門診藥房自動(dòng)化藥房系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析與取藥等待時(shí)間優(yōu)化

門診藥房自動(dòng)化藥房系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析與取藥等待時(shí)間優(yōu)化

為了維護(hù)醫(yī)院的正常運(yùn)作，提高醫(yī)療質(zhì)量和安全，加強(qiáng)外部管理，提高患者滿意度，采用自動(dòng)住院管理制度分析了潛伏期住院患者的服用等待問(wèn)題。通過(guò)系統(tǒng)導(dǎo)出時(shí)段處方數(shù)量,分析高峰期取藥等候時(shí)間增長(zhǎng)原因,并進(jìn)行時(shí)段處方數(shù)量科室排名統(tǒng)計(jì),與時(shí)段處方數(shù)量過(guò)于集中的臨床科室進(jìn)行直接溝通,最終對(duì)干預(yù)前后門診藥房取藥等候問(wèn)題進(jìn)行分析。我院門診西藥房自2012年4月開(kāi)始使用自動(dòng)化藥房系統(tǒng),患者在收費(fèi)處交費(fèi)后,HIS系統(tǒng)將配藥指令發(fā)送至自動(dòng)化藥房管理系統(tǒng)終端,藥師接到配藥清單后開(kāi)始配藥,等候患者取藥,大大縮短了患者取藥等候時(shí)間。但是,遇到取藥高峰期時(shí),大量患者同時(shí)到窗口取藥,仍需較長(zhǎng)的取藥等候時(shí)間。1段內(nèi)處方數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.1處方數(shù)量統(tǒng)計(jì)采用自動(dòng)化藥房管理系統(tǒng)對(duì)2012年5月每周一至周五做時(shí)段處方數(shù)量統(tǒng)計(jì),用Excel表格計(jì)算每個(gè)時(shí)段平均處方數(shù)量,確定取藥高峰期,結(jié)果見(jiàn)圖1。從圖1中可以看出,在上午11:00~12:00、下午14:50~15:30,存在取藥高峰期。1.2處方的統(tǒng)計(jì)采用自動(dòng)化藥房管理系統(tǒng)對(duì)2012年5月每周一至周五處方分科室統(tǒng)計(jì),計(jì)算時(shí)段平均處方數(shù)量科室排名,結(jié)果見(jiàn)表1。1.3生物中心辦公室的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)采用自動(dòng)化藥房管理系統(tǒng)對(duì)2012年5月每周一至周五生殖中心門診處方統(tǒng)計(jì),計(jì)算時(shí)段平均處方數(shù)量,結(jié)果見(jiàn)圖2。2藥物等待劑的原因分析和改進(jìn)措施2.1窗口熱價(jià)現(xiàn)象通過(guò)組織藥師討論分析,總結(jié)出造成患者取藥等候問(wèn)題的影響因素,主要包括:(1)個(gè)別科室患者集中取藥,如生殖中心;(2)患者不按系統(tǒng)分配窗口等候,造成排錯(cuò)隊(duì)、二次排隊(duì),延長(zhǎng)取藥時(shí)間;(3)有些藥師沒(méi)有按照規(guī)范化操作流程進(jìn)行藥品調(diào)劑及發(fā)放,存在搶方現(xiàn)象;(4)藥品擺放不到位,或者庫(kù)存不準(zhǔn)確,影響調(diào)劑速度;(5)患者把發(fā)藥窗口當(dāng)作藥物咨詢平臺(tái),交流時(shí)間過(guò)長(zhǎng),造成等候延長(zhǎng)。各影響因素所占比例見(jiàn)圖3,針對(duì)各影響因素,我藥房采取持續(xù)改進(jìn)措施,努力解決取藥等候問(wèn)題。2.2制作門診取藥流程,提供優(yōu)質(zhì)的發(fā)藥窗口(1)從表1及圖2可以看出,在時(shí)段處方數(shù)量科室排名中,生殖中心時(shí)段處方數(shù)量差異顯著,主要表現(xiàn)為大量患者高峰時(shí)段內(nèi)集中取藥,且所取藥品數(shù)量多、相似度高,而在高峰期之外的其他時(shí)間段取藥處方數(shù)量很少。通過(guò)與生殖中心科室溝通,發(fā)現(xiàn)造成此現(xiàn)象的原因是大部分患者需要先做相關(guān)檢查才能由醫(yī)生制定治療方案,開(kāi)具處方。由于檢驗(yàn)科分批給出檢查結(jié)果,從而導(dǎo)致患者集中取藥。通過(guò)與檢驗(yàn)科及生殖中心醫(yī)師協(xié)調(diào),檢驗(yàn)科盡量先給出生殖中心患者化驗(yàn)結(jié)果,且控制每批結(jié)果數(shù)量,生殖中心醫(yī)師也積極配合,盡可能的避免大量患者同時(shí)持處方取藥的現(xiàn)象。(2)針對(duì)患者排錯(cuò)隊(duì)問(wèn)題,制作門診取藥流程圖及溫馨提示展板,在取藥窗口顯著位置擺放、張貼,正確合理引導(dǎo)患者,積極與導(dǎo)醫(yī)、保安溝通,幫助、疏導(dǎo)患者在系統(tǒng)分配窗口取藥,減少二次排隊(duì)現(xiàn)象,縮短取藥排隊(duì)時(shí)間,緩解取藥排隊(duì)問(wèn)題。(3)藥房所有藥品按貨位碼擺放,為了工作方便,藥師會(huì)在發(fā)藥窗口準(zhǔn)備常用藥品,若備藥過(guò)多或多余藥品未及時(shí)放回貨架,會(huì)造成其他藥師找不到藥品,影響調(diào)劑速度。個(gè)別藥品實(shí)物與賬目不符也會(huì)造成患者交費(fèi)后取不到藥,增加取藥等候時(shí)間。為了解決該問(wèn)題,加強(qiáng)窗口規(guī)范化管理,經(jīng)全體藥師參與研究討論,制訂了預(yù)配貨架擺放目錄藥品,目錄之外品種不準(zhǔn)配備。另外,藥房每月月底盤點(diǎn),清點(diǎn)藥品實(shí)數(shù)并錄入系統(tǒng),對(duì)于賬務(wù)不符的品種找出原因,并定期匯報(bào)。對(duì)于日常工作中的藥品破損及時(shí)登記并作出賬目調(diào)整,保證患者交費(fèi)后能及時(shí)取到藥品。(4)自動(dòng)化藥房管理系統(tǒng)根據(jù)發(fā)藥窗口待發(fā)藥處方數(shù)量平均分配處方,在發(fā)藥藥師核對(duì)并點(diǎn)擊“發(fā)藥確認(rèn)”后完成發(fā)藥。如果藥師不執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)藥流程,在患者未取藥前就點(diǎn)擊確認(rèn),系統(tǒng)自動(dòng)分配處方的比例增加,這種搶方現(xiàn)象會(huì)造成該窗口患者取藥等候時(shí)間增長(zhǎng)。為了避免此種情況造成的不良排隊(duì)現(xiàn)象,進(jìn)一步規(guī)范發(fā)藥流程,并將之納入藥師績(jī)效考核,對(duì)于因個(gè)人行為造成的排隊(duì)現(xiàn)象給予批評(píng),并作出相應(yīng)處罰。(5)有些患者在取藥過(guò)程中需要咨詢一些問(wèn)題,如藥物相互作用、注意事項(xiàng)、不良反應(yīng)等,這些問(wèn)題需要專業(yè)耐心解釋,若交流時(shí)間過(guò)長(zhǎng)會(huì)造成取藥等候時(shí)間增長(zhǎng)。因此,我藥房與藥學(xué)部溝通,由藥學(xué)部在門診藥房外設(shè)立藥物咨詢室,由專業(yè)的臨床藥師值班,為廣大患者提供優(yōu)質(zhì)高效的藥物咨詢服務(wù),大大緩解窗口咨詢壓力。(6)調(diào)整取藥窗口開(kāi)放時(shí)間,設(shè)立機(jī)動(dòng)窗口,應(yīng)對(duì)取藥高峰期。根據(jù)時(shí)段發(fā)藥統(tǒng)計(jì),合理調(diào)整窗口時(shí)間,在高峰時(shí)段,有充足的窗口滿足發(fā)藥工作需求。設(shè)立機(jī)動(dòng)窗口,安排備班人員,更加有效的完成高峰時(shí)段工作量。3處方數(shù)量統(tǒng)計(jì)經(jīng)過(guò)2個(gè)多月干預(yù)措施的持續(xù)改進(jìn),對(duì)2012年8月每周一至周五做時(shí)段處方數(shù)量統(tǒng)計(jì),用Excel表格計(jì)算每個(gè)時(shí)段平均處方數(shù)量,結(jié)果見(jiàn)圖4。由圖4可以看出,干預(yù)后,無(wú)明顯取藥高峰時(shí)段,說(shuō)明干預(yù)措施明顯有效。4患者取藥時(shí)間前增加反應(yīng)未使用自動(dòng)化藥房管理系統(tǒng)之前,患者在高峰時(shí)段需較長(zhǎng)的取藥等候時(shí)間,且沒(méi)有有效的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)匯總?cè)∷幋翱诘那闆r,只能被動(dòng)的應(yīng)對(duì)高峰時(shí)段。使用自動(dòng)化藥房管理系統(tǒng)后,通過(guò)分析數(shù)據(jù),找到了影響取藥窗口等候取藥時(shí)間的因素。最后通過(guò)一系列改進(jìn)措施,使取藥高峰趨緩,大大降低了患者取藥等候時(shí)間。通過(guò)應(yīng)用自動(dòng)化藥房管理系統(tǒng),對(duì)每天時(shí)段取藥人數(shù)進(jìn)行匯總分析,直觀的反映出取藥高峰期所處的時(shí)段,方便管理人員有效的界定問(wèn)題出現(xiàn)的范圍。針對(duì)界定的高峰時(shí)