DB22-T 3606-2023 黑土地質量檔案管理規(guī)范

65.020.01CCS

B

1022 DB22/T

3606—2023黑土地質量檔案管理規(guī)范

for

black

land

archives2023-12-28

發(fā)布 2024-02-01

實施吉林省市場監(jiān)督管理廳 發(fā)

布DB22/T

3606—2023 本文件按照

GB/T

—2020《標準化工作導則第

1

部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構不承擔識別這些專利的責任。本文件由吉林省農業(yè)農村廳提出并歸口。本文件起草單位：吉林省土壤肥料總站。本文件主要起草人：付春紅、杜東明、焦曉輝、崔佳慧、楊松、李冠男、劉健、楊曉庭、劉祥輝、趙強、黃梓源。DB22/T

3606—20231范圍件材料歸檔、檔案保管、鑒定與銷毀、檔案開發(fā)與利用、檔案統(tǒng)計與移交、檔案監(jiān)督與指導。本文件適用于耕地中黑土地質量檔案的管理。2 規(guī)范性引用文件文件。GB/T

11822—2008 科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T

18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T

—2015 歸檔文件整理規(guī)則DA/T

—2021 檔案級可錄類光盤

、DVD-R、DVD+R

技術要求和應用規(guī)范DA/T

—2019檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范DB22/T

3394—2022 黑土地質量3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。黑土地 black

land黑龍江省、吉林省、遼寧省、內蒙古自治區(qū)的相關區(qū)域范圍內具有黑色或者暗黑色腐殖質表土層，性狀好、肥力高的耕地。黑土地質量 black

land

quality黑土地立地條件、土壤特性、地力及產能現(xiàn)狀等綜合屬性的總體狀況。黑土地質量文件材料

land

表、聲像等不同形式的記錄。黑土地質量檔案 black

land

archives對國家、社會具有保存價值并歸檔保存的黑土地質量文件材料。4基本要求DB22/T

3606—2023縣級以上人民政府農業(yè)農村主管部門及其他承擔黑土地質量工作的主管部門負責本行政區(qū)域黑土地質量檔案管理工作。形成材料的承辦部門按照“首辦負責、流程統(tǒng)一、標準一致”的原則，負責黑土地質量文件材料的形成、收集、整理、歸檔等，若承辦部門涉及

2

個及以上，由主辦部門負責；按照“安全保質、規(guī)督與指導等，并指定專人負責管理。涉及國家秘密的黑土地質量檔案應按照《中華人民共和國保守國家秘密法》《國家秘密定密管理暫行規(guī)定》《國家秘密載體保密管理的規(guī)定》執(zhí)行，并符合本文件要求，單獨保管。5 文件材料形成基本要求5.1.1 黑土地質量文件材料形成時，采用紙質和電子兩種方式記錄。已配備電子檔案管理系統(tǒng)、具備電子檔案管理技術要求的立檔單位，應采用電子方式記錄、歸檔和管理。5.1.2 以照片方式形成的黑土地質量文件材料，以電子照片方式記錄，不形成相紙等紙質載體形式。記錄方式5.2.1 紙質文件材料形成時，宜采用激光打印或黑色水性字跡筆記錄，確保記錄的信息清晰、穩(wěn)固、長久。5.2.2 黑土地質量電子文件材料記錄方式的種類及要求如下：a)

紙質文件材料形成的歸檔電子文件，應當來源可靠、內容準確、標識完整；b)

數(shù)據(jù)、圖件等專業(yè)類電子文件材料，應確保關聯(lián)信息齊全、程序規(guī)范、要素合規(guī)；c)

影像和畫面應完整、清晰，同時配備相應的文字說明。記錄載體黑土地質量文件材料在形成時，應確保記錄載體耐久、可靠，能滿足長期保存的需求。具體如下：a)

退變的記錄載體；b)

電子文件材料應轉換或直接使用系統(tǒng)安全的電子計算機記錄，同時應備份在一次寫入型光盤或硬磁盤等離線存儲介質上。一次寫入型光盤應符合

DA/T

38

的要求；硬磁盤應符合

75

的要求。記錄格式5.4.1 電子文件材料及電子文件元數(shù)據(jù)在形成時，格式宜按照

GB/T

18894—2016

中

和

執(zhí)料、操作手冊等。5.4.2 電子公文等版式文件材料格式宜參照

DA/T

47—

中第

4

章的要求執(zhí)行。6 文件材料收集收集范圍DB22/T

3606—2023集范圍應涵蓋

—2022

中

4.1

的內容。黑土地質量文件材料歸檔范圍參照表

A.1。收集要求6.2.1 準確，電子文件材料在收集時應保證真實性、可靠性、完整性、可用性。6.2.2 活動或會議等反映同一事由的若干電子照片宜參照

DA/T

中照片組的要求進行收集。7文件材料整理基本要求7.1.1 整理工作應遵循黑土地質量文件材料的形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機聯(lián)系，確保整理后的文件材料統(tǒng)一、有序、穩(wěn)定、準確。7.1.2 黑土地質量文件材料應按照分類、排列、編號、編目的順序，以“件”為單位逐步開展整理工作。分類7.2.1年度分類年度分類是按黑土地質量文件材料形成的年度進行分類。本文件中的年度是指文件材料形成的自年度。7.2.2 問題分類問題分類是按黑土地質量文件材料所反映的問題進行分類，見表

“分類號”項。排列黑土地質量文件材料應按照分類排列，確保文件材料之間的連續(xù)性和相關性：a)

按照年度—問題，結合時間先后和重要程度排列；b)

形成先后順序排列。編號7.4.1 基本要求固定、簡明易懂、廣泛實用。7.4.2 編制方法應依分類方案和排列順序編制檔號，紙質檔案和電子檔案的檔號構成及編制要求應保持一致。7.4.3 檔號構成DB22/T

3606—2023檔號結構宜為：全宗號-分類號·年度·保管期限-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。a)

“全宗號”宜由“專黑土地”的漢語拼音大寫首字母“ZHTDb)

c)

“年度”為文件形成年度，用

4

位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2022”；d)

“保管期限”分為永久、

年，分別以代碼“YD30e)

“件號”是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內材料的排列順序號，用

4

位阿拉伯數(shù)字標識，不足

4

位的，前面用“0”補足，如“0001

ZL127.4.4標識方法黑土地質量歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋檔號章并填寫相關內容。電子文件可以由系統(tǒng)生成檔號章。檔號章式樣宜按照

GB/T

11822—2008

中圖

A.7

執(zhí)行。編目7.5.1基本要求黑土地質量文件材料應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。7.5.2 編制方法參見附錄

B。其他紙質文件材料的其他整理工作宜按照

DA/T

22—2015

中第

6

工作宜按照

GB/T

18894—2016

中

執(zhí)行。8 文件材料歸檔紙質文件材料應歸檔

1

份，電子文件材料離線存儲介質應歸檔

3

套（存儲檔案光盤載體的套號用大寫英文字母

A、B、C

標識，A

表示封存保管，B

表示查閱利用，C

表示異地保存）。以年度形成的黑土地質量文件材料可于次年

6

月底之前完成歸檔移交；以周期形成的黑土地質量文件材料可于周期結束后

3

個月內完成歸檔移交。黑土地質量文件材料歸檔可按照如下程序進行：a)

移交部門的歸檔人提交歸檔文件材料、檔案目錄和檔案備考表；b)

接收部門的檢查人核對歸檔文件材料整理情況和檔案目錄信息；c)

核對無誤，辦理交接手續(xù)。9 檔案保管、鑒定與銷毀保管9.1.1 保管場所應具備防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護條件。檔案保管溫濕度宜參照

—2010

中

5.2

規(guī)定執(zhí)行。DB22/T

3606—20239.1.2 檔案盒、檔案柜等檔案裝具應符合檔案管理要求。9.1.3 黑土地質量檔案保管的方法如下：a)

紙質檔案應按照檔號順序，在檔案柜（架）內，自上而下、從左至右依次排放保管；b)

電子檔案的保管應確保載體安全、信息可用：1)

保存在離線存儲介質上的檔案，應裝盒遠離磁場保管。保管應符合

DA/T

38—2021

9

章的要求，硬磁盤介質的保管應符合

DA/T

75—2019

9

章的要求；2)

存儲在電子計算機上的檔案，其電子計算機場地條件宜參照

GB/T

2887

c)

對于重要的或有特殊需求的黑土地質量電子檔案可采取異地、異質的方式備份保管；d)

宜應用電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息化管理，電子檔案管理系統(tǒng)功能宜參照

39784。9.1.4 檔案管理應列入單位安全工作管理機制中，開展檔案安全風險管控。發(fā)現(xiàn)安全隱患的，應及時采取補救措施。質量管控的內容：a)

紙質檔案應定期檢查保存狀況，出現(xiàn)紙張破損或變質情況，宜參照

DA/T

25

的要求，及時修復；b)

轉換或更新。鑒定9.2.1 9.2.2 應由從事黑土地質量工作和檔案保管工作的相關人員組成黑土地質量檔案鑒定小組，負責檔案的鑒定工作。9.2.3應按照黑土地質量檔案保管期限的設定，定期對已達到保管期限上限的黑土地質量檔案進行存毀鑒定。9.2.4 鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案，應根據(jù)實際需要重新劃定保管期限并做出標注，鑒定后確無保存價值的檔案應予以銷毀。銷毀紙質檔案銷毀的方法可參照《機關檔案管理規(guī)定》的相關要求執(zhí)行；電子檔案銷毀的方法應按照GB/T

18894—2016

中

執(zhí)行。10 檔案開發(fā)與利用開發(fā)10.1.1 方法，擴展檔案開發(fā)的力度和深度。10.1.2 土地質量評價專題概況、黑土地質量等級圖冊等編研成果，為科學提升黑土地質量提供決策依據(jù)。利用10.2.1 黑土地質量檔案的利用應參照《機關檔案管理規(guī)定》建立健全檔案利用制度，規(guī)范利用手續(xù)。10.2.2 黑土地質量電子檔案與紙質檔案具有同等效力，可采用更為安全、便捷的電子形式提供利用。像和在版本保護期內的黑土地質量聲像檔案，應符合國家有關規(guī)定。DB22/T

3606—202311 檔案統(tǒng)計與移交統(tǒng)計11.1.1 量變化規(guī)律、分析發(fā)展趨勢提供客觀依據(jù)。11.1.2 行統(tǒng)計，可根據(jù)需要建立統(tǒng)計臺賬。11.1.3 應按上級主管部門或檔案主管部門要求，按時完成黑土地質量檔案的統(tǒng)計上報工作。移交11.2.1 應按照完整、系統(tǒng)、真實、安全的原則移交黑土地質量檔案，確保移交后的檔案有效、可用。11.2.2 案移交進館應基于安全、可靠、規(guī)范的軟件平臺。移交后開放移交進館的黑土地質量檔案在達到開放條件后，應由立檔單位配合檔案館完成移交檔案的開放審核工作。12 檔案監(jiān)督與指導監(jiān)督與指導工作應本著公正、嚴謹、高效的原則，確保檔案管理活動科學規(guī)范、安全有效。發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，并監(jiān)督落實，適時回訪。對所屬單位監(jiān)督與指導的內容包括不限于：a)

檔案工作責任制和管理制度落實情況；b)

檔案庫房、設施、設備配置使用情況；c)

檔案管理各環(huán)節(jié)的規(guī)范情況；d)

檔案信息化建設和信息安全保障情況。序號分類號歸檔范圍保管期限

1.1ZL111.2ZL1130

ZL122.1.2ZL1230

ZL132.2.2ZL1330

ZL142.3.2ZL1430

ZL152.4.2ZL1530

1.1ZL211.2ZL2130

DB22/T

3606—2023

附 錄A（資料性）黑土地質量文件材料歸檔范圍與保管期限表黑土地質量文件材料歸檔范圍與保管期限表見表

。表A.1表A.1

黑土地質量文件材料歸檔范圍與保管期限表序號分類號歸檔范圍保管期限2.1ZL222.2ZL2230

3.1ZL233.2ZL2330

1.1ZL311.2ZL3130

2.1ZL322.2ZL32

30

3.1ZL333.2ZL3330

4.1ZL344.2ZL3430

5.1ZL355.2ZL3530

其他類1.1ZL411.2ZL4130

DB22/T

3606—2023表A.1 黑土地質量文件材料歸檔范圍與保管期限表（續(xù)）DB22/T

3606—2023

附 錄B（資料性）黑土地質量檔案目錄填寫示例B.1封皮填寫示例B.1.1 封皮填寫示例圖黑土地質量檔案目錄的封皮填寫示例見圖

B.1。黑土地質量檔案目錄單位名稱： ××××××全

宗

號： ××××年 度： ××××保管期限： ××起止檔號：

自

××××-××××·××××·××-××××A4

圖B.1

黑土地質量檔案目錄封皮填寫示例B.1.2 填寫說明B.1.2.1 單位名稱填寫單位的全稱。B.1.2.2 全宗號按照條款

7.4.3“檔號構成”中“全宗號”來填寫。B.1.2.3 年度按照條款

7.4.3“檔號構成”中“年度”來填寫。B.1.2.4 保管期限按照條款

7.4.3“檔號構成”中“保管期限”來填寫。B.1.2.5 起止檔號填寫檔案目錄中第一個檔號和最后一個檔號。序號檔號文號責任者題名日期頁數(shù)保管期限備注1ZHTD-ZL12·2021·Y-0001吉林省土壤肥料總站關于上報

年耕地質量等級調查結果的報告202112028永久-2··········································-3··········································-4··········································-5··········································-DB22/T

3606—2023B.2 目錄填寫示例B.2.1 目錄填寫示例圖黑土地質量檔案目錄填寫示例見圖

。A4

圖B.2A4

B.2.2 填寫說明B.2.2.1 檔號按照條款

7.4.3“檔號構成”中“檔號”來填寫。B.2.2.2文號填寫文件材料的發(fā)文字號，沒有發(fā)文字號的不填。B.2.2.3責任者填寫文件材料形成單位的全稱。B.2.2.4 題名填寫文件材料的全稱。B.2.2.5日期填寫文件材料的形成日期，日期格式為年、月、日信息的

8

位阿拉伯數(shù)字組合格式。B.2.2.6 頁數(shù)填寫文件材料的頁面總數(shù)。B.2.2.7 保管期限按照條款

7.4.3“檔號構成”中“保管期限”來填寫。B.2.2.8 備注填寫文件材料需要說明的情況，無需說明情況時不填。B.3 備考表填寫示例10DB22/T

3606—2023B.3.1 備考表填寫示例圖黑土地質量檔案備考表填寫示例見圖

B.3，頁面設置為A4

情況說明：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。整

理

人： ×××檢

查

人： ×××歸檔日期：××××年××月××日圖B.3

黑土地質量檔案備考表填寫示例B.3.2 填寫說明移出、銷毀等情況進行必要的注釋說明。B.3.2.1情況