合同的保存與歸檔方式

合同的保存與歸檔方式合同編號：簽訂日期：生效日期：甲方：（以下簡稱甲方）地址：聯(lián)系人：電話：乙方：（以下簡稱乙方）地址：聯(lián)系人：電話：根據(jù)雙方的協(xié)商和一致意見，甲乙雙方達成以下約定，就合同的保存與歸檔方式進行規(guī)范：一、合同的保存1.1雙方同意以電子形式保存合同副本。電子合同包括合同正文、簽署頁、附件、相關(guān)文件等，所有電子文件將以電子郵件、云存儲、文件傳輸?shù)确绞奖４妫?.2甲方和乙方各自負責(zé)保存自己的合同副本，確保合同文件的真實性和完整性；1.3合同文件的保存期限為合同簽訂后的法定保存期限，并按照相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定進行歸檔。二、合同的歸檔2.1甲方和乙方同意在合同簽訂后的3個工作日內(nèi)，將紙質(zhì)合同正本上交給指定的部門或人員進行歸檔；2.2歸檔的紙質(zhì)合同正本應(yīng)當(dāng)加蓋公章和法定代表人（或授權(quán)代表）簽章，以確保合同的合法性和可信度；2.3合同歸檔后，甲方和乙方均有權(quán)隨時向歸檔部門或人員查詢、復(fù)印或提取相關(guān)合同文件；2.4對于歸檔合同的修改、變更或補充協(xié)議，雙方應(yīng)當(dāng)在修改、變更或補充后的3個工作日內(nèi)將相關(guān)文件提交給歸檔部門或人員進行更新。三、合同的備份3.1為確保合同的安全性和可追溯性，雙方同意在簽訂合同后進行合同備份；3.2合同備份應(yīng)當(dāng)包括電子備份和紙質(zhì)備份兩種形式；3.3電子備份可以選擇存儲在公司內(nèi)部的安全服務(wù)器、云存儲或其他符合法律法規(guī)要求的存儲設(shè)備中；3.4紙質(zhì)備份應(yīng)當(dāng)放置在安全的地方，并定期進行檢查和更新；3.5合同備份的保存期限應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)合同的保存期限保持一致。四、合同的索引與檢索4.1甲方和乙方同意建立詳細的合同索引，包括但不限于合同編號、合同名稱、簽署日期、生效日期、合同主體、合同金額等信息；4.2雙方應(yīng)當(dāng)定期對合同索引進行檢查和更新，確保索引的準(zhǔn)確性和完整性；4.3合同索引的管理責(zé)任由甲方和乙方各自承擔(dān)，保證索引的及時更新和便捷檢索；4.4對于需要查詢合同的情況，甲方和乙方應(yīng)積極配合，提供準(zhǔn)確的信息和文件。五、合同的銷毀5.1在合同保存期限屆滿后，甲方和乙方同意按照法律法規(guī)的相關(guān)要求對合同進行銷毀；5.2合同銷毀應(yīng)當(dāng)由指定的部門或人員進行，銷毀方法可以選擇紙質(zhì)碎片化、電子文件徹底刪除等方式；5.3對于合同銷毀后的記錄，應(yīng)當(dāng)保留銷毀證明和相關(guān)文件，以備查閱或?qū)徲嬓枰?。六、違約責(zé)任6.1若甲方或乙方未按照本合同約定的保存與歸檔方式履行義務(wù)，導(dǎo)致合同文件丟失、損毀或無法查閱，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；6.2若甲方或乙方故意篡改、銷毀合同文件或索引信息，嚴重影響合同的可信度和完整性，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)法律責(zé)任。七、法律適用與爭議解決7.1本合同的訂立、效力、解釋、履行及爭議的解決均適用有效法律法規(guī)；7.2若甲乙雙方在合同履行過程中發(fā)生爭議，雙方應(yīng)進行友好協(xié)商，如協(xié)商不成，則提交有管轄權(quán)的人民法院解決。八、其他條款8.1本合同自雙方簽署后生效，并在合同期限內(nèi)繼續(xù)有效；8.2本合同未約定的事項，雙方可以根據(jù)需要進行補充協(xié)商，并書面確認后生效。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：授權(quán)代表（簽字）：