秘書實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)教學(xué)大綱

《秘書實(shí)務(wù)》實(shí)訓(xùn)教學(xué)大綱一、制定依據(jù)《秘書實(shí)務(wù)》實(shí)訓(xùn)教學(xué)大綱是根據(jù)上海建橋?qū)W院2004年3月制定的《秘書學(xué)與秘書實(shí)務(wù)》課程教學(xué)大綱的實(shí)訓(xùn)教學(xué)要求而制定的。二、課程性質(zhì)與任務(wù)1．性質(zhì)《秘書實(shí)務(wù)》實(shí)訓(xùn)是實(shí)施《秘書學(xué)與秘書實(shí)務(wù)》專業(yè)課程教學(xué)計(jì)劃的有機(jī)組成部分，旨在培養(yǎng)和提高學(xué)生從事秘書工作的動(dòng)手能力，所涉及的知識(shí)點(diǎn)為：《現(xiàn)代通訊實(shí)務(wù)》、《現(xiàn)代信訪工作實(shí)務(wù)》、《現(xiàn)代接待實(shí)務(wù)》、《現(xiàn)代會(huì)議實(shí)務(wù)》、《現(xiàn)代公文處理實(shí)務(wù)》等章節(jié)。2．任務(wù)使學(xué)生接受秘書職業(yè)技能的訓(xùn)練，提高學(xué)生接打電話、接待客人、安排會(huì)議、處理文書以及辦公室日常事務(wù)等方面的動(dòng)手能力。三、基本理論知識(shí)1．實(shí)訓(xùn)課程涉及的理論知識(shí)（1）傳真收發(fā)（2）電話的功能和通話程序（3）來(lái)訪接待（4）會(huì)場(chǎng)布置（5）簽字儀式（6）收文與發(fā)文處理2．實(shí)訓(xùn)設(shè)備工作原理及相關(guān)知識(shí)（1）傳真機(jī)（聯(lián)網(wǎng)）及其使用知識(shí)（2）電話機(jī)（聯(lián)網(wǎng)）及其使用知識(shí)（3）會(huì)場(chǎng)設(shè)備、會(huì)議用品及其相關(guān)知識(shí)（4）接待用品及其相關(guān)知識(shí)（5）日常辦公用品及其相關(guān)知識(shí)四、基本技能要求1．熟練收發(fā)傳真；2．能按秘書工作的要求接打電話，熟練使用電話的基本功能；3．禮貌并規(guī)范接待客人；4．會(huì)布置領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)、簽字儀式的會(huì)場(chǎng)，做好簽到工作和記錄工作；5．熟悉文件收發(fā)的程序，能簽收、拆封、登記文件。五、實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目與內(nèi)容1．傳真收發(fā)（1）發(fā)送傳真1）書寫：①簡(jiǎn)明扼要；②在A4型（297×210毫米）紙上用深色墨水，字跡清楚端正，不小于4號(hào)字；③設(shè)計(jì)傳真件格式：××××（單位名稱）傳真文件編號(hào)：收件人姓名傳真電話收件單位發(fā)送人姓名傳真電話發(fā)送單位地址郵編發(fā)送時(shí)間年月時(shí)分總頁(yè)數(shù)事由（以下書寫傳真件的內(nèi)容）2）傳送：確認(rèn)傳真機(jī)上的“傳真／電話（FAX/TEL）”開關(guān)處在“傳真（FAX）”位置；確認(rèn)傳真機(jī)處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)；將發(fā)送原稿書寫文字的一面朝下裝入進(jìn)紙口；用電話撥通對(duì)方，確認(rèn)對(duì)方傳真機(jī)信號(hào)；按啟動(dòng)鍵（START）；發(fā)送指示燈亮或液晶顯示屏上出現(xiàn)“TRANSMIT”后掛機(jī)；發(fā)送完畢液晶顯示屏出現(xiàn)“OK”后，取下原稿。3）登記：在專門的“傳真收文登記簿”上進(jìn)行登記。如果原稿未采用上述傳真件格式，而是一般的信函和圖表，則取出原稿后，標(biāo)上傳真編號(hào)，注明發(fā)送日期、時(shí)間、收件人單位名稱和姓名（應(yīng)當(dāng)與傳真登記簿相一致）。4）保存原稿（2）接收傳真1）裝紙：記錄紙幅面要符合規(guī)格；紙的正面對(duì)著記錄頭；紙卷的兩端不能卡得太緊。2）接收：①自動(dòng)接收：確認(rèn)傳真機(jī)處于“準(zhǔn)備好”狀態(tài)；電話振鈴后傳真機(jī)自動(dòng)啟動(dòng)并接收傳真，然后又自動(dòng)恢復(fù)到待機(jī)狀態(tài)。②人工接收。確認(rèn)傳真機(jī)處于“準(zhǔn)備好”狀態(tài)；電話振鈴后摘機(jī)與對(duì)方通話；按對(duì)方要求按下啟動(dòng)鍵（START）；掛好話機(jī)。3）登記：收到傳真件后，在專門的“傳真發(fā)送登記簿”上進(jìn)行登記。4）處理傳真件收到后，按公文處理程序進(jìn)行處理。2．接打電話（1）主叫通話程序準(zhǔn)備通話提綱；查記對(duì)方號(hào)碼；正確撥打電話；主動(dòng)自我介紹；準(zhǔn)確陳述內(nèi)容；復(fù)述通話內(nèi)容；禮貌告別對(duì)方；檢查掛機(jī)情況。（2）被叫通話程序準(zhǔn)備記錄電話；迅速摘機(jī)呼叫；主動(dòng)自報(bào)家門；辨明對(duì)方身份；仔細(xì)聽記陳述；復(fù)述來(lái)電內(nèi)容；禮貌告別對(duì)方；檢查掛機(jī)情況。3．來(lái)訪接待（1）領(lǐng)導(dǎo)預(yù)約來(lái)訪接待：禮貌招呼；通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)；引導(dǎo)客人；介紹；引座；退出前，先請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否還需要秘書辦什么事，退出時(shí)要輕輕帶上房門；客人走時(shí)秘書應(yīng)與之禮貌告別。（2）不速之客接待：禮貌招呼。辨明身份，區(qū)別處理：上級(jí)部門的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員以及事關(guān)重大的來(lái)訪，應(yīng)立即通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)；本單位的一般干部或普通員工求見領(lǐng)導(dǎo)，事項(xiàng)重大、情況緊急的，立即通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，一般匯報(bào)請(qǐng)示或反映問(wèn)題，視領(lǐng)導(dǎo)的忙閑安排；屬于職能部門辦理的事項(xiàng)，可告知來(lái)訪者應(yīng)當(dāng)聯(lián)系的部門和具體聯(lián)系人；秘書能夠獨(dú)立解決的事項(xiàng)，應(yīng)自己接待辦理，并做好記錄，事后報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)；來(lái)訪者要求會(huì)見領(lǐng)導(dǎo)，但實(shí)際上不必由領(lǐng)導(dǎo)親自接待的，或者是無(wú)理糾纏的，秘書要耐心解釋，做好擋駕工作。4．安排領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議（1）現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備：桌椅、座位格局、座次、茶水、茶具；（2）簽到：簽到桌、簽到表（格式規(guī)范）、筆；（3）文件分發(fā)：文件按人頭分裝，現(xiàn)場(chǎng)分法時(shí)簽收；（4）記錄：使用格式規(guī)范的記錄紙。5．安排并組織簽字儀式（1）印制簽約文本1）涉外雙邊會(huì)談簽字的文本如用各簽字國(guó)的文字同時(shí)印制，應(yīng)將各方的本國(guó)文字置于各方自己保存的文本的前面（從右向左豎排文字則在右側(cè)）。2）涉外雙邊簽字締約，各方簽字的位置應(yīng)當(dāng)安排在各方自己保存的文本簽字處的前面（從右向左豎排文字則在右側(cè)）。（2）現(xiàn)場(chǎng)布置和物品準(zhǔn)備1）簽字桌椅。涉外雙邊簽字儀式的座位按主左客右的慣例擺放，即客方的座位安排在主方的右邊。簽字桌上可放置各方簽字人的席卡。2）國(guó)旗。按主左客右的慣例交叉插在簽字桌中央的旗架上，也可以分別插于簽字桌的兩端或并掛在背面的墻上。3）文具。筆、墨水、吸墨器（紙）。4）文本。各方保存的文本置于各方簽字人座位前的桌子上。5）參加人員位置。雙邊締約，參加簽字儀式的人員按主左客右的慣例分成左右兩邊站立于簽字人員的后面，各方身份最高的領(lǐng)導(dǎo)人并排站立于中間，其他人員按雙方高低向兩側(cè)順排（見涉外簽字儀式圖1）。助簽人應(yīng)站在各自簽字人員外側(cè)協(xié)助簽字。6）講臺(tái)。如安排各方領(lǐng)導(dǎo)人致辭，可在簽字桌的右側(cè)擺放講臺(tái)。7）會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)要求醒目，并反映簽約各方的名稱、簽約內(nèi)容。（3）簽字儀式的程序1）介紹主要來(lái)賓。2）宣布簽字儀式開始。3）雙方簽字。①簽字各方在司儀的安排下進(jìn)入預(yù)定的位置。②簽字人在己方保存的文本上簽字，助簽人為簽字人員翻揭文本，指明簽字處，并用吸墨器（紙）吸干。③締約方在各自保存的文本上簽字后，由雙方助簽人互相傳遞文本，簽字人員再在對(duì)方保存的文本上逐一簽字。④簽字畢，各方簽字人員起立，交換文本，相互握手致意。4）主客雙方先后致辭。6．收發(fā)文處理（1）發(fā)文處理1）發(fā)文登記。使用電腦登記，在電腦中用WORD制作登記簿，項(xiàng)目要齊全。2）開寫信封。①信封上的受文機(jī)關(guān)名稱準(zhǔn)確清楚，地址、郵編要詳細(xì)無(wú)誤。②保密件、急件必須在信封上標(biāo)明密級(jí)和緊急程度；親啟件要寫明收件人的姓名并加上“親啟”字樣。3）文件裝封。①重要文件應(yīng)填寫“發(fā)文通知單”，并與文件一起遞送，其內(nèi)容包括文件標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、份數(shù)、附件等，以便對(duì)方查對(duì)。②裝封時(shí)要做到五查：查文件份數(shù)；查有無(wú)附件；查是否漏蓋印章；查文件的受文機(jī)關(guān)與信封上的受文機(jī)關(guān)是否一致；查有無(wú)多發(fā)、重發(fā)或漏發(fā)的單位。⑤封口要牢固。保密件需用棉紙密封條封口，并在封口上加蓋保密戳。（2）收文處理1）簽收。在確認(rèn)信封內(nèi)文件沒(méi)有受損、缺頁(yè)、缺少和泄漏后，方可簽字。2）拆封。①親啟件直接呈領(lǐng)導(dǎo)人，未經(jīng)特許，不得開拆。②拆封時(shí)應(yīng)用剪刀沿封口剪開，不要剪去郵票、郵戳、郵編、地址等標(biāo)記。③拆封后，應(yīng)取盡信封內(nèi)的所有物品。④對(duì)文件或來(lái)信應(yīng)先瀏覽一遍，分清輕重緩急。來(lái)信如缺張少頁(yè)、應(yīng)注明。⑤信封應(yīng)與信紙一并裝訂。3）收文登記。①收文登記前應(yīng)先在所收公文的眉首上加蓋收文登記章；②在電腦收文登記簿上進(jìn)行登記；③填寫“文件處理單”?！痢痢痢粒C(jī)關(guān)名稱）文件處理單來(lái)文機(jī)關(guān)來(lái)文字號(hào)文件標(biāo)題批辦意見擬辦意見處理結(jié)果4）擬辦。擬辦時(shí)應(yīng)說(shuō)明可能涉及的工作或問(wèn)題、過(guò)去辦理的簡(jiǎn)要情況、此件應(yīng)由哪個(gè)部門辦理（如需兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)提出主辦部門）、如何辦理、辦理時(shí)限、辦理后文件是否應(yīng)退回、由誰(shuí)歸檔。六、實(shí)訓(xùn)學(xué)時(shí)分配表序號(hào)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目學(xué)時(shí)適用專業(yè)1傳真收發(fā)2涉外文秘和商務(wù)英語(yǔ)2電話接打2涉外文秘和商務(wù)英語(yǔ)3來(lái)訪接待2涉外文秘和商務(wù)英語(yǔ)4安排領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議2涉外文秘和商務(wù)英語(yǔ)5安排并組織簽字儀式2涉外文秘和商務(wù)英語(yǔ)6收發(fā)文處理2涉外文秘和商務(wù)英語(yǔ)七、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書1．《現(xiàn)代秘書學(xué)與秘書實(shí)務(wù)》，向國(guó)敏著，華東師大出版社；《秘書實(shí)務(wù)》，向國(guó)敏著，首都經(jīng)貿(mào)大學(xué)出版社，2005年版。2．實(shí)訓(xùn)報(bào)告基本格式（1）標(biāo)題：實(shí)訓(xùn)內(nèi)容