文件管理子系統(tǒng)培訓講義

浙江求是管理系統(tǒng)文件管理子系統(tǒng)培訓講義2006年1月22日.培訓內容:系統(tǒng)總體設計組織構造與崗位管理文件管理.系統(tǒng)概述Oracle數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全TGPMS應用施工管理工程服務工程設計試運行及調試工程管理報表生成(SQR)報表用戶界面一般用戶物資管理.單位人員D4012單位總清單D4010單位詳細信息D4013單位地址D4015單位人員技藝D2001崗位制定D2003崗位技藝D2004崗位責任D2005崗位工資D2006崗位任命授權D2002單位分類D4011單位表現(xiàn)D4014單位往來聯(lián)絡D4016組織機構與崗位管理.工程定義工作流程文件模板定義組織機構OSR代碼O-制文方S-發(fā)送方R-接收方分配清單執(zhí)行文件注冊文件登記修改控制計劃與設備連接文件傳送分配接收確認預測與催辦核對文件管理.

文件流程圖確認接收供應商設計承包商審查機構施工工地工程項目組傳送確認接收確認接收確認接收傳送傳送傳送tal傳送登錄登錄登錄登錄.

文件流程圖設計承包商Osr施工承包商osR工程項目組oSR審查機構osR供應商Osr確認接收確認接收確認接收確認接收傳送傳送傳送OsrOsrosR.文件的標識性字段每份文件由以下字段唯一確定：〔即數(shù)據(jù)庫主鍵〕文件制文方(Osr)文件編號〔DOCUMENTNUMBER〕單號〔SHEETNUMBER〕.對文件OSR的說明OSR:OSR本身是一個合同代碼，可能代表制文方、發(fā)送方或者接收方，取決于哪個字母大寫。Osr=制文方: 文件由誰制作oSr=發(fā)送方:文件由誰發(fā)送osR=接收方: 文件由誰接收OSR代碼與合同代碼相聯(lián)合同代碼與單位／負責人或地址相連.文件模板TGPMS在進展文件登記時提供對文件編號的審核機制；設置靈敏的文件模板反映文件的編號方式；文件的編號與工程編號進展對照。.非技術性文件編碼模板結構：AAAA-BBBB-C-DDDD其中:AA 代碼單位或部門BBBB代表文件制作年份C代表文件類型DDDD 代表順序號.技術文件編碼20位模板構造：A-BBBBBBBB-C-D-EEEE其中:A 代表設計階段．BB 代表工程部位或文件對象．C 代表文件所屬的專業(yè)．D 代表文件類型．EEEE 代表順序號．.文件登記流程參照碼D1100文件設備D5201/3CWP文件D5205文件計劃D1129單位人員D4012合同登錄D4001文件登錄D5001文件標包D5202/4文件模式D1022文件登記D5002文件歷史D5003設備文件D5206標包文件D5207文件變更(CAN)登記D5004OSR登記D5005文件重新編號D5006設備總清單D1130合同招標D4030CWP總清單D1130文件傳送文件歸檔文件重新編號P5007.關于文件注冊一切被接受的文件都必需在數(shù)據(jù)庫中帶有一個注冊號〔LOGINNUMBER〕，這樣做的益處： 1、可以輸入被登記文件的普通訊息和分組信息；

2、分組注冊的文件可以分組發(fā)送；3、有利于文件的預測和催辦管理。.關于文件登記一切的文件都被登記并保管在同一數(shù)據(jù)庫中。一切的版本號都帶有一個版本日期；一切的修正〔CAN〕都得到記錄；關于文件的一切屬性信息均得到跟蹤，包括：文件編號制文單位文件稱號當前版本號文件形狀文件原編號文件存放地點；文件制造日期等等。。。。。 .TGPMS允許輸入／監(jiān)控承包商文件．承包商文件輸入ＴＧＰＭＳ時將確定文件返回期限．通過賦予文件預測信息進行承包商文件監(jiān)控．對已經(jīng)到期己方或對方未回復的情況，管理者可以做到心中有數(shù)．文件異常報表將協(xié)助監(jiān)控承包商文件的流動．文件預測與催辦.文件傳送流程圖傳送定義D5102傳送分配D5103傳送文件連接D5105文件傳送R5305分發(fā)清單D5101傳送文件D5104文件D5002傳送細項D5106文件變更(CAN)定義D5004OSR登記D5005文件登記.關于文件分發(fā)單文件分發(fā)單包括如下信息：什么部門或單位收文？什么人收文？為什么收文？收多少份文件？文件的規(guī)格〔大小〕怎樣？.文件歸檔流程圖文件D5002文檔立卷D5401存檔文件D5402文檔儲存D5403存檔文件借用D5404文件登記.文件管理總體流程圖參照碼D1100文件設備D5201/3/6CWP文件D5205傳送定義D5102傳送分配D5103文件計劃D1129傳送文件D5104/5文件傳送R5305單位人員D4012合同登錄D4001文件登錄D5001文件標包D5202/4/7文件模板D1022分發(fā)清單D5101文件D5002文件歷史D5003文檔立卷D5401存檔文件D5402傳送細項D5106文件變更(CAN)登記D5004OSR登記D5005文件重新編號D5006設備D1130合同招標D40