秘書手冊(cè)(樣本模板)

秘書手冊(cè)〔試講稿〕××××科技實(shí)業(yè)股份企管部秘書處2023年３月結(jié)構(gòu)框架前言第一局部總裁秘書崗位建設(shè)崗位職責(zé)崗位標(biāo)準(zhǔn)崗位流程與標(biāo)準(zhǔn)治理工具〔見附頁〕其次局部工作留意事項(xiàng)第三局部崗位歷史分析與案例前言 在很多人眼里，秘書仍是一種即讓人生疏又不被人了解的職業(yè)。秘書的關(guān)心和前言 精明、繁忙的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一貫呈現(xiàn)胸有成竹的樣,秘書的工作到底包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人無視的。在眾友的大環(huán)境下，身為總裁秘書支撐著很多日常繁雜事項(xiàng)的處理。在總裁處理每一項(xiàng)工作的時(shí)侯，總裁秘書會(huì)隨時(shí)身處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不行或缺，有時(shí)總裁秘書需要扮演更多角色，以適應(yīng)工作安排和總裁需要。無論什么時(shí)候，慎重認(rèn)真的工作態(tài)度是秘書不遺不棄的職業(yè)操守，而總裁秘書的職業(yè)要求在尊奉這一理念的根底上更要加強(qiáng)這一力氣的綜合運(yùn)用和發(fā)揮。因此，什么是總裁秘書應(yīng)當(dāng)具備的職責(zé)，在眾,作為總裁秘書怎樣開展工作以提高工作效率呢？××××科技實(shí)業(yè)股份有限責(zé)任公司總裁秘書崗位建設(shè)二、崗位職能描述：幫助總裁處理日常事務(wù)性工作，擔(dān)當(dāng)會(huì)議治理職能。幫助總裁對(duì)各部門工作進(jìn)展協(xié)調(diào)，做好治理調(diào)查工作，發(fā)揮關(guān)心和參謀作用。三、崗位職責(zé)1234、幫助總裁做好各項(xiàng)工作會(huì)議的文字材料起草和會(huì)務(wù)工作。負(fù)責(zé)記錄、整理總裁交待各項(xiàng)工作會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要，并形成決議發(fā)文相關(guān)負(fù)責(zé)人，記好大事記。567、進(jìn)展治理調(diào)查，依據(jù)治理原則確定責(zé)任歸屬，提出改進(jìn)意見并起草相關(guān)的處理文件，幫助落實(shí)各中心、部門工作。8910、安排總裁日程，負(fù)責(zé)來訪的組織接待工作。11、完成總裁交辦的其它工作。四、崗位標(biāo)準(zhǔn)工作標(biāo)準(zhǔn)1、合理安排會(huì)議，準(zhǔn)時(shí)通知與會(huì)人員參與；能依據(jù)總裁要求完成會(huì)議的臨時(shí)性主持，對(duì)會(huì)議過程中不明白地方必需主動(dòng)提問直至落實(shí)清楚。2、每次會(huì)議后的一個(gè)工作日內(nèi)，整理打印出會(huì)議紀(jì)要并對(duì)會(huì)議決議發(fā)文給相關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要反映的內(nèi)容要準(zhǔn)確、詳實(shí)并下發(fā)準(zhǔn)時(shí)；345678、建立與其他有關(guān)部門的良好關(guān)系效績標(biāo)志：1、會(huì)議紀(jì)要：準(zhǔn)時(shí)率〉90%、準(zhǔn)確率=100%=100%；傳達(dá)總裁精神準(zhǔn)時(shí)率=100%3、草擬總裁安排的各類文件準(zhǔn)確率=100%4、各類文件登記、分類、歸檔率=100%5、治理調(diào)查工作到位率〉90%6、與其他各部門關(guān)系良好率〉90%7、責(zé)任心、工作態(tài)度等方面的定性評(píng)價(jià)五、崗位流程及標(biāo)準(zhǔn)一、信息流治理〔一〕信息流治理流程：1．相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人將上交的文件、報(bào)告、單據(jù)交于秘書處，并在相應(yīng)的登記本上登記。格式見“上傳文件登記表”①2．閱讀文件，推斷是否應(yīng)由總裁處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清楚、完整，對(duì)不規(guī)范文件退回上交人。3．秘書將各類文件、報(bào)告、單據(jù)上交給總裁審批。按文件報(bào)告的輕重急緩進(jìn)展分類，便于總裁批閱。4．對(duì)總裁批閱后的文件、報(bào)告、單據(jù)，按其批示要求進(jìn)展處理。批文過程中，對(duì)總裁急需了解/不清楚的事情，應(yīng)幫助總裁找到相關(guān)負(fù)責(zé)人核對(duì)事實(shí)狀況。5．批閱后的文件按其要求進(jìn)展回傳、轉(zhuǎn)傳、退回給相關(guān)中心、部門負(fù)責(zé)人或中心秘書。格式見“上傳文件登記表”②/③及“退回文件、報(bào)告、單據(jù)統(tǒng)計(jì)表”6．相關(guān)中心、部門對(duì)需反響的文件、報(bào)告進(jìn)展處理并上交企管部秘書處備查。后續(xù)操作同上格式見“反響文件、報(bào)告登記表”企管部信息流治理流程圖退回退回登記相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人秘書處上交總裁審批秘書處反響相關(guān)部門相關(guān)部門退回轉(zhuǎn)傳回傳2、信息流治理制度及標(biāo)準(zhǔn)各類文件、報(bào)告、單據(jù)的傳遞各類文件、報(bào)告、單據(jù)的上傳需總裁批閱的文件，具體見《總裁審批報(bào)告、文件及單據(jù)一覽檢查需要上傳給總裁的文件格式，必需標(biāo)準(zhǔn)：A、收件人必需明確，不能一概稱為公司領(lǐng)導(dǎo)；B、報(bào)告必需有標(biāo)題；C、上交來的每個(gè)文件必需要有上交人的簽名和日期、時(shí)間；D、通報(bào)信息、懇求指導(dǎo)、懇求批準(zhǔn)、某項(xiàng)工作階段性報(bào)告等交上來應(yīng)有明確的要求。E、不標(biāo)準(zhǔn)的文件一律不收！各項(xiàng)文件、報(bào)告、單據(jù)必需經(jīng)由部門經(jīng)理批示，然后由總經(jīng)理批示后，才能轉(zhuǎn)于總裁進(jìn)展批示〔部門經(jīng)理和總經(jīng)理都出差在外的狀況除外。嚴(yán)禁隔級(jí)上交報(bào)告，必需做好相應(yīng)的審查工作，隔級(jí)上交的報(bào)告一律不收！隔級(jí)投訴除外。附：各類文件需經(jīng)理簽字，按其所屬中心：行政總監(jiān)、技術(shù)總監(jiān)、研發(fā)中心總經(jīng)理、制造中心總經(jīng)理、物流中心總經(jīng)理、財(cái)務(wù)中心總經(jīng)理、行政中心總經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理、營銷中心總經(jīng)理任一簽字。上交文件時(shí)監(jiān)視上交人做好登記。對(duì)文件進(jìn)展分類：待批、待閱，緊急、不緊急，在《上傳文件登記表》中標(biāo)明文件摘要〔必要背景資料、審批原由間傳遞。報(bào)告必需經(jīng)過總裁批示后，轉(zhuǎn)于各個(gè)中心，在傳遞中必需遵循依照從上自下的原則，即必需轉(zhuǎn)于總經(jīng)理或中心秘書代收，由總經(jīng)理指示、部門經(jīng)理指導(dǎo)員工工作；只有在總經(jīng)理不在公司時(shí)才能直接轉(zhuǎn)于部門經(jīng)理。對(duì)于重要信息，如需傳遞的人員出差在外，必需通知，以免造成信息堵塞。要生疏文件的內(nèi)容，總裁批示的文件如需反響，相關(guān)部門應(yīng)在批示規(guī)定時(shí)間內(nèi)予以反響、落實(shí)，在此期間，秘書對(duì)相關(guān)部門的工作做好不定期檢查并將檢查狀況準(zhǔn)時(shí)報(bào)告總裁；假設(shè)需反響的文件未注明回復(fù)時(shí)間，該文件應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)予以回復(fù)。注明：對(duì)規(guī)定時(shí)間內(nèi)無法完成任務(wù)的部門應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向總裁說明狀況，秘書做好記錄工作；對(duì)于需要加蓋公司公章的文件，如合同、銷售合同評(píng)審表等，必需拿給總裁簽字后，才能交與信息處檔案治理員處蓋章；對(duì)于需要加蓋總裁私章的票據(jù)，如標(biāo)書、支票、電匯憑證等，必需確認(rèn)總裁的簽字或拿由總裁過目后，才能蓋章。秘書桌面的文件、報(bào)告、單據(jù)必需依據(jù)上傳、回傳、退回進(jìn)展嚴(yán)格分類，并且擺放整齊。各類文件、報(bào)告、單據(jù)的回傳總裁批示過的各類文件、報(bào)告在一個(gè)工作日內(nèi)轉(zhuǎn)到上交人所屬中心總經(jīng)理或部門經(jīng)理的手中，由經(jīng)理做出相應(yīng)的處理。總裁批示過的單據(jù)在一個(gè)工作日內(nèi)通知上交人取回，并監(jiān)視其在《上傳文件登記表》上簽字確認(rèn)。如上交人不在公司，可由部門同事代為取回，監(jiān)視代領(lǐng)人在《上傳文件登記表》上簽字確認(rèn)。各類文件、報(bào)告、單據(jù)的退回由于各種緣由，被總裁批示退回的各類文件、報(bào)告應(yīng)馬上退回〔原則上不超過2小時(shí)〕到上交人所屬中心總經(jīng)理或部門經(jīng)理的手中，由經(jīng)理做出相應(yīng)處理。如上交人不在公司，可由部門同事代為取回，監(jiān)視代領(lǐng)人在《上傳文件登記表》上簽字確認(rèn)。部門、上交人統(tǒng)計(jì)文件、報(bào)告、單據(jù)的退回次數(shù)，在下個(gè)月初的3個(gè)工作日內(nèi)完成統(tǒng)計(jì)工作，并提交統(tǒng)計(jì)報(bào)告給總裁批閱。每季度獎(jiǎng)懲一次。各類文件、報(bào)告的轉(zhuǎn)傳對(duì)于總裁批示為轉(zhuǎn)某某部門某某人處理的文件、報(bào)告、單據(jù)，秘書負(fù)責(zé)復(fù)印相應(yīng)數(shù)量的副本并馬上轉(zhuǎn)傳。轉(zhuǎn)傳時(shí)，監(jiān)視收件人在《上傳轉(zhuǎn)文件登記表2．總裁外出時(shí)／短信請(qǐng)示的各類文件、報(bào)告、單據(jù)的治理在總裁外出時(shí)，只有緊急的文件、報(bào)告、單據(jù)才通過或短信向總裁請(qǐng)示，承受總裁的批示。在請(qǐng)示時(shí)，必需說明文件、報(bào)告、單據(jù)的準(zhǔn)確內(nèi)容和相關(guān)信息，以便總裁據(jù)此來做出相應(yīng)的〔短信依據(jù)實(shí)際狀況處理〕總裁外出時(shí)，全部請(qǐng)示的文件、報(bào)告、單據(jù)都必需在《總裁外出批示登記表〔表格格式1〕進(jìn)展登記，總裁回來后由總裁批閱。各類文件、報(bào)告的存檔治理每天下班后，對(duì)當(dāng)日的文件、報(bào)告按附件3的文件整理方案進(jìn)展分類和存檔。必需將當(dāng)日的文件、報(bào)告全部存檔完畢后，才能下班離開，否則予以懲罰。對(duì)于沒能在總裁要求回復(fù)期內(nèi)的文件予以統(tǒng)計(jì)，對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以懲罰。注：a、嚴(yán)格各種出差申請(qǐng)、出差報(bào)告〔研發(fā)部門和客服部等〕的格式，不按統(tǒng)一的格式一律打回。b、秘書整理時(shí)，出差報(bào)告要附到出差申請(qǐng)的后面，以便檢查報(bào)告提交狀況。經(jīng)理周總結(jié)周打算每周二上午9：00前交，在總裁批閱后裝訂成冊(cè)，裝訂的內(nèi)容除了各部門的周總結(jié)周打算。相關(guān)中心、部門于每周二將周報(bào)表交企管部，每月第一周內(nèi)將月報(bào)表交企管部，日?qǐng)?bào)表當(dāng)日內(nèi)交企管部。每周統(tǒng)計(jì)出差報(bào)告提交的狀況〔出差回來后，三個(gè)工作日內(nèi)提交部門經(jīng)理予以懲罰；對(duì)于一些業(yè)務(wù)性報(bào)告、申請(qǐng)，沒有留存價(jià)值的，可不進(jìn)展存檔。各類文件報(bào)告的保密治理及喪失責(zé)任對(duì)于各種機(jī)密類文件〔如技術(shù)資料、出差報(bào)告等鎖的抽屜里，并準(zhǔn)時(shí)傳送給總裁批閱，嚴(yán)防泄漏內(nèi)容。下班后，對(duì)于沒能上傳到總裁批示及總裁批示過未能準(zhǔn)時(shí)下傳、退回、轉(zhuǎn)傳的文件、報(bào)告、單據(jù)必需鎖到抽屜里，嚴(yán)禁放在桌面上。對(duì)于各種登記了的文件、報(bào)告、單據(jù)的喪失，秘書將負(fù)有全部責(zé)任，并依據(jù)文件報(bào)告的重要程度，予以相應(yīng)懲罰。二、會(huì)議安排、支持口令安排會(huì)議時(shí)間，依據(jù)口令安排會(huì)議時(shí)間，依據(jù)總裁日程進(jìn)展調(diào)整與總裁確認(rèn)會(huì)議目的、擬訂會(huì)議通知〔必要時(shí)〕審批N修改Y下發(fā)接收反響會(huì)前預(yù)備〔總裁筆記本、筆、茶水〕會(huì)中效勞要，形成決議修改審批NY下發(fā)相關(guān)中心部門〔人員〕完畢留意事項(xiàng)：會(huì)前與總裁明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參會(huì)人員綜合考慮各種因素，安排會(huì)議地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)間；通知有關(guān)中心、部門的參會(huì)人員：會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)；下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對(duì)特別重要的參會(huì)人，可通過確認(rèn)；會(huì)中幫助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)狀況，隨機(jī)應(yīng)變；對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議準(zhǔn)時(shí)跟進(jìn)，并反響給總裁總裁參與的會(huì)議〔內(nèi)部/外部會(huì)議〕開頭接收通知(口頭/書面〕請(qǐng)示總裁是否參與

N回復(fù)或改請(qǐng)Y與對(duì)方確認(rèn)后確認(rèn)時(shí)間 時(shí)間沖突 另行安排通知總裁時(shí) N間、地點(diǎn)Y回復(fù)邀請(qǐng)部門并預(yù)備材料會(huì)前幫助預(yù)備會(huì)前提示留意：把握前往會(huì)議地點(diǎn)動(dòng)身時(shí)間的安排〔外部會(huì)議〕總裁參會(huì)會(huì)后材料整理及其它完畢〔二〕會(huì)議支持1．會(huì)議類型例會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)議依據(jù)議題充分了解狀況、搜集整理資料，明確要解決的問題，準(zhǔn)時(shí)將信息供給應(yīng)總裁確定需參與的人員、時(shí)間、地點(diǎn)并準(zhǔn)時(shí)通知與會(huì)人員做具體的會(huì)議紀(jì)錄整理睬議紀(jì)要〔例會(huì)和業(yè)務(wù)會(huì)議一般是有針對(duì)性的解決問題，會(huì)議紀(jì)要需要特別明確對(duì)大事的處理結(jié)果或工作推動(dòng)打算，以供總裁和與會(huì)人員參考〕依據(jù)紀(jì)要在限定的任務(wù)時(shí)間內(nèi)進(jìn)展跟蹤推動(dòng)，準(zhǔn)時(shí)向總裁匯報(bào)進(jìn)展，并將推動(dòng)結(jié)果或進(jìn)展在下一次例會(huì)開頭向參會(huì)人員進(jìn)展通報(bào)。公司級(jí)會(huì)議銷售口例會(huì)〔每周一上午召開，由銷售部負(fù)責(zé)；總裁依據(jù)會(huì)議內(nèi)容，以月為單位參與〕物流中心周例會(huì)(每周二召開)、制造中心周例會(huì)〔每周一下午召開〕總經(jīng)理睬議〔每周一/二召開〕經(jīng)營治理睬議〔每季度召開、財(cái)務(wù)會(huì)議〔每月召開〕2.會(huì)議治理制度及標(biāo)準(zhǔn)目的：會(huì)議是公司一項(xiàng)重要的工作方式，為了提高會(huì)議效率，保證會(huì)議效果，標(biāo)準(zhǔn)公司的會(huì)議工作，特制定本制度。適用范圍：本制度適用于公司或部門牽頭組織的各類會(huì)議，部門內(nèi)部會(huì)議不做要求，可做參考。會(huì)議通知會(huì)議組織部門〔企管部秘書處〕應(yīng)在會(huì)議前發(fā)出會(huì)議通知〔或文本．一項(xiàng)會(huì)議的召開必定涉及到其它部門人員的相應(yīng)工作安排和時(shí)間資源的占用，因此在組織會(huì)議前應(yīng)有充分的客戶意識(shí)，使與會(huì)人員能夠準(zhǔn)確了解本次會(huì)議的關(guān)鍵信息，以便提前預(yù)備，保證會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；會(huì)議通知應(yīng)當(dāng)包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容會(huì)議目的：明確說明進(jìn)展此次會(huì)議要到達(dá)的效果，會(huì)議時(shí)間：應(yīng)包括會(huì)議的開頭時(shí)間和或許完畢時(shí)間會(huì)議時(shí)間：上午的會(huì)議定為9:00開頭，假設(shè)有臨時(shí)性會(huì)議最好安排在午休前1-2小時(shí)內(nèi)召開；下午的會(huì)議定為14:00開頭。由于特別狀況無法按以上規(guī)定時(shí)間開頭的會(huì)議，需由秘書在會(huì)前提前通知與會(huì)人員。為保證會(huì)議效率和質(zhì)量，在議題和內(nèi)容有限的狀況下，會(huì)議時(shí)間一般應(yīng)把握在2小時(shí)以內(nèi)。會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)通知清楚,并提前布置會(huì)場(chǎng)。會(huì)議議程：會(huì)議議程的第一項(xiàng)為秘書傳達(dá)會(huì)議要求會(huì)議留意事項(xiàng)：對(duì)會(huì)議文件的要求：秘書或會(huì)議組織人員依據(jù)會(huì)議的目的、規(guī)模的等內(nèi)容確定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特別要求也要一并注明。匯報(bào)部門在制作PPT文件時(shí)，首頁應(yīng)當(dāng)包括本次議程的時(shí)間安排和會(huì)議留意事項(xiàng)，使與會(huì)人員清楚本次會(huì)議的議程；同時(shí)，制作PPT文件應(yīng)當(dāng)使用公司標(biāo)準(zhǔn)模版，為保證投影效果清楚，應(yīng)留意顏色的搭配；對(duì)請(qǐng)假的要求。明確參會(huì)人員假設(shè)因特別緣由無法參會(huì)需請(qǐng)示直接上級(jí)由其轉(zhuǎn)達(dá)。(3)明確對(duì)會(huì)議紀(jì)律的要求〔見后。４．會(huì)議紀(jì)律與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參會(huì)，遲到而沒有事先請(qǐng)假要罰站5分鐘；會(huì)議期間避開任憑走動(dòng)，對(duì)手機(jī)做消音處理；〔或轉(zhuǎn)告秘書〕請(qǐng)假并得到允許；５．會(huì)議紀(jì)要撰寫：1個(gè)工作日之內(nèi)，秘書應(yīng)當(dāng)撰寫出會(huì)議紀(jì)要并形成決議，以發(fā)文形式下發(fā)相關(guān)人員；會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、真實(shí)地反映會(huì)議的結(jié)論；三、各種文書的撰寫工作文書工作流程：預(yù)備——撰擬——審核修改、公布文書的治理制度及標(biāo)準(zhǔn)常見幾種文書治理公司發(fā)文治理：依據(jù)附件3的格式，對(duì)公司文件進(jìn)展編寫，打印后提交總裁批閱，總裁批示后，對(duì)眾總字、眾企字的文件進(jìn)展編號(hào)，然后發(fā)文。中心級(jí)〔直屬部門〕發(fā)文必需由總裁審核簽發(fā)，中心下屬部門沒有正式發(fā)文權(quán)。各部門發(fā)文必需經(jīng)上級(jí)中心審核，以中心名義蓋章簽發(fā)，下發(fā)文件交企管部備查。信息處治理員對(duì)公司發(fā)文進(jìn)展統(tǒng)一存檔、治理。經(jīng)營治理調(diào)查報(bào)告〔〕文書標(biāo)準(zhǔn)化預(yù)備明確行文要求。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對(duì)象、主要內(nèi)容，在與總裁相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)悟上級(jí)意圖，并據(jù)此進(jìn)展寫作。確定主題。主題一般是說明事物、匯報(bào)工作、說明決策中所表述的根本觀點(diǎn)和主見。而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反響信息、供給參考。調(diào)查爭(zhēng)論收集材料。在承受總裁授意調(diào)查后，秘書應(yīng)進(jìn)展深入的調(diào)查爭(zhēng)論，收集材料。撰擬文稿合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后連接嚴(yán)密，便利收文人閱讀與正確理解。寫好開頭與結(jié)尾。開頭用以喚起收文者留意，引導(dǎo)閱讀，通常承受下述形式：簡明交代擬文依據(jù)與目的概述有關(guān)狀況，使收文人了解發(fā)文背景以簡要文字提示全文主題，引起收文人留意說明根本觀點(diǎn)，使收文人在開頭處即獲得明確生疏說明批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于公布規(guī)章制度的通知結(jié)尾通常承受下述形式：使用文件詞語，強(qiáng)調(diào)行文目的，如“特此通知”概括與深化主題，幫助收文人進(jìn)一步理解全文陳述具體要求，如“上述要求，請(qǐng)予批準(zhǔn)”發(fā)出號(hào)召，提出期望與要求說明文件生效、施行時(shí)間書寫文稿，文檔中的人名、地名、時(shí)間、引文必需準(zhǔn)確、具體?！惨?1用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。審核修改、公布文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)峻地反復(fù)進(jìn)展審核與修正。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修改，對(duì)于重要的文檔還要組織爭(zhēng)論，最終提交總裁審核批準(zhǔn)、公布。四、其它日常工作〔一〕撥打/接聽的程序和技巧1預(yù)備好記錄本和筆把要與對(duì)方說明的事情、內(nèi)容的挨次簡潔列在記事本上，并逐一核對(duì)無遺漏。預(yù)備好通話時(shí)需要的文件資料。查閱對(duì)方號(hào)碼，確認(rèn)無誤，開頭撥打。2撥通后，確認(rèn)對(duì)方公司及姓名，然后熱忱而有禮貌的說如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。如告知對(duì)方的內(nèi)容較簡潔，應(yīng)主動(dòng)提示對(duì)方做好記錄逐一將事情說明，留意語言簡明、準(zhǔn)確；通話完畢后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放。3、接聽3聲鈴響內(nèi)將接起，平和有禮貌的推斷WHO，分以下幾種狀況：來電人員來電人員總裁可接時(shí)問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時(shí)向總裁說明梗概后轉(zhuǎn)入總裁不在時(shí)問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告總裁內(nèi)部直接下屬如事情緊急，告知直接聯(lián)系總裁或由秘書轉(zhuǎn)達(dá)。一般員工問清事由，如確實(shí)需要，轉(zhuǎn)告總裁；一般狀況下不允許隔級(jí)報(bào)告。問清概要，向總裁說明后，然后轉(zhuǎn)入重要且嚴(yán)密外部重要但不緊密不重要且不嚴(yán)密問清概要，向總裁說明后，依總裁指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入問清概要，酌情處理記錄留言如事務(wù)緊急，記錄對(duì)方，速聯(lián)系總裁回電。記錄留言，向總裁匯報(bào)。假設(shè)通話內(nèi)容較簡潔、有不清楚的地方，最終應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差；另外還可以與對(duì)方商量對(duì)有關(guān)事宜發(fā)份過來予以確認(rèn)。通話完畢后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放。4日常禮貌用語：對(duì)總裁常常保持聯(lián)系的外部人員應(yīng)在日常工作中盡量生疏，到達(dá)聞其聲知其人，并準(zhǔn)時(shí)予以轉(zhuǎn)接。如對(duì)方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對(duì)方姓名、單位、號(hào)碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系。**時(shí)再給您回個(gè)；假設(shè)您便利的話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在知道身份但不告知事由的狀況下，如便利可詢問總裁后打算是否轉(zhuǎn)接；也可詢問對(duì)方是公事還是私事，如是公事可讓對(duì)方知曉，將事由告知自己也可到達(dá)目的。在對(duì)方不愿告知身份及事由的狀況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉完畢通話。假設(shè)對(duì)方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請(qǐng)問您還有別的事嗎？”或“對(duì)不起，我還有急事要辦”等完畢通話。整理留言，在總裁回來后匯報(bào)相關(guān)信息?！捕?、信件、郵件每天下班前帶軟盤或U盤到資料室收總裁電子郵件、、信件。電子郵件、、信件翻開放在總裁辦公桌上。電子郵件拷到總裁筆記本電腦，桌面“周總郵件”文件夾中。必要的〔復(fù)印件、信件進(jìn)展存檔郵件：1、依據(jù)郵件的收件日期設(shè)置子文件夾，如“周總10.即為10月8日發(fā)給總裁的電子郵件。2、將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的垃圾郵件，其它存入“周總郵件”中，局部依據(jù)總裁授意回復(fù)郵件，或催促、幫助總裁在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜〔注：以公司名義發(fā)送時(shí)，要說明郵件內(nèi)容為〕34檔〔三〕名片123應(yīng)預(yù)備一名片夾，存放與總裁聯(lián)系嚴(yán)密且重要的人員名片，并保證查找時(shí)便利快捷?！菜摹惩话l(fā)來訪接待1．接待突發(fā)來訪流程：問清對(duì)方來訪目的；對(duì)于總裁生疏且格外重要的客人，假設(shè)總裁當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待，應(yīng)當(dāng)盡量安排，可以把來訪者帶到接待廳，為對(duì)方預(yù)備茶水和報(bào)紙，并告知對(duì)方或許要等多久。對(duì)于總裁生疏且格外重要的客人，假設(shè)總裁當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室，由秘書對(duì)狀況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時(shí)都會(huì)受到歡送，同時(shí)征詢來訪者意見，主動(dòng)和來訪者另約一個(gè)見面時(shí)間；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待總裁便利時(shí)轉(zhuǎn)告總裁，假設(shè)需要可進(jìn)展后續(xù)安排；對(duì)于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但假設(shè)自己不能確定，確定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見；對(duì)于確實(shí)應(yīng)由總裁會(huì)面的來訪，登記對(duì)方的聯(lián)系方式，告知對(duì)方總裁不能馬上接待他，并做出解釋，同時(shí)告知對(duì)方可以先把想法以寫便條的方式由秘書轉(zhuǎn)傳總裁；假設(shè)總裁指示其他負(fù)責(zé)人接待，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知負(fù)責(zé)人。在總裁便利時(shí)告知來訪狀況，依據(jù)總裁授意進(jìn)展后續(xù)安排。部門部門時(shí)序總裁秘書總裁開頭問清對(duì)方來訪目的(與門衛(wèi))生疏？N

Y征求總裁意見禮貌回絕完畢

N 務(wù)有關(guān)？YN 約？

N 總裁便利接待YN為對(duì)方安排會(huì)議室，告知對(duì)方N征求總裁同意Y留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料

Y登記對(duì)方聯(lián)系方式，留下對(duì)方資料

主動(dòng)另約見面時(shí)間

需要等待的時(shí)間安排總裁同來訪者見面轉(zhuǎn)告總裁

總裁便利時(shí)告知來訪狀況依據(jù)總裁授意進(jìn)展后續(xù)安排完畢〔五〕總裁日程安排一、總體日程安排總裁的日常工作分為日常性工作，即事先有打算的相對(duì)固定的工作〔如會(huì)議、出差、接待等〕和突發(fā)性工作〔臨時(shí)安排的事情〕兩類。秘書的通常做法是將有打算的事情預(yù)先填入擬好的日程本中，同時(shí)細(xì)致靈敏地安排好突發(fā)隨機(jī)大事。1、總體原則：了解總裁的日常工作、作息習(xí)慣、身體狀況，-優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀看總裁的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍；-了解公司業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，留意近期的工作興奮點(diǎn)；對(duì)打算內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；準(zhǔn)時(shí)整理日程本，以免安排沖突；明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)留意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定期與總裁溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到狀況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開展；留意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排；2、閱歷與技巧周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù)；在兩個(gè)會(huì)議間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長引起時(shí)間沖突，并給總裁留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；依據(jù)總裁習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息〔一般為中午和下午下班后〕對(duì)于總裁的各項(xiàng)安排熟記于心，準(zhǔn)時(shí)提示已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對(duì)固定時(shí)間與總裁核對(duì)日程，保證秘書與總裁日程內(nèi)容全都；不要代替總裁做打算，在總裁的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理；把握約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；二、出差日程安排出差前： 確定出差目的和日期；與總裁確定出差期間的工作安排并做好記載，明確各項(xiàng)工作的臨時(shí)授權(quán)人確認(rèn)總裁出差伴隨人與行政中心聯(lián)系確定行程、車票〔留意車次、酒店、接/送人員〔明確接送人的聯(lián)系方式；依據(jù)總裁的習(xí)慣，預(yù)備出差用物品。見附件：出差物品攜帶表出差中 把握總裁到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。依據(jù)總裁日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及相關(guān)授權(quán)人關(guān)心的工作進(jìn)展?fàn)顩r；協(xié)作總裁授權(quán)人的工作，準(zhǔn)時(shí)把握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。依據(jù)狀況準(zhǔn)時(shí)與總裁溝通，反響工作狀況，依據(jù)總裁指示下達(dá)命令并安排工作。與總裁溝通方式：短信為主，緊急事情假設(shè)短信未復(fù)提示。出差后 準(zhǔn)時(shí)向總裁匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整理〔包括資料、名片、會(huì)談備忘各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；名片出訪地聯(lián)系人通訊錄 日程表證件〔身份證等〕應(yīng)急藥及常用藥品名片出訪地聯(lián)系人通訊錄 日程表證件〔身份證等〕應(yīng)急藥及常用藥品活動(dòng)或會(huì)議等背景材料預(yù)備現(xiàn)金或信用卡注款〔與財(cái)務(wù)聯(lián)系〕手機(jī)、充電器〔2塊〕注：依據(jù)實(shí)際狀況選擇出差物品五、崗位建設(shè)關(guān)心治理工具〔見附頁〕其次局部：秘書留意事項(xiàng)一、溝通協(xié)調(diào)〔一〕內(nèi)部溝通好上傳下達(dá)的工作。秘書應(yīng)以主動(dòng)虛心的態(tài)度與總裁直接領(lǐng)導(dǎo)的中心總經(jīng)理、部門經(jīng)理充分溝通，盡可能準(zhǔn)時(shí)了解各中心/部門的工作進(jìn)展?fàn)顩r，并將信息準(zhǔn)時(shí)整理反響給總裁，有效地幫助總裁推開工作〔二〕外部溝通〔見禮儀、信件標(biāo)準(zhǔn)〕二、日常工作留意點(diǎn)：不能將總裁的聯(lián)系方式透露給公司以外的任何人。來訪客人的接待工作，不能允許來訪者在沒有傳達(dá)的狀況下直接進(jìn)入總裁辦公室；注：客人來時(shí)要熱忱接待、準(zhǔn)時(shí)倒茶。〔含點(diǎn)評(píng)局部廣西交總裁審批后，復(fù)印給每位經(jīng)理學(xué)習(xí)。負(fù)責(zé)周、季度、半年和全年總結(jié)和打算的裝訂。依據(jù)部門、時(shí)期〔季度、半年、年度〕裝訂，打算裝訂在總結(jié)的前面，按日期依次裝訂下來。負(fù)責(zé)周總私章的加蓋,但要留意確定