物業(yè)管理師考前-物業(yè)管理實務精講班第30講講義

物業(yè)管理實務精講班第30講講義物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存第三節(jié)

物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存物業(yè)管理檔案通常有紙介質和電子媒體形式兩大類，檢索利用與安全保管也應根據檔案的介質、不同特點，采取針對性措施分別使用處理。一、物業(yè)管理檔案的檢索（熟悉）(一)紙介質檔案檢索紙介質檔案的檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的檢索工具有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。(1)分類卡片目錄分類卡片目錄是根據檔案分類的邏輯關系建立的目錄體系。這類目錄的優(yōu)點是系統性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時間。(2)專題卡片目錄專題卡片目錄是按某一特定的題目，將同一主題內容或屬性的各類文獻組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內容。(3)主題卡片目錄主題卡片目錄是指以規(guī)范關鍵字、詞組織檔案相關內容的索引系統。(4)名稱索引名稱索引是指以字母或其他文字排序方法的順序將全宗內檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。

2．檔案提供利用的方式

(1)檔案檢索的步驟和方式

檔案檢索的一般步驟和方法是：分析應用需求，明確檢索范圍或根據索引的指引，查找到需要的檔案文件。(2)檔案提供利用的方式

檔案提供利用的一般方式有：檔案室閱讀，外借，制作副本，向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識與方法等。（二）電子媒體檔案檢索電子媒體檔案一般分為兩類：一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數字形式存貯的；另一類是閉路視頻監(jiān)控設備產生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監(jiān)控設備已將二者合一為硬盤數位形式存貯，但是目前仍有相當多的企業(yè)還在使用磁帶方式存貯的視頻監(jiān)控系統，這類形式存貯的錄像磁帶與紙介質檔案的存放方式相似。各類軟件的檢索查詢設計，目前無統一的檢索查詢形式。二、物業(yè)管理檔案的保存與安全(一)檔案保存1．檔案的保存價值和保存期限某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的，應當從相互關聯的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。例如，某物業(yè)在施工過程中有一份混凝土試塊檢測報告，單個來看也許并不顯得有多重要，但從施工過程中產生的一系列文件來考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過程中的基本情況，即使是在該物業(yè)投入使用多年之后，仍然可以透過這一組文件獲得該物業(yè)在施工過程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長期保存的檔案中。各物業(yè)管理企業(yè)可結合自身實際情況和管理要求綜合確定有關檔案保存期限的劃分標準。為便于把握，表12—2列出了某物業(yè)管理企業(yè)檔案的保存期限的劃分標準。（注意區(qū)分三類：永久、長期、短期即可）2．檔案保存注意事項

(1)物業(yè)承接查驗期和人住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎資料檔案是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。(2)房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設備運行狀況和事故分析中有時起著十分關鍵性的作用，因此多糞戶案的真實性和保存期限應有明確規(guī)定，一般不能低于設備的使用年限的2倍。

(3)各類小型設備的運行和維護記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。，(二)安全管理1．檔案安全管理檔案毀損有人為的原因剎自然的因素。人為原因的毀損，如遺失、損壞、被盜、不當使用和故意毀損等；自然的因素一方面是文件的介質和記錄方式隨時間的推移而產生自然失效，如文件的紙張自然老化和墨跡的自然消失等，另一方面是環(huán)境的影響，如火、水、潮濕、蟲鼠啃咬、紫外線以及機械磨損等因素都會造成檔案壽命縮短或毀損。檔案保管應注意室內空氣流通，經常采取防霉、防潮、防蟲、防水防火、防盜等安全措施。同時，要制訂一套切實可行的檔案管理制度并加以嚴格執(zhí)行，如改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復技術，最大限度延長檔案的壽命，保障檔案的安全。2．檔案信息安全檔案的安全包括：檔案本身不受到損壞與丟失；檔案信息不被非法復制、查閱和傳播。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應制訂文件的密級體制，嚴格借閱、復制制度。紙介質檔案的信息安全主要是從檔案的查閱、外借、復制和銷毀等方面制訂詳細的制度，設定權限。對無權查閱、外借和復制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復制。有權限的人員在查閱、外借時必須承擔保管責任。復制必須由檔案管理人員進行，并須獲得相應授權方可實行。銷毀檔案時，應經上級批準，并在主管領導和部門主管的監(jiān)督下采用適當的方式銷毀。電子媒體檔案主要是通過設立嚴格的多級權限機制和密碼保管制度，嚴格進入檢索系統、復制和下載的管理；對進入互聯網的計算機應安裝防火墻和殺毒軟件，經常更新，防止黑客人侵和非法人員進入，保障電子檔案的信息安全。物業(yè)管理企業(yè)信用檔案1-3第四節(jié)

物業(yè)管理企業(yè)信用檔案（掌握）一、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案物業(yè)管理企業(yè)信用檔案，是指利用計算機和網絡信息手段，將物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)（從）業(yè)人員的基本情況，經營業(yè)績，經營中違規(guī)、違法劣跡及受到的處罰等情況按規(guī)定格式進行記錄，并向社會公示，接受社會監(jiān)督。物業(yè)管理企業(yè)信用檔案工作的指導思想是：通過對計算機和網絡信息技術的應用，建立客觀公正的物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統，為各級政府部門和社會公眾監(jiān)督物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員市場行為提供依據，為社會公眾查詢企業(yè)和個人信用信息提供服務，為社會公眾對物業(yè)管理領域違法違規(guī)行為的投訴提供途徑。目的是為了整頓和規(guī)范物業(yè)管理市場秩序，規(guī)范物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員市場行為，增強物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的信用意識，提高行業(yè)誠信度和服務水平。二、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建立范圍（這一部分是重點）根據國家建設部《關于建立房地產企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統的通知》(津住房函[2002]193f號)及其他有關規(guī)定，物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建立范圍是所有物業(yè)管理企業(yè)和物業(yè)管理師等執(zhí)(從)業(yè)人員。全國物業(yè)管理企業(yè)信用檔案建設按照“統一規(guī)劃、分級建設、分步實施、信息共享”的原則，由國家建設部統一部署。各級物業(yè)管理行政主管部門負責組織所轄區(qū)域內所有物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統的建設與管理工作，具體職責分工是：(1)建設部負責全國一級資質物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統的建立和監(jiān)督管理。中國物業(yè)管理協會受建設部委托承擔系統管理部門的工作，負責一級資質物業(yè)管理企業(yè)信用檔案信息的采集、整理、更新及日常管理工作。(2)地方物業(yè)管理行政主管部門負責二級資質以下物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)人員信用檔案系統的建立和監(jiān)督管理。(3)建設部信息中心負責物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統建設的技術支持和系統運行與維護管理工作，并為各級物業(yè)管理行政主管部門和物業(yè)管理企業(yè)提供由建設部統一開發(fā)的物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統專用軟件。三、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案工作的目標和要求物業(yè)管理企業(yè)信用檔案工作的目標是：以物業(yè)管理電子政務系統、物業(yè)管理行業(yè)協會自律管理系統和企業(yè)經營管理系統為基礎，形成覆蓋物業(yè)管理行業(yè)所有企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的信用檔案系統，并通過中國住宅與房地產信息網實現各級物業(yè)管理行政主管部門、行業(yè)協會網站的互聯互通。國家建設部對物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統建設的要求是：(1)各級物業(yè)管理主管部門要提高認識，加強領導，積極組織、指導和推動物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統的建設工作。(2)擴大物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的覆蓋面。凡是從事物業(yè)管理的企業(yè)和執(zhí)(從)業(yè)人員都應當納入物業(yè)管理企業(yè)信用系統。凡是具有資質等級(包括臨時資質)的物業(yè)管理企業(yè)都要全部上網。(3)保證物業(yè)管理信用檔案系統信息的全面、準確。應當有效利用政府掌握的信息資源，把物業(yè)管理企業(yè)和執(zhí)(從)業(yè)人員在經營活動中的違規(guī)、違法劣跡以及受到的處罰等情況按規(guī)定記人信用檔案。要將信用檔案建設與企業(yè)資質管理結合起來，把是否如實、及時提供信用信息作為企業(yè)資質年檢、晉級審批和執(zhí)(從)業(yè)注冊資格的條件。(4)及時做好信用檔案記錄信息的更新工作。物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄信息每季度至少更新一次。物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員應在每季度后28日內提交更新數據。各級物業(yè)管理行政主管部門、行業(yè)協會應及時將企業(yè)(項目)情況變動、良好行為記錄、不良行為記錄及公眾投訴等情況記人物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統。(5)統一系統數據平臺，保證信息傳遞暢通、資源共享。要按照“統一性、標準化”的要求，對物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統進行建設和完善，并與全國物業(yè)管理信用檔案系統數據平臺聯通。(6)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄信息的報送、傳遞及有關事宜的聯系，主要采用電子郵件方式。物業(yè)管理企業(yè)應設立信用檔案專用電子郵箱，具備條件的要建立企業(yè)網站，或在中國住宅與房地產信息網、中國物業(yè)管理協會網以及地方主管部門、行業(yè)協會網站上建立網頁。物業(yè)管理企業(yè)信用檔案4-6四、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的記錄內容（掌握）物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的記錄內容主要包括企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的基本情況、業(yè)績及良好行為記錄、經營活動中的違法違規(guī)行為、服務質量問題及其他不良行為記錄和公眾投訴及處理情況等。具體記錄內容詳見表12—3～表12—9。

注意：把表分類，并對主要內容加以記憶，主要是分清表12—3～表12—9各自的內容與作用。

五、信用檔案記錄內容的采集物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統記錄的內容，主要通過政府部門、協會、物業(yè)管理企業(yè)、執(zhí)(從)業(yè)人員墩他中介機構及社會公眾等多種途徑依法采集。核準資質等級或通過年檢的物業(yè)管理企業(yè)以及獲準注冊的物業(yè)管理師等執(zhí)(從)業(yè)人員的信用檔案記錄內容及更新信息，可從其資質申報、年檢、執(zhí)業(yè)資格注冊資料中采集。除此以外的信用檔案記錄內容及更新信息，由行政主管部門和行業(yè)協會組織物業(yè)管理企業(yè)和執(zhí)(從)業(yè)人員按時報送。六、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案投訴處理各級物業(yè)管理企業(yè)信用檔案，應當接受社會公眾按照統一格式提交的有關物業(yè)管理服務方面的網上投訴。信用檔案管理部門對收到的投訴信息進行登記、整理和分類，并根據投訴對象和投訴內容，分別提交有關部門進行核查，或轉給被投訴企業(yè)處理。信用檔案管理部門根據核查結果和企業(yè)反饋情況，確定該宗投訴及其處理結果是