大學檔案管理辦法

2/2大學檔案管理辦法第一章總則第一條為加強學校的檔案工作，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》（簡稱27號令）和《教育部文書立卷、歸檔和檔案利用辦法》等法規(guī)，結合學校實際，制定本辦法。第二條本辦法所稱的檔案指學校在從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。第三條檔案工作是辦好學校的重要基礎性工作之一，是衡量學校管理工作的重要尺度，是維護學校歷史真實面貌的重要事業(yè)。學校各級單位應重視檔案工作，加強檔案意識，發(fā)揮檔案服務教學、科研和育人的作用。第四條學校將檔案工作納入學校的總體規(guī)劃，在機構設置、人員編制、經(jīng)費預算、庫房建設等各方面對檔案工作給予必要的支持和保證。第二章領導體制、機構設置及職責第五條學校檔案工作由校長領導，一位校領導分管，校長和分管校領導的其主要職責是：1、貫徹國家關于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，統(tǒng)一規(guī)劃和領導學校的檔案工作。2、保證檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案工作與學校其他工作同步發(fā)展；3、批準學校檔案工作規(guī)章制度，落實檔案工作機構設置、人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設備和經(jīng)費。4、統(tǒng)籌學校檔案工作的業(yè)務培訓，研究決定學校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。第六條學校檔案館是學校檔案工作的職能管理機構，其職責是：1、宣傳、貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃全校檔案工作；2、建立和健全學校檔案工作規(guī)章制度，負責對全校各部門檔案工作進行指導、監(jiān)督、檢查和業(yè)務培訓；3、負責接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管全校的各類檔案及有關資料；4、編制檢索工具，編研檔案史料，積極開發(fā)檔案信息資源；5、組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；6、開展檔案的開放和利用工作；7、建立和健全檔案工作網(wǎng)絡，負責全校專（兼）職檔案人員的業(yè)務培訓；8、開展檔案宣傳工作和利用者教育活動；9、開展檔案學術研究和交流活動；10、完成學校領導交辦的有關任務。第七條根據(jù)實際需要，我校分別在學校人事處、財務處和學生處設立教職工人事檔案室、財務檔案室和學生檔案室。各檔案室在業(yè)務上接受檔案館指導，行政上受主管部門領導，其職責是：1、建立和健全分室檔案的保管、利用等規(guī)章制度；2、對所屬部門文件資料的形成、積累、整理、立卷等工作進行指導，監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況；3、負責接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管與本檔案室有關的檔案及資料；4、開展檔案室的開放和利用工作，編制多種檢索工具，建立利用效果記錄和借閱檔案統(tǒng)計制度；5、定期檢查檔案的保管狀況，對破損或變質的檔案及時修補和復制；6、每年3月底前向學校檔案館移交本檔案室上一年度的案卷目錄。第八條各處級單位須確定一名專（兼）職檔案員，負責本部門文件、資料的收集、整理、立卷和移交工作。專（兼）職檔案員原則上由各處級單位辦公室主任擔任，并上報檔案館備案。各處級單位專（兼）職檔案員的具體職責是：1、積極參加檔案業(yè)務培訓，學習專業(yè)技能，提高檔案工作水平；2、遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》的規(guī)定，保證文件材料的安全和保密；3、接受學校檔案館的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，保證本部門檔案歸檔的齊全完整；4、負責本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作。每年4月30日前將上一年度的歸檔文件材料向學校檔案館移交，并辦理交接手續(xù)；5、在調離工作崗位前，做好本部門的檔案移交工作。第九條學校為檔案館和各檔案室配備專職檔案工作人員。專職檔案工作人員實行專業(yè)技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。第三章檔案的管理第十條本校各職能部門或個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的、對學校和社會有保存價值的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向檔案部門移交，集中管理，任何部門和個人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。各級領導、業(yè)務主管職務活動中形成的應當歸檔的文件、材料應及時歸檔；在調離工作崗位或退休前，須做好業(yè)務檔案的清理和移交工作。對于個人在非職務活動中形成的對學校和社會有保存價值的文件材料，檔案部門可通過征集、代管等形式進行管理。第十一條各門類檔案歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）等各種載體形式。第十二條學校實行檔案形成部門立卷歸檔制度。各部門專（兼）職檔案員按照歸檔要求，及時收集、整理、組卷、編制件號、統(tǒng)計頁數(shù)、填寫卷內(nèi)目錄，上傳電子文件，檢查合格后向學校檔案館移交。第十三條各門類檔案須按學校檔案部門規(guī)定的時限移交歸檔。對于學校的重大活動，檔案館要提前介入，主辦單位應積極配合，保證重要檔案的及時歸檔。第十四條移交歸檔的檔案應符合相關的規(guī)范和標準。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。第十五條檔案館對歸檔資料進行整理、分類、鑒定和編號。第十六條學校各檔案庫房須設專人負責，檔案庫房管理人員要按檔案庫房管理的“八防”要求定期檢查庫房，消除安全隱患，遇有特殊情況，及時向主管領導報告并采取相關措施。第十七條學校檔案館和各檔案室負責檔案的安全管理，防止檔案破損、退色、霉變和散失。對已破損或變質的檔案，要及時修復或復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管。第十八條學校檔案館按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。第十九條學校檔案館（各檔案室）對保管期已滿的檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，在征得有關部門同意后，編制檔案銷毀清冊，報主管校長批準后，方可銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。第二十條銷毀檔案時，必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。第二十一條學校檔案館負責檔案統(tǒng)計年報工作，按照國家有關規(guī)定報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。第四章檔案經(jīng)費、設備和庫房第二十二條學校檔案館工作經(jīng)費單獨立項，列入學校預算，保障檔案工作發(fā)展需求。各職能部門（檔案室）保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設備，在本部門經(jīng)費中列支。第二十三條學校遵循方便利用、安全保管、有利發(fā)展的原則，為學校檔案館及相關單位的檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。為涉密檔案存放設專門庫房；為聲像、電子等特殊載體檔案的存放，配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防蟲等必要設施。對不適應檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》（建標103-2008）的要求及時進行改擴建或者新建。第二十四條學校設立檔案信息化建設的專項經(jīng)費，為檔案機構配備檔案現(xiàn)代化、信息化所需的設備，加快數(shù)字檔案建設，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行。第五章檔案的開放和利用第二十五條學校檔案館按照國家有關規(guī)定公布檔案。未經(jīng)學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。屬下列情況的之一者，不對外公布：1、涉及國家秘密的；2、涉及專利或者技術秘密的；3、涉及個人隱私的；4、檔案形成單位規(guī)定限制利用的。第二十六條學校檔案館設立專門的閱覽室，編制必要的檢索工具，提供檔案目錄、計算機查詢等服務，為利用檔案創(chuàng)造便利條件。第二十七條凡持有合法證明的單位或者個人，在說明利用檔案目的和范圍并履行相關登記手續(xù)后，可查閱利用屬于開放范圍的檔案，并可以摘錄和復制。國外組織和個人利用學校已開放的檔案，按國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)。第二十八條借閱、摘錄、復制未開放的檔案，須經(jīng)學校檔案館館長批準。涉及未公開的技術問題，應當經(jīng)檔案形成單位或本人同意，必要時請主管校長審查批準。需要利用涉密檔案時，應當經(jīng)學校保密工作部門批準。第二十九條學校檔案館提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，須經(jīng)檔案館館長批準。第三十條對于借出的檔案，當事人須妥善保管，檔案部門要定期催還。發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，當事人應寫出書面報告，根據(jù)不同情況，嚴格按規(guī)定處理。第三十一條學校檔案館是我校出具檔案證明的唯一機構。檔案證明用于公益目的的，不收取費用；用于個人或者商業(yè)目的的，按照有關規(guī)定合理收取費用。加蓋檔案館公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。第三十二條檔案館應積極開展檔案編研工作，出版檔案史料。第三十三條檔案館采用多種形式開展檔案宣傳、教育和培訓工作。第六章獎勵與處罰第三十四條學校檔案館負責建立檔案工作檢查、考核和評估制度，并對檔案形成部門及專（兼）職檔案員的工作進行檢查、評估。第三十五條學校對在檔案工作中做出突出貢獻的單位和個人，給予表彰與獎勵。第三十六條檔案管理部門定期對檔案工作進行檢查，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重的，限期改正或報主管校領導批準，對直接責任人員或主管責任人員給予行政處分；造成損失的，責令賠償；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：1、將職務活動中形成的應當歸檔的文