會議室管理制度

會議室規(guī)范簡章1.目的為了合理管控、規(guī)范及維護(hù)公司會議資源的使用，特制訂該流程作業(yè)指導(dǎo)。2.范疇鶴壁天海全部會議資源3.核心角色及應(yīng)負(fù)責(zé)任序號角色應(yīng)負(fù)責(zé)任001會議室管理員統(tǒng)籌管理公司會議資源，指導(dǎo)并監(jiān)控各部門會議資源的使用；負(fù)責(zé)對公司全部會議資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，對會議資源進(jìn)行例行化以及非例行檢查，并對應(yīng)做好統(tǒng)計，對于違規(guī)統(tǒng)計進(jìn)行登記和月度匯總；負(fù)責(zé)日常會議資源協(xié)調(diào)、設(shè)備整頓、糾紛調(diào)節(jié)等管理工作。002其它狀況會議資源鑰匙由會議管理員、保衛(wèi)科、清潔工各保管一套；清潔工負(fù)責(zé)清掃時間會議室開關(guān)門；保衛(wèi)科負(fù)責(zé)節(jié)假日及17：30分后來會議需求的開關(guān)門。003會議資源預(yù)定者（文員、助理）會議資源預(yù)訂者，對部門內(nèi)部會議資源需求協(xié)調(diào)，填寫會議資源申請；對部門內(nèi)部會議時間進(jìn)行建議與控制；對部門內(nèi)部進(jìn)行會議室使用規(guī)范宣傳與設(shè)備操作指導(dǎo)；與部門員工溝通，對不需要的資源及時釋放。004會議室使用人會議資源維護(hù)者之一，會前會后會議室6S整頓、會議設(shè)備愛惜者；合理使用會議室（時間管理、設(shè)備等）、會后及時關(guān)閉投影、電腦等；會議資源使用人協(xié)助監(jiān)督者，對會議室前后使用狀況進(jìn)行監(jiān)控。005IT設(shè)備管理員IT部有關(guān)負(fù)責(zé)人對會議室設(shè)備進(jìn)行全方面檢查，每七天一次。4.內(nèi)容描述4.1會議資源申請4.1.1根據(jù)部門業(yè)務(wù)需求，通過行政部進(jìn)行會議資源預(yù)定；4.1.2預(yù)定者預(yù)定成功后向需求人反饋預(yù)定狀況，并指導(dǎo)部門員工對會議設(shè)備的對的操作辦法，提示其恪守會議資源使用管理規(guī)定，并督促會議組織者在會議結(jié)束后做好會議室6S工作；4.1.3如遇緊急會議或接待需協(xié)調(diào)會議資源,由部門文員負(fù)責(zé)資源協(xié)調(diào)；4.1.4日常會議資源預(yù)定可提前三天填寫申請表，合用于內(nèi)部會議、公司級會議、接待、電話會議等會議；4.1.5預(yù)定視頻會議：請請按需求選擇第三會議室，并在會前告知IT進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)；4.1.6預(yù)定電話會議：請按需求選擇第二第三會議室；4.1.7請盡量預(yù)定沒有門禁限制的第一會議室、第二會議室。4.1.8會議室優(yōu)先權(quán)：展廳會議室：優(yōu)先政府接待及重大接待使用；第三會議室：原則上只用于視頻會議，為緩和日常會議和接待所需會議室，可臨時供全部會議使用，但如果有視頻會議需要召開，必須由優(yōu)先視頻會議使用。第四會議室：優(yōu)先研發(fā)項(xiàng)目使用且僅限研發(fā)鎖定使用。4.2會議資源使用4.2.1會議前：4.2.1.1會前10分鐘到會議室進(jìn)行確認(rèn)準(zhǔn)備，若會議室沒開門則向管理員申請打開門鎖或借用鑰匙開門；4.2.1.2當(dāng)會議室椅子不夠用時，可借用員工椅，但會議結(jié)束后務(wù)必將椅子償還至員工椅區(qū)對應(yīng)的位置并擺放整潔；4.2.1.3會議如需使用較大的設(shè)備儀器，請對會議桌面做好保護(hù)方法，如：在桌面上放置較厚的膠皮等，輕拿輕放、搬動時不能在桌面上拖拉挪動，避免劃傷桌面；4.2.1.4如會議不能正常召開，請在原計劃會議時間前告知文員對會議資源進(jìn)行釋放；4.2.1.5當(dāng)會議資源發(fā)生協(xié)調(diào)時，會議室預(yù)定人應(yīng)當(dāng)及時反饋管理員對預(yù)定信息進(jìn)行更改，否則會議室使用時發(fā)生的不良統(tǒng)計，將統(tǒng)計原預(yù)定人部門。4.2.2會議中：4.2.2.1使用會議室時，全部與會人員必須自覺恪守會議資源使用管理有關(guān)規(guī)定；4.2.2.2與會人員應(yīng)保持會議室整潔、不亂丟垃圾、不用在桌椅上亂寫亂畫，不用堅硬的物品劃花桌面和皮椅；4.2.2.3與會人員應(yīng)做好時間管理，在自己所預(yù)定的時間內(nèi)完畢會議，不能占用和延用別人資源時間。4.2.3會議后：4.2.3.1會議結(jié)束后，必須關(guān)閉投影儀、電腦電源，將遙控擺放好，關(guān)閉會議室照明燈，不帶走會議室線材、遙控、白板筆及白板擦等會議室標(biāo)配物質(zhì)；4.2.3.2將借來的員工椅償還到原來的位置，并擺放整潔；4.2.3.3會議提前結(jié)束（較預(yù)定時間提前30分鐘以上）請及時告知部門文員對資源信息進(jìn)行釋放。4.3會議室設(shè)備配備表樓層會議室名稱投影電視電腦VGA視頻鏈接線電話會議（二套）視頻會議（一套）一樓展廳√√按需按需二樓第一√√按需按需第二√√√√按需第三√√√√第四√√√按需按需4.4巡邏及懲處方法4.4.1管理員不定時對會議室使用狀況進(jìn)行巡邏（以上全部內(nèi)容），并對檢查狀況根據(jù)表02《會議室檢查表（日常使用狀況）》進(jìn)行登記統(tǒng)計；4.4.2會議室清潔人員協(xié)助監(jiān)控（以上全部內(nèi)容）；4.4.3管理員對會議室物質(zhì)進(jìn)行檢查，保障基本設(shè)備的基本配備，并對檢查狀況根據(jù)表01《會議室巡邏表（硬件設(shè)施）》進(jìn)行登記統(tǒng)計；4.4.4IT設(shè)備管理員每七天對IT設(shè)備例行巡邏一次，并做好對應(yīng)的統(tǒng)計；4.4.5全部人員都有權(quán)對會議室使用狀況進(jìn)行監(jiān)督，對因會議資源影響到會議正常召開的狀況均可反饋到管理員郵箱；4.4.6上述人員反饋的信息經(jīng)核算屬違規(guī)行為后，將記當(dāng)次會議資源預(yù)定人員不良一次（如當(dāng)天預(yù)定多個會議室均未使用且未告知釋放，將按會議室個數(shù)記不良次數(shù)）4.4.