gòu)沿革，是以文字或圖表形式，系統(tǒng)地記述和反映本機(jī)關(guān)的體制，組織機(jī)構(gòu)和人員編制等情況的紀(jì)實(shí)材料。三、組織沿革組織沿革也叫組織28（一）組織沿革的內(nèi)容組織沿革的內(nèi)容一般包括：1、概況。主要記述地區(qū)（或單位）的地理位置、面積、人口、民族、管轄范圍及所處地位。2、機(jī)構(gòu)演變情況。主要記述單位最早成立的時間，當(dāng)時的名稱，隸屬關(guān)系，及后來名稱的改變，隸屬關(guān)系的變換和辦公地點(diǎn)的遷移等情況。3、職能演變。主要記述所轄單位性質(zhì)的變化，職能的變化，任務(wù)的變化等。4、職權(quán)范圍。主要記述所轄單位的管理范圍及其增減變化。5、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、人員編制及領(lǐng)導(dǎo)成員的任免變動情況。（一）組織沿革的內(nèi)容組織沿革的內(nèi)容一般包括：29（二）組織沿革的編寫方法組織沿革可以采用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式進(jìn)行編寫，也可圖文并用。它的編寫體例通常有：1、“年度—內(nèi)容”體例。即以時期為主線，先將材料按年度或階段分開，然后在每一時期（或階段）下面分別敘述其機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能任務(wù)、人員情況等內(nèi)容，由遠(yuǎn)至近逐年編寫。這種方法較適用于機(jī)構(gòu)變動頻繁的單位，匯編成冊后可隨時按年代查找。但對于機(jī)構(gòu)穩(wěn)定、職能不變的單位不很適宜，往往重復(fù)內(nèi)容太多。（二）組織沿革的編寫方法組織沿革可以采用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式302、“內(nèi)容—年度”體例。即以內(nèi)容為主線，先將材料按內(nèi)容分成若干題目，然后在每個題目下面再逐年敘述。為便于查找，通常如對以時期為主線的用文字?jǐn)⑹?，則輔之以機(jī)構(gòu)為主線的機(jī)構(gòu)、職能、人員變化圖表。如以內(nèi)容為主線的用文字?jǐn)⑹?，則輔之以時期為主線的歷年機(jī)構(gòu)、職能、人員變化圖表。組織沿革的編寫，現(xiàn)行單位編到一定時間暫停以后，再陸續(xù)補(bǔ)編，而撤銷單位則應(yīng)一次編完。2、“內(nèi)容—年度”體例。即以內(nèi)容為主線，先將材料按內(nèi)容分成若31四、基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯編基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯編就是將本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位或某項(xiàng)工作歷年的數(shù)據(jù)加以系統(tǒng)整理，以數(shù)字來反映某一方面或若干方面基本情況的編研成果。四、基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯編基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯編就是將本32（一）基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯編的種類

按形式分，有表格式、圖表式、曲線圖式、文字記述式等。按基本內(nèi)容分，有綜合性的和專題性的。無論是綜合性的還是專題性的，又有一年的統(tǒng)計(jì)和多年累積的統(tǒng)計(jì)匯編。所以種類繁多、形式多樣。（一）基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯編的種類33(二)基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯編的編寫要求1、確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的高度準(zhǔn)確性。2、確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的全面性和系統(tǒng)性。3、確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)編寫形式的規(guī)范性。(二)基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯編的編寫要求34五、專題介紹專題介紹是以文章敘述的形式，簡要介紹某一方面的人物、工作、生產(chǎn)、活動或某一自然現(xiàn)象的發(fā)生、變化情況的一種編研成果。五、專題介紹專題介紹是以文章敘述的形式，簡要35（一）專題介紹的種類從名稱來區(qū)別，可分為概述、概論、介紹、簡介等。從內(nèi)容來區(qū)別，可分為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、文化、教育等等各個專題介紹。（二）專題介紹的編寫要求1、選定題目，擬定題名。2、客觀反映有關(guān)事實(shí)，不加主觀評價。3、撰寫注釋，注明材料出處。4、在序言或引言內(nèi)說明編寫目的，體例結(jié)構(gòu)。

（一）專題介紹的種類36（三）專題介紹常見題目1、會議簡介，它是利用會議文件或檔案材料，將會議的全過程簡單扼要地加以概述，以反映會議基本情況的一種簡介材料。主要內(nèi)容：會議名稱、時間、地點(diǎn)、出席人數(shù)、列席人員、主持人（或主席團(tuán)名單）、主要議程、討論與決議的事項(xiàng)、選舉結(jié)果或其他應(yīng)予以介紹的事項(xiàng)。（三）專題介紹常見題目372、自然災(zāi)害專題介紹，主要是對本地經(jīng)常發(fā)生的水災(zāi)、旱災(zāi)、蟲災(zāi)、山體滑坡、泥石流等自然災(zāi)害，以及地方病、疫情等進(jìn)行分類介紹。3、礦藏、資源介紹，主要是對本地礦產(chǎn)、資源如金屬礦、沙石、地?zé)帷⑺?、風(fēng)力、日照、野生動植物資源等進(jìn)行專項(xiàng)介紹。使人們了解本地礦產(chǎn)資源狀況，掌握本地生產(chǎn)力特點(diǎn)，對于領(lǐng)導(dǎo)籌劃生產(chǎn)布局、決定長遠(yuǎn)規(guī)劃具有重要參考作用。2、自然災(zāi)害專題介紹，主要是對本地經(jīng)常發(fā)生的水災(zāi)、旱災(zāi)、蟲災(zāi)384、自然景觀介紹，主要是對本地具有旅游價值的自然景觀（包括已經(jīng)開發(fā)和尚未開發(fā)者）向社會予以提示的報導(dǎo)性材料。除應(yīng)注意從文人詩詞、游記、方志等檔案資料中進(jìn)行發(fā)掘外，還應(yīng)做實(shí)地考察，充分利用實(shí)測資料、觀察資料，將人文景觀融于