第二章 系統(tǒng)管理與基礎設置

會計信息系統(tǒng)第二章系統(tǒng)管理與基礎設置本章知識結構第一節(jié)系統(tǒng)管理應用基礎一．系統(tǒng)管理的主要功能二、系統(tǒng)管理的使用者三、系統(tǒng)管理操作的基本流程一．系統(tǒng)管理的主要功能1．賬套管理

賬套是指一組相互關聯(lián)的數據。用戶可以為企業(yè)中每一個獨立核算的單位建立一個賬套。賬套管理是對賬套的統(tǒng)一管理，包括賬套的建立、修改、引入和輸出（恢復備份和備份）等功能。2．年度賬管理

每個賬套中可以存放不同年度的會計數據即為年度賬。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結轉上年數據等功能。3．權限管理

通過對系統(tǒng)操作分工和權限的管理，一方面可以避免與業(yè)務無關的員進入系統(tǒng)，另一方面可以對網絡財務軟件中所含的各個子系統(tǒng)的操作進行協(xié)調，以保證各負其責，流程順暢。操作權限的集中管理包括設定系統(tǒng)用戶、定義用戶的角色以及設置用戶的權限等功能。4．系統(tǒng)安全維護

系統(tǒng)安全維護包括系統(tǒng)運行監(jiān)控、設置數據自動備份計劃、清除系統(tǒng)運行異常任務、記錄上機日志和刷新等功能。二、系統(tǒng)管理的使用者1．系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的安全運行和數據維護。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和權限，監(jiān)控系統(tǒng)運行過程，清除異常任務等。2．賬套主管

賬套主管負責所轄賬套的管理。主要包括對所管理的賬套進行修改、對年度賬的管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結轉），以及該賬套操作員權限的設置。

對所管轄的賬套來說，賬套主管是級別最高的，擁有所有模塊的操作權限。二、系統(tǒng)管理的使用者

例2-1：以系統(tǒng)管理員（admin）的身份注冊系統(tǒng)管理。操作演示三、系統(tǒng)管理操作的基本流程1．啟用當年操作流程設置操作員權限啟動子系統(tǒng)啟動系統(tǒng)管理以系統(tǒng)管理員身份注冊進入系統(tǒng)管理設置操作員新建賬套設定賬套主管以賬套主管的身份注冊進入系統(tǒng)管理三、系統(tǒng)管理操作的基本流程2.以后年度操作流程啟動系統(tǒng)管理建立新年度賬結轉上年數據啟動其他系統(tǒng)進行新年度操作第二節(jié)系統(tǒng)管理一．賬套管理二、用戶及權限管理三、年度賬管理四、系統(tǒng)安全維護一

賬套管理1．建立賬套

建立賬套，就是在企業(yè)財務軟件中為本企業(yè)或本核算單位建立一套符合核算要求的賬簿文件。根據企業(yè)的具體情況進行賬套參數設置，軟件將按照這些基礎參數自動建立一套“賬”，而將來進行系統(tǒng)的數據輸入、處理、輸出時，數據的內容和形式就會由賬套基礎參數決定。

只有系統(tǒng)管理員才有權創(chuàng)建新賬套。

系統(tǒng)的賬套參數主要包括賬套信息、單位信息、核算類

型、基礎信息、分類編碼方案、數據精度等內容。一

賬套管理（1）賬套信息

賬套代碼（或賬套號）是系統(tǒng)用于區(qū)分不同核算賬套的編號。賬套代碼具有唯一性，即每個賬套只能用一個賬套代碼表示，一般不能重復，它與核算單位名稱是一一對應的關系，共同用于代表指定的核算賬套。

賬套名稱用于輸入新建賬套的名稱，即核算單位的名稱。其作用是標志新賬套的信息，以便在顯示和打印賬薄和報表時使用。

賬套路徑是新建賬套所要存放在系統(tǒng)中的路徑。有的軟件會指定某一路徑為系統(tǒng)默認路徑，用戶不能更改，但大多數軟件允許用戶自行指定賬套路徑。

啟用會計期是用于輸入新建賬套將被啟用的會計核算時間，一般為某一月份。啟用日期應在新建賬套時設定，而且一旦設定便不能更改一

賬套管理（1）賬套信息

一

賬套管理（2）單位信息

單位信息用于輸入新建賬套的基本信息，主要包括單位的名稱、單位簡稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、聯(lián)系電話、傳真、電子郵件、稅號和備注等內容。其中單位名稱是系統(tǒng)必要的信息，必須輸入，將來在打印發(fā)票時使用，單位簡稱是核算單位的簡稱，最好輸入。一

賬套管理（2）單位信息

一

賬套管理（3）核算類型

記賬本位幣是核算單位按照會計法規(guī)要求采用的記賬本位幣名稱，通常系統(tǒng)默認的記賬本位幣是人民幣。

企業(yè)類型是區(qū)分不同企業(yè)業(yè)務類型的必要信息，一般系統(tǒng)提供工業(yè)和商業(yè)兩種類型。

行業(yè)性質是系統(tǒng)用來明確新建賬套采用何種會計制度的重要信息，選擇不同的行業(yè)性質，執(zhí)行不同的會計核算，行業(yè)性質的選擇將決定企業(yè)用到何種一級會計科目。

賬套主管是系統(tǒng)指定的本賬套的負責人，一般可以是會計主管。設置賬套主管是為了便于對該賬套的管理，明確會計核算人員的職責和權利。

是否按行業(yè)性質預設科目是為了方便用戶預置所屬行業(yè)的標準一級會計科目，用戶可以自行選擇該項。一

賬套管理（3）核算類型一

賬套管理（4）基礎信息

如果企業(yè)存貨、客戶、供應商相對較多，可以對其進行分類管理。如果選擇對存貨、客戶、供應商進行分類，在進行基礎信息設置時，必須先設置存貨、客戶、供應商分類，然后才能設置存貨、客戶、供應商的檔案。如果沒有選擇對存貨、客戶、供應商進行分類，在進行基礎信息設置時，可以直接設置存貨、客戶、供應商的檔案。一

賬套管理（4）基礎信息一

賬套管理（5）分類編碼方案

為了便于對經濟業(yè)務數據進行分級核算、統(tǒng)計和管理，系統(tǒng)將對會計科目、企業(yè)部門、結算方式、客戶分類、地區(qū)分類、存貨分類、供應商分類等進行編碼。

編碼方案是指設置編碼的級次方案。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數稱為級次，每級（或每段）的編碼位數稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之各和。

一

賬套管理（5）分類編碼方案

思考與理解：本例中科目編碼方案為4222。你理解它的含義嗎？請用此編碼方案給如下會計科目編碼。應交稅費-應交增值稅-進項稅額（全編碼）2221010122210101

-銷項稅額、0222210102

-應交營業(yè)稅02222102一

賬套管理（5）分類編碼方案

一

賬套管理（6）數據精度定義

數據精度是指定義數據的小數位數。由于各用戶對數量、單價的核算精度要求不一致，為了適應不同的需求，系統(tǒng)提供自定義數據精度的功能。進行數據精度定義，有助于系統(tǒng)在數據處理過程中對數據的小數位數進行取舍，從而保證數據處理的一貫性。數據精度定義主要包括存貨數量小數位、存貨單價小數位、開票單價小數位、件數小數位、換算率小數位和稅率小數位的定義等內容。用戶可以根據本核算單位的具體情況進行設置。一

賬套管理（6）數據精度定義

一

賬套管理（7）系統(tǒng)啟用

會計信息系統(tǒng)由若干子系統(tǒng)構成。企業(yè)會計核算涉及哪些子系統(tǒng)，即可對其啟用。

總賬子系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)中的核心子系統(tǒng)。一般情況下，需要啟用此子系統(tǒng)。若暫不使用某子系統(tǒng)，可以后到企業(yè)應用平臺中啟用。一

賬套管理（7）系統(tǒng)啟用一

賬套管理

例2-2：北京明達有限責任公司賬套相關信息如下。(1)賬套信息賬套號：666；賬套名稱：北京明達公司賬套；賬套路徑：默認；啟用會計期：2012年01月；會計期間設置：1月1日至12月31日。(2)單位信息單位名稱：北京明達科技有限責任公司；單位簡稱：明達科技；單位地址：北京市海淀區(qū)中關村路6號；法人代表：張同；郵政編碼：100085；聯(lián)系電話及傳真：66886688；電子郵件：zht@；稅號：111112222233333。(3)核算類型記賬本位幣：人民幣（RMB）；企業(yè)類型：工業(yè)；行業(yè)性質：2007年新會準則科目；賬套主管：劉寧；要求按行業(yè)性質預置會計科目。(4)基礎信息該企業(yè)有外幣核算，進行經濟業(yè)務處理時，需要對存貨、客戶、供應商進行分類。(5)分類編碼方案科目編碼級次：4222其他編碼級次設置采用默認值。(6)數據精度采用系統(tǒng)默認值。(7)系統(tǒng)啟用“總賬”子系統(tǒng)啟用日期為“2012年1月1日”。操作演示一

賬套管理2．賬套的輸出

賬套的輸出功能（即會計數據備份）是指將所選的賬套數據進行備份輸出。此種方法還可以解決審計和數據匯總的問題。

賬套的輸出功能除了可以進行數據備份以外，還可以完成刪除賬套的操作。如果系統(tǒng)內的賬套已經不需要繼續(xù)保留，則可以使用賬套的輸出功能進行刪除。操作演示一

賬套管理3．賬套的引入

賬套的引入功能（即會計數據恢復）是指將系統(tǒng)外某賬套數據引入本系統(tǒng)中。

該功能的增加有利于保證系統(tǒng)數據的安全。同時該功能的增加也有利于集團公司的操作，子公司的賬套數據可以定期被引入到母公司系統(tǒng)中，以便進行有關賬套數據的分析和合并工作。操作演示一

賬套管理4．修改賬套

通常，只有賬套主管可以修改其具有權限的年度賬套中的信息，系統(tǒng)管理員無權修改。

在修改賬套過程中，系統(tǒng)會自動列出所選賬套的賬套信息、單位信息、核算信息、基礎設置信息、分類編碼方案信息和數據精度信息，賬套主管可以根據需要，對允許修改的內容進行修改。操作演示二、用戶及權限管理1．角色管理

角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，這個角色組織可以是實際的部門，可以是由擁有同一類職能的人構成的虛擬組織。例如：實際工作中最常見的會計和出納兩個角色（他們可以是一個部門的人員，也可以不是一個部門但工作職能是一樣的角色統(tǒng)稱）。

在設置角色后，可以定義角色的權限。用戶被設置為某個角色后，在系統(tǒng)內的所有賬套都擁有該角色的權限，而無需重新設置。

進行角色管理的優(yōu)點是方便控制操作員權限，可以依據職能統(tǒng)一進行權限的劃分。二、用戶及權限管理2．用戶管理

用戶是指有權登錄系統(tǒng)，對應用的系統(tǒng)進行操作的人員，即通常所指的“操作員”。每次登錄系統(tǒng)，都要進行用戶身份的合法性檢查，只有設置了具體的用戶之后，才能進行相關的操作。

只有系統(tǒng)管理員才有權設置用戶。用戶管理主要完成對所核算賬套用戶的增加、刪除、修改等維護工作。二、用戶及權限管理

例2-3：設置用戶。編號：11；姓名：劉寧；口令：1；所屬部門：財務部。操作演示二、用戶及權限管理3．權限管理（1）功能級權限

在系統(tǒng)管理中可以實現一般的功能權限管理，也可以實現一般的權限集中管理功能。

只有系統(tǒng)管理員和該賬套的賬套主管才有權進行權限設置，但兩者的權限又有區(qū)別。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的用戶進行權限設置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的用戶進行權限指定。權限管理主要完成對用戶權限的增加、刪除、修改等維護工作。二、用戶及權限管理3．權限管理（2）數據級權限

數據級權限可以通過兩個方面進行權限控制：一個是記錄級權限控制，另一個是字段級的權限控制。字段級權限控制是指對單據中包含的字段進行權限分配，這樣可以提高系統(tǒng)的安全保密性。記錄級權限控制是指對具體業(yè)務對象進行權限分配，通常根據所選定的用戶或角色以及業(yè)務對象進行明細的數據權限分配工作。例如，可以限制某制單人所能使用的憑證類型或會計科目。（3）金額級權限

金額級權限主要用于完善內部金額控制，實現對具體金額數量劃分級別，對不同崗位和職位的操作員進行金額級別控制，限制他們制單時可以使用的金額數量，不涉及內部系統(tǒng)控制的不在管理范圍內。例如，可以設定某制單人錄入的憑證最大金額或某業(yè)務員所簽訂的采購訂單的最大金額。二、用戶及權限管理

例2-4：設置用戶“李芳”具有666賬套的“出納簽字權限。操作演示三、年度賬管理1．建立年度賬

建立年度賬功能是由賬套主管在新年度開始時，建立起新年度的核算賬簿。2．引入和輸出年度賬

年度賬的引入和輸出，其基本含義與賬套的引入和輸出是一致的，作用都是對數據的備份與恢復。所不同的是兩者的數據范圍不一樣，賬套的引入和輸出是針對整個賬套的全部數據，而年度賬的引入和輸出則是針對賬套中某一特定年度數據進行的。一般來說，兩者所使用的備份文件由系統(tǒng)所設定的默認前綴名是不同的。三、年度賬管理3．結轉上年數據

啟用新年度賬后，就需要把上年度的相關賬戶的余額及其他會計信息結轉到新年度賬中。具體順序如下：成本管理結轉上年建立新年度賬資金管理結轉上年供銷鏈結轉上年固定資產管理結轉上年工資管理結轉上年應收應付結轉上年賬務子系統(tǒng)結轉上年三、年度賬管理4．清空年度數據

有時，用戶會發(fā)現某年度賬中錯誤太多，或不希望將上年度的余額或其他信息全部轉到下一年度，這時候，便可使用清空年度數據的功能。

“清空”并不是指將年度賬的數據全部清空，而還是要保留一些信息的，主要有：賬套基礎信息、系統(tǒng)預置的科目報表等。保留這些基本信息主要是為了方便用戶使用清空后的年度賬重新做賬。四、系統(tǒng)安全維護1．系統(tǒng)運行監(jiān)控2．設置數據自動備份計劃3．清除系統(tǒng)運行異常任務4．上機日志5．刷新

第三節(jié)基礎設置一、基礎檔案整理二、企業(yè)機構基礎信息設置一、基礎檔案整理基礎檔案分類基礎檔案目錄檔案用途前提條件機構設置部門檔案設置與企業(yè)財務核算和管理有關的部門先設置部門編碼方案人員檔案設置企業(yè)的各個職能部門中需要對其核算和業(yè)務管理的職工信息先設置部門檔案，才能在其下增加職員往來單位客戶分類便于進行業(yè)務數據的統(tǒng)計、分析先對客戶分類，然后確定編碼方案客戶檔案便于進行客戶管理和業(yè)務數據的錄入、統(tǒng)計、分析先建立客戶分類檔案供應商分類便于進行業(yè)務數據的統(tǒng)計、分析先對供應商分類，然后確定編碼方案供應商檔案便于進行供應商管理和業(yè)務數據的錄入、統(tǒng)計、分析先建立供應商分類檔案地區(qū)分類針對客戶/供應商所屬地區(qū)進行分類，便于進行業(yè)務數據的統(tǒng)計、分析一、基礎檔案整理存貨存貨分類便于進行業(yè)務數據的統(tǒng)計、分析先對存貨分類，然后確定編碼方案存貨檔案便于存貨核算、統(tǒng)計、分析和實物管理先確定對存貨分類、確定編碼方案財務會計科目設置企業(yè)核算的科目目錄先設置科目編碼方案及外幣憑證類別設置企業(yè)核算的憑證類型外幣設置企業(yè)用到的外幣種類及匯率項目目錄設置企業(yè)需要對其進行核算和管理的對象、目錄可將存貨、成本對象、現金流量直接作為核算的項目目錄收付結算結算方式設置資金收付業(yè)務中用到的結算方式付款條件設置企業(yè)與往來單位協(xié)議規(guī)定的收、付款折扣優(yōu)惠方法開戶銀行設置企業(yè)在收付結算中對應的開戶銀行信息二、企業(yè)機構基礎信息設置1．部門檔案

在會計核算中，通常將數據按部門逐級進行分類和匯總，下一級將自動向有隸屬關系的上一級進行匯總。

部門檔案需要按照已經定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及信息，其主要內容包括部門編碼、部門名稱、負責人、部門屬性、電話、地址等信息。

如果在設置部門負責人時已經輸入了人員檔案，就可以從已輸入的人員檔案中進行選擇；如果還未設置人員檔案，則可以在設置人員檔案后再返回到部門檔案設置中，采用修改功能進行補充設置。二、企業(yè)機構基礎信息設置1．部門檔案

在會計核算中，通常將數據按部門逐級進行分類和匯總，下一級將自動向有隸屬關系的上一級進行匯總。

部門檔案需要按照已經定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及信息，其主要內容包括部門編碼、部門名稱、負責人、部門屬性、電話、地址等信息。

如果在設置部門負責人時已經輸入了人員檔案，就可以從已輸入的人員檔案中進行選擇；如果還未設置人員檔案，則可以在設置人員檔案后再返回到部門檔案設置中，采用修改功能進行補充設置。二、企業(yè)機構基礎信息設置

例2-5：設置如下部門檔案。部門編碼：1；部門名稱：管理中心；部門屬性：行政管理。操作演示二、企業(yè)機構基礎信息設置2、人員類別

人員類別與工資費用的分配、分攤有關，工資費用的分配及分攤是薪資管理系統(tǒng)的一項重要功能。人員類別設置的目的是為工資分攤生成憑證設置相應的入賬科目做準備，可以按不同的入賬科目需要設置不同的人員類別。

人員類別是人員檔案中的必選項目，需要在人員檔案建立之前設置。操作演示二、企業(yè)機構基礎信息設置3．人員檔案

人員檔案主要用于記錄本企業(yè)職員的個人信息資料，設置人員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。

在設置人員檔案時，應先設置好部門檔案后才能在這些部門下增加其相應的職員信息。

人員檔案設置主要包括職員編碼、職員名稱、部門名稱、職員屬性等內容。操作演示三、財務基礎信息設置1．會計科目設置

會計科目是對會計對象具體內容進行分類核算的目錄。它是填制憑證、登記賬簿、編制報表的基礎。會計科目設置的完整性影響著會計工作的順利實施，同時會計科目設置的層次深度也直接影響會計核算的詳細、準確程度。

在設置會計科目時，需要設置的基礎信息包括：科目編碼、科目名稱、科目類型、賬頁格式、助記碼、余額方向、是否有外幣核算、是否有數量核算、是否有各項輔助核算、是否是日記賬、是否是銀行賬等。三、財務基礎信息設置2．憑證類別設置

會計科目是對會計對象具體內容進行分類核算的目錄。它是填制憑證、登記賬簿、編制報表的基礎。會計科目設置的完整性影響著會計工作的順利實施，同時會計科目設置的層次深度也直接影響會計核算的詳細、準確程度。

在設置會計科目時，需要設置的基礎信息包括：科目編碼、科目名稱、科目類型、賬頁格式、助記碼、余額方向、是否有外幣核算、是否有數量核算、是否有各項輔助核算、是否是日記賬、是否是銀行賬等。三、財務基礎信息設置3．外幣設置

企業(yè)的經濟業(yè)務中涉及到外幣業(yè)務時，需要進行匯率設置與管理，進行外幣設置的作用是，一方面可以減少錄入匯率的次數和差錯，另一方面可以避免在匯率發(fā)生變動時出現錯誤。進行外幣設置主要包括固定匯率與浮動匯率、折算方式、小數位數、幣符、幣名等內容的設置。操作演示三、財務基礎信息設置4．項目管理設置

企業(yè)在實際業(yè)務處理中會對多種類型的項目進行核算和管理，例如在建工程、對外投資、技術改造項目、項目成本管理、合同等。

進行項目管理的目的是將具有共同特性的一類項目定義成一個項目大類。一個項目大類可以核算多個項目，為了便于管理，企業(yè)還可以對項目進行分級管理。企業(yè)需要進行項目核算與管理時，應先在建立會計科目時設置相關的項目核算科目，然后再定義項目大類、指定核算科目、定義項目分類、定義項目目錄。四、往來單位基礎信息設置1．客戶分類

當往來客戶較多時，可以先對客戶進行分類，以便對客戶分類統(tǒng)計和匯總，從而達到分類管理的目的。

可以按行業(yè)、地區(qū)、客戶信譽資質等對客戶進行分類。

建立起客戶分類后，必須將客戶檔案設置在最末級的客戶分類之下。操作演示四、往來單位基礎信息設置2．客戶檔案

對每一個被定義為客戶往來核算的會計科目，都要建立相應的客戶檔案。建立客戶檔案是為企業(yè)的銷售管理、庫存管理、應收賬管理服務的。

客戶檔案信息主要包括客戶編碼、客戶名稱、客戶所屬分類、所屬地區(qū)名稱、發(fā)展日期、聯(lián)系人、電話、郵政編碼、開戶銀行、銀行賬號、專營業(yè)務員名稱、分管部門名稱等內容。四、往來單位基礎信息設置

例2-6：設置如下客戶檔案。客戶編碼：001客戶名稱：北京飛宇中學客戶簡稱：飛宇中學所屬分類碼：01001所屬地區(qū)：04稅號：11111開戶銀