檔案工作制度樣本

宜昌市籌劃生育藥具管理站檔案工作管理制度

第一章總則一、為了加強局機關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，進一步提高檔案科學(xué)化管理水平，更好地為醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)服務(wù)，依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實行辦法》以及衛(wèi)生部、各級檔案局、省衛(wèi)生廳關(guān)于檔案工作規(guī)定，結(jié)合局機關(guān)實際工作狀況，特制定本辦法。二、檔案工作是機關(guān)工作重要構(gòu)成某些，是為領(lǐng)導(dǎo)決策，為醫(yī)療衛(wèi)生工作提供信息和根據(jù)，為提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量必要條件，是維護歷史面貌一項重要工作。三、局機關(guān)實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理原則，維護機關(guān)檔案完整與安全，實現(xiàn)檔案有效運用。第二章檔案組織機構(gòu)一、我局檔案工作在局長領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室主任主管負責(zé)。設(shè)綜合檔案室，配備一名專職檔案管理人員，按“集中統(tǒng)一管理”原則，負責(zé)管理全局各類檔案。二、各處室設(shè)兼職檔案員，負責(zé)本部門文獻材料形式，積累、整頓、歸檔工作，并列入其崗位責(zé)任制，作為年終考核指標(biāo)之一。形成局、處兩級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。三、我局檔案工作在業(yè)務(wù)上接受上級主管單位檔案部門和同級地方檔案管理機關(guān)指引、監(jiān)督和檢查。四、檔案干部應(yīng)相對穩(wěn)定，以利業(yè)務(wù)開展，在職稱及福利上享有與科技管理人員同等待遇。第三章檔案部門任務(wù)一、負責(zé)管理本機關(guān)黨政工團等組織和內(nèi)部機構(gòu)所產(chǎn)生所有檔案，為機關(guān)各項工作服務(wù)，并為黨和國家積累檔案史料。對上級及本單位文書部門或業(yè)務(wù)部門形成文獻材料進行歸檔。二、積極提供運用，負責(zé)編制案卷目錄、索引和辦理借閱。三、負責(zé)制定本機關(guān)和所屬單位文書檔案管理辦法及關(guān)于規(guī)章制度。四、對直屬單位檔案工作進行業(yè)務(wù)指引，監(jiān)督與檢查、負責(zé)組織檔案工作經(jīng)驗交流和檔案干部培訓(xùn)工作。第四章檔案接受與整頓制度一、衛(wèi)生部門在工作、活動中形成、辦理完畢、具備保存價值文獻材料，平時由各職能部門負責(zé)收集并按分類方案，進行預(yù)立卷。二、黨群工作、行政管理活動中形成文獻材料由各行政科室于次年3月上旬前完畢歸檔任務(wù)。三、業(yè)務(wù)管理活動中形成文獻材料由各處室負責(zé)立卷，經(jīng)檔案室檢查合格后，于次年3月底前向檔案室移送。四、科學(xué)技術(shù)研究活動中形成科技文獻材料，在科研項目評審鑒定后一種月，由項目負責(zé)人按歸檔范疇向檔案室移送歸檔。五、基本建設(shè)活動中形成科技文獻材料，在基建項目竣工驗收后一種月內(nèi)，由項目負責(zé)人按歸檔范疇和規(guī)定向檔案室移送歸檔。六、凡價值在五萬元人民幣以上儀器設(shè)備均在購買、安裝、使用活動中形成科技文獻材料，采用隨時歸檔辦法，設(shè)備部門應(yīng)告知檔案室參加儀器設(shè)備開箱驗收活動。七、在財務(wù)管理活動中形成憑證、帳冊、報表等文獻材料，帳冊和憑證在財務(wù)部門保存一年后向檔案室移送歸檔，其他文獻材料在次年第一季度內(nèi)向檔案室移送歸檔。八、照片、底片、錄音帶、錄像帶等聲像資料，由兼職檔案員按歸檔范疇和規(guī)定，于次年第一季度向檔案室移送歸檔。九、凡歸檔文獻材料應(yīng)整頓和編目，做到筆跡清晰、訂立完備。不能用復(fù)寫紙、鉛筆、普通園珠筆、紅墨水筆、純藍墨水筆書寫，以利長期保存。十、文獻材料歸檔應(yīng)編制歸檔移送清單，交接雙方簽字，各留一份，以備查考。十一、檔案室對本機關(guān)各類文獻材料形成、積累、整頓、預(yù)立卷、歸檔工作進行指引、監(jiān)督和檢查。十二、檔案室對接受后各類檔案按檔案分類編號辦法，進行編號、編目、整頓排架、編制各類檢索工具及編研材料、資料匯編等，以便提供運用。第五章科技檔案更改補充制度一、科技檔案在形成過程中由于形成者工作失誤或失職導(dǎo)致設(shè)計、計算錯誤或者設(shè)計、工藝改進、采用新成果、新原則、采用合理化建議，更新改造設(shè)備等因素，科技檔案部門必要督促和協(xié)助科技業(yè)務(wù)部門做好科技檔案更改補充。二、科技檔案修改，有一定程序和審批手續(xù)，詳細做法是：1、提出更改和補充建議，并填寫更改與補充建議書。2、更改單審簽。3、改正。改正單經(jīng)審簽后，即可改正關(guān)于科技檔案。4、發(fā)放更改后新更改單。第六章檔案保管制度一、凡我局在管理、建設(shè)、科研等活動中形成各種門類、載體檔案，由檔案部門統(tǒng)一管理，不得由承辦單位和個人分散存儲。二、保存檔案必要有專門庫房和專用箱柜，庫房規(guī)定清潔整潔，具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害氣體、防高溫、防有害生物、防光等八防辦法。且做到辦公室、閱覽室與庫房三分開。三、檔案室要定期進行庫藏檔案清理核對工作，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)檔案，要及時修補和復(fù)制。四、存儲照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤用物特制密封盒、頁夾和聲像磁帶檔案柜，按編號順序排列。第七章檔案借閱制度一、本單位工作人員因工作需要運用檔案，可隨時在檔案室查閱本職能范疇檔案。查閱非本職能范疇檔案，需征得檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱檔案，須辦理登記手續(xù)。需借閱者，兩周內(nèi)歸還。二、外單位人員查閱檔案需持本人身份證及所在單位簡介信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理查閱手續(xù)后方可，原則上不外借。三、查閱密級檔案應(yīng)經(jīng)局辦公室主任批準，絕密級檔案要經(jīng)主管局長批準。四、借閱檔案不得隨意拆散，借閱者要對所借檔案完整、安全、保密負責(zé)，不得在檔案材料上圖點、劃線，禁止對檔案隨意涂改，禁止擅自抄錄、發(fā)布檔案，禁止丟失、損毀檔案，否則依法追究當(dāng)事人責(zé)任。五、借出和歸還檔案時，均應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案管理人員同借閱者當(dāng)面核對清晰，六、我局工作人員調(diào)離時須先還清所借檔案，憑檔案室出具證明方可辦理調(diào)離手續(xù)。七、借閱人員應(yīng)積極地、實事求是地向檔案人員簡介所借檔案運用狀況和運用效果（涉及社會效益和經(jīng)濟效益），填寫運用登記表。第八章檔案記錄制度一、檔案部門應(yīng)建立檔案記錄制度，每年對檔案收進、移出、保管、運用等狀況進行記錄，理解檔案庫藏狀況，并按規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)報送檔案工作基本狀況登記表。二、每月對檔案提供運用狀況進行記錄分析，內(nèi)容涉及：借閱檔案人次、宗卷數(shù)。復(fù)制、提供運用檔案數(shù)量。從記錄成果分析運用目、運用效果反饋信息。三、記錄規(guī)定具備四性：精確性、及時性、科學(xué)性和持續(xù)性。第九章檔案鑒定銷毀制度一、檔案鑒定工作，在本單位主管負責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案管理人員和關(guān)于業(yè)務(wù)部門人員共同構(gòu)成鑒定小組，其重要任務(wù)：負責(zé)制定本單位檔案保管期限表；對檔案提出存、毀意見。二、檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，長期為十六年至五十年左右，短期為十五年如下。三、銷毀失去保存價值檔案，須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由二人（其中檔案部門一人）在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊由檔案部門存檔一份。第十章檔案保密制度一、檔案工作是一項機要工作，檔案工作人員及各級領(lǐng)導(dǎo)干部、職工必要嚴格遵守《檔案法》、《保密法》和關(guān)于保密工作規(guī)章制度，嚴守國家秘密，不泄密，不告密，維護檔案完整與安全。二、非檔案工作人員，不得隨意進入庫房。庫房防盜辦法完備。三、借閱檔案人員，必要保證對材料保密，不準擅自抄錄和復(fù)制，失密者要追究責(zé)任。四、保密守則：1、不該問機密，絕對不問；2、不該說機密，絕對不說；3、不該看機密，絕對不看；4、不該記錄機密，絕對不記錄；5、不在非保密本上記錄機密；6、不在私人通信中涉及機密；7、不在公共場合和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C密；8、不在不利于保密地方存儲機密文獻、資料；9、不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項；10、不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場合。第十一章檔案庫房管理制度一、檔案庫房設(shè)專人管理。非檔案管理人員不得隨意入內(nèi)。二、庫房內(nèi)禁止吸煙和使用明火，不得存儲易燃易爆物品。三、嚴格貫徹防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防蟲、防霉、防光、防有害氣體等辦法。四、保持庫房整潔，保持適當(dāng)溫、濕度（溫度14-24度，相對濕度45-60度之間），每日檢查、記錄溫、濕度狀況，不適當(dāng)時應(yīng)及時采用調(diào)節(jié)辦法。每月至少通風(fēng)1-2次。五、每月對檔案保管狀況進行一次全面檢查。發(fā)現(xiàn)問題，及時采用補救辦法。第十二章獎懲制度一、對收集、整頓、保管、提供檔案，為業(yè)務(wù)科研各項工作服務(wù)，獲得較明顯成績?nèi)藛T應(yīng)予以獎勵。二、對玩忽職守，違背《檔案法》規(guī)定，導(dǎo)致檔案損失、毀壞，影響到黨、國家及本單位利益人員，依法行政處分，構(gòu)成犯罪，依法追究刑事責(zé)任。第十三章檔案人員崗位責(zé)任制一、認真學(xué)習(xí)宣傳《中華人民共和國檔案法》，執(zhí)行國家保密制度。忠于職守，努力鉆研業(yè)務(wù)，提高自身檔案管理水平。二、負責(zé)制定本機關(guān)檔案工作籌劃、工作制度和檔案管理規(guī)程。三、集中統(tǒng)一管理全機關(guān)各種門類檔案（除人事檔案外），執(zhí)行各項檔案管理工作制度，保護檔案完整與安全。參加本單位科研成果評審鑒定、工程項目竣工驗收和儀器設(shè)備開箱等活動。四、主持本機關(guān)文獻材料收集、分類整頓和立卷歸檔工作，編制檔案檢索工具及其他編研材料。五、配合關(guān)于部門，做好檔案鑒定和銷毀工作。六、加強對檔案庫房管理，定期對檔案庫房進行檢查。七、對下屬單位檔案工作進行監(jiān)督指引。第十四章兼職檔案員責(zé)任制一、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》等關(guān)于方針、政策和法規(guī)，執(zhí)行檔案管理關(guān)于規(guī)定、辦法和細則。二、努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，自覺接受上級檔案管理部門業(yè)務(wù)指引和檢查。熟悉本部門在尋常工作中形成、有保存價值文獻材料。三、健全文獻、資料收發(fā)登記手續(xù)。于次年3月底此前，要精確、完整地清理當(dāng)年外來文，交檔案室統(tǒng)一立卷歸檔。文獻、資料送交之前，要檢查、催促承辦人寫清辦文成果。四、負責(zé)收集、整頓本部門尋常形成文獻、材料、重要會議材料、大事記、評審、鑒定會、工程竣工驗收、設(shè)備開箱、各種票證、表冊、聲像以及實物等資料和記錄，做到統(tǒng)一管理、分類排放、排列整潔、便于查找、安全保管。需要歸檔，要做好預(yù)立卷或立卷工作，于次年3月底此前交檔案部門統(tǒng)一管理。五、負責(zé)收集、整頓睬計、基建、設(shè)備、科研等方面資料，于次年3月底此前完畢立卷工作，并將目錄和案卷移送檔案部門統(tǒng)一保管。六、與檔案部門共同做好歷年度本部門所形成檔案管理工作。七、案卷歸檔時，填寫“檔案移送(接受)登記簿”一式兩份。第十五章各類檔案管理細則一、總述1、各類檔案歸檔范疇、條款和保管期限，詳見《深圳市衛(wèi)生局檔案分類方案》。2、各類檔案案卷質(zhì)量嚴格按《深圳市衛(wèi)生局案卷質(zhì)量原則》執(zhí)行。3、檔案工作與科技活動實行“四同步”管理。即下達籌劃任務(wù)同步提出文獻材料歸檔狀況；檢查籌劃進度同步檢查文獻材料形成狀況；評審鑒定成果同步驗收簽定檔案材料完整、精確、系統(tǒng)狀況；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同步出具專項歸檔狀況證明材料。二、深圳市衛(wèi)生局文書檔案管理細則文書檔案是指我局在各項管理活動中形成、辦理完畢、有查考運用價值文書材料。涉及黨群工作、行政管理及業(yè)務(wù)管理三大類，是我局各項活動歷史真實面貌反映。文書檔案歸檔范疇和條款詳見《檔案分類方案》。1、文書檔案含黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理三個一級類目，二級類目按工作職能設(shè)立。2、黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理由黨辦、工、青、婦各業(yè)務(wù)科室等相應(yīng)職能部門按分類方案作分類后歸檔，并于次年第一季度前按歸檔范疇和規(guī)定立卷，經(jīng)綜合檔案鑒定合格后歸入綜合檔案室。3、綜合檔案室裝盒、排序、編寫案卷目錄、全引目錄，并輸入電腦。三、深圳市衛(wèi)生局科學(xué)技術(shù)研究檔案管理細則科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成，具備保存價值文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體文獻材料?？蒲袡n案是科學(xué)研究活動真實記錄，是重要信息資源，必要統(tǒng)一管理，保證完整、精確、系統(tǒng)、安全，以利開發(fā)運用?？蒲袡n案工作是科研管理重要構(gòu)成某些，是科研活動重要環(huán)節(jié)。1、科研工作和建檔工作實行“四同步”管理，即：(1)

下達籌劃任務(wù)與提出科研文獻材料歸檔規(guī)定同步。(2)

檢查籌劃進度與檢查科研文獻材料形成狀況同步。(3)

驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步。(4)上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專項歸檔狀況證明材料同步。2、科研文獻材料歸檔范疇重要涉及：(1)

科研準備階段：科研項目建議書及批復(fù)、任務(wù)書、委托書、合同、開題報告、研究籌劃、調(diào)研報告、方案論證報告。(2)

科研實驗階段：原始記錄、實驗報告、核心配方、計算數(shù)據(jù)、工藝文獻、圖紙、樣品、標(biāo)本等照片。(3)

總結(jié)鑒定階段：工作總結(jié)、研究報告、論文專著、鑒定證書（涉及鑒定意見）、專家名單、專家評審意見。(4)

成果申報階段：科研成果登記表、科研成果水平檢索證書、成果申報書、獲獎證書、成果報導(dǎo)材料。3、科研文獻材料歸檔規(guī)定：(1)

實行由科研課題（項目）負責(zé)人主持立卷責(zé)任制。每項科研項目（涉及中斷或獲得負成果項目），完畢或某某些結(jié)束后，對所形成科研文獻材料加強系統(tǒng)整頓，經(jīng)審查驗收后歸檔?？蒲腥藛T應(yīng)負責(zé)科研文獻材料形成、積累、立卷、歸檔，并作為對其進行考核內(nèi)容之一。(2)

科研文獻材料應(yīng)在課題（項目）完畢后一種月內(nèi)整頓移送歸檔。周期長課題可分階段歸檔。課題負責(zé)人在歸檔時，負責(zé)填寫科研課題簡介和參加工作人員名單，并經(jīng)科教處訂立意見，向綜合檔案室移送。(3)

凡歸檔科研文獻材料，要做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，筆跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用筆跡不牢固書寫工具。(4)

由幾種單位協(xié)作參加課題（項目）材料歸檔，在訂立合同合同時應(yīng)予明確。普通應(yīng)由主持單位負責(zé)保管，協(xié)作單位如有需要可復(fù)制保存與本單位業(yè)務(wù)關(guān)于材料。(5)

由申請成果鑒定課題，應(yīng)告知檔案部門人員參加成果鑒定會，科教處在報審材料同步，由檔案部門共同對項目檔案材料進行檢查驗收，凡不符合歸檔規(guī)定，不得組織鑒定、驗收。四、深圳市衛(wèi)生局基本建設(shè)檔案管理細則基本建設(shè)項目檔案（簡稱“基建檔案”），是基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀真實記錄，是規(guī)劃、設(shè)計和管理工作重要構(gòu)成某些，也是本機關(guān)寶貴財富。1、基建檔案是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）全過程中形成、應(yīng)當(dāng)歸檔保存文獻。2、基建檔案歸檔范疇，按工程階段和建設(shè)程序收集、歸檔如下：(1)立項審批階段：申請報告、批準文獻、籌劃任務(wù)書、合同、合同書，征用土也、拆遷、補償文獻材料。(2)設(shè)計階段：初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計修變化動闡明書。(3)施工階段：土建工程施工材料，管線及設(shè)備安裝施工文獻材料，電氣儀表安裝施工文獻材料、工程概算、預(yù)算。(4)竣工階段：項目竣工驗收報告、全套竣工圖、竣工決算、工程現(xiàn)場照片、竣工驗收會議文獻、工程質(zhì)量評審材料。(6)使用維修階段：工程改建、擴建及維修，使用中變更圖紙及關(guān)于材料。3、基建檔案工作要與項目建設(shè)進程同步。項目申請立項時，即就開始文獻材料積累、整頓、審查工作；項目竣工驗收時，完畢文獻材料歸檔和驗收工作。4、歸檔文獻要筆跡清晰，圖面整潔，不得用易褪色書寫材料書寫、繪制。5、竣工圖是工程實際反映，是工程重要檔案，在訂立工程承包合同或施工合同時，必要依照國家對竣工圖編制規(guī)定，對竣工圖審核交接，驗收作出明確規(guī)定，在基建項目驗收時應(yīng)交驗竣工圖作為驗收條件之一。凡竣工文獻不完整或竣工圖質(zhì)量不合格，不予竣工驗收。4、基建工程（項目）竣工驗收，應(yīng)告知檔案室工作人員參加。五、深圳市衛(wèi)生局設(shè)備儀器檔案管理細則設(shè)備檔案詳細是指本機關(guān)購進國產(chǎn)和國外引進貴重、精密儀器設(shè)備，其價值在5萬元人民幣以上全套隨機和技術(shù)文獻以及在接受、使用、維修和改進工作中形成各種文獻材料。它是鑒定評價儀器技術(shù)狀態(tài)科學(xué)資料，是保障儀器設(shè)備正常運轉(zhuǎn)，并處在良好技術(shù)狀態(tài)重要根據(jù)。1、儀器設(shè)備歸檔范疇為5萬元以上儀器文獻材料，由儀器運轉(zhuǎn)前期和運轉(zhuǎn)后期兩某些文獻材料構(gòu)成。(1)運轉(zhuǎn)前期涉及：①

申請訂購文獻、合同、訂貨卡；②隨機所有技術(shù)文獻（裝箱單、合格證、使用操作、維修闡明書、構(gòu)造圖紙和線路圖、備件規(guī)格、驗收清單等）；③安裝調(diào)試記錄、驗收據(jù)告。(2)運轉(zhuǎn)后期涉及：①運營使用過程中，定期檢修記錄、更換重要零部件記錄、重大故障及解決記錄等；②設(shè)備轉(zhuǎn)正合同、報廢技術(shù)鑒定材料、報告和主管部門批準文獻