檔案的作用和管理

檔案的作用和管理

我一直認為，關于文件，只保存存儲在寒冷的空間中的黃色照片和完整的數(shù)據(jù)。而管理,就是管理人員每年收集些新的照片和資料,裝盒續(xù)存。說到作用,明內閣大學士邱濬說檔案的作用:“今世賴之以知古,后世賴之以知今者也”。通俗地說,就是社會發(fā)展的歷史印記,具有憑證作用和參考作用,但我不甚了解。我真正意義上的認識和接觸檔案,是在2007年,那時我在多經(jīng)公司綜合部上班。由小灣電站建設管理局牽頭建設的漭街渡大橋施工如火如荼,保障供電的是漭街渡簡易變電站。我所在的多經(jīng)公司承接了35千伏線路的新建和變電站建設任務,工程施工難度較大,雖然是臨時設備,但是安全性不容忽視,所以,三天兩頭往工地跑倒成了我當時的主要工作。因為沒有什么檔案意識,重點工作都放在了協(xié)助安全管理和施工進度的把控上。為了趕工期,所有到場的新設備都是開箱即裝,涉及的隱蔽工程只是簡單的驗收和隨意的記錄,設備的合格證、開箱記錄、檢驗記錄等等全都沒收集、沒做。鏖戰(zhàn)兩個月,工程提前完工,大橋工地燈火通明,施工中的亞洲第一高江橋、瀾滄江漭街渡大橋兩岸機聲隆隆,建管局各級領導經(jīng)過現(xiàn)場驗收后在工地大聲的表揚了我們的敬業(yè)和拼搏精神。盛譽之下,我不禁沾沾自喜?？僧斘掖е贤诮ü芫稚暾埧⒐そY算,建管局要求提供全套檔案資料才能撥款時,我傻眼了。詳細地詢問了所要提交的檔案內容、格式、范圍等要求后,我黯然走出建管局大門。炙熱的陽光曬得我頭皮發(fā)燙,江岸的熱風熏得我呼吸困難。前所未聞的檔案收集、整理、歸檔,我該從何入手?回家后,我趕緊惡補檔案知識。明白了這份科技檔案是記載我們在大橋施工整個生產(chǎn)活動過程的情況以及所取得的成果、經(jīng)驗和教訓的一份重要的歷史資料。它包含從自然資源、施工手段到施工過程以及計劃管理和生產(chǎn)技術等各方面的信息,可以作為建管局和地方政府經(jīng)濟管理的科學依據(jù)和參考材料。俗話說“好記性不如爛筆頭”,爛筆頭所記錄的就是檔案,過后查詢爛筆頭所記錄的,就是檔案的作用,至此,我終于明白什么是檔案,也知道該從何著手。再次回到工地,在泥濘中、在垃圾堆里仔細地翻找變壓器、空開、熔斷器、六氟化硫器的說明書、合格證,還有掉落的銘牌,沿著35千伏輸電線路的通道,一基桿一基桿地拍照、記錄?；氐郊?洗好照片,分門別類地把說明書、合格證、銘牌用A4紙粘好。又花了幾天時間,把施工記錄和隱蔽工程記錄、安全交底單、施工三措等資料認真地按照時間順序和線路、變電站分別裝好,規(guī)規(guī)矩矩地在檔案盒正封、冊封上寫好“小灣建設管理局漭街渡大橋臨時變電站資料”、“小灣建設管理局漭街渡大橋35千伏臨時用電線路資料”。一共6盒資料,前后花了我8天時間,往返于工地和單位,還是無法找全全部資料,有的,已經(jīng)在施工時被徹底損壞,有的,污跡斑駁,勉強入檔。我暗想,所幸這個工程只是臨時工程,待小灣電站竣工蓄水,線路和變電站的位置都在庫區(qū)淹沒線下,到時候全部拆除,這份資料全不全都不重要了。再說,經(jīng)過我夜以繼日的連續(xù)奮戰(zhàn),這六盒凝聚著我心血和汗水的檔案資料,應該是我們承建的工程的最后一個亮點。蠻有信心地抱著六盒資料走進小灣建管局,接收資料的是個女同志,30歲左右,一副厚重的眼鏡好像表明學問很高,安靜的辦公室里,只有打印機嘶嘶在響,我有點忐忑不安。果然,在她逐盒逐頁地翻完資料后,她要我拿筆和紙,準備記錄。從檔案盒開始,逐項標明,逐條記清,密密麻麻的兩頁A4紙,寫滿我沒有做完和沒有做全的工作。暈乎乎地走出她的辦公室,心情掉落冰點?；氐絾挝?領導翻開我做的資料,再看看我記錄的那些補充內容,他也覺得瞠目結舌。不知是問我還是問他自己:“什么是檔案?”返工的過程是痛苦的,如同在原來走過的路上重走一遍,但是步伐不同。按照她交代的,我到縣檔案館新買了檔案盒,耐心地拆裝那些說明書、合格證,標好頁碼,做好目錄。笨拙的操動打孔機,穿好裝訂線,打好結,封好盒。這次,我沒有了上次的自信,資料變成了七盒,感覺壓力又增加了七分,雖然領導一直在一旁給我打氣,可我還是心里沒底。又一次來到小灣建管局,又一次站在她面前,就像小學生站在老師面前補交作業(yè)。不知是天氣太熱還是別的原因,我竟然鼻尖冒出幾顆小汗珠?？擅χ性俅纬鲥e,我該買的科技檔案盒被錯買成文書檔案盒。作業(yè)內容一點未看,就惹“老師”生氣了。幾次央求她是不是先檢查里面的內容,她就一句,“先把盒子弄好,明天再說”。急急忙忙地回到單位,再次買好科技檔案盒,把資料重新檢查一遍,如雕刻大師審視新作一般,生怕還有遺漏的部分。逐一對照檢查后,我自覺良好。還未到上班時間我就出發(fā)了,在車上,我跟領導又作了詳細匯報,臨了,還特意跟領導立下軍令狀“不通過驗收,就不回來了”,大有一副“壯士一去兮不復返”的英雄氣概。為了檔案,我第四次走進小灣建管局的大門。每次,感覺和收獲不同,認識也在不斷提升。對檔案,我從最初的一點的理解到實實在在的親手做好,期間,有辛苦和無奈,更多的是全面認識了檔案,知道了檔案存在的價值,知道了檔案的作用。順利的通過驗收,撥回了工程款,欣喜之余,我開始認真學習檔案知識。大的方面說,檔案具有作為機關工作的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設的參考依據(jù)、科學研究的可靠資料、政治斗爭的必要工具、宣傳教育的生動素材等作用,是指導政府、企業(yè)、部門謀劃發(fā)展的重要佐證,所謂“以史為鑒”,理在其中。小的方面講,可以查詢自己的歷史,“對鏡正冠”,確