工程技術(shù)檔案管理制度

電力工程建設(shè)有限公司技術(shù)檔案管理制度為了加強(qiáng)對技術(shù)檔案的管理，確保技術(shù)檔案的齊全、完整和精確，發(fā)揮技術(shù)檔案在設(shè)計、施工和安裝中的作用，根據(jù)我司的管理特點(diǎn)，制訂本制度。職能部門分工1.技術(shù)檔案是公司依法經(jīng)營，參加市場正當(dāng)競爭的重要根據(jù)，也是為工程施工、檢修改造等提供可靠根據(jù)。技術(shù)檔案由工程技術(shù)部負(fù)責(zé)收集、整頓、歸檔，并確實(shí)確保各自工作職責(zé)范疇內(nèi)檔案資料的完整、精確、齊全及系統(tǒng)。2.工程部負(fù)責(zé)工程原始資料全過程、全方位的收集保管工作，技術(shù)檔案管理是工程管理的重要構(gòu)成部分。工程部在工程竣工前，整頓出完整、對的、齊全的技術(shù)資料并負(fù)責(zé)審核，通過竣工驗(yàn)收后負(fù)責(zé)資料匯總，并按規(guī)定及時向公司技術(shù)檔案資料室移交并登記簽字確認(rèn)。3.每一工程竣工前，工程部對移交的工程檔案資料必須進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收審核，合格后方可進(jìn)行工程核算環(huán)節(jié)。4.公司檔案資料室對工程技術(shù)部移交的全部資料負(fù)責(zé)接受、登記、編號，對檔案管理工作的對的性、及時性、規(guī)范性負(fù)責(zé)。5.工程技術(shù)部對檔案資料室應(yīng)推行所收工程文獻(xiàn)的立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。6.歸檔的資料必須完整、精確、系統(tǒng)、規(guī)范，能真實(shí)反映出工程活動的全過程，與竣工的實(shí)際相符合，并通過分類整頓，構(gòu)成符合規(guī)定的案卷。7.由外協(xié)負(fù)責(zé)的勘察、設(shè)計單位提供的技術(shù)資料應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完畢時，由有關(guān)部門負(fù)責(zé)收集整頓，應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將形成的技術(shù)資料文獻(xiàn)移交給工程技術(shù)部。8.施工單位在工程竣工文獻(xiàn)（涉及設(shè)備出廠檢查的全部資料）收集、編制、整頓立卷后，對移交文獻(xiàn)的完整、精確狀況和案卷質(zhì)量負(fù)責(zé)審核，并予以確認(rèn)。必要時可與施工單位進(jìn)行會審，然后由工程技術(shù)部確認(rèn)，再向公司檔案資料室辦理移交手續(xù)。9.工程自開工之日起，工程部、預(yù)決算員、等對工程的施工、安裝、調(diào)試、監(jiān)理、施工合同、器材等材料應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)全過程文獻(xiàn)材料的收集、整頓、規(guī)范以及技術(shù)歸檔立卷工作。技術(shù)歸檔的立卷必須經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字審批。技術(shù)檔案管理原則1.憑證合同合同的規(guī)定：工程函、復(fù)函和請示、批復(fù)；工程政策性解決合同；工程管理協(xié)調(diào)會紀(jì)要；施工組織設(shè)計或施工技術(shù)方法計劃；工程承包合同書。2.施工圖紙設(shè)計的規(guī)定：施工圖預(yù)算、施工圖設(shè)計闡明書及設(shè)備材料清單；施工圖紙技術(shù)交底紀(jì)要，施工圖紙會審紀(jì)要，設(shè)計變更告知單、工程更改、材料設(shè)備代用告知單；施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底。3.機(jī)電安裝文獻(xiàn)的規(guī)定：架線施工統(tǒng)計，接地施工統(tǒng)計，導(dǎo)地線出廠質(zhì)量證明書，金具、絕緣子出廠質(zhì)量證明書，導(dǎo)地線液壓連接強(qiáng)度實(shí)驗(yàn)報告?？⒐を?yàn)收文獻(xiàn)的規(guī)定：工程中間驗(yàn)評報告清單，永久性缺點(diǎn)資料報告及糾正對策方法。5.工程管理文獻(xiàn)的規(guī)定：竣工驗(yàn)收簽字書，竣工移交目錄工程結(jié)算書、重大質(zhì)量、安全施工、技術(shù)總結(jié)、工程審計報告、工程物資、費(fèi)用等管理文獻(xiàn)；工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)及工程建設(shè)評定文獻(xiàn)、工作聯(lián)系單、工程管理及安全檢查、工程質(zhì)量監(jiān)察報告、紀(jì)要、總結(jié)，工程各階段工程簡報、信息，工程施工網(wǎng)絡(luò)及定時進(jìn)行修改計劃。6.施工圖設(shè)計文獻(xiàn)的規(guī)定：施工圖預(yù)算、施工設(shè)計闡明，施工組織設(shè)計和施工方案，工程審計修改告知書，工程設(shè)計修改業(yè)務(wù)聯(lián)系單，工程變更告知書。7.電氣施工安裝文獻(xiàn)的規(guī)定:土變導(dǎo)流電氣安裝統(tǒng)計、設(shè)備高壓系統(tǒng)電氣安裝統(tǒng)計、設(shè)備低壓系統(tǒng)電氣安裝統(tǒng)計、直流系統(tǒng)、接地系統(tǒng)、無功賠償系統(tǒng)電氣安裝統(tǒng)計、隱蔽工程驗(yàn)收統(tǒng)計、進(jìn)線系統(tǒng)一次實(shí)驗(yàn)報告、所用變、接地系統(tǒng)電氣一次實(shí)驗(yàn)報告、電氣二次公用部分實(shí)驗(yàn)統(tǒng)計、電氣二次主變系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)統(tǒng)計、二次回路系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)統(tǒng)計。竣工驗(yàn)收文獻(xiàn)的規(guī)定：工程竣工報告、工程竣工驗(yàn)收報告或紀(jì)要、工程各類資料移交清單：施工決算、審計報告、未定工程清單、繼電保護(hù)與系統(tǒng)自動裝置整定值勤告知單、工程合同書、竣工全套圖紙。工程管理性文獻(xiàn)的規(guī)定：工程管理協(xié)調(diào)紀(jì)要、工程施工定時滾動計劃、設(shè)備現(xiàn)場保管統(tǒng)計、專用儀器儀表設(shè)備清冊、備品備件清冊、重大技術(shù)決定、重大質(zhì)量或安全事故調(diào)查解決報告、技術(shù)革新建議及應(yīng)用統(tǒng)計、土變系統(tǒng)電氣裝置分項(xiàng)工程質(zhì)量評定統(tǒng)計、直流系統(tǒng)、二次系統(tǒng)、接地系統(tǒng)、無功賠償系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量檢查評定表。施工圖設(shè)計交底文獻(xiàn)的規(guī)定：施工圖預(yù)算、施工設(shè)計闡明、電纜管道施工圖工程設(shè)計告知書、工程變更告知書紀(jì)要、施工圖技術(shù)交底紀(jì)要。電纜安裝文獻(xiàn)的規(guī)定：電纜工程進(jìn)度計劃表、施工作業(yè)指導(dǎo)書、組織設(shè)計或技術(shù)安全方法計劃、施工技術(shù)及安全方法交底統(tǒng)計、電纜工程安裝調(diào)試統(tǒng)計、電纜工程絕緣實(shí)驗(yàn)統(tǒng)計。施工管理性文獻(xiàn)的規(guī)定：工程業(yè)務(wù)、監(jiān)理聯(lián)系單，施工方案報審表，施工進(jìn)度計劃報審表，重要設(shè)備開箱申請表，設(shè)備開箱監(jiān)理清單，重要材料報審表，工程物資驗(yàn)證統(tǒng)計，工程質(zhì)量評定統(tǒng)計，工程決算和審計報告。檔案資料形成、收集、整頓、移交的實(shí)施原則1.根據(jù)性工程文獻(xiàn)1.1根據(jù)性工程文獻(xiàn)規(guī)定收集齊全、完整，案卷必須遵照文獻(xiàn)材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文獻(xiàn)之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和運(yùn)用。1.2在歸檔的文獻(xiàn)中，應(yīng)當(dāng)將每份文獻(xiàn)的正件和附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、多個文字形成的同一種文獻(xiàn)，分別立在一起，不得分開。1.3卷內(nèi)文獻(xiàn)材料應(yīng)區(qū)別不同狀況進(jìn)行排列，密不可分的文獻(xiàn)材料應(yīng)依次排列在一起，批復(fù)在前，請示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，轉(zhuǎn)發(fā)件在后；多個文字形成的同一種文獻(xiàn)，原文在前，譯文在后；圖文緊密排列時，文字材料在前，圖樣在后。1.4工程評定材料，招投標(biāo)書，議定書，談判合同，現(xiàn)場備忘錄等，作為引進(jìn)技術(shù)這部分內(nèi)容應(yīng)永久保存，按照文獻(xiàn)形成的規(guī)律分類、組卷。1.5合同、合同及工程驗(yàn)收證書、交接書等推行雙方簽字手續(xù)的文獻(xiàn)規(guī)定；從法律效用上考慮，分為訂立合同、合同的推行方和辦理證書的簽字方，其合同、合同與證書均應(yīng)持一份正本歸檔；不得用副本或復(fù)印件歸檔。工程設(shè)計文獻(xiàn)2.1國內(nèi)設(shè)計的文獻(xiàn)按照工程項(xiàng)目圖紙總目錄，工程全部設(shè)計文獻(xiàn)應(yīng)當(dāng)齊全、系統(tǒng)、完整，圖紙普通應(yīng)當(dāng)藍(lán)圖歸檔。2.2可行性階段、初步設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段的文獻(xiàn)排序，普通應(yīng)當(dāng)按照設(shè)計院卷冊排列、編目和歸檔。工程施工文獻(xiàn)3.1施工單位按施工質(zhì)量檢查及評定原則、施工驗(yàn)收規(guī)范編制劃分的分部、分項(xiàng)、單位工程為單元，齊全、完整系統(tǒng)地收集、整頓、分類編出施工文獻(xiàn)材料的目錄，并提交給建設(shè)單位。在工程全部竣工資料整頓、組卷后，施工單位編竣工資料清冊向各分建設(shè)單位移交。3.2施工質(zhì)量解決、缺點(diǎn)解決報告，規(guī)定有閉環(huán)交待的具體統(tǒng)計，并且按照實(shí)際狀況組卷歸檔。3.3質(zhì)量監(jiān)督文獻(xiàn)，應(yīng)按專業(yè)質(zhì)量檢查大綱的規(guī)定規(guī)定，齊全、完整地收集各階段檢查的文獻(xiàn)材料。對檢查出有何問題的項(xiàng)目還應(yīng)有閉環(huán)交待的統(tǒng)計、紀(jì)要與結(jié)論性意見。并按監(jiān)督檢查項(xiàng)目分別分類編目、排列。3.4工程預(yù)算書、工程決算書按照供電公司分類表編目、排列。技術(shù)檔案收集歸檔范疇1.施工組織設(shè)計、作業(yè)指導(dǎo)書及施工方案；2.施工圖紙及圖紙會審統(tǒng)計；3.規(guī)程、規(guī)范、原則和工程所需其它技術(shù)文獻(xiàn)和資料；4.重要原材料、構(gòu)件和設(shè)備出廠證件；5.設(shè)計變更、材料設(shè)備代用統(tǒng)計；6.施工技術(shù)統(tǒng)計；7.隱蔽工程與中間檢查驗(yàn)收簽證；8.材料的檢查、實(shí)驗(yàn)統(tǒng)計；9.重大質(zhì)量安全事故解決統(tǒng)計；10.竣工圖紙；11.工程總結(jié)和工程音像資料；12.其它為積累經(jīng)驗(yàn)所需的資料。技術(shù)檔案借閱管理制度1.公司各部門借閱檔案，必須按照公司檔案借閱管理規(guī)定辦理借閱手續(xù)；2.外單位來人查閱本單位技術(shù)檔案資料，需持單位介紹信并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，方可查閱，但是不得抄錄或借出；3.查閱檔案應(yīng)當(dāng)在檔案室內(nèi)進(jìn)行，不得劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等，特殊狀況需要借出的，需經(jīng)公司主管部門領(lǐng)導(dǎo)同意，但借出時間不得超出一周，且不得轉(zhuǎn)借別人。需繼續(xù)使用的必須辦理續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全；4.貴重的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不得借出；5.凡私自抄錄、攝錄、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律責(zé)任。技術(shù)檔案保密管理制度1.技術(shù)檔案是公司的貴重財富，公司技術(shù)檔案本身含有機(jī)要性質(zhì)，因此，檔案室和檔案員，必須嚴(yán)格恪守保密制度，推行保密手續(xù)，嚴(yán)格恪守保密十條原則，確保技術(shù)檔案的安全。2.但凡運(yùn)用檔案的，必須經(jīng)檔案員提供，任何人不得直接私自動用。3.借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案室借閱制度辦理手續(xù)，限期使用、按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。4.運(yùn)用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明發(fā)明、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文獻(xiàn)材料，須嚴(yán)格推行審批手續(xù)，未經(jīng)同意的，嚴(yán)禁提供運(yùn)用。5.外單位查閱檔案，須持介紹信并且經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文獻(xiàn)，統(tǒng)一由公司檔案室嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權(quán)外供。對于私自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文獻(xiàn)等檔案資料者，一律追查、追究責(zé)任。對于嚴(yán)重?fù)p害國家或公司利益者，要依法追究刑事責(zé)任。6.已經(jīng)竣工的圖紙和技術(shù)文獻(xiàn)材料以及其它經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按照公司文獻(xiàn)由公司檔案室組織回收，統(tǒng)一銷毀，其它任何部門和個人一律無權(quán)解決或自行私自銷毀。7.發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)當(dāng)立刻報告，及時追查。8.不得傳抄、自行翻印機(jī)密文獻(xiàn)和帶密級的檔案資料。9.不得將機(jī)密文獻(xiàn)帶回家中或隨意翻閱文獻(xiàn)，嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文獻(xiàn)、檔案資料外出游覽、參觀、探親訪友、出入公共場合。10.公司領(lǐng)導(dǎo)要定時檢查檔案資料的保密工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，堵塞漏洞，嚴(yán)防失密、泄密事件的發(fā)生。七、檔案資料復(fù)制管理制度1.我司員工因工作需要復(fù)制普通文獻(xiàn)材料時，需經(jīng)檔案室審批；我司員工復(fù)制本職工作范疇以外的檔案，須經(jīng)其有關(guān)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)同意；復(fù)制機(jī)密檔案資料須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可復(fù)制。2.外單位普通不予復(fù)制，確實(shí)因工作需要的應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意方可復(fù)制。3.任何單位和個人復(fù)制檔案資料都要按照規(guī)定及時登記。八、檔案統(tǒng)計管理制度1.檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其普通規(guī)律性的工作。2.統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作是為制訂檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的根據(jù)。3.統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案資料的收進(jìn)、移出、整頓、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、運(yùn)用、機(jī)構(gòu)和人員等狀況的基本統(tǒng)計和其它專門統(tǒng)計。4.統(tǒng)計任務(wù)。對檔案和檔案工作的發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、提供資料、實(shí)施檔案統(tǒng)計的監(jiān)督。5.統(tǒng)計對象。對檔案實(shí)體及管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的構(gòu)成與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。6.統(tǒng)計辦法。檔案統(tǒng)計工作必須把零星的個別的原始資料，進(jìn)行整合，使之能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)