秘書助理9bj-1課件

高級(jí)秘書、助理和行政人員技能提高訓(xùn)練營十年職業(yè)培訓(xùn)實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，曾任跨國集團(tuán)中國區(qū)的中方培訓(xùn)經(jīng)理、國內(nèi)某電子5強(qiáng)企業(yè)的人力資源高級(jí)經(jīng)理，擁有豐富的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)。曾先后為順德美涂士、熊貓電子、中國電信、中國網(wǎng)通、中國聯(lián)通、香港東旭涂料公司、廣東省公路建設(shè)公司等幾十家企業(yè)做過咨詢和內(nèi)訓(xùn)。參加過本課程的學(xué)員來自：廣發(fā)銀行、工商銀行、九陽豆?jié){、順德順威電器、中國網(wǎng)通、中國聯(lián)通、深圳航空、阿克蘇諾貝爾涂料、可口可樂、平安保險(xiǎn)、山東臨工、基美電子（蘇州）有限公司、上海石化水處理、航新電子、華凌電器、萬和電器、海爾電器、白云電器、鴻智電器等林恩第1單元：你的工作。秘書助理是干什么的？第2單元：工作中的你。什么是五星級(jí)秘書助理？第3單元：辦公室的5S管理第4單元：五星級(jí)秘書助理的專業(yè)技能年度月度周度時(shí)間表工作計(jì)劃管理事務(wù)工作落實(shí)跟進(jìn)追蹤管理事務(wù)性活動(dòng)項(xiàng)目清單管理檔案管理會(huì)議管理公文寫作目錄第一單元：角色認(rèn)知秘書助理是干什么的？秘書/助理做什么?收發(fā)書信接待來訪衣食住行安排辦公室管理日程安排文書文案寫作信息管理會(huì)議組織與管理協(xié)調(diào)部門之間工作協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾處理與同事之間的關(guān)系與政府外交與媒體討價(jià)還價(jià)宴會(huì)主持展覽會(huì)導(dǎo)演舉辦簽字儀式公司活動(dòng)里外操心既是警察又是司法官既是清潔工又是聯(lián)合國秘書長……事情太多做不完突發(fā)事件突發(fā)槍林彈雨壓力大關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜又要能說又要會(huì)寫好像我是萬能的沒有角色的角色多頭無法分身多、煩、雜、亂夾心餅干秘書/助理的感覺……職位：總經(jīng)理助理工作定位：文秘＋獨(dú)立管理崗位職責(zé)：日常文案處理工作：文件起草、編輯、匯總、報(bào)表制作等。月度報(bào)表制作。會(huì)議記錄。每周末制作部門的下周工作備忘跟進(jìn)表。檔案建立、歸類整理、日常管理。協(xié)助總經(jīng)理嚴(yán)格進(jìn)行未完成工作的跟進(jìn)。月度費(fèi)用匯總分析。定期內(nèi)聯(lián)網(wǎng)發(fā)布信息或培訓(xùn)資料。收集培訓(xùn)公司信息，制作培訓(xùn)目錄。協(xié)助培訓(xùn)、招聘、工資、保險(xiǎn)等具體工作。與部門人事助理保持密切聯(lián)系，關(guān)懷員工。角色定位案例秘書助理能力強(qiáng)弱對(duì)比案例結(jié)果狀態(tài)優(yōu)秀外資企業(yè)一般民營企業(yè)專業(yè)訓(xùn)練正規(guī)/職業(yè)化改行/零散教育職能層級(jí)分明/定位準(zhǔn)確層級(jí)不分/無所適從商務(wù)活動(dòng)落實(shí)到點(diǎn)責(zé)任到人落實(shí)到面責(zé)任到人日常事務(wù)管理列清單事事到點(diǎn)到人，無遺漏/超前工作無清單事事到面經(jīng)常遺漏、滯后/同步問題對(duì)待舉一反三/消滅根源就事論事/到此為止執(zhí)行以身作則/細(xì)節(jié)再細(xì)節(jié)/程序自己破規(guī)/忙亂忙亂/無頭序角色定位空杯/歸零/換位自我/想當(dāng)然/以為圖表能力量化到所有軟性工作模糊工作到面今天要掌握最重要的三個(gè)觀念銷售意識(shí)細(xì)節(jié)產(chǎn)品化第二單元：五星級(jí)秘書老板眼中的你/怎樣與上司溝通老板/上司的坐標(biāo)系態(tài)度A能力KS★★★★★√√五星級(jí)秘書★★★★√ⅹ四星級(jí)秘書★★★ⅹ√三星級(jí)秘書GOⅹⅹGETOUTD1D4D2D3一知半解失望者初學(xué)者高低高能力搖搖擺擺的老革命自我成就者態(tài)度

OH350你屬于“哪一類人”比你做哪一件事更重要五星級(jí)職業(yè)秘書：心態(tài)好、能力強(qiáng)

老板上司怎樣評(píng)價(jià)你？小游戲第一象限第二象限第三象限第四象限I－－－－－FBMBBB鼓男孩性別狗經(jīng)理依照經(jīng)理的指示執(zhí)行任務(wù)：第三單元：5S管理－－辦公室5S管理整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時(shí)間為零。使工作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。保持前3個(gè)S，制度化，規(guī)范化。形成習(xí)慣，提高整體素質(zhì)。5S是什么如何做好5S－－整理1、整理：含義：將需要的和不需要的物品明確分開，并處理不需要的物品。目的：騰出空間，防止誤用。要區(qū)分對(duì)待：馬上要用的、暫時(shí)不用的、長期不用的將需要的物品數(shù)量降到最低程度！對(duì)可有可無的的物品，應(yīng)堅(jiān)決處理掉，決不手軟!要領(lǐng)如何做好5S－－整頓2、整頓：含義：將需要的物品，擺放成誰都能找到并便于使用的狀態(tài)。━即尋找時(shí)間為零目的：工作場所一目了然，消除找尋物品的時(shí)間，井井有條的工作秩序。徹底整理，只留下需要的物品。根據(jù)種類、空間、區(qū)域、防護(hù)規(guī)定擺放方法，合理利用空間，100%定位放置。利用各種顏色、數(shù)據(jù)等進(jìn)行標(biāo)識(shí)。要領(lǐng)如何做好5S－－清掃3、清掃：含義：經(jīng)常清掃保持清潔，將各個(gè)角落的臟物清理掉。目的：保持良好的工作情緒，穩(wěn)定品質(zhì)，達(dá)到零故障、零損耗怎么清掃？

①看不見的地方，也要徹底打掃干凈。②經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污穢。要領(lǐng)如何做好5S－－清掃自己動(dòng)手，不依賴外人

(所有部門、人員都一起執(zhí)行)清掃責(zé)任分區(qū)。A1區(qū)(張)B1區(qū)(趙)C1區(qū)(王)C2區(qū)(沈)C3區(qū)(李)A2區(qū)(胡)E1區(qū)(賈)D1區(qū)(霍)如何做好5S－－清潔4、清潔：含義：將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底，并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。目的：成功慣例和制度，是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，企業(yè)文化開始形成。連續(xù)不斷的進(jìn)行整理、整頓、清掃活動(dòng)花時(shí)間改掉壞習(xí)慣及眼不見為凈的態(tài)度每天保持5S評(píng)價(jià)的心情，不斷改善辦公5S要領(lǐng)如何做好5S－－素養(yǎng)5、素養(yǎng)：含義：對(duì)于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習(xí)慣。目的：讓員工遵守規(guī)章制度、培養(yǎng)良好素質(zhì)習(xí)慣的人才、鑄造團(tuán)隊(duì)精神☆持續(xù)推動(dòng)4S活動(dòng)直至習(xí)慣化☆嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度☆不斷地培養(yǎng)責(zé)任感、改變意識(shí)☆充滿熱情的開始每一天的工作要領(lǐng)任何做好文件的5S整理整頓清掃清潔素養(yǎng)如何做好5S－－素養(yǎng)小練習(xí)：小測試整理是把________物品與________物品區(qū)分開來，并處理________物品。整頓是將______物品，擺放成__________的狀態(tài)。━即尋找時(shí)間為零。清掃是經(jīng)常____保持____，將_________清理掉。清潔是將__________________進(jìn)行到底，并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。素養(yǎng)是對(duì)于規(guī)定了的事情，大家都按______去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種______。第四單元：專業(yè)技能訓(xùn)練工作計(jì)劃管理辦公事務(wù)管理文檔管理學(xué)會(huì)用圖表說話會(huì)議管理專業(yè)技能訓(xùn)練

技能一

制定工作計(jì)劃以下目標(biāo)符合SMAC嗎？7月份完成CSF銷售人員的招聘工作，8月完成QED銷售人員的招聘工作白云地區(qū)設(shè)立新分公司－9月16日白云分公司開始正式運(yùn)作要把銷售做好，力爭超過A分公司0708財(cái)年惠州目標(biāo)批發(fā)生意月均400萬以上，惠東210萬，2個(gè)VIP客戶100萬，其他地區(qū)批發(fā)90萬。年度月度周度時(shí)間表工作計(jì)劃管理一張表制作年度工作計(jì)劃一張表制作月度工作計(jì)劃一張表制作周度工作計(jì)劃年度計(jì)劃專業(yè)技能訓(xùn)練

技能二

事務(wù)工作跟進(jìn)跟蹤管理練習(xí)：根據(jù)你的思路整理下面的信息

下半年的培訓(xùn)計(jì)劃為什么不把銷售技巧的培訓(xùn)列為重點(diǎn)，還有費(fèi)用預(yù)算不準(zhǔn)確吧，去年總共花掉的培訓(xùn)費(fèi)是多少？要先去查一下！不清楚可以找財(cái)務(wù)部！東北代理商的貨款已經(jīng)逾期40多天，應(yīng)由財(cái)務(wù)部和銷售共同去追蹤在此之前一律停止再發(fā)貨，還有深圳那個(gè)代理商一再投訴廣州串貨的問題，怎么解決，要不要處罰？上個(gè)月的銷售計(jì)劃沒有完成，到現(xiàn)在還沒有一個(gè)明確的答復(fù)。市場反映的質(zhì)量問題，是開發(fā)問題呢還是生產(chǎn)問題還是客戶借故退貨？退貨流程為什么還沒有制定出來？其中財(cái)務(wù)部必須對(duì)退貨的金額進(jìn)行確認(rèn)，是用新品補(bǔ)充還是直接從貨款中扣除？業(yè)務(wù)員不夠是否可同人事部商量這個(gè)禮拜就去招聘，招聘的時(shí)候必須說清楚提出的方法，免得招來后做不了三天就走了。這三個(gè)月以來業(yè)務(wù)人員的費(fèi)用和業(yè)績請(qǐng)列一個(gè)清單并核算投入與產(chǎn)出。業(yè)務(wù)人員應(yīng)該有本地人擔(dān)保。上次黃小明不辭而別，他所負(fù)責(zé)的湖南省的客戶是誰在接手？應(yīng)收帳由誰負(fù)責(zé)？聽說他已經(jīng)從客戶那邊取走了現(xiàn)金，我的意見是應(yīng)該殺一儆百，以教育其他業(yè)務(wù)人員。還有，關(guān)于購買一臺(tái)發(fā)動(dòng)機(jī)的事，工程部的報(bào)告簡直就是沒有管理，為什么會(huì)燒壞？如果折舊還沒有分?jǐn)偼甑脑?，?yīng)該扣款罰，但不管怎么樣，應(yīng)該調(diào)查責(zé)任人，給予行政處罰先。如果那些客戶過來看廠的話，有多少人，我下個(gè)月12日到18日要去上海出差。廠里的事情暫全部交由副總經(jīng)理。事務(wù)管理管什么?用水用電用汽證件名片管理吃飯管理垃圾管理清潔管理卷紙管理制服工衣管理鑰匙管理茶水管理生老病死管理文具物品管理報(bào)紙雜志圖書管理地毯桌椅板凳管理零星采購值班排班排位傳真復(fù)印辦公設(shè)備管理送洗租房藥品訪客/約會(huì)/假期安排事務(wù)工作落實(shí)跟進(jìn)追蹤管理如何制作跟進(jìn)備忘如何提醒工作落實(shí)如何制作工作落實(shí)執(zhí)行表信息溝通平臺(tái)建立墻上電腦上錢包里筆記本備忘清單更新怎樣制作各類“備忘卡”小題要大做案例4：備忘卡專業(yè)技能訓(xùn)練

技能三

事務(wù)工作項(xiàng)目清單目錄

1、十周年活動(dòng)總體策劃方案……12、十周年慶典員工活動(dòng)整體安排………………23、十周年慶典籌備小組分工及職責(zé)一覽表……34、十周年慶典活動(dòng)(12日—13日)戶外拓展安排……………4-95、十周年慶典活動(dòng)——拓展活動(dòng)注意事項(xiàng)……106、十周年年慶典活動(dòng)——拓展訓(xùn)練教官名單…117、十周年慶典晚會(huì)流程…………12-198、十周年慶典活動(dòng)嘉賓行程時(shí)間表……………209、十周年慶典活動(dòng)嘉賓住宿安排………………2110、拓展基地集體照方案………2211、集體照布局圖………………2312、十周年慶典活動(dòng)乘車安排…………………2413、十周年慶典活動(dòng)晚宴座位安排……………2514、晚宴臺(tái)獎(jiǎng)?wù)f明及臺(tái)長職責(zé)…………………2615、十周年慶典活動(dòng)住宿安排…………………2716、十周年慶典活動(dòng)住宿地點(diǎn)——名泉山莊樓層分布圖……2817、十周年慶典活動(dòng)交通及停車場示意圖……2918、十周年慶典活動(dòng)晚宴座位示意圖…………3019、十周年慶典活動(dòng)晚會(huì)座位示意圖…………3120、十周年慶典活動(dòng)工作人員名單……………3221、十周年慶典活動(dòng)工作人員乘車安排………3322、十周年慶典活動(dòng)工作人員住宿安排………3423、車長職責(zé)……………………35-3624、五周年長期服務(wù)獎(jiǎng)名單……37-3825、五周年長期服務(wù)獎(jiǎng)人員上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)順序安排………………3926、無限極足球隊(duì)名單…………4027、“手足情”歌詞………………41本手冊(cè)以當(dāng)天的統(tǒng)籌人員指揮為準(zhǔn)，僅供參考。練習(xí)

Amy是一家公司的總經(jīng)理秘書，某日，總經(jīng)理突然把她叫進(jìn)去，跟她說：“我覺得現(xiàn)在銷售部門的員工士氣低落，凝聚力很差，你看看我們做一次團(tuán)隊(duì)的活動(dòng)如何？我希望通過這次活動(dòng)能夠讓大家更加有激情，更加團(tuán)結(jié)……我想了想就你去組織吧，人事部門最近都在忙招聘，我們以總經(jīng)辦的名義來做。今天是5月11日，我們6月20日搞這個(gè)活動(dòng)，去M酒店做一整天的封閉訓(xùn)練。你去做個(gè)方案給我吧！”該公司銷售部門的員工一共是97名，其中總部48名（其中1位是銷售經(jīng)理，兩名是主管），總部設(shè)在S市，在S市的周邊三個(gè)縣級(jí)市設(shè)了辦事處，A辦事處有銷售人員15名（包括1名主管），B辦事處有銷售人員18名（包括1名主管），C辦事處有銷售人員16名（包括1名主管），三個(gè)辦事處和總部離M酒店大概都是1小時(shí)車程。請(qǐng)你幫助Amy草擬一個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的方案書。

項(xiàng)目活動(dòng)的組織確定項(xiàng)目組織架構(gòu)及項(xiàng)目范圍落實(shí)項(xiàng)目小組成員，劃定職責(zé)制定詳細(xì)項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃，并跟進(jìn)落實(shí)反復(fù)研討，確保細(xì)節(jié)不遺漏專業(yè)技能訓(xùn)練

技能四

檔案管理文檔分類工作規(guī)范文檔分類的方法按載體分：紙質(zhì)文檔和電子文檔按對(duì)應(yīng)的工作性質(zhì)分：技術(shù)文檔、業(yè)務(wù)文檔和行政文檔等。按文檔的功能分：培訓(xùn)資料、技術(shù)資料、人事管理、行政管理、流程規(guī)范、通知……按保密程度：絕密、機(jī)密、秘密等按緊急程度：特急、緊急。復(fù)合分類法：先按級(jí)別分：一/二/三/四級(jí)分類；每級(jí)里面再按類別分……案例：三級(jí)分類方法一級(jí)分類：XX部門（按部門分類）二級(jí)分類：行政(A)、人事(B)、報(bào)告(C)、聯(lián)絡(luò)單(D)、紀(jì)要(E)、表單(F)（按部門內(nèi)不同工作模塊來分）三級(jí)分類：招聘（1）、薪酬（2）、考核(3)、培訓(xùn)（4）（按模塊內(nèi)不同的業(yè)務(wù)模塊來分）四級(jí)分類：招聘工作流程（01）、招聘計(jì)劃（02）、招聘渠道（03）、求職者簡歷（04）、招聘總結(jié)（05）……（按業(yè)務(wù)模塊再細(xì)分）文檔分裝工作規(guī)范—文件夾1、側(cè)脊標(biāo)簽要求：注明文件所屬部門、分類名稱、文件夾位置編號(hào)等。1）適用于文件夾側(cè)脊正中；2）“位置編碼”為黑體20號(hào)；“二級(jí)名稱”為黑體60號(hào)，“一級(jí)名稱”為楷體粗3號(hào)。B-1-05人力資源人力行政部位置編碼二級(jí)名稱一級(jí)名稱文檔分裝工作規(guī)范—文件夾2、文件分類標(biāo)識(shí)表要求：貼在文件夾的正面，標(biāo)明文件分類名稱、放置地點(diǎn)、保管年限、保管責(zé)任人。2007年招聘總結(jié)編碼：B-1-05密級(jí)：部門內(nèi)公開放置地點(diǎn)：HR-1－2保管年限：2年責(zé)任人：XXX文檔分裝工作規(guī)范—文件夾3、文件目錄要求：在文件夾的第一頁必須列文件目錄。文件目錄序號(hào)文件名密級(jí)日期頁碼范圍備注文檔分裝工作規(guī)范—文件袋文件袋正面標(biāo)簽要求：標(biāo)明文件分類名稱、文件編號(hào)、密級(jí)、文件目錄等。文件袋反面標(biāo)簽要求：粘貼文件查閱登記表。如為保密文件，封口處加蓋簽章。文件查閱表序文件名查閱頁碼查閱時(shí)間查閱人簽名保管人簽名檔案袋文件名稱：編號(hào)：密級(jí)：文件查閱表文件目錄序號(hào)文件名密級(jí)日期存檔頁數(shù)存檔人文檔銷毀工作規(guī)范銷毀條件已過保存期限、不用繼續(xù)保存的文件。公司指定要銷毀、作廢的文件。會(huì)議上回收的保密文件。不需部門存檔的保密類文件。無保存價(jià)值的文件。銷毀文件清單序號(hào)文件標(biāo)題發(fā)文部門銷毀原因銷毀時(shí)間銷毀人保密文檔的管理本卷情況說明：（共

頁）（年度＋部門＋文件分卷名）查閱權(quán)限：

（級(jí)）以上人員或經(jīng)

（主管）同意保存期限：自

年

月至

年

月檔案袋文件名稱：編號(hào)：密級(jí)：文件查閱表卷內(nèi)備考表保密文件的傳遞：要求填寫相關(guān)表格，并經(jīng)過主管簽字方可進(jìn)行傳遞。傳出方及接收方都需要簽字確認(rèn)。專業(yè)技能訓(xùn)練

技能五

工作“產(chǎn)品化”為什么學(xué)會(huì)“工作產(chǎn)品化”手冊(cè)光碟圖表模板電子雜志專業(yè)技能訓(xùn)練

技能六

會(huì)議管理會(huì)議管理成功會(huì)議的幾個(gè)特點(diǎn)：有效——藉蓍團(tuán)隊(duì)的集思廣益,解決個(gè)人無法完成或突破的問題,有效達(dá)到會(huì)議目標(biāo)。和諧——營造和諧的氣氛,使成員對(duì)團(tuán)隊(duì)有安全感、信任感、認(rèn)同感,展露個(gè)人才能。參與——參與的人用心關(guān)注,才能讓會(huì)議得到健全發(fā)展。效率——當(dāng)一個(gè)會(huì)議成功的要素具備后,能在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成開會(huì),這就是效率。學(xué)習(xí)——在參與開會(huì)的同時(shí)有更多學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。首先，根據(jù)需要向上司提出召開會(huì)議的建議，或者根據(jù)上司的要求安排會(huì)議，或者根據(jù)有關(guān)部門及人士提出的申請(qǐng)組織會(huì)議。和上司商量，確定會(huì)議主題，擬定日程，人員范圍，敲定有關(guān)原則，并據(jù)此制定完整可行的會(huì)議會(huì)議籌備方案。其次，制作規(guī)范的會(huì)議通知并發(fā)給所有參會(huì)人員。第三，無論會(huì)議是由高級(jí)秘書或其他人主持，都應(yīng)準(zhǔn)備會(huì)議程序表和相關(guān)資料，確保會(huì)議按事先計(jì)劃進(jìn)行。第四，落實(shí)會(huì)議場地及相關(guān)設(shè)備，并在開會(huì)前一天親自確認(rèn)。如有必要可多準(zhǔn)備一套應(yīng)急方案以防不測。

第五，如系大型會(huì)議，應(yīng)與有關(guān)方面聯(lián)系安排參會(huì)者的食宿交通及接待，這就必須像旅行社一樣，先做一份表，將所有可能涉及到或必須解決的事項(xiàng)逐一列明，做到心中有數(shù)，然后組織專人分頭落實(shí)。會(huì)議管理—會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議管理—會(huì)議準(zhǔn)備第六，確認(rèn)參會(huì)者人數(shù)，做出相應(yīng)調(diào)整。會(huì)議出現(xiàn)缺席自然會(huì)使會(huì)議的結(jié)果有所折扣，為了彌補(bǔ)缺席可能造成的影響，一是要獲得因故缺席者的書面意見作為會(huì)議的內(nèi)容參與交流，二是要求缺席者委托他人代行權(quán)利。

第七，準(zhǔn)備會(huì)議所需物品。例如上次會(huì)議記錄、本次會(huì)議有關(guān)資料、幾份多余的議事日程表、出席人員簽到本、缺席人員回復(fù)、空白信紙、記事本、筆、錄音機(jī)、投影儀、音響器材、白板等。

第八，提前到達(dá)會(huì)議場所，布置會(huì)場，調(diào)試音響，備好茶水，開啟燈光和空調(diào)，按事先設(shè)計(jì)好的座位表排好座位，放好資料和有關(guān)物品。檢查無誤，恭候參會(huì)者光臨。什么是籌備方案這是會(huì)議的預(yù)演，通過想象和策劃，將計(jì)劃全過程形成文字，以便上司和有關(guān)人員可以在此基礎(chǔ)上集思廣益，達(dá)成共識(shí)，指導(dǎo)落實(shí)。方案內(nèi)容包括：

1)確定會(huì)議名稱9）會(huì)議設(shè)備和用品種類、要求

2)確定議題10）會(huì)議記錄安排

3)確定與會(huì)人員11）會(huì)場服務(wù)安排

4)確定時(shí)間地點(diǎn)12）會(huì)議預(yù)算安排

5)確定會(huì)議通知內(nèi)容13）議定事項(xiàng)催辦及反饋的程序、要求、責(zé)任人

6)會(huì)議通知跟進(jìn)落實(shí)程序與要求14）其他注意事項(xiàng)

7)會(huì)場布置要求15）會(huì)議后勤安排

8)會(huì)議文件資料種類、內(nèi)容、要求會(huì)議管理—會(huì)議籌備方案會(huì)議管理－－會(huì)議通知會(huì)議通知的內(nèi)容應(yīng)包括

1)被通知者

2)會(huì)議名稱

3)會(huì)議日期和時(shí)間

4)會(huì)議地點(diǎn)

5)出席對(duì)象或議事日程

6)通知者或授權(quán)者

7)注意事項(xiàng)；

8)企業(yè)名稱

9)通知日期會(huì)議通知范例會(huì)議名稱:業(yè)務(wù)會(huì)議目的:公司本季營業(yè)額嚴(yán)重衰退,本次會(huì)議將

討論下降原因，并商談改善對(duì)策。時(shí)間:2002.03.18AM10:00地點(diǎn):

大會(huì)議室議程:1.現(xiàn)況說明

2.各部門報(bào)告

3.未來趨勢分析

4.改善方案準(zhǔn)備資料:與會(huì)各部門報(bào)表、分析報(bào)告參加人員:客服經(jīng)理、MTQC、MT制程、設(shè)計(jì)人員會(huì)議主持:營業(yè)部經(jīng)理XXX會(huì)議管理－－會(huì)議文件的準(zhǔn)備會(huì)議文件指導(dǎo)性文件：上級(jí)或上司指示、會(huì)議起因文件。主題內(nèi)容文件：開幕詞、主題報(bào)告、專題報(bào)告、大會(huì)正式?jīng)Q議、閉幕詞。進(jìn)程文件：會(huì)議程序表、日程安排表、會(huì)議記錄、會(huì)議簡報(bào)、選舉或表決程序表。參考文件：調(diào)查報(bào)告、典型材料提案文件：提案會(huì)議成果文件：選舉結(jié)果、會(huì)議紀(jì)要、新聞公報(bào)、傳達(dá)文件、執(zhí)行計(jì)劃。會(huì)議管理文件：會(huì)議通知、議事規(guī)則、證件、保密制度、管理規(guī)定等。會(huì)議管理－－會(huì)中事務(wù)

協(xié)助和監(jiān)督會(huì)議簽到處的工作程序。指派有關(guān)人員陪同與會(huì)者入席。陪同上司或代表上司接待與會(huì)者。整理并打印與會(huì)者姓名及其公司名稱的會(huì)議出席者名單分發(fā)給與會(huì)者。指派專人作會(huì)議記錄或錄音。指派專人拍照或攝影。指派專人負(fù)責(zé)會(huì)場內(nèi)外保安。指派專人安排座位及放置席位卡。滿足上司的臨時(shí)要求。滿足重要與會(huì)者的特別需要。指派專人收集整理會(huì)議信息打印簡報(bào)分發(fā)給與會(huì)者。協(xié)調(diào)會(huì)議過程中的各項(xiàng)活動(dòng)。會(huì)議管理－－會(huì)議程序

1)宣布會(huì)議開始。

2)核對(duì)法定人數(shù)。

3)宣讀會(huì)議程序。4)宣讀有關(guān)報(bào)告。

5)討論有關(guān)報(bào)告。6)討論各項(xiàng)議題。7)做出有關(guān)決定。

8)表決。會(huì)議議程安排的技巧由重要到不重要——會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難——讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。會(huì)議記錄分原始記錄和整理記錄兩種。原始記錄就是用快速記錄、要點(diǎn)記錄或錄音方式，同步記錄下會(huì)議的過程、議題、發(fā)言的要點(diǎn)、討論的內(nèi)容、決定等。要點(diǎn)：完整，簡潔，條理清楚，準(zhǔn)確

活用代號(hào)、KEYWORD整理記錄是根據(jù)原始記錄進(jìn)行整理后作出的完整的會(huì)議文件。整理記錄的作用有兩點(diǎn)：一是打印成文后給與會(huì)者，以便落實(shí)會(huì)議精神；二是存檔備案，作為企業(yè)的歷史資料予以珍藏。會(huì)議管理－－會(huì)議記錄會(huì)議管理標(biāo)準(zhǔn)的整理記錄應(yīng)按順序反映如下內(nèi)容：

1)會(huì)議主題

2)會(huì)議描述3)與會(huì)者人數(shù)者人數(shù)4)缺席者和缺席原因5)用準(zhǔn)確措詞按順序記錄的會(huì)議內(nèi)容6)會(huì)議結(jié)果7)其他事項(xiàng)8)會(huì)議記錄整理者簽名9)會(huì)議主席簽名10)會(huì)議記錄整理日期會(huì)議管理－－會(huì)議記錄會(huì)議管理－－會(huì)議善后將會(huì)議上使用的所有的文件資料放回原處。其次，整理會(huì)場，清還有關(guān)器材設(shè)備及用品。再次，結(jié)算有關(guān)費(fèi)用。最后，整理會(huì)議記錄并經(jīng)上司簽字后打印成文分送有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存。根據(jù)會(huì)議決議的重要事件進(jìn)行跟蹤或提醒會(huì)議管理－－會(huì)后跟進(jìn)

任務(wù)

完成時(shí)間

衡量標(biāo)準(zhǔn)

責(zé)任人

跟進(jìn)人

專業(yè)技能訓(xùn)練

技能六

商務(wù)公文寫作商務(wù)公文寫作一開篇－－商務(wù)公文寫作的概念商務(wù)文書寫作四要素主旨材料結(jié)構(gòu)語言商務(wù)文書分類指揮性文書——指示規(guī)范性文書——章程報(bào)請(qǐng)性文書——請(qǐng)示知照性文書——通知聯(lián)絡(luò)性文書——信函記錄性文書——會(huì)議記錄報(bào)導(dǎo)性文書——新聞法律性文書——合同商務(wù)公文寫作二寫作步驟－－如何寫出好文章行動(dòng)目標(biāo)

第一步

制定正確的行動(dòng)目標(biāo)行動(dòng)目標(biāo)總經(jīng)理讓你組織全公司的秘書開會(huì)，你確定了時(shí)間和地點(diǎn)后發(fā)一個(gè)郵件給所有秘書。案例分析：請(qǐng)分析你的行