合同管理風(fēng)險點及控制

廣大律師事務(wù)所/廣業(yè)/合同管理風(fēng)險點公司合同管理中的風(fēng)險點及其控制為規(guī)范公司合同在簽訂、履行過程中的管理，防范與控制合同風(fēng)險，依法維護公司的合法權(quán)益，現(xiàn)對公司合同管理中的風(fēng)險點作以下提示：合同的簽訂1、對方主體資格的審查訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對對方單位的主體資格、相關(guān)業(yè)務(wù)資質(zhì)、資信能力、履約能力進行調(diào)查，不得與不能獨立承擔(dān)民事責(zé)任的單位（如項目部、業(yè)務(wù)部、分支機構(gòu)等）簽訂合同，不得與不具備履行合同必須具備相應(yīng)資質(zhì)（如房地產(chǎn)開發(fā)資質(zhì)、建筑施工資質(zhì)、廣告經(jīng)營資質(zhì)等）的單位簽訂合同。為此，公司應(yīng)在合同談判前取得對方的經(jīng)年審合格的營業(yè)執(zhí)照和資質(zhì)證書復(fù)印件（加蓋對方公章）。公司一般不得與自然人簽訂經(jīng)濟合同，確有必要簽訂經(jīng)濟合同，應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門同意。2、對方履約能力的審查公司不得與對方單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。根據(jù)合同的性質(zhì)，可以從對方單位的注冊資本和實收資本、最近一期經(jīng)審計的財務(wù)報表、對方單位的員工總數(shù)、榮譽證書等方面，對其履約能力做出綜合判斷。3、本方履約主體資格和履約能力的審查簽約前公司應(yīng)審查自身作為相關(guān)合同方的主體資格是否符合，是否具備相關(guān)經(jīng)營資質(zhì)，是否具備相應(yīng)的履約能力。需要相關(guān)部門配合的是否已經(jīng)協(xié)調(diào)妥善，如，合同擬約定的資金支付計劃，是否已由財務(wù)部門認可可行。4、合同的形式公司訂立合同，均應(yīng)當(dāng)采用書面形式，并訂立正式的合同書。由于傳真件的證據(jù)效力在法律上存在不確定性，有關(guān)書面合同簽署后必須取得合同原件，并妥善保存。5、合同的起草權(quán)對于重大合同，公司應(yīng)盡量爭取合同起草權(quán)，并盡量使用公司擬定的合同示范文本。這樣的話，可以在合同談判過程中爭取有利的談判地位，并有利于公司合同管理和審批的效率。6、簽訂合同前的批準(zhǔn)和授權(quán)按規(guī)定須經(jīng)上級有關(guān)部門批準(zhǔn)才能簽訂的合同，必須經(jīng)批準(zhǔn)后才能簽訂。按公司章程和法律規(guī)定必須由公司股東會（股東大會）或董事會決定才能簽署的合同，必須取得相關(guān)決議后才能簽訂。比如，《公司法》規(guī)定，公司向其他企業(yè)投資或者為他人提供擔(dān)保，按照公司章程的規(guī)定由董事會或者股東會、股東大會決議；公司章程對投資或者擔(dān)保的總額及單項投資或者擔(dān)保的數(shù)額有限額規(guī)定的，不得超過規(guī)定的限額。公司為公司股東或者實際控制人提供擔(dān)保的，必須經(jīng)股東會或者股東大會決議。7、合同簽訂過程中的注意事項7.1合同簽署前應(yīng)仔細檢查、核對合同各條款，確保所簽署版本是最后定稿版本。7.2在正式簽署的合同文本中，應(yīng)盡量避免過多空白，以避免少數(shù)不誠信的單位在合同簽署過程中擅自增加合同的內(nèi)容。7.3公司與對方單位擬簽訂的合同，一般應(yīng)先交由對方單位簽名蓋章，然后再由公司簽名蓋章。本方應(yīng)要求對方蓋章時使用公章或合同專用章，不得接受其他形式的印章（如業(yè)務(wù)專用章、財務(wù)專用章、部門章）在合同上蓋章。7.4為避免少數(shù)不誠信的單位在合同簽署過程中擅自更換合同的內(nèi)容，合同簽署時雙方都應(yīng)蓋騎縫章。7.5除非對方單位法定代表人親自簽署合同，其他授權(quán)代表簽署合同必須提供加蓋公司公章和法定代表人簽名的授權(quán)書。屬重大合同的，即使是對方法定代表人簽署，也應(yīng)要求對方提供其董事會批準(zhǔn)及授權(quán)的決議。7.6為防范經(jīng)濟合同詐騙的風(fēng)險，對方代表在合同上簽名時，應(yīng)由本方經(jīng)辦人員見證其親筆簽名，簽名人員的身份證復(fù)印件應(yīng)留底備存。7.7合同經(jīng)雙方簽字、蓋章后，按法律法規(guī)規(guī)定或合同約定必須辦理鑒證、12、保密條款對于涉及保密信息的合同，應(yīng)當(dāng)約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責(zé)任。13、通知條款為保障合同履行過程中通知送達的效力，應(yīng)明確當(dāng)事人的聯(lián)系地址、郵編、電話等信息以及有效送達方式（一般包括派員親送、快遞郵寄、數(shù)據(jù)電文等方式）。14、解決爭議的方式解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機構(gòu)的名稱，否則可能因約定不明導(dǎo)致仲裁約定無效。爭議解決方式的選擇一般應(yīng)當(dāng)考慮司法實踐中的地方保護主義因素，以及爭議解決的效率和成本等。15、合同的成立時間、生效要件及合同簽訂時間、地點合同結(jié)尾處應(yīng)明確約定合同的成立時間、生效要件及合同的簽訂時間、地點。16、合同的附件合同如存在附件的，應(yīng)明確約定附件是合同的組成部分，并與合同條款具有同等效力。當(dāng)附件內(nèi)容與合同條款不一致時，以哪個約定為準(zhǔn)，也應(yīng)予以明確。17、涉外合同在起草涉外合同時，應(yīng)考慮有關(guān)國際慣例，以提高雙方締結(jié)合同的效率。合同的履行1、公司應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時督促對方及時履行其義務(wù)。對合同履行中發(fā)生的情況應(yīng)建立合同履行情況臺帳。2、有關(guān)合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、通知等文件應(yīng)及時整理、妥善保管原件，以備在產(chǎn)生爭議時作為證據(jù)之用。3、向?qū)Ψ絾挝唤桓稑?biāo)的物、款項、資料或發(fā)票時，應(yīng)向?qū)Ψ剿魅∈諚l。4、向?qū)Ψ絾挝话l(fā)出通知時，應(yīng)采取書面形式并由專人送達或快遞郵寄，并由對方在通知（或回執(zhí)）上蓋章或?qū)Ψ绞跈?quán)代表在通知（或回執(zhí)）上簽名，并由本方收回妥為保存。5、對合同履行過程中對方的違約情況，本方應(yīng)及時查明原因，通過取證按照合同約定及時、合理、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教岢鲞`約及要求補救或索賠的報告。6、當(dāng)本方接到對方的違約或索賠報告后應(yīng)認真研究并及時處理、解釋或提出反索賠。公司員工不得擅自在對方出具的違約或索賠報告、對帳單等確認類文書上簽字蓋章，確須確認的，應(yīng)視具體內(nèi)容經(jīng)部門負責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)同意。7、在履行合同過程中，本方經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時書面上報部門負責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)處理：7.1、經(jīng)營狀況嚴重惡化；7.2、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；7.3、喪失商業(yè)信譽；7.4、有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。8、在對方發(fā)生合并、分立、改制、股權(quán)轉(zhuǎn)讓或其他重大事項以及對方的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時，應(yīng)及時對帳并確認雙方債權(quán)債務(wù)。9、履行合同約定的向我方付款義務(wù)的實際付款方若不是合同簽約對方，必須要求實際付款方向我方出具代付款說明，要求合同簽約方向我方出具委托付款說明。10、本方經(jīng)辦人員與本方終止勞動關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的，本方應(yīng)在情況發(fā)生后盡快以書面告知對方單位，以免本方對該人員之后的行為承擔(dān)責(zé)任