測繪成果及資料檔案管理制度

測繪成果及資料檔案管理制度1．總則為了加強測繪院測繪成果及檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的充分利用，更好地為本公司的發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國測繪法》及《中華人民共和國測繪成果管理條例》的相關(guān)規(guī)定，制訂本制度。本制度中的檔案是指測繪院在科技開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)服務(wù)和管理活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文件材料。資料一般是指通過交流、贈送、購買和自己匯編的，供科研、生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動參考的文件材料。檔案是各項活動的真實記錄，是一項重要的信息資源，是國家的寶貴財富，必須實行集中統(tǒng)一管理。檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是各項活動的重要環(huán)節(jié)。各級科技管理部門應(yīng)把科技開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)服務(wù)和建檔工作實行“四同步”管理：下達計劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查文件材料形成情況同步；評審、鑒定、驗收成果與驗收、鑒定檔案材料同步；上報登記和評審獎勵成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明同步。測繪院檔案資料行政上由院長主管，總工程師分管。業(yè)務(wù)上受天津市測繪管理辦公室以及上級有關(guān)部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。院檔案資料管理的職能部門是綜合辦公室并設(shè)專職檔案管理人員。2．檔案部門的職責(zé)公司檔案管理職能部門為院辦公室，其職責(zé)：貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度。指導(dǎo)本單位各部門和項目組文件、資料的立卷和歸檔工作。統(tǒng)一管理本單位檔案、資料，并按時向有關(guān)檔案部門匯交。監(jiān)督、檢查，指導(dǎo)所屬單位的檔案、資料管理工作。組織專職檔案人員和業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流。3．資料的形成與入庫歸檔規(guī)定文件材料形成的范圍凡是直接記述和反映單位各項活動的,具有查考利用價值的文件材料,都應(yīng)列于歸檔范圍。公司形成的文件材料有：3.1.1行政管理文件材料3.1.2經(jīng)營管理文件材料3.1.3生產(chǎn)技術(shù)管理文件材料3.1.4測繪成果成圖3.1.5科學(xué)研究文件材料3.1.6基本建設(shè)文件材料3.1.7設(shè)備儀器文件材料3.1.8會計文件材料3.1.9干部職工檔案文件材料設(shè)計文件材料工程施工文件材料新聞、書稿文件材料實物研究、基建、設(shè)計和工程施工項目中斷或取得負(fù)結(jié)果形成的文件材料也屬于歸檔范圍。歸檔要求3.2.1文件材料歸檔的基本要求a.歸檔工作由文件材料形成部門和項目組承擔(dān)，按工作程序?qū)⑿枰獨w檔的文件材料加以系統(tǒng)整理，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）。b.歸檔的文件材料，應(yīng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰、用紙規(guī)范、簽署完備、有利于長期保存。c.歸檔軟盤的同時打印一份與軟盤內(nèi)容一致的紙質(zhì)文件。d.光盤、磁性載體等必須在帶（盤）上，貼注標(biāo)簽。3.2.2案卷歸檔的基本要求歸檔的案卷，應(yīng)做到分類合理，組卷正確：保管期限劃分準(zhǔn)確：卷內(nèi)文件排列有序、科學(xué)、系統(tǒng)；案卷題名擬寫準(zhǔn)確、簡明扼要，編目規(guī)范；裝訂案卷要整齊、美觀、卷內(nèi)無壓字、無金屬物、禁用字跡不牢固的書寫工具（鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水和復(fù)寫紙）。3.2.3檔案部門有責(zé)任監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)公司員工做好文件材料的歸檔工作。按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，逐項檢查，對歸檔不合格案卷限期整改。歸檔時間3.3.1管理工作的文件材料，要求次年四月底前歸檔。3.3.2測繪、管線探測、軟件開發(fā)等工作形成的文件材料，在向?qū)Ψ揭平毁Y料時，同時向本單位檔案部門移交。3.3.3大項目可按項目工作階段或項目子項結(jié)束后歸檔。變更、修改、補充或維修等形成的文件材料隨時歸檔。3.3.4照片沖洗后，由攝影者或承辦單位整理，編寫說明連同底片歸檔。其它類文件材料歸檔時間按局歸檔制度執(zhí)行。3.3.5因公外出參加學(xué)習(xí)、考察、談判和參加會議帶回的文件材料，有參考利用價值的，應(yīng)及時整理歸檔，方可借用。未辦歸檔手續(xù)，財務(wù)部門不予報銷。歸檔份數(shù)凡需要歸檔的文件材料，一般歸檔一份。管理類文件材料要求底稿與印件（2份）一并歸檔。磁性載體、光盤等文件應(yīng)一式兩份，與紙質(zhì)文件同時歸檔。科技文件材料要求原本、復(fù)制本、底圖一并歸檔。重要的特別是需要永久保管的科技文件材料，根據(jù)情況，應(yīng)歸檔若干份復(fù)制本；利用頻繁的、不保密的科技文件材料，應(yīng)多歸一份復(fù)制本。歸檔手續(xù)3.5.1填寫歸檔文件材料移交清單.由歸檔員填制一式兩份.3.5.2科技文件材料在歸檔時應(yīng)編寫歸檔情況簡要說明.3.5.3照片、磁性載體、光盤和實物等歸檔要編寫文字說明。建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入各部門管理工作程序，列入部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制搜集資料由所在單位檔案部門開介紹信到局檔案館轉(zhuǎn)換，局檔案館未見所在單位檔案部門介紹信，一律不予轉(zhuǎn)換。4．檔案管理與利用建立健全檔案管理制度檔案和資料的分類、編號科技檔案編號的結(jié)構(gòu)形式采用六段制，編號由左向右排列，各段之間用“·”隔開，各段用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。如下所示?？萍紮n案分類、編號結(jié)構(gòu)形式示例：122504013XXX01案卷號項目代號三級類目號二級類目號一級類目號全宗號第一段為全宗號，“1225”代表核工業(yè)天津工程測繪院。第二段為一級類目代號，用“04”表示工程測量。第三段為二級類目代號，用“01”代表控制測量，“02”代表地形測量。保管期限檔案保管期限分為永久、長期（15年至20年）、短期（15年以下）三種。4.3.1凡對本單位、國家建設(shè)方面具有重要憑證作用和長久需要查考、利用的檔案，列為永久保存。4.3.2凡是在相當(dāng)長的時期內(nèi)（15年值20年）具有查考、利用、憑證作用的測繪科技檔案，列為長期保存。4.3.3凡是短期內(nèi)（15年以內(nèi)）具有查考、利用、憑證作用的測繪科技檔案，列為短期保存。4.3.4科技的檔案的保管期限，自科技檔案整理完畢后次年開始計算。檔案和資料的整理工作。整理、保管、編制檢索工具和開發(fā)利用。檔案的保管庫房要有管理制度，庫房的裝具要符合國家要求，要有八方安全設(shè)施，定期檢查檔案，資料和圖書的保管狀況，對破損或褪變的要及時修復(fù)，確保完整與安全。編制各項目錄、編制檢索工具建立檔案、資料總目錄、分類目錄和卷內(nèi)專題目錄。編制所需的檢索工具，完善公司信息查詢體系。開發(fā)信息資源開發(fā)信息資料，實行檔案、資料、圖書和信息一體利用；積極配合有關(guān)部門參與信息市場和技術(shù)市場交流；保護知識產(chǎn)權(quán)和專利權(quán)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。檔案工作的統(tǒng)計各檔案部門做好檔案、資料和圖書的收集、管理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。按時向主管部門報送年報。5．資料檔案保密安全規(guī)定為切實做好公司資料的保密工作，根據(jù)《保密法》、《檔案法》、《測繪法》、《測繪成果管理規(guī)定》的要求，確保資料安全無泄密，規(guī)定如下：依據(jù)保密法律、法規(guī)，對職工進行正常性的保密教育和檢查，落實各項保密措施，由專人負(fù)責(zé)管理。工作人員要熟悉掌握資料的保密范圍，嚴(yán)格區(qū)分資料成果的密級，按不同的要求保管和使用。嚴(yán)格按《測繪成果管理規(guī)定》，履行領(lǐng)發(fā)、借用、抄錄、資料的清點、登記、編號、簽收、保證測繪成果的走向清楚、可靠。對各種密級資料，嚴(yán)格遵守有關(guān)使用，保管及銷毀等規(guī)定，并建立資料檔案，每年年底做一次檢查。對于資料廢件，要集中存放，不得隨意亂堆，亂放，應(yīng)集中送上級資料管理部門處理，不得自行銷毀。對文件、地圖、資料檔案的保密內(nèi)容，個人不得以通信，電話，閑談等方式向無關(guān)人員泄露。保密文件、地圖、資料如不是工作需要，不許隨身攜帶，不許委托轉(zhuǎn)帶。郵寄密級資料，應(yīng)嚴(yán)格包裝加封，交機要部門傳遞。資料管理人員離開辦公場所時應(yīng)將資料放入保密設(shè)備，并將房間門窗鎖好。發(fā)現(xiàn)資料丟失，應(yīng)及時報告，認(rèn)真追查，并報上級有關(guān)部門。依照《保密法》條款，對違犯者視情節(jié)輕重，給予批評教育、行政處分或轉(zhuǎn)交司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任。6．保密安全責(zé)任制三個層次6.1.1主要領(lǐng)導(dǎo)對本單位的保密安全工作負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。6.1.2總工程師（分管保密安全工作的領(lǐng)導(dǎo)）負(fù)具體組織領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。6.1.3分管其它工作的領(lǐng)導(dǎo)也要負(fù)責(zé)分管業(yè)務(wù)范圍的保密安全工作三項原則6.2.1保密安全工作誰主管，誰負(fù)責(zé)。6.2.2主管什么業(yè)務(wù)，同時領(lǐng)導(dǎo)和管理該項業(yè)務(wù)工作中的保密安全工作。6.2.3業(yè)務(wù)工作管到哪一級，其中的保密安全工作也同時管到哪一級。7．資料檔案使用、借閱、登記規(guī)定為加強測繪成果及資料檔案的管理，維護測繪成果及資料檔案的完整與安全，完善資料檔案的借出歸還、現(xiàn)場參閱、咨詢等手續(xù)，貫徹國家有關(guān)檔案制度，結(jié)合本院實際情況，規(guī)定如下。本院所有員工都有保護、使用、借閱測繪成果及資料檔案的權(quán)利和義務(wù)。在借閱測繪成果及資料檔案時應(yīng)做到以下幾點:a.借閱測繪成果及資料檔案必須填寫借單，借閱時間不得超過一個月，定期歸還，逾期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。b.要愛護測繪成果及資料檔案，不得丟失。c.所借出的測繪成果及資料檔案，嚴(yán)禁涂改、勾劃、批注、折卷、抽頁、裁剪或其它損壞現(xiàn)象，不得私自復(fù)制或轉(zhuǎn)借他人。歸還圖紙按順序、按標(biāo)準(zhǔn)折疊整齊。借出和歸還測繪成果及資料檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。損壞、丟失檔案或造成泄密的，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任，輕者批評教育，重者給予警告或行政處分，并視損失程度進行一定的經(jīng)濟處罰。調(diào)離本院的員工必須到辦公室清理移交測繪成果及資料檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。外單位人員查閱測繪成果資料、檔案，必須持介紹信在室內(nèi)查閱，確因工作需要必須摘錄或復(fù)制的必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，如需要外借，必須經(jīng)院長批準(zhǔn)。本院員工必須配合辦公室做好年終清查工作。