《公司檔案管理制度細(xì)則》

《公司檔案管理制度細(xì)則》為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。一、總則（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門(mén)在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書(shū)、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門(mén)不得分散保存。二、檔案部門(mén)設(shè)置及其職責(zé)（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管?；韭氊?zé)為：1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專(zhuān)業(yè)的管理要求對(duì)檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。（二）各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開(kāi)展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2、根據(jù)本公司各部門(mén)歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門(mén)檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。三、檔案接收與整理(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門(mén)的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)方面：1、行政部：A、公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策等；B、與總部及其他單位往來(lái)發(fā)文；C、行政管理方面，包括：1）辦公用品管理、采購(gòu)、出車(chē)及維修記錄等；2）日常管理方面的員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來(lái)客記錄、電話(huà)記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，公司會(huì)議記錄、重要談話(huà)、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)的記錄等；2、人資部：人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。3、企劃部：A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營(yíng)銷(xiāo)方案等；B、媒體合作通路的正常詢(xún)價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；C、年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；D、市場(chǎng)調(diào)研方案、搜集的客戶(hù)資料等。4、倉(cāng)管部：倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容。5、客服部：3、按要求填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫(xiě)案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱(chēng)。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書(shū)寫(xiě)。4、對(duì)破損的文件材料在裝訂的同時(shí)應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對(duì)較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時(shí)間。各部門(mén)不涉及工程項(xiàng)目的材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場(chǎng)部及裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部日常管理的材料），應(yīng)在每月底之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。各部門(mén)涉及項(xiàng)目工程的材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進(jìn)行首先歸檔，各部門(mén)首先歸檔后應(yīng)將同一項(xiàng)目的歸檔材料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。（二）檔案移交。各部門(mén)不涉及項(xiàng)目工程的歸檔材料在部門(mén)首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門(mén)主管簽字后移交總經(jīng)理辦公室；涉及項(xiàng)目工程的，各部門(mén)首先歸檔后，由部門(mén)主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應(yīng)在收到各部門(mén)材料后一周內(nèi)經(jīng)部門(mén)主管簽字后將檔案材料移交總經(jīng)理辦公室。檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主管人員驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。根據(jù)公司目前的經(jīng)營(yíng)狀況及要求，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部按照本實(shí)施細(xì)則自行妥善保管，暫時(shí)不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計(jì)（一）公司設(shè)置專(zhuān)用檔案庫(kù)，具有防盜、防火、防水、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。（二）建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。及時(shí)、準(zhǔn)確填寫(xiě)各種檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。六、檔案借閱管理（一）總經(jīng)理辦公室根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動(dòng)開(kāi)展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為普通文件的，借閱時(shí)間不超過(guò)一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫(xiě)調(diào)檔單，經(jīng)本部門(mén)主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。2、借閱資料為重要文件的，借閱時(shí)間不超過(guò)三個(gè)工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫(xiě)調(diào)檔單，經(jīng)本部門(mén)主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。3、借閱資料為秘密文件的，借閱時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)工作日，原則上不得帶出總經(jīng)理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫(xiě)調(diào)檔單，經(jīng)本部門(mén)主管、總經(jīng)理辦公室主管人員及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。（三）借閱檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在總經(jīng)理辦公室調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱的，必須通知總經(jīng)理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷(xiāo)毀（一）根據(jù)不同檔案材料的分級(jí)及保管期限，結(jié)合實(shí)際情況，總經(jīng)理辦公室統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)內(nèi)各檔案的情況表。（二）定期對(duì)于已到期的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在總經(jīng)理或總經(jīng)理助理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由總經(jīng)理辦公室和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀時(shí)，必須有兩人在場(chǎng)負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字。銷(xiāo)毀清冊(cè)由總經(jīng)理辦公室永久保存。八、檔案保密（一）總經(jīng)理辦公室主管人員及各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。（二）不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過(guò)電話(huà)、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場(chǎng)合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容