門診藥房自動化藥房系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析與取藥等待時間優(yōu)化

門診藥房自動化藥房系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析與取藥等待時間優(yōu)化

為了維護醫(yī)院的正常運作，提高醫(yī)療質(zhì)量和安全，加強外部管理，提高患者滿意度，采用自動住院管理制度分析了潛伏期住院患者的服用等待問題。通過系統(tǒng)導出時段處方數(shù)量,分析高峰期取藥等候時間增長原因,并進行時段處方數(shù)量科室排名統(tǒng)計,與時段處方數(shù)量過于集中的臨床科室進行直接溝通,最終對干預前后門診藥房取藥等候問題進行分析。我院門診西藥房自2012年4月開始使用自動化藥房系統(tǒng),患者在收費處交費后,HIS系統(tǒng)將配藥指令發(fā)送至自動化藥房管理系統(tǒng)終端,藥師接到配藥清單后開始配藥,等候患者取藥,大大縮短了患者取藥等候時間。但是,遇到取藥高峰期時,大量患者同時到窗口取藥,仍需較長的取藥等候時間。1段內(nèi)處方數(shù)量統(tǒng)計1.1處方數(shù)量統(tǒng)計采用自動化藥房管理系統(tǒng)對2012年5月每周一至周五做時段處方數(shù)量統(tǒng)計,用Excel表格計算每個時段平均處方數(shù)量,確定取藥高峰期,結果見圖1。從圖1中可以看出,在上午11:00~12:00、下午14:50~15:30,存在取藥高峰期。1.2處方的統(tǒng)計采用自動化藥房管理系統(tǒng)對2012年5月每周一至周五處方分科室統(tǒng)計,計算時段平均處方數(shù)量科室排名,結果見表1。1.3生物中心辦公室的統(tǒng)計數(shù)據(jù)采用自動化藥房管理系統(tǒng)對2012年5月每周一至周五生殖中心門診處方統(tǒng)計,計算時段平均處方數(shù)量,結果見圖2。2藥物等待劑的原因分析和改進措施2.1窗口熱價現(xiàn)象通過組織藥師討論分析,總結出造成患者取藥等候問題的影響因素,主要包括:(1)個別科室患者集中取藥,如生殖中心;(2)患者不按系統(tǒng)分配窗口等候,造成排錯隊、二次排隊,延長取藥時間;(3)有些藥師沒有按照規(guī)范化操作流程進行藥品調(diào)劑及發(fā)放,存在搶方現(xiàn)象;(4)藥品擺放不到位,或者庫存不準確,影響調(diào)劑速度;(5)患者把發(fā)藥窗口當作藥物咨詢平臺,交流時間過長,造成等候延長。各影響因素所占比例見圖3,針對各影響因素,我藥房采取持續(xù)改進措施,努力解決取藥等候問題。2.2制作門診取藥流程,提供優(yōu)質(zhì)的發(fā)藥窗口(1)從表1及圖2可以看出,在時段處方數(shù)量科室排名中,生殖中心時段處方數(shù)量差異顯著,主要表現(xiàn)為大量患者高峰時段內(nèi)集中取藥,且所取藥品數(shù)量多、相似度高,而在高峰期之外的其他時間段取藥處方數(shù)量很少。通過與生殖中心科室溝通,發(fā)現(xiàn)造成此現(xiàn)象的原因是大部分患者需要先做相關檢查才能由醫(yī)生制定治療方案,開具處方。由于檢驗科分批給出檢查結果,從而導致患者集中取藥。通過與檢驗科及生殖中心醫(yī)師協(xié)調(diào),檢驗科盡量先給出生殖中心患者化驗結果,且控制每批結果數(shù)量,生殖中心醫(yī)師也積極配合,盡可能的避免大量患者同時持處方取藥的現(xiàn)象。(2)針對患者排錯隊問題,制作門診取藥流程圖及溫馨提示展板,在取藥窗口顯著位置擺放、張貼,正確合理引導患者,積極與導醫(yī)、保安溝通,幫助、疏導患者在系統(tǒng)分配窗口取藥,減少二次排隊現(xiàn)象,縮短取藥排隊時間,緩解取藥排隊問題。(3)藥房所有藥品按貨位碼擺放,為了工作方便,藥師會在發(fā)藥窗口準備常用藥品,若備藥過多或多余藥品未及時放回貨架,會造成其他藥師找不到藥品,影響調(diào)劑速度。個別藥品實物與賬目不符也會造成患者交費后取不到藥,增加取藥等候時間。為了解決該問題,加強窗口規(guī)范化管理,經(jīng)全體藥師參與研究討論,制訂了預配貨架擺放目錄藥品,目錄之外品種不準配備。另外,藥房每月月底盤點,清點藥品實數(shù)并錄入系統(tǒng),對于賬務不符的品種找出原因,并定期匯報。對于日常工作中的藥品破損及時登記并作出賬目調(diào)整,保證患者交費后能及時取到藥品。(4)自動化藥房管理系統(tǒng)根據(jù)發(fā)藥窗口待發(fā)藥處方數(shù)量平均分配處方,在發(fā)藥藥師核對并點擊“發(fā)藥確認”后完成發(fā)藥。如果藥師不執(zhí)行標準的發(fā)藥流程,在患者未取藥前就點擊確認,系統(tǒng)自動分配處方的比例增加,這種搶方現(xiàn)象會造成該窗口患者取藥等候時間增長。為了避免此種情況造成的不良排隊現(xiàn)象,進一步規(guī)范發(fā)藥流程,并將之納入藥師績效考核,對于因個人行為造成的排隊現(xiàn)象給予批評,并作出相應處罰。(5)有些患者在取藥過程中需要咨詢一些問題,如藥物相互作用、注意事項、不良反應等,這些問題需要專業(yè)耐心解釋,若交流時間過長會造成取藥等候時間增長。因此,我藥房與藥學部溝通,由藥學部在門診藥房外設立藥物咨詢室,由專業(yè)的臨床藥師值班,為廣大患者提供優(yōu)質(zhì)高效的藥物咨詢服務,大大緩解窗口咨詢壓力。(6)調(diào)整取藥窗口開放時間,設立機動窗口,應對取藥高峰期。根據(jù)時段發(fā)藥統(tǒng)計,合理調(diào)整窗口時間,在高峰時段,有充足的窗口滿足發(fā)藥工作需求。設立機動窗口,安排備班人員,更加有效的完成高峰時段工作量。3處方數(shù)量統(tǒng)計經(jīng)過2個多月干預措施的持續(xù)改進,對2012年8月每周一至周五做時段處方數(shù)量統(tǒng)計,用Excel表格計算每個時段平均處方數(shù)量,結果見圖4。由圖4可以看出,干預后,無明顯取藥高峰時段,說明干預措施明顯有效。4患者取藥時間前增加反應未使用自動化藥房管理系統(tǒng)之前,患者在高峰時段需較長的取藥等候時間,且沒有有效的統(tǒng)計數(shù)據(jù)匯總取藥窗口的情況,只能被動的應對高峰時段。使用自動化藥房管理系統(tǒng)后,通過分析數(shù)據(jù),找到了影響取藥窗口等候取藥時間的因素。最后通過一系列改進措施,使取藥高峰趨緩,大大降低了患者取藥等候時間。通過應用自動化藥房管理系統(tǒng),對每天時段取藥人數(shù)進行匯總分析,直觀的反映出取藥高峰期所處的時段,方便管理人員有效的界定問題出現(xiàn)的范圍。針對界定的高峰時