高校檔案信息化現(xiàn)狀與對策

第第頁高校檔案信息化現(xiàn)狀與對策高校總量52符合設(shè)立檔案館的學(xué)校及比例32（61.5%）已設(shè)立檔案館的學(xué)校及比例9（17.3%）檔案網(wǎng)站建設(shè)數(shù)量及比例7（13.5%）表一：貴州省高校設(shè)館及網(wǎng)站建設(shè)數(shù)量本文主要總結(jié)了國內(nèi)高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，并以檔案館網(wǎng)站建站數(shù)量、檔案管理軟件、信息化所需人才等為指標(biāo)對貴州省高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，分析貴州省高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題，探討加快貴州省高校檔案信息化步伐的對策與措施。貴州省高校檔案信息化現(xiàn)狀對策隨著社會信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案行業(yè)的信息化迅速發(fā)展，高等學(xué)校作為科技文化事業(yè)機構(gòu)，檔案管理及信息化進(jìn)程受到廣泛關(guān)注和重視。為了做好檔案信息化工作，有必要對信息化的現(xiàn)狀進(jìn)行梳理和了解。本文總結(jié)了目前國內(nèi)高校檔案信息化的現(xiàn)狀，并對貴州省高校信息化現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，總結(jié)其存在的問題，探討加快貴州省高校檔案信息化步伐的對策。

一、國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)情況

自2002年印發(fā)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》以來，我國高校檔案信息化建設(shè)取得良好成果，但由于我國高等學(xué)校辦學(xué)層次、辦學(xué)規(guī)模的不同，以及嚴(yán)重的地域差異，使得高校檔案信息化建設(shè)存在巨大差異，呈現(xiàn)不同地區(qū)、不同辦學(xué)規(guī)模和層次的不平衡。2008年，中山大學(xué)的學(xué)者對我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研，指出：“我國華北、東北、華東（南/北）等地高校檔案網(wǎng)站平均建站比例為83.9%，華中、西北、西南、華南等地的高校檔案網(wǎng)站平均建站比例為72.4%。”[1]352014年，北京大學(xué)檔案館的學(xué)者總結(jié)了我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)中存在的問題：“一為網(wǎng)站制作粗糙，二為信息資源建設(shè)不足，三為服務(wù)功能薄弱，四為維護(hù)更新緩慢?！盵2]24可見，高校檔案的信息化建設(shè)雖取得良好成果，但還是存在很多問題。而高校檔案網(wǎng)站建設(shè)情況只是檔案信息化建設(shè)的表層指標(biāo)之一，而更深層次的資源建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面，各自的差異更大。總體而言，高校檔案信息化建設(shè)態(tài)勢良好，但發(fā)展不平衡，西部地區(qū)普遍落后于東部地區(qū)，辦學(xué)規(guī)模大、層次高的學(xué)校超前于辦學(xué)層次低、辦學(xué)規(guī)模略小的學(xué)校。

二、貴州高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

貴州地處西南腹地，又是最落后的省份之一，高校數(shù)量不多，辦學(xué)層次和規(guī)模都不如東部地區(qū)乃至西部其他地區(qū)。根據(jù)中山大學(xué)的調(diào)查，西南地區(qū)高校檔案建站率為71.4%[1]34，但該結(jié)果是基于全國的調(diào)查數(shù)據(jù)，在選取對象時，優(yōu)先選擇重點大學(xué)，因此，在反映某一地區(qū)的具體情況時就會出現(xiàn)較大偏差。貴州僅有一所211工程重點建設(shè)大學(xué)，所以，該調(diào)查數(shù)據(jù)完全不能反映貴州省高校檔案管理及信息化建設(shè)真實狀況。因此，筆者于2015年5月，對貴州省18所本科院校。26所?？圃盒：?所獨立學(xué)院的網(wǎng)站建設(shè)情況進(jìn)行了調(diào)查分析，其調(diào)查對象參考中國高校之窗（http://）提供的“貴州高等院校名單”及網(wǎng)站鏈接。通過訪問高校網(wǎng)站、電話咨詢該校人員、QQ交流以及填寫調(diào)查問卷等方式，了解貴州省高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀。1.總體態(tài)勢良好，發(fā)展迅速。貴州高校檔案信息化建設(shè)正高速發(fā)展，尤其在本科院校當(dāng)中發(fā)展迅速，如貴州師范大學(xué)在2004年實現(xiàn)了用計算機進(jìn)行文件級目錄的檢索與查詢；2008年，實現(xiàn)了檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公平臺的無縫銜接，達(dá)到辦公、歸檔“相統(tǒng)一、兩步走”，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理及電子文件的邏輯歸檔、檢索與利用；2009年，該校對民國時期檔案以及運用頻率高的檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理；2015年又啟動了死亡檔案清理工作，并對該部分檔案進(jìn)行數(shù)字化。由此可見，雖然貴州高校檔案信息化建設(shè)總體落后于東部，但發(fā)展態(tài)勢良好。尤其是近幾年貴州省打造大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)，借著這股東風(fēng)，信息化的發(fā)展比較迅速，相信貴州省的檔案事業(yè)也會插上大數(shù)據(jù)的翅膀，迅速騰飛。2.高校檔案館設(shè)立數(shù)量少。根據(jù)2008年所頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第六條之規(guī)定：建校歷史在50年以上，或全日制在校生規(guī)模在1萬人以上，或已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上的學(xué)校應(yīng)設(shè)立檔案館，沒有設(shè)立檔案館的應(yīng)設(shè)立綜合檔案室。但從調(diào)查的數(shù)據(jù)顯示，貴州省52所高校當(dāng)中，目前已建立獨立檔案館的學(xué)校僅有9所，且8所都為辦學(xué)層次稍高的本科院校，僅有一所?？茖W(xué)校設(shè)立了檔案館。而所調(diào)查的52所院校當(dāng)中，滿足建校時間在50年以上的有23蘭臺世界2016•01調(diào)研高校總量7有專人負(fù)責(zé)數(shù)字化高校數(shù)量及比例3（42.8%）參加數(shù)字化培訓(xùn)學(xué)校及比例5（71.4%）表三：已建設(shè)檔案館網(wǎng)站的高校信息化人才調(diào)研表表二：貴州已設(shè)檔案館高校檔案管理軟件使用情況調(diào)查高?？偭?已購置管理軟件高校及比例5（55.5%）未購置管理軟件高校及比例4（44.5%）所，滿足全日制在校生規(guī)模1萬人以上的有19所，綜合下來，如表一所示，貴州省高校當(dāng)中符合設(shè)立檔案館的學(xué)校合計32所，僅有9所學(xué)校設(shè)立了檔案館，占調(diào)研高?？倲?shù)的17.3%。這些學(xué)校的檔案管理，有的是由黨辦負(fù)責(zé)，有的是由校辦負(fù)責(zé)。如遵義職業(yè)技術(shù)學(xué)院、安順職業(yè)技術(shù)學(xué)院就是由黨政辦公室負(fù)責(zé)；有近70年行業(yè)辦學(xué)特色的貴州商學(xué)院，其檔案由校長辦公室負(fù)責(zé)；創(chuàng)建于1950年的貴州警官職業(yè)學(xué)院，其學(xué)生檔案由學(xué)生處管理，人事檔案由人事處管理，學(xué)院辦公室管理綜合檔案[3]。因此，貴州省高校檔案管理的體制還有待進(jìn)一步健全，專業(yè)人員配置和資金投入也需要不斷加強。3.檔案網(wǎng)站建設(shè)比例低。高校檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵包括：“檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息存儲的數(shù)字化和檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。”[4]28因此本文從最表層的檔案網(wǎng)站的數(shù)量、檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)量及檔案信息人才等方面來看貴州省高校檔案信息化的現(xiàn)狀。從中國高校之窗提供的數(shù)據(jù)來看，貴州省高校檔案部門單獨建站的情況不容樂觀，全省52所高校當(dāng)中，建有學(xué)校門戶網(wǎng)站的有49家，而檔案館有自己單獨網(wǎng)站的學(xué)校僅有7家，占貴州高校總量的13.5%（見表一），且全部為本科院校，這與2008年西南地區(qū)的建站比例71.4%相距甚遠(yuǎn)。如果將學(xué)校門戶網(wǎng)站上開辟了檔案工作欄目的學(xué)校也算在內(nèi)，也不超過30家。因此，從此數(shù)據(jù)分析來看，從檔案信息化的一個淺層次的標(biāo)準(zhǔn)，即檔案網(wǎng)站建設(shè)來看，貴州省高校的檔案信息化建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于全國高校的水平，從辦學(xué)層次來講，貴州省本科院校的信息化建設(shè)水平高于專科學(xué)校及獨立學(xué)院的水平。4.檔案管理軟件應(yīng)用不普及。筆者進(jìn)一步對貴州省已設(shè)立了檔案館的9所學(xué)校進(jìn)行了調(diào)研，從表二可以看出，貴州省高校檔案管理軟件的應(yīng)用程度也低于其他地區(qū)高校，9所學(xué)校當(dāng)中只有5所學(xué)校購置或開發(fā)了檔案管理軟件，4所未購置。而沒有設(shè)立檔案館的學(xué)校，情況就更不樂觀，還停留在手工檢索的階段。再從軟件類型來看，也是五花八門，有的學(xué)校采用比較老的管理軟件，如好易管理軟件、GE檔案管理系統(tǒng)，有的是隨著學(xué)校OA系統(tǒng)的開發(fā)，同時開發(fā)了檔案管理軟件，有的運用了南大之星等系統(tǒng)?？傊F州省高校中運用了檔案管理軟件的學(xué)校不多，類型五花八門，各自為政，相互不兼容，不能進(jìn)行信息互通，對信息化建設(shè)和信息內(nèi)容的共享設(shè)置了屏障。5.檔案信息化所需的人才缺乏。從表三中可以看到，在檔案信息化所需人才方面，貴州省高校也極度缺乏，在對已經(jīng)建設(shè)了檔案館網(wǎng)站的7所學(xué)校的檔案館在職人員調(diào)查顯示，有專門負(fù)責(zé)檔案信息化人員或部門的學(xué)校只有3所，占調(diào)研高?？倲?shù)的42.8%，每年檔案館派人參加信息化培訓(xùn)的學(xué)校有5所，占調(diào)研高?？倲?shù)的71%。而調(diào)研的學(xué)校，還是辦學(xué)層次較高的學(xué)校，從整個貴州省高校的數(shù)量和辦學(xué)層次來講，信息化人才的缺乏是顯而易見的。各學(xué)校人員編制本身就不足，很多學(xué)校，尤其是?？圃盒Ｖ校蠖鄶?shù)沒有專門獨立的檔案館，管理檔案的人員多數(shù)為校辦、黨辦，或者很多部門抽1人或2人出來管理，且管理的人也并不專門做檔案工作，還承擔(dān)著其他的行政工作。如貴州師范學(xué)院，管理檔案的工作人員隸屬于黨政辦公室，僅有1人，同時還肩負(fù)著管理公章、文件處理等其他工作。

三、貴州省高校檔案管理及信息化建設(shè)對策

綜合而言，貴州省高校檔案管理及信息化建設(shè)存在的問題有以下幾點，檔案管理的機制不健全，高校檔案網(wǎng)站數(shù)量少，數(shù)據(jù)庫應(yīng)用數(shù)量不多且不相統(tǒng)一，信息化建設(shè)人才極度缺乏等。結(jié)合目前的狀況，筆者提出幾點建議。1.提高檔案管理意識，健全管理體制。沒有檔案就沒有歷史，檔案在學(xué)校管理中發(fā)揮越來越重要的作用，學(xué)校須未雨綢繆，做好檔案工作，為將來著想。首先“領(lǐng)導(dǎo)要重視，為高校檔案信息化建設(shè)營造良好的發(fā)展環(huán)境”[5]95。其次，檔案工作者要提高自身檔案意識，深刻認(rèn)識檔案信息化建設(shè)對檔案事業(yè)的巨大推動作用，增強加快高校檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感，認(rèn)真做好檔案管理工作和信息化建設(shè)工作。檔案的作用在于存史、資政、育人，如果一個學(xué)校不能很好地保存檔案、利用檔案，就無從談起學(xué)校的歷史底蘊，無從營造濃郁的學(xué)習(xí)氛圍，無從保證學(xué)校輝煌的發(fā)展前程。2.借著大數(shù)據(jù)的東風(fēng)，讓檔案數(shù)字化工作更進(jìn)一步。2015貴陽國際大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)博覽會暨全球大數(shù)據(jù)時代貴陽峰會（數(shù)博會）于5月25日至29日舉行，展示國際大數(shù)據(jù)發(fā)展最新成果、最新技術(shù)，探討大數(shù)據(jù)未來發(fā)展趨勢。高校是培養(yǎng)人才的搖籃，高校的檔案事業(yè)也應(yīng)趕上時代潮流，借著大數(shù)據(jù)的東風(fēng)，加快檔案網(wǎng)站的建設(shè)、檔案數(shù)字化的推進(jìn)。3.加強橫向聯(lián)系，共建、共享信息化網(wǎng)絡(luò)。貴州省高校檔案信息化之路任重而道遠(yuǎn)，要實現(xiàn)又快又好的發(fā)展，各檔案館或管理檔案的部門或檔案工作人員須走出檔案館，走出本校，加強橫向聯(lián)系，博采眾長，共建共享檔案資源，借著一年一度的省內(nèi)高校檔案工作協(xié)作會議，統(tǒng)一規(guī)劃部署，共同商討，出謀劃策，相信貴州省的高校檔案信息化會越做越好，甚至實現(xiàn)后發(fā)趕超。4.提高檔案工作者整體素質(zhì)，培養(yǎng)信息化人才。人才是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，在提高檔案工作者整體素質(zhì)的前提下，還要著重培養(yǎng)一批檔案信息化的人才?！度珖鴻n案信息化建設(shè)實施綱要》提出，檔案信息化的關(guān)鍵是工作者素質(zhì)的提高。為此，高校應(yīng)該有計劃、有目的地培養(yǎng)一批適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的人才。通過在檔案人員當(dāng)中舉辦培訓(xùn)班、專題講座、學(xué)術(shù)研究、實踐操作、交流調(diào)研等形式，使檔案工作人員都有信息化的意識，并能夠進(jìn)行信息化操作。在條件允許的情況下，專業(yè)培訓(xùn)一些專門從事信息化建設(shè)的信息化負(fù)責(zé)人，使其精通信息技術(shù)、現(xiàn)代管理、計算機網(wǎng)絡(luò)等檔案信息化的相關(guān)知識，培養(yǎng)一支過硬的專業(yè)隊伍。

作者:羅應(yīng)梅唐圣琴姚紅戴玲黃凱單位:貴州大學(xué)檔案館（校史館）

參考文獻(xiàn)

[1]鐘其炎，范圓圓.我國高校