文書檔案歸檔操作技巧指引

.-文書檔案歸檔操作指引適用范圍本指引明確了文書檔案整理的原則、方法；適用于中鐵房地產(chǎn)集團四感謝閱讀川有限公司（以下簡稱公司）各職能部門/項目，及下屬公司的文書檔案感謝閱讀整理工作。2定義2.1歸檔文件立檔單位在其職能活動形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各謝謝閱讀種紙質(zhì)（電子檔）文件材料。2.2歸檔文件整理2.2.1整理是按照一定的原則對檔案實體以件為單位進行系統(tǒng)分類、排列、精品文檔放心下載編號、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。2.2.2遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，精品文檔放心下載便于保管和利用。3.整理方法3.1件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文、請示與批復為一件，沒有批復的重要請示可單獨為一件。精品文檔放心下載3.2裝訂3.2.1歸檔文件按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附謝謝閱讀.-件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來文在后；批復在前，請示在后。謝謝閱讀3.2.2裝袋前去除金屬物（回形針、大頭針及普通訂書針），可采用檔案專用不銹鋼釘進行裝訂，對超大紙張進行折疊，對超小紙張進行裱糊。3.2.3歸檔文件的裝訂要求保持整齊、完整，便于保管，方便利用。謝謝閱讀3.3分類3.3.1歸檔文件統(tǒng)一采用年度—保管期限—機構(gòu)·類別（類別參見檔案管理制度附件1《檔案歸檔目錄》）分類法進行分類。感謝閱讀3.3.2歸檔文件的保管期限一般劃分為永久、30年、10年三種。歸檔文件保管期限的鑒定與劃分參照《檔案管理制度》中附件1《檔案歸檔目錄》表。保管期限代號：1—永久，2—30年，3—10年。謝謝閱讀3.3.3歸檔文件的年度。一般情況下，歸檔文件應歸入文件的形成年度?？缒甓刃纬傻奈募w入辦結(jié)年；跨年度形成的會議文件歸入閉幕年；跨年度形成的案件文件歸入結(jié)案年；法規(guī)性文件歸入公布(批準)年；年度工作計劃、總結(jié)、報告及各種統(tǒng)計資料歸入文件內(nèi)容針對年；長遠規(guī)劃及多年工作總結(jié)、報告、表彰等文件歸入文件形成年；年度總結(jié)和第二年計劃在一起的文件，歸入文件形成年；會議記錄不得跨年度歸檔；正本與定稿、來文與復文、請示與批復，文件的日期以正本和復文的日期為準。精品文檔放心下載3.3.4上級機關(guān)和企業(yè)所在省、市下發(fā)的文件及其他外來的文件材料，其內(nèi)容直接針對公司或公司需要貫徹執(zhí)行、有保存價值的，應依照文書檔案的管理辦法進行分類、整理和歸檔。精品文檔放心下載3.4排列3.4.1盒的排列。在一個全宗內(nèi)，文書檔案采用“年度—保管期限”的盒排列方式。即，永久、30年、10年，排列順序進行。感謝閱讀3.4.2盒內(nèi)歸檔文件的排列。應在分類方案的最低一級類目(部門)內(nèi)，按謝謝閱讀.-事由（問題）結(jié)合時間、重要程度排列。3.4.3沒有文件字號的文件，如會議材料、會議記錄、會議紀要、統(tǒng)計報表、工作計劃、工作總結(jié)等可按內(nèi)容相對集中，按時間先后排列。感謝閱讀3.4.4同一立卷部門內(nèi)不同級別的文件應以本級文件為主，排列時本級文件在前，其他文件在后。精品文檔放心下載3.5編號與填寫歸檔章3.5.1為固定歸檔文件以及案卷在全宗中的位置和（上架）排列順序，必須在每份歸檔文件上加蓋歸檔章（即：檔號章），由檔案部門對歸檔的每件文件編制室件號、館件號和盒號并同時填寫全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)。謝謝閱讀文書檔案歸檔章式樣（單位：毫米）全宗年度機期限盒號構(gòu)館件號室件號①全宗（號）：即全宗名稱代號，集團公司給所屬立檔單位的全宗編號（詳見集團公司獨立立檔單位檔案全宗編號表）。精品文檔放心下載②年度：指歸檔文件的所屬年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元年。③期限：指歸檔文件的保管期限，一般劃分為永久、30年、10年（詳感謝閱讀見歸檔文件保管期限表）。④機構(gòu)：指機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)名稱(或規(guī)范化的簡稱)。⑤室件號：編號方式為：一個部門、在一個年度、一種保管期限內(nèi)編謝謝閱讀制盒內(nèi)文件排列順序號。（PS：脊背填寫起止號）⑥館件號：指檔案進館時或?qū)Τ^保管期限的檔案進行鑒定銷毀后，精品文檔放心下載檔案部門根據(jù)檔案變動情況編制的件號。它反映每份檔案在全宗中的最終感謝閱讀.-位置。（PS：脊背填寫起止號）⑦盒號：指檔案部門對歸檔文件以盒為單位編制的順序號。它反映全宗上架的排列方式。其編號方法為：在一個全宗內(nèi)，按一個年度、一種保管期限分別編制盒流水號。感謝閱讀3.5.2歸檔章蓋在每份歸檔文件首頁左上角的空白位置。加蓋歸檔章用紅色印泥。精品文檔放心下載3.5.3無歸檔章部門檔號編寫方式為：全宗號—年度·保管期限—機構(gòu)·類別—流水號。感謝閱讀3.6編目3.6.1編目是指按照一定的規(guī)則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。各級機關(guān)部門應編制歸檔文件目錄（詳見附表2-1）；檔案部門在匯總歸檔文件目錄的基礎(chǔ)上編制歸檔目錄索引（詳見附表2-3）。精品文檔放心下載3.6.2歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文編目，來文標題用〔〕表示。歸檔文件目錄著錄項包括：機構(gòu)、盒號、件號、責任者、文件字號、題名、文件日期、張數(shù)、電子文件名、備注等項目。感謝閱讀①盒號、件號（同室件號，詳見3.5.1-⑤、⑦內(nèi)容）。謝謝閱讀②責任者：文件的制發(fā)單位（部門），即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文時應將所有責任者都照實抄錄。填寫責任者時，應使用全稱或規(guī)范性簡稱。精品文檔放心下載③文件字號：文件的發(fā)文字號，由機關(guān)代字、年度、本年度發(fā)文序號組成。轉(zhuǎn)發(fā)文件和來文的文件字號如不能在文件字號欄內(nèi)顯示，可在標題后加〔〕注明。精品文檔放心下載④題名：文件標題。附件、被轉(zhuǎn)發(fā)文件的題名及文件字號可加〔〕抄在正文標題(后);文件有副標題的,在正題名能夠反映文件內(nèi)容時,副標題一般無須抄錄;文件沒有標題或標題不規(guī)范、含義不清的，可自擬標題，謝謝閱讀.-外加〔〕號；有的正本題名不能反映附件內(nèi)容，可在正本題名后抄錄附件題名外加〔〕號。謝謝閱讀⑤文件日期：文件形成日期。以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日。如感謝閱讀2010年9月9日，填寫為2010-09-09。感謝閱讀⑥張數(shù)：指每一件歸檔文件的總張數(shù)（來文與復文為一件）文件中有圖文的頁面為一張，文件處理單為一張，大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前的張數(shù)計算。在文件的右上角，用鉛筆加編張?zhí)枴＞肺臋n放心下載⑦電子文件名：電子文件歸檔時使用的文件名和文件擴展名。精品文檔放心下載⑧備注：注釋歸檔文件需要說明的情況。⑨機構(gòu)（部門）：指機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)。3.6.3歸檔文件目錄在一個年度下按保管期限裝訂成冊并編制歸檔文件精品文檔放心下載目錄封面（詳見附表2-2）3.6.4歸檔文件目錄及封面采用橫式打印。3.6.5一個立檔單位的歸檔文件目錄在匯總時，可按本單位歸檔文件分類感謝閱讀進行裝訂。3.6.6為查找方便，應編制歸檔文件目錄索引。在每頁歸檔文件目錄右上角編制頁號，將每個立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)文件的總件數(shù)及歸檔文件目錄所在頁號填入歸檔文件目錄索引內(nèi)。感謝閱讀4.裝盒4.1檔案盒①檔案盒的外形尺寸為310毫米×220毫米（長×寬（）詳見附表2-4）。感謝閱讀脊背厚度分別為20、30、40毫米（詳見附表2-5）等。需加盒舌。感謝閱讀②檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在脊背設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)、室件號、館件號（室、館件號填寫盒內(nèi)文件起止件號，中間用“—”連接）、盒號等項目（詳見附件2-4）。感謝閱讀.-③檔案盒封面應標明全宗名稱（即立檔單位名稱全稱）。4.2歸檔文件目錄歸檔文件目錄是固定盒內(nèi)歸檔文件順序的依據(jù)和檢索工具。應在一個年度內(nèi)，按部門—保管期限—盒打印，并置于盒內(nèi)歸檔文件之前。謝謝閱讀4.3備考表（詳見附表2-6）放在盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件的份數(shù)、張數(shù)以及情況說明、整理人、檢查人和日期。謝謝閱讀①盒內(nèi)文件情況說明：填寫文件收集的齊全、完整程度和文件缺損、補充、移出、銷毀等情況。感謝閱讀②整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。③檢查人：檔案部門負責檢查案卷質(zhì)量的人員姓名。④日期：歸檔文件整理完畢的日期。檔案系統(tǒng)錄入5.1案卷歸檔時，由移交單位組卷人負責錄入檔案資源智能管理系統(tǒng)。感謝閱讀5.2檔案系統(tǒng)流程1.錄入文書檔案盒目錄>2.錄入盒內(nèi)文件3.卷內(nèi)排序4.移交統(tǒng)計5.檔案移交謝謝閱讀6.移交6.1各級機關(guān)部門將以件為保管單位的歸檔文件整理裝盒后向檔案部門移交。檔案部門經(jīng)過系統(tǒng)整理、排列后，統(tǒng)一填寫盒脊背內(nèi)容和編目(在匯總歸檔文件目錄的基礎(chǔ)上編制歸檔文件目錄索引)，按分類方案排列上架，提供利用。謝謝閱讀6.2各級機關(guān)部門移交歸檔文件材料時，要編制“移交清冊”（詳見附件謝謝閱讀2-7），并附歸檔文件目錄一式兩份，對歸檔文件中的特殊情況應編寫移交感謝閱讀.-歸檔說明（詳見附件2-8）。交接雙方在認真核對、檢查歸檔文件質(zhì)量合謝謝閱讀格后，方可在移交清冊上履行簽字手續(xù)，雙方各存一份備查，檔案部門應謝謝閱讀將移交清冊按年度裝訂成冊并編制封面（詳見附件2-9）。謝謝閱讀.-附表2-1：歸檔文件目錄式樣年歸檔文件目錄部門： 盒號：件號

文件日期

責任者

文件字號

題

名

張數(shù).-附表2-2：歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄全宗名稱： 保管期限：年.-附表2-3：歸檔文件目錄索引式樣歸檔文件目錄索引期限：

類別：序號

部 門

總件數(shù)

盒起止號

目錄所在頁號

備 注

序部 門號

總件數(shù).-附表2-4：文書檔案盒式樣及尺寸式樣.-附表2-5：文書檔案盒脊背式樣 單位：毫米.-附表2-6：文書檔案備考表式樣備