商務(wù)英語寫作：商務(wù)郵件寫作指南

商務(wù)英語寫作：商務(wù)郵件寫作指南想要成為一名商務(wù)精英，怎么能不懂電子信函的寫作，如果你對郵件寫作還是毫無頭緒，那就來看看這份實用的寫作指南吧！商務(wù)寫作指南中，句型固然重要。然而，在這份商務(wù)寫作指南中，我們試圖探討一些句型之外的寫作技巧、一些小心思和思路。掌握了這些，你的郵件也能讓人看得賞心悅目，突顯你的高情商。一般來說，郵件開頭比較重要。春風(fēng)化雨的開頭能夠快速拉近彼此的距離，承前啟后，掃清溝通障礙。下面給大家介紹一些既簡單又經(jīng)典的開頭句式。1.Ihopeyouaredoingwell.希望你一切安好。2.Ihopethisfindsyouwell.希望你一切都好。3.Justcheckingin.這是美國人常用的句型，就跟咱們的“沒事，打個電話隨便問問，只是聯(lián)系看看你過得好不好”差不多一個意思，讓對方放松心情。4.Justwantedtosendyouaquicknoteto…只是給你發(fā)個信來……5.Howiseverything?一切還好嗎？6.Justcheckingintomakesurethat…只是過來確認(rèn)下……7.Iwantedtoreachouttoyoubecause…我只是聯(lián)系你來……上面只是開胃小菜，下面小編將介紹一些小技巧，教大家在一些棘手情況下，如何回復(fù)郵件，讓你郵件看起來diplomaticandpolite.1顯示客氣的大殺器：情態(tài)動詞和修飾詞比如，有時候要給老板匯報一個不太好的消息，如果你郵件寫成下面這樣，可能老板看了心情會立刻down掉。Therewillbeadelayinthecompletionoftheproject.那么，怎樣能夠緩和語氣，讓老板消化壞消息做好心理建設(shè)呢？下面這個句子可以給你點參考：Theremightbeaslightdelayinthecompletionoftheproject.這里就是用了一些小技巧，比如情態(tài)動詞mightbe，修飾詞slight讓整個句子變得柔和起來，負(fù)面感情低了很多。曾經(jīng)就有老外說過，在寫商務(wù)郵件時，用好修飾詞是多么關(guān)鍵：Ifweusequalifierstodecreasethequalityofaword,theymakegreat‘softeners’.Wordsusedtosoftenthetoneofourcontentorconveypolitenesswhenwespeak.在商務(wù)寫作中，如果能用一些“軟化詞”（softener），用這樣一種語言工具可以讓整體內(nèi)容語調(diào)變得更得柔和。一般來說，傳達(dá)不好的消息的時候，可以用這類詞，給收件人做心理建設(shè)。這類詞有：I’mafraid,sosorry,tobehonest,unfortunately,withallrespectTobehonest,Ithinkweneedtorethinkourmarketingstrategy.老實說，我覺得我們應(yīng)該重新思考下市場策略。Withallrespect,Idon’tagreewithwhatyoujustsaid.恕我直言，我不同意你說的話。6活用情態(tài)動詞，凸顯情商Modalverbssuchaswould,could,mayormightaregreatforsofteningarequestorgivingacommand:Iwantmoretimetofinishthispresentation.Icouldusemoretimetofinishthispresentation.Itwouldbenicetohavemoretimetofinishthispresentation.如果能多一些時間做這個報告就好了。Handmethetelephone,please.Wouldyouhandmethetelephone,please?Couldyouhandmethetelephone,please?能把電話遞給我嗎？7否定句也要變著花兒說不明白這是什么意思？請看下面的例子。I’mafraidIhaven’tfinishedthereport.I’mafraidIhaven’tbeenabletofinishthereportyet.我恐怕是沒法完成這份報告了。第一個句子是不是很生硬呢？第二個句子中加上beableto，可是一個妥妥的心機(jī)表達(dá)，用來暗示“你還在認(rèn)真做這個任務(wù)，但可能一些不可控力讓你沒法做好，比如很大的工作量啦等等”。而“yet”呢？則是用來強(qiáng)調(diào)你還在認(rèn)真做，快要完成了，讓收件人覺得你一直在努力，消除負(fù)面感。還要一個方式，就是改變論述方式，用多元句型表達(dá)，讓否定內(nèi)容變得不那么消極。Ican’tgiveyouabetterdealthanthat.Iamnotabletogiveyouabetterdealthanthat.Iamunabletogiveyouabetterdealthanthat.Iamnotinapositiontogiveyouabetterdealthanthat.8恰當(dāng)使用副詞，提升你的人緣商務(wù)郵件中，用一些副詞“entirely,totallyorcompletely”可以削減或強(qiáng)化語氣程度，比如：Iamunhappywiththisagreement.Iamnotentirelyhappywiththisagreement.Iamnottotallyhappywiththisagreement.外國專家就曾經(jīng)說過這樣一句話，表達(dá)商務(wù)寫作中語法，句型結(jié)構(gòu)的重要性，小編覺得，這段話值得大家看看，在下一次提筆寫郵件時，可以用來提醒自己，一封有范兒的郵件到底該如何寫：Choosingtherightwordsandtherightgrammarcangoalongwaytoremovingsomeoftheunpleasantnessofthemessagewehavetodeliver.Itcanalsohelpustomaintainalevelofdeferencethatwewishtoshowtosuperiorsorclientsinthenormalcourseofbusiness.說了這么多商務(wù)郵件寫作小技巧，下面來看看一些具體場景下，郵件如何能寫出花兒！別人總習(xí)慣在事情最后關(guān)頭請你幫助，你不想幫忙，怎么委拒？Iwouldlovetohelpyouout,butIalreadymadecommitmentstoother(coworkers,clients,etc.)tocompletetheirprojectstoday.Itwouldn’tbefairtothemtonotfollowthroughonwhatIsaidIwoulddo.Iwillbesuretofitthisinassoonaspossible.Thanksforyourunderstanding.別人總是不直接找相關(guān)聯(lián)系人，而是找你做中間人，如何回答？That’snotmyareaofexpertise.Iwouldbehappytoconnectyouwithsomeonewhocouldbesthelpyousolvethisproblem.如果別人總是讓你在短期內(nèi)趕任務(wù)，怎么回答？Iknowthisprojectisahighpriorityforyou,andifit’sabsolutelynecessaryformetoturnsomethinginbythatdate,Icanmakeithappen.ButifIcouldhaveafewmore(days,weeks,etc.),Icouldreallydeliversomethingofhigherquality.Woulditbepossibleformetohaveabitmoretime?別人讓你做一些你目前沒時間、沒精力做的事情，怎么回答？Iappreciateyouthinkingofme,andI’mhonoredbytherequest.Butunfortunately,Idon’thavethetimetogivethismybestrightnow.Ithinkyouwouldbenefitfromfindingsomeonewhocandevotemoretimeandenergytothisproject.6個小辦法，如何設(shè)定界限，在郵件中給人做心理建設(shè)？TheDeferral:“I’mswampedrightnow,butfeelfreetofollowup.”當(dāng)你很忙的時候，可以回答：我現(xiàn)在忙不過來，但之后會跟進(jìn)的。TheReferral:“I’mnotqualifiedtodowhatyou’reasking,buthere’ssomethingelse.”你推薦他人做事情：你要求的事情我現(xiàn)在沒有權(quán)利辦到，但我可以給你推薦個人。TheIntroduction:“Thisisn’tinmywheelhouse,butIknowsomeonewhomightbehelpful.”介紹別人時：這事不是我掌管，我知道XXX可以幫到你。TheBridge:“Youtwoareworkingtowardcommongoals.”做中介的時候：你們兩個目標(biāo)倒挺一致的。（言下之意：你兩可以合作，別找我了。）TheBatch:“Othershaveposedthesamequestion,solet’schattogether.”面對一群人，如何回答：別人也提了這個問題，我們大家一起來商討看看吧。TheRelationalAccount:“IfIhelpedyou,I’dbelettingothersdown.”面對關(guān)系戶，怎么婉拒：如果我?guī)土四愕脑?，肯定要讓別人失望了。此外，商務(wù)英語中，哪些詞能用，哪些詞不能用？最后，咱們來談?wù)勦]件結(jié)尾怎么收場。平常我們寫郵件，結(jié)尾的時候，是不是都是千篇一律，從下面三個句子中選用一個呢？“Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestions.”“Ifyouhaveanyotherprobl