科技電子文件組織管理的幾點思考

科技電子文件組織管理的幾點思考

一、電子文件分類目前，電子文件分類包括硬盤、cd和磁帶。為做好這一工作，將根據(jù)文件類型將其分類為一組文件。1、文書電子文件組盤和外執(zhí)一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤;第二將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范,應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于計算機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進入網(wǎng)絡,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢,則可通過各個網(wǎng)絡終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。2、紙質(zhì)文件的輸入科技電子文件檔案種類較多,一般可以按照基建、設備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案等分類管理,然后再按項目歸檔。(1)基建檔案?；n案的形成一般是利用規(guī)范的紙張打印輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入,對紙質(zhì)文件的實體進行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。(2)設備檔案。企業(yè)引進技術(shù)和購置各種設備時,外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國內(nèi)設計院設計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設計,而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。3、財務和檔案部門雙方銜接(1)工資單。工資以光盤形式歸檔時,應附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等,同時還應附移交清單,作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。(2)賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期,負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實性和憑證作用。二、光柵錄像儀由于歸檔電子文件以脫機方式保存,在實際工作中還大量應用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤有更好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是,刻錄儀一時還難以普及,所以,軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點,必須制定保護措施。1、嚴把好質(zhì)量關(guān)(1)統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存。(2)把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關(guān)。(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。(4)加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。(6)在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。2、光柵的保存(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。(2)保持良好的溫、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對濕度40%-50%。(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外線極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。(4)按照國家檔案局的規(guī)定,電子檔