第二章-商務(wù)便函(2003格式)課件

新編商務(wù)函電孫平1.第二章商務(wù)便函第一節(jié)概述第二節(jié)商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式第三節(jié)商務(wù)便函的種類第四節(jié)怎樣用MEMO發(fā)會(huì)議通知2.第一節(jié)概述3.2.1概述商務(wù)便函是一種“錄以備忘”式的公函,它僅限于企業(yè)或公司內(nèi)部各部門之間使用,而不能用于公司或企業(yè)之間的交流其目的主要在于傳遞信息、通知決定、說明工作程序等它所涉及的一般都是一些需要迅速處理的事情,因此屬于隨用隨寫的一種非正式的文函。行文要求清楚明白、簡(jiǎn)練客觀,語氣必須堅(jiān)定4.2.1概述商務(wù)便函一般有比較統(tǒng)一的格式由于商務(wù)便函屬于非正式文體,因此用語多趨向于口語化一般來說,一封商務(wù)便函只陳述一個(gè)主題5.2.1概述寫商務(wù)便函有以下兩個(gè)主要目的:Toinformothers.公司內(nèi)部的信息需要上下貫通，比如說什么時(shí)候開會(huì)，公司新公布的政策，人事變動(dòng)等等Topersuadeothers.公司內(nèi)部的一些決定或策略需要獲得其他人的贊同，這時(shí)候，就需要通過商務(wù)便函來勸說別人同意你的觀點(diǎn)6.2.1概述不同公司的商務(wù)便函在格式上略有不同，但總的來說，由以下兩大部分組成:Heading(商務(wù)便函的函頭):在商務(wù)便函的起始，接收人期望知道以下幾個(gè)情況:towhomthemessageisbeingsent，thepersonwhoissendingthemessage，thedatethemessageissent，andsubjectlinethatdescribethecontentsofthemessage7.2.1概述針對(duì)這幾個(gè)方面，商務(wù)便函的函頭的欄目往往包括了:(l)“To”Line(2)“From”Line(3)“Date”Line(4)“Subject”Line.8.2.1概述Mainbody(商務(wù)便函的正文):在寫商務(wù)便函的過程中，有一些需要注意的方面。首先，SubjectLine是Memo中的非常重要的內(nèi)容。SubjectLine可以是完整的句子，也可以是詞組。比如：Subject:PleaseRepairMyComputerSubject:ReviewofNewProductLaunchProcess9.2.1概述其次，Memo正文的寫法力求做到條理清晰，邏輯性強(qiáng)，能很快使接收人理解其間含意。一般的寫作步驟如下:Provideanopeningstatement.Providesupportingdetails.Indicateactionorfollow-up.Attachment.10.第二節(jié)商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式11.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式商務(wù)便函與商務(wù)信函在構(gòu)成要素和樣式方面最大區(qū)別是：商務(wù)便函不使用商務(wù)信函所必須的稱呼和結(jié)尾禮詞正文每段開頭也不要縮進(jìn)5格12.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式商務(wù)便函的構(gòu)成要素ComponentsofBusinessMemos至少由以下基本要素構(gòu)成:日期、發(fā)送人、接收人、主題和正文還可以根據(jù)需要增加：函頭、保密、序號(hào)、接收人清單、續(xù)頁、附件、抄送、標(biāo)識(shí)、署名、回復(fù)13.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式日期TheDate公司便箋一般都印有Date字樣，你只需在后面填上日期就行發(fā)送人TheWriter公司便箋一般都印有From字樣，在后面寫上自己的名字，有時(shí)，還可以注明自己的職務(wù)。如：From:HenryMander,GeneralManager

亨利·曼德(總經(jīng)理)FROM:GraceFrick，Director,Sales

格雷斯·弗里克(銷售部經(jīng)理)14.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式接收人TheRecipient便箋一般都印有To字樣，在其后填上接收者的姓名，也可注明對(duì)方職務(wù)如接收人較多，可在正文后列份接收人清單，并在To后做相應(yīng)標(biāo)注。如：To:Seedistributionlist見接收人清單To:Seebelow見接收人清單15.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式主題TheSubject便箋一般都有印Subject或Re字樣，你要用高度概括的語言把該函的主要意思寫出來，讓對(duì)方一看即知內(nèi)容，最好10個(gè)詞以內(nèi)，或僅占一行。如：AProposaltoChangetheFormulaforCalculatingRetirees’Benefits變更退休員工福利計(jì)算方式的建議ReducingEnergyCostsintheShanghaiOffice降低上海辦事處的能源費(fèi)用16.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式正文TheBody正文是便函的核心部分，必須認(rèn)真對(duì)待更多的便函是要存檔備查的在寫完便備函后，要留備份，便函傳遞的有些信息特別重要，不能馬虎17.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式函頭TheHeading寫便函時(shí)既可用印就函頭的便箋，也可使用空白紙張。便箋一般印有：InterofficeMemorandum/Memo/Correspondence/Communication;OfficeMemo,Memorandum,Memo等字樣有些還印有公司名稱公司地址一般不需要，使用空白紙張時(shí)，如寫函頭，則用Memo18.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式保密TheConfidentialLine便函內(nèi)容如需對(duì)方保密，可在函頭下注明PERSONAL或CONFIDENTIAL字樣序號(hào)TheFileNumber有時(shí)為了方便管理，要對(duì)便函進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)由File或FileNo.引導(dǎo)19.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式接收人清單TheDistributionList若該函的接收人較多，在便箋To后寫不完的話，應(yīng)在To后注明，然后在正文后一一把接收人列出。如：To:GalenFarley,Director,SalesJewelHornby,ViceDirector,PurchasingLornaKenny,Director,PRMackMoses,Director,After-SaleService接收人：蓋倫·法利(銷售部經(jīng)理)

朱厄爾·霍恩比(采購部經(jīng)理)

洛娜·肯尼(公關(guān)部經(jīng)理)

麥克·摩西(售后服務(wù)部經(jīng)理)20.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式續(xù)頁TheFollowingPage便函如一頁沒能把內(nèi)容寫完，需要加續(xù)頁時(shí)，應(yīng)在續(xù)頁的上方注明接收人的姓名、日期、和頁碼。如：ManfredHealy—2—April15,2010曼弗雷德·希利

第2頁2010年4月15日附件TheAttachment便函若附有其它材料，應(yīng)在正文后以Enclosure或Attachment引導(dǎo)予以說明。如：Attachment:SalesRepotforMarch附件：3月份銷售報(bào)告

21.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式抄送TheCarbonCopy便函如果抄送給了相關(guān)部門或人士并且你想讓接收人知道的話，可予以注明。可以用CarbonCopy的縮寫cc或CC引導(dǎo)，注明抄送給了哪些部門、人。如：cc:BernardBlake,President抄送：伯納德·布萊克總裁22.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式標(biāo)識(shí)TheInitials便函有時(shí)由負(fù)責(zé)人指示，秘書寫作并打印，再經(jīng)負(fù)責(zé)人審核并署名為方便以后查閱可在正文后寫上兩人的姓名首字母縮寫。如由AaronBloor指示，由DaphneCross起草打印的便函可以標(biāo)識(shí)為：AB/DC、AB/dc、AB：DC、AB：dc23.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式署名TheSignature署名雖然不是便函必不可少和構(gòu)成要素，但涉及帳目等內(nèi)容時(shí)，署名就很重要了便函的署名較隨便，可以署在正文后，也可署在打印的發(fā)送人姓名后；可以署全名，也可以只署姓名的首字母縮寫24.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式回復(fù)TheReplyNotation便函若要接收人回復(fù)，可在正文后打印Reply字樣，并留出一定的空白，或給出幾個(gè)可能的選擇。如：REPLY________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Date__________上例中的Date指的是接收人回函的日期。25.2.2商務(wù)便函的構(gòu)成要素和樣式商務(wù)便函的樣式StyleofBusinessMemos商務(wù)便函的日期、發(fā)送人、接收人和主題沒有固定的相對(duì)位置，但發(fā)送人和接收人總放在一起。這些構(gòu)成要素或要素之間一般都要間隔一行正文的每段開頭頂格，不必像縮進(jìn)型信函那樣縮進(jìn)5格。段與段之間應(yīng)間隔一行26.第三節(jié)商務(wù)便函的種類27.2.3商務(wù)便函的種類通知函NotificationMemos商務(wù)便函的一大功能是把消息、安排等通知公司內(nèi)部的相關(guān)部門或人士28.2.3商務(wù)便函的種類通知函的寫法TipsforWritingNotificationMemos開會(huì)通知函應(yīng)把開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、需要商討的事情用簡(jiǎn)潔的語言表述清楚，還可附上會(huì)議日程安排表。如果安排對(duì)方發(fā)言，要把發(fā)言的主題、時(shí)間等事項(xiàng)告訴對(duì)方。如果是通知對(duì)方更改會(huì)期，應(yīng)把更改的原因做簡(jiǎn)要的說明提價(jià)通知函應(yīng)向?qū)Ψ浇忉尣坏貌惶醿r(jià)的原因，以求得對(duì)方的理解好消息通知函一開頭就應(yīng)把好消息告訴接收人，不要繞彎子壞消息通知函在把壞消息通知接收人的時(shí)候，應(yīng)表示遺憾，并應(yīng)著重談?wù)勔院髮⒉扇≡鯓拥南鄳?yīng)措施29.2.3商務(wù)便函的種類建議函RecommendationMemos用便函的方式向企業(yè)內(nèi)部的有關(guān)部門或上司提出建議，這是便函的一大用途當(dāng)然，上司也常用建議函的方式對(duì)下屬的工作給予指導(dǎo)30.2.3商務(wù)便函的種類建議函的寫法TipsforWritingRecommendationMemos建議函一般以提出建議的背景開頭，然后提出建議，最后說說采納建議會(huì)帶來的好處當(dāng)然也可以一開頭就提出建議，然后才說明提出該建議的原因以及采納該建議能帶來的好處較正式的建議在最后可以加上Conclusion或Summary以強(qiáng)調(diào)建議的要點(diǎn)以及采納它能帶來的好處建議函應(yīng)以事實(shí)為依據(jù)撰寫，提出的建議要具體，操作性要強(qiáng)；對(duì)采納建議能帶來的好處既要寫得樂觀，又要防止吹噓31.2.3商務(wù)便函的種類政策發(fā)布函PolicyMemos企業(yè)內(nèi)部規(guī)定是企業(yè)正常動(dòng)作的前提；而這些規(guī)定，尤其是些具體規(guī)定，往往是用便函方式傳達(dá)給相關(guān)部門、相關(guān)人士或全體職員的32.2.3商務(wù)便函的種類政策發(fā)布函的寫法TipsforwritingPolicyMemos首先陳述制定該項(xiàng)規(guī)定的背景因素，也就是讓接收人知道為什么要頒布這項(xiàng)規(guī)定。然后詳細(xì)、清楚地說明該規(guī)定的內(nèi)容。最后希望便函接收人遵守該項(xiàng)規(guī)定。此類函自始至終都要信任接收人能自覺遵守企業(yè)規(guī)定，不要過多地強(qiáng)調(diào)對(duì)違規(guī)者的懲罰。33.2.3商務(wù)便函的種類詢問函與解釋函InquiryandResponseMemos部門與部門之間，職員與職員之間，若有什么不清楚或需要了解的可以寫張便函詢問詢問函接收人應(yīng)盡快回函對(duì)對(duì)方詢及的事情予以解釋34.2.3商務(wù)便函的種類詢問函與解釋函的寫法TipsforWritingInquiryandResponseMemos寫作詢問函時(shí)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：詢問函應(yīng)直截了當(dāng)?shù)卣f明想了解什么信息詢問函應(yīng)做些提示詢問函往往以希望對(duì)方盡早回函結(jié)尾35.2.3商務(wù)便函的種類寫作解釋函時(shí)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：解釋函應(yīng)著重說明發(fā)生某件事的原因，或采取某個(gè)行為的理由。如果是對(duì)自己的失誤進(jìn)行解釋，不要回避自己的責(zé)任，但也不要滿篇致歉，而應(yīng)說說自己準(zhǔn)備采取什么措施來彌補(bǔ)自己的過失。解釋為何有某種想法或?yàn)楹尾扇∧撤N行為時(shí)，不要對(duì)他人的想法或行為給予過多的批評(píng)，而應(yīng)重點(diǎn)闡述自己的那樣想和那樣做的理由。36.2.3商務(wù)便函的種類表揚(yáng)函與批評(píng)函AppreciationandCriticismMemos下屬工作完成得好，可以寫張便函，既表示感謝，又表示鼓勵(lì)如果下屬違反了規(guī)定或做錯(cuò)了事，可以寫張便函，予以批評(píng)37.2.3商務(wù)便函的種類表揚(yáng)函與批評(píng)函的寫法TipsforWritingAppreciationandCriticismMemos寫作對(duì)下屬進(jìn)行表揚(yáng)的便函時(shí)，應(yīng)注意：表揚(yáng)函應(yīng)以熱情的口吻對(duì)下屬所做的工作表示感謝表揚(yáng)函最好能抄送給相關(guān)部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以使相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)被感謝的人有所了解，同時(shí)也能更好地激勵(lì)被感謝人的工作熱情38.2.3商務(wù)便函的種類寫作對(duì)下屬進(jìn)行批評(píng)的便函時(shí)，應(yīng)做到：批評(píng)函應(yīng)根據(jù)事實(shí)，準(zhǔn)確措詞批評(píng)函要就事論事，不可辱罵、誹謗對(duì)方39.2.3商務(wù)便函的種類其他種類便函定期報(bào)告函公司內(nèi)部有一些定期寫的報(bào)告，比如每周，每月，每季度，每年寫的例行報(bào)告此類報(bào)告一般沒有固定的統(tǒng)一格式，從而可以便于公司對(duì)連續(xù)一段時(shí)間內(nèi)的情況進(jìn)行比較，同時(shí)是寫此類報(bào)告的人省去一些格式上的重復(fù)下面是一個(gè)有關(guān)月度銷售情況的報(bào)告40.2.3商務(wù)便函的種類定期報(bào)告函MemoTo:DanSilvermanFrom:LucyCoedDate:November1,2010Subject:SeasonTicketSalesforOctoberOctoberseasonticketsalesincreased6.9percentoverlastyear’sfigures.Wesold8666seasontickets,ascomparedwithlastOctober’s8190.

Asresultofouradvertisingeffortsandupcomingseasonopener,soccerfevercontinuedtobuildduringthislastmonthofthecampaign.OctobersalescontinuedtheupwardtrendwesawinJuly,August,andSeptember.41.2.3商務(wù)便函的種類工作日志函下面是一封美方轉(zhuǎn)化爐專家致中方轉(zhuǎn)化區(qū)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)計(jì)工程師的便函42.2.3商務(wù)便函的種類工作日志函MEMORANDUM

To:Mr.Lo(YCFP)From:Mr.Napoli(KELLOGG)Date:October30,2010Subject:INTERFERENCEOFGASPIPINGATAUX.BOILERONMONDAY10/29/2010THEBUYER&SELLERHADADISCUSSIONATTHEJOBSITECONCERNINGTHEINTERFERENCEOFTHEBUYER’SPIPINGANDTHEACCESSDOOROFTHEAUX.BOILER.

THESELLERHEREBYAGREESTHATTHEGASPIPEFORTHEBURNERSHOULDBEREROUTEDATA45DEGREESANGLEFROMTHEHEADERTOALLOWTHEACCESSDOORTOOPEN.FURTHERTHEBUYERISTOINSTALLTHE3INSTRUMENTCONNECTIONSONAUX.BOILERINTHEHORIZONTALPOSITIONATTHEELEVATIONOF113—3，3/4〞.43.2.3商務(wù)便函的種類這篇便函還有這種文體的兩個(gè)典型特點(diǎn):函頭部份格式規(guī)范，文字簡(jiǎn)潔。通篇便函除人名與阿拉伯?dāng)?shù)字外，全部采用大寫字母以確保辨認(rèn)清晰、準(zhǔn)確、無誤44.2.3商務(wù)便函的種類傳遞壞消息函SandwichingTechnique把壞消息夾在兩段比較委婉的頭尾之間，從而使得壞消息不至于使閱讀者太難堪45.2.3商務(wù)便函的種類一般，我們可以采取這樣的三段式:StartbysayingsomethingpositivePresentthenegativenewsEndonapositivenote46.2.3商務(wù)便函的種類同時(shí)，我們?cè)赟ubjectLine中可以用中性的詞匯，而使壞消息顯得不太突出下面有一個(gè)例子：47.2.3商務(wù)便函的種類傳遞壞消息函MemoTo:JonathanFrom:MelvinStoneDate:September3,2010Subject:YourVisitWithMeonSeptember1Jonathan,youreallyspenttimepreparingyourpromotionmaterialsfortheAccountantIIposition.Youhaveperformedwellinyourcurrentposition,andI’mgladwetalkedaboutyourcareergoals.

WewantourAccountantIspecialiststohaveatleasttwoyearsofexperiencebeforetheyareeligibleforpromotion.Youhavebeenwithusjustover16months.

Yoursituationwillbereviewedinanother6months,andyourpromotionwillbeconsideredatthattime.48.第四節(jié)怎樣用MEMO發(fā)會(huì)議通知49.2.4怎樣用MEMO發(fā)會(huì)議通知MEMO是MEMORANDUM的簡(jiǎn)稱，既可指?jìng)渫涍@種外交文件，也可指便函這種商務(wù)文件(businessdocuments，或譯為事務(wù)性文件)涉外企業(yè)發(fā)會(huì)議通知用的MEMO顯然是后一種作為商務(wù)文件的MEMO，是一種比較簡(jiǎn)單的僅用于公司內(nèi)部通信的(英文)文件總公司與分公司、辦事處的通信以及分公司、辦事處之間的通信，也屬于公司內(nèi)部通信的范圍，所以也可采用發(fā)MEMO的方式50.2.4怎樣用MEMO發(fā)會(huì)議通知MEMO的書面結(jié)構(gòu)可以分為三個(gè)部分引導(dǎo)詞部分正文部分文后部分51.2.4怎樣用MEMO發(fā)會(huì)議通知引導(dǎo)詞引導(dǎo)詞(guidewords)是一組出現(xiàn)在正文前的準(zhǔn)備引出該份MEMO最基本情況的詞常用的引導(dǎo)詞有四個(gè)，它們是“TO”(接收人)、“FROM”（發(fā)送人)、“DATE”(日期)和“SUBJECT（主題)。有些公司的MEMO還用“CC”(抄送)、“RE”（參照)等引導(dǎo)詞引導(dǎo)詞縱向排成一列，也可橫向排成兩至三行管理規(guī)范的公司大都要制訂本公司MEMO的標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)不僅規(guī)定了引導(dǎo)詞的排列形式，而且規(guī)定了MEMO的打印格式。有些公司還印制了帶引導(dǎo)詞的MEMO標(biāo)準(zhǔn)用紙52.2.4怎樣用MEMO發(fā)會(huì)議通知如用MEMO發(fā)會(huì)議通知，應(yīng)在“TO”后面打印被通知者的姓名或名稱(如，公司內(nèi)的一個(gè)部門或團(tuán)體)按英美人的習(xí)慣，在.“TO”后面應(yīng)打印所有這次會(huì)議應(yīng)出席者的姓名或名稱，他(它)們的排列或按姓、名稱的首字母順序，或按職位從高至低的順序在發(fā)給某人或某個(gè)部門、團(tuán)體的MEMO上，應(yīng)用筆在該人姓名或該部門、團(tuán)體的名稱后作出“√”符號(hào)，以示區(qū)別53.2.4怎樣用MEMO發(fā)會(huì)議通知在“FROM”后面應(yīng)打印簽發(fā)這份MEMO的人的姓名(如有必要，還可打印其職稱)，這個(gè)姓名必須與正文下面打印和簽署的姓名一致在“DATE”后面應(yīng)打印簽發(fā)這份MEMO的日期，包括月、日、年在“SUBJECT”后面應(yīng)打印這次會(huì)議的名稱(必須用全稱)，例如：“EXECUTIVES’ROUNDTABLEMEETING”(經(jīng)理圓桌會(huì)議)，或再加上“通知”一詞。例如：“EXECUTIVES’ROUNDTABLEMEETINGNOTICE”(經(jīng)理圓桌會(huì)議通知)54.2.4怎樣用MEMO發(fā)會(huì)議通知正文作為一份會(huì)議通知的MEMO，正文的第一段必須出現(xiàn)會(huì)議的名稱、時(shí)問和地點(diǎn)例如“TheDistinguishedScholarshipAwardCommitteewillmeetat3.p.monMonday,February27,inRoom10oftheEducationBuilding.”(杰出學(xué)者獎(jiǎng)金評(píng)判委員會(huì)將于2月27日〔星期一〕下午3點(diǎn)在教育樓10室舉行會(huì)議)正文的其他各段則補(bǔ)充說明這次會(huì)議的其他細(xì)節(jié)，例如誰主持這次會(huì)議、被通知者在出席會(huì)議時(shí)應(yīng)帶什么東西等作為會(huì)議通知的MEMO，也可以只用一段寫出通知的全文55.2.4怎樣用MEMO發(fā)會(huì)議通知正文結(jié)束后應(yīng)空出4一6行，然后分兩行分別打印出這份MEMO簽發(fā)人的姓名及職稱，并需由這位簽發(fā)人在其打印的姓名上方空白處簽名。一份沒有簽發(fā)人簽名的MEMO是不能發(fā)出的，即使發(fā)出了也是無效的。56.2.4怎樣用MEMO發(fā)會(huì)議通知文后MEMO的文后即正文后的部分最多可能包含五個(gè)內(nèi)容一是這份MEMO簽發(fā)人和打字員姓名的首字母。例如簽發(fā)人是JohnSmith，打字員是MaryHart，則應(yīng)打印“JS:mh”.也可只打印打字員的首字母，如“MH”或“mh”二是附件標(biāo)記。通常用“Enc.”表示，它是附件即Enclosure的縮寫式打印“Enc.”，然后在此標(biāo)記下打印出附件。一份MEMO如有附件(作為會(huì)議通知的MEMO大多會(huì)有議事程序、會(huì)議材料等附件)，應(yīng)先的名稱和數(shù)量57.2.4怎樣用MEMO發(fā)會(huì)議通知三是抄送標(biāo)記。通常用“CC.”表示，它是復(fù)印副本即carboncopy的縮寫式。一份MEMO如需抄送給“TO”后面被通知者以外的人或部門、團(tuán)體，應(yīng)先打印“CC.”，然后在這個(gè)標(biāo)記下面打印這些人的姓名或這些部門、團(tuán)體的名稱四是附言標(biāo)記。通常用.“PS”表示，它是附言即Postsc