學校綜合檔案室預立卷制度

學校綜合檔案室預立卷制度一歸檔文件材料的平時收集1、工作人員當文件處理完畢后，應及時向本部門兼職檔案人員移交。2、各部門兼職檔案人員應根據(jù)本部門歸檔類目條款名稱，為每一條款準備一個卷夾。將接受的文件歸入有關卷夾內(nèi)分類保管，并登記在文件登記簿上，以備查找。二歸檔文件的質(zhì)量要求1、接收歸檔的文件必須是原件，簽發(fā)稿手續(xù)要完備，落款及日期無遺漏，并蓋有公章，發(fā)文號不能重復。2、文件的起草、修改、核稿、簽發(fā)，批示等都應使用藍黑墨水或墨汁書寫，不能采用鉛筆或圓珠筆。文件的擬稿和繕印一律用A4紙。3、傳真件要進行復印，領導簽發(fā)內(nèi)容須簽發(fā)在復印件上。4、文件材料的完整性（即成套性，如：有請示必須有批復等）和準確性。5、文件用紙應統(tǒng)一規(guī)格，字跡要端正。三對歸檔文件材料的整理和預立卷的程序在每年年度，各部門兼職檔案員應對本部門年度歸檔的文件材料進行分類、整理、預立卷。1.區(qū)分文件的保管期限。不同保管期限的歸檔文件應分開立卷。按檔案利用的大小分為永久、長期和短期三種。2.對絕密、機密、秘密不同密級的歸檔文件，應分開獨立組卷。3.歸檔文件的分類組卷方法。歸檔的案卷是一組密切、有機聯(lián)系的文件組合。一般以問題為主，參照文件的作者、名稱、時間、收發(fā)文機關及地區(qū)特征，把同一問題的文件組成一卷，即“一事一卷”。4.卷內(nèi)文件的排列。應按照文件的重要程序排列，結論性文件在前，過程文件在后；批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；打印件在前，原稿在后。此外，卷內(nèi)文件還應按照文件時間的順序排列。5.對寫成年度及針對內(nèi)容年度不一致的歸檔文件立卷時間的處理原則。（1）當年度寫成的文件，此年年初批準或發(fā)布的，放在批準、通過的年度立卷。（2）年度計劃、總結、報表、預算等放在針對年度；跨年度或多年度的放在最后的年度立卷。（3）計劃與總結寫在一起的文件，應按文件內(nèi)容的主次和中心來確定。（4）跨年度處理完畢的文件，可放在辦理結束或結案的一年立卷。（5）跨年度的請示與批復，來文與復文，一般按本部門的發(fā)文時間立卷。（6）批準或轉發(fā)文件，應按批準、轉發(fā)時間立卷。被批轉的文件原件在擬稿人單位的，仍按原來文件的寫成年度立卷。（7）紀念性和回顧性文件，放在寫成年度立卷。6.預立卷類目的修改與調(diào)整事先編制的立卷類目難免會與實際形成的文件有出入，這是很自然的。兼職檔案員可以在平時歸卷過程中，根據(jù)文件的實際情況，隨時修改或增補有關條款。增補的條款可以放在每類之后，按順序使用空號，也可以酌情插補在有關條款的后面，作為該條款的一個分號。每年年終或次年年初，應總結經(jīng)驗并結合下一個年度的工作計劃，對類目進行一次全面的調(diào)整與修改，以備下一年度使用。7.