采購員應具備的素養(yǎng)和技能

優(yōu)秀采購員必備能力要求在傳統(tǒng)思想里，采購就是拿錢買東西，其目的就是以最少的錢買到最好的商品。然而，事實并非如此，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，技術(shù)的進步，競爭的日益激烈，采購已由單純的商品買賣妝展成為一種職能，一門專業(yè)，一種可為企業(yè)節(jié)省成本，增加利潤，獲取服務的資源。采購也不是一種輕松的工作，需要較高的專業(yè)技能和談判技巧。采購不僅是價格問題，而且大部份不是價格因素，更多的是品質(zhì)水平，品質(zhì)保證能力，售后服務，產(chǎn)品服務水平，綜合實力等等。有些東西看起來買得很便宜，但經(jīng)常維修，經(jīng)常不能正常工作，就大大增加了使用成本，如果買的是假冒偽劣商品，就會蒙受更大的損失。采購就是通過交換獲取物料和服務的購買行為，為企業(yè)經(jīng)營在合適的時間、地點、價格獲取質(zhì)量、數(shù)量合適的資源。因此，作為采購員，從根本上看，應具備以下能力：1.成本意識與價值分析能力采購支出是構(gòu)成銷貨成本的主要部份，因此采購人員必須具有成本意識，會精打細算，錙珠必較，不可大而化之；其次，必須具有“成本效益”的觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，買了品質(zhì)不好或不堪使用的物品，并能隨時將投入（成本）與產(chǎn)出（使用狀況－－時效，損耗率，維修次數(shù)等）加以比較。此外，對于報價單的內(nèi)容，應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，對原料，人工，工具，稅款，利潤，交貨時間，付款條件等，逐項加以剖析評判。2.預測能力在動態(tài)經(jīng)濟環(huán)境下，物品的采購與供應數(shù)量經(jīng)常會調(diào)整變動，采購人員應該能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料，分析，判斷貨源是否充裕，再與供應商接觸，并可從其“惜售”的態(tài)度，揣摩物品是否可能供應日絀。從物品原料價格的漲跌，也能推斷采購成本將受影響的幅度是多少?？傊?，采購人員必須擴充見聞，具備“察言觀色”的能力，才能對物品未來的供應趨勢未雨綢繆。3.表達能力采購人員無論是用語言或文字與供應商溝通，必須能正確，清晰表達所欲采購的各種條件，例如規(guī)格，數(shù)量，價格，交貨期限，付款方式等，避免語言含混，滋生誤解。尤其是忙碌的采購工作，采購人員更必須具備長語短話，言簡意賅的表達能力，以免浪費時間。而以“說之以理，動之以情”來獲取優(yōu)惠的采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達能力。4.良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力由于采購業(yè)務牽涉范圍廣，相關(guān)部門多，欲使采購業(yè)務能順利進行，而獲得良好的工作績效，除了采購人員的努力外，尚需企業(yè)內(nèi)部各有關(guān)部門的密切配合。因此，采購人員必須具有良好的人際關(guān)系與協(xié)調(diào)能力，以期獲得有關(guān)部門的合作，而圓滿完成任務。在此將采購部門與企業(yè)內(nèi)有關(guān)部門的協(xié)調(diào)關(guān)系，敘述如下：1）與銷售部門銷售部門應提供正確的銷售預測及銷售目標等資料給采購部門，以期采購計劃有效執(zhí)行。銷售部門研定產(chǎn)品的價格，必須事先預估制造成本，尤其占主要部份的材料成本。在預估材料成本方面，采購部應提供充分協(xié)助。銷售部門在與客戶談判特別訂單及無庫存的產(chǎn)品時，必須考慮采購的購運時間（leadtime)，避免造成無法如期交貨的問題。采購部門應將從供應商處所獲得的有關(guān)競爭者的用料需求信息，以及其它產(chǎn)品的銷售數(shù)量，品質(zhì)，價格等信息，提供給銷售部門，以協(xié)助做好競爭策略的擬定工作。2）與生管部門為了確保原料供應的穩(wěn)定性，采購部門和生管部門需要經(jīng)常交換信息。生管部門應盡早通知采購部門有關(guān)產(chǎn)品的生產(chǎn)計劃與物料的需求計劃，使采購部門有充足的時間尋求貨源，并與供應商議價。而采購部門也必須通知生管部門其所需要的購運時間及訂購后可能發(fā)生的變化。如果生產(chǎn)計劃和采購計劃中的數(shù)量或時間有任何改變，彼此都應迅速通知對方，以便做適當?shù)恼{(diào)整與配合。4）與質(zhì)檢部門采購人員必須熟悉有關(guān)品質(zhì)標準，以便從供應商處購買到合乎質(zhì)量的物品。采購人員由于直接與供應商接觸，能幫助品管部門建立供應商所能配合的一套檢驗標準。而品管部門也應將檢驗結(jié)果告知采購人員，借以考核供應商。因此，采購與質(zhì)檢部門的協(xié)調(diào)如下：質(zhì)檢知識：采購人員應隨時向質(zhì)檢部門學習質(zhì)檢的知識，以便與供應商接觸時能了解物料品質(zhì)，以期采購適當?shù)奈锪弦怨┥a(chǎn)。品質(zhì)標準：采購部門應與質(zhì)檢部門保持密切聯(lián)系，以便質(zhì)檢部門隨時提供必要的協(xié)助，使請購規(guī)格與驗收標準相互吻合。物料驗收：質(zhì)檢部門對由于廠商交來的物料不符要求而拒收時，應立即通知采購部門，以便采取必要的措施。開發(fā)供應廠商：采購部門與質(zhì)檢部門應共同開發(fā)供應廠商，以確認廠商是否具備供應所需品質(zhì)及數(shù)量的產(chǎn)品的能力。市場價有一個大體的了解，并進行比較。比價：俗話說“貨比三家”，因為專業(yè)采購所買的東西可能是一臺價值百萬或千萬元的設備或年采購金額達千萬元的零部件，這就要求采購人員必須謹慎行事。由于供應商的報價單中所包含的條件往往不同,故采購人員必須將不同供應商報價中的條件轉(zhuǎn)化一致后才能進行比較,只有這樣才能得到真實可信的比較結(jié)果。議價：經(jīng)過比價環(huán)節(jié)后,篩選出價格最適當?shù)亩寥齻€報價環(huán)節(jié)。隨著進一步的深入溝通,不僅可以將詳細的采購要求傳達給供應商，而且可進一步“殺價”，供應商的第一次報價往往含有“水份”。但是，如果采購物品為賣方市場，即使是面對面地與供應商議價，最后所取得的實際效果可能要比預期的要低。定價：經(jīng)過上述三個環(huán)節(jié)后，買賣雙方均可接受的價格便作為日后的正式采購價，一般需保持兩至三個供應商的報價。這兩、三個供應商的價格可能相同，也可能不同。二、適質(zhì)（RightQuality）一個不重視品質(zhì)的企業(yè)在今天激烈的市場競爭環(huán)境中根本無法立足，一個優(yōu)秀的采購人員不僅要做一個精明的商人，同時也要在一定程度上扮演管理人員的角色，在日常的采購工作中要安排部分時間去推動供應商改善、穩(wěn)定物品品質(zhì)。采購物品品質(zhì)達不到使用要求的嚴重后果是顯而易見的：來料品質(zhì)不良，往往導致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費大量的時間與精力去處理，會增加大量的管理費用。來料品質(zhì)不良，往往在重檢、挑選上花費額外的時間與精力，造成檢驗費用增加；來料品質(zhì)不良，導致生產(chǎn)線返工增多，降低產(chǎn)品質(zhì)量、降低生產(chǎn)效率；因來料品質(zhì)不良而導致生產(chǎn)計劃推遲進行，有可能引起不能按承諾的時間向客戶交貨，會降低客戶對企業(yè)的信任度；若因來料品質(zhì)不良引起客戶退貨，有可能令企業(yè)蒙受余種損失，嚴重的還會丟失客戶。三、適時（RightTime）企業(yè)已安排好生產(chǎn)計劃，若原材料未能如期達到，往往會引起企業(yè)內(nèi)部混亂，即產(chǎn)生停工待料，當產(chǎn)品不能按計劃出貨時，會引起客戶強烈不滿。若原材料提前太多時間買回來放在倉庫里等著生產(chǎn)，又會造成庫存過多，大量積壓采購資金，這是企業(yè)很忌諱的事情，故采購人員要扮演協(xié)調(diào)者與監(jiān)督者的角色，去促使供應商按預定時間交貨。對某些企業(yè)來講，交貨時機很重要。四、適量（RightQuantity）批量采購雖有可能獲得數(shù)量折扣，但會積壓采購資金，太少又不能滿足生產(chǎn)需要，故合理確定采購數(shù)量相當關(guān)鍵，一般按經(jīng)濟訂購量采購，采購人員不僅要監(jiān)督供應商準時交貨，還要強調(diào)按訂單數(shù)量交貨。五、適地（RightPlace）天時不如地利，企業(yè)往往容易在與距離較近的供應商的合作中取得主動權(quán)，企業(yè)在選擇試點供應商時最好選擇近距離供應商來實施。近距離供貨不僅使得買賣雙方溝通更為方便，處理事務更快捷，亦可降低采購物流成本。越來越多的企業(yè)甚至在建廠之初就考慮到選擇供應商的“群聚效應”，即在周邊地區(qū)能否找到企業(yè)所需的大部分供應商，對企業(yè)長期的發(fā)展有著不可估量的作用。采購人員都有這樣的體會，就是在實際的采購工作中很難將上述“5R”中的一個方面時，就要犧牲其他方面。例如，若過分強調(diào)品質(zhì)，供應商就不