二、基本建設(shè)項目檔案建檔規(guī)范

二、基本建設(shè)項目檔案建檔規(guī)范二、基本建設(shè)項目檔案建檔規(guī)范/二、基本建設(shè)項目檔案建檔規(guī)范二、基本建設(shè)項目檔案建檔規(guī)范1總則1.1為加強中國科學(xué)院基本建設(shè)項目(以下簡稱項目)建檔工作，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，發(fā)揮項目檔案在運行、維修、管理和改擴(kuò)建等工作中的作用，制定本規(guī)范。1.2本規(guī)范提出了項目建檔工作的基本要求及管理職責(zé)，規(guī)定了項目文件歸檔范圍、收集、整理及竣工后檔案驗收，適用于中國科學(xué)院基本建設(shè)項目。1.3項目建檔工作除執(zhí)行本規(guī)范外，應(yīng)符合國家和政府部門的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)定。2規(guī)范性引用文件下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本規(guī)范中引用而構(gòu)成為本規(guī)范的條文。GB/Tll822--2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》DA/T28--2002《<國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》GB/T50328—2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》3術(shù)語3.1基本建設(shè)項目(constructionproject)經(jīng)批準(zhǔn)按照一個總體設(shè)計進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的工程基本建設(shè)單位。它由一個或若干個具有內(nèi)在聯(lián)系的工程所組成。大中型工程項目(LargeandMedium-sizedProject)建設(shè)投資規(guī)模在3000萬元以上(含3000萬元)的基本建設(shè)工程項目。3.2單項工程(unitofproject)具有獨立的設(shè)計文件，竣工后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項目的組成部分。3.3單位工程(subunitofproject)單項工程中可以獨立組織施工的工程，但竣工后不能獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。3.4項目文件(recordsofproject)基本建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收、項目驗收全過程中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式的全部文件。3.5項目前期文件(prophaserecordsofproject)項目建設(shè)前，在立項、審批、征地、工程咨詢服務(wù)、勘察和設(shè)計、招投標(biāo)以及項目前期建設(shè)準(zhǔn)備過程中形成的文件。3.6監(jiān)理文件(projectmanagementdocument)監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。3.7施工文件(constructingdocument)施工單位在工程施工過程中形成的文件。3.8竣工圖(as-builddrawing)工程竣工后，真實反映項目施工結(jié)果的圖紙或圖樣。3.9竣工驗收文件(handingoverdocument)建設(shè)工程項目竣工投入使用前驗收活動中形成的文件。3.10項目驗收文件(recordsoftestoncompletion)指項目竣工投入使用后試運行中以及項目驗收時形成的文件。3.11項目檔案(archivesofproject)指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。3.12立卷(filing)按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。

3.13歸檔(puttingintorecord)文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理組卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。4基本原則及管理職責(zé)4.1項目建檔工作實行院檔案主管部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和建設(shè)單位分級管理相結(jié)合的原則。4.2院檔案主管部門職責(zé)負(fù)責(zé)對院屬各建設(shè)單位項目建檔工作的監(jiān)督、協(xié)調(diào)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在國家檔案行政管理部門指導(dǎo)下負(fù)責(zé)組織大中型工程項目竣工的檔案驗收。4.3建設(shè)單位職責(zé)負(fù)有對項目建檔工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，將建檔工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程、納入項目各管理環(huán)節(jié)、納入領(lǐng)導(dǎo)和工作人員崗位責(zé)任制。落實項目建檔工作經(jīng)費，保證工作所需條件。建立健全項目建檔工作相關(guān)制度并監(jiān)督執(zhí)行。配備符合項目建檔工作條件的人員，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、督促本單位各工作部門做好項目文件的收集、整理和歸檔工作。與參建單位簽訂合同或協(xié)議時，負(fù)責(zé)制定專門條款，明確參建單位移交檔案的套數(shù)、質(zhì)量、時間及提交文件的整理、歸檔責(zé)任。負(fù)責(zé)對參建單位建檔工作的督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，審查各參建單位移交檔案的質(zhì)量，確保接收的檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。負(fù)責(zé)收集、整理與項目有關(guān)的引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備的技術(shù)文件。負(fù)責(zé)在工程竣工驗收前，接收、審查并匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位及本單位各工作部門移交的項目檔案。大、中型項目建設(shè)單位應(yīng)編制一套符合院檔案館進(jìn)館要求的檔案移交院檔案館。4.4勘察、設(shè)計單位職責(zé)應(yīng)按有關(guān)合同、協(xié)議的規(guī)定將形成的屬于項目歸檔范圍內(nèi)(附錄A)的勘察、設(shè)計文件經(jīng)整理合格移交建設(shè)單位。應(yīng)按本規(guī)范及GB/T50328—2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求做好施工全過程中的項目文件的形成、積累、整理和歸檔等工作。應(yīng)按合同或協(xié)議規(guī)定，將形成的屬于移交建設(shè)單位的全部施工過程文件，規(guī)范整理立卷后移交建設(shè)單位。指定專人負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)和協(xié)助各工作部門、各分包單位施工文件的形成、積累、整理和歸檔等工作。分包單位須有專人負(fù)責(zé)所承擔(dān)工程的施工文件的收集整理等工作，并對其完整性、真實性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。施工單位應(yīng)整理一套(原件)符合本規(guī)范的檔案移交建設(shè)單位。另編制一套與城建建設(shè)、規(guī)劃管理有關(guān)的檔案移交城建檔案館。4.6監(jiān)理單位職責(zé)應(yīng)按合同、協(xié)議要求，將全部監(jiān)理文件規(guī)范整理移交建設(shè)單位。負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查監(jiān)理工作范圍內(nèi)的勘察、設(shè)計、施工等單位項目文件形成、積累、整理和歸檔工作。審查勘察、設(shè)計、施工等單位向建設(shè)單位移交檔案情況，特別是竣工圖制作質(zhì)量；審查工作完成后，應(yīng)對項目文件的真實性、準(zhǔn)確性、完整性簽署意見。5．項目文件的歸檔范圍和質(zhì)量要求5.1項目文件的歸檔范圍項目從立項、實施到竣工交付使用全過程中形成的、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)歸檔保存。歸檔范圍及保管期限詳見《中國科學(xué)院基本建設(shè)項目文件歸檔范圍及保管期限表》(附錄A)。5.2歸檔文件的質(zhì)量要求文件應(yīng)為原始件，不得擅自修改、剪貼或事后補制。永久或長期保存的項目文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料。5.2.3文件必須紙質(zhì)優(yōu)良、字跡工整、線條清晰、圖面整潔，利于長遠(yuǎn)保存。文件必須履行規(guī)定的簽字蓋章手續(xù)。文件圖紙等必須與實物、實況相一致。錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性，電子文件應(yīng)使用不可擦寫的電子介質(zhì)存儲。歸檔的竣工圖應(yīng)逐張加蓋竣工圖章，履行簽字手續(xù)。修改必須符合技術(shù)要求。有關(guān)的變更通知單和洽商記錄均應(yīng)歸人相關(guān)的案卷內(nèi)。各項基本建設(shè)項目在竣工時必須按照GB/T50328—2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，編制竣工圖。6項目文件的立卷與整理6.1立卷原則立卷應(yīng)遵循項目文件自然形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個項目由多個單項工程或單位工程組成時，項目文件應(yīng)按單項工程或單位工程的文件多少組成若干案卷。6.2立卷方法根據(jù)項目的性質(zhì)、階段、程序、專業(yè)等編制項目檔案分類表，分類表的編制應(yīng)便于文件材料的組卷和歸檔后的管理。項目文件可劃分為項目前期文件、施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、財務(wù)管理文件、項目驗收文件、聲像及電子文件等。項目管理性文件按問題、保管期限組卷。勘察、設(shè)計文件按專業(yè)組卷。施工文件按單項工程的專業(yè)、階段、工序組卷。如：土建工程，降水、護(hù)坡在前，驗槽、墊層在后；鋼筋工程、模板工程、混凝土工程的隱蔽及驗收記錄等文件可以分別按樓層、部位進(jìn)行組卷?？⒐D按專業(yè)組卷。監(jiān)理文件按問題或文種組卷。設(shè)備文件按專業(yè)系統(tǒng)、臺套等組卷。項目形成的會計檔案應(yīng)按《中國科學(xué)院會計檔案建檔規(guī)范》整理組卷。6.3立卷要求案卷及卷內(nèi)文件不應(yīng)有重份，不同載體的文件應(yīng)分別組卷。6.3.2不同保管期限的文件一般應(yīng)分別組卷，如確實密不可分，保管期限短的服從保管期限長的。項目檔案保管期限分為永久、長期、短期，其中長期保管的檔案其保管期限不得短于工程壽命。案卷密級分為秘密、機密、絕密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件應(yīng)以高密級為本卷密級。案卷整理不宜過厚，文字材料、圖紙裝盒一般不超過40ramo6.4卷內(nèi)文件排列管理性文件按問題、時間或重要程度排列。同一事項的請示和批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后，譯文在前、原文在后的順序排列。施工文件按施工階段、工序等進(jìn)行排列。竣工圖按專業(yè)、圖號順序排列。設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機資料、安裝調(diào)試及運行維護(hù)等順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，一般按文字材料在前、圖紙材料在后的順序排列。6.5案卷編目卷內(nèi)文件頁號的編寫要求.1卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷頁號均以“I”開始，各卷之間不連續(xù)編號。.2頁號編寫位置：單面書寫在文件右上角，雙面書寫的文件，正面在右上角，背面在左上角，折疊后的圖紙一律在右下角。6.5.1.3成套圖樣或印刷成冊的文件，自成一卷的，不必重新編號，可在卷內(nèi)目錄中的備注中注明總頁數(shù)。.4卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。6.5.2卷內(nèi)目錄的編制要求

6.5.2.1卷內(nèi)目錄式樣應(yīng)符合本規(guī)范附錄8的要求。.2序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“l(fā)”依次標(biāo)注。6.5.2.3文件題名：填寫文件標(biāo)題全稱(如無標(biāo)題可依據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題)。.4原文編號：填寫文件原有編號或圖號。.5編制單位：填寫文件的直接形成單位和個人(責(zé)任者)。有多個形成單位或責(zé)任者時，選擇兩個主要形成單位或責(zé)任者，其余用“等”代替。.6編制日期：填寫文件形成日期。.7頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始號。最后一份文件填寫起止號。.8備注：填寫需要說明的問題。.9卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。填寫卷內(nèi)備考表.1卷內(nèi)備考表的式樣應(yīng)符合本規(guī)范附錄8的要求。.2說明：填寫卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)(照片的張數(shù))，注明與本卷有密切關(guān)系但不能保存在一起的文件或?qū)嵨锏幕ヒ娞栆约靶枰f明本案卷組卷質(zhì)量和其他情況。.3立卷人：負(fù)責(zé)本卷立卷的責(zé)任者。.4審核人：本卷審定人。.5備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。案卷封面的編制。1案卷封面的式樣應(yīng)符合本規(guī)范附錄B的要求。.2案卷封面的內(nèi)容包括：分類號、檔案館號、檔號、案卷題名、編制單位、技術(shù)主管、保管期限、起止日期、密級、歸檔日期。.3分類號、檔案館號：分別填寫國家分類號和國家給定該檔案館的編號，由檔案館填寫。.4檔號：是依據(jù)建設(shè)單位提供的項目檔案分類表，填寫檔案的項目代號、本單位分類號和案卷流水號。由建設(shè)單位綜合檔案室統(tǒng)一填寫。6.5.4.5案卷題名：填寫項目(單項或單位工程)名稱的全稱和卷內(nèi)文件組合內(nèi)容的名稱。應(yīng)簡明、扼要，反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

.6編制單位：填寫案卷內(nèi)文件形成單位或主要責(zé)任者。項目管理性文件和竣工驗收文件的編制單位一般為建設(shè)單位；勘察、設(shè)計文件的編制單位一般為工程的勘察、設(shè)計單位；監(jiān)理文件的編制單位一般為監(jiān)理單位；施工文件的編制單位一般為施工單位。.7技術(shù)主管：填寫編制本案卷的主要技術(shù)負(fù)責(zé)人。.8起止日期：填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。.9保管期限：填寫組卷時劃定的保管期限。.10密級：填寫卷內(nèi)文件最高密級。.11歸檔日期：填寫項目檔案正式移交(驗收合格并認(rèn)可)建設(shè)單位綜合檔案室的日期。6.6案卷裝訂案卷裝具一般采用卷夾、卷盒兩種形式。案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂，圖紙可不裝訂。既有文字材料又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂，同一項目內(nèi)案卷裝訂規(guī)律應(yīng)統(tǒng)一。

文字材料裝訂以左齊、底齊為準(zhǔn)，左側(cè)20mm，采用三孔一線的裝訂方法。不裝訂的圖紙要按圖號順序排列好，按照手風(fēng)琴式和A4號圖幅(210mm×297mm)折疊，標(biāo)題欄在右下角露出來，填寫圖紙目錄一起裝盒。裝訂時應(yīng)去掉金屬物，修補好破損的文件，裝訂線內(nèi)有文字的文件要進(jìn)行加邊處理。對不宜裝訂的特別重要的手稿、證件、聲像材料、電子文件，可用盒、卷、袋或像冊保管。聲像材料和電子文件等應(yīng)附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行必要的標(biāo)注。6.7案卷排列全部案卷根據(jù)項目檔案分類表結(jié)合重要程度、建設(shè)階段等進(jìn)行系統(tǒng)排列，固定案卷先后順序位置。為每一個案卷編寫檔號(檔號可用鉛筆臨時填寫，歸檔后由綜合檔案室正式填寫)。7項目檔案的驗收7.1驗收項目檔案的組織國家主管部門委托中國科學(xué)院驗收或中國科學(xué)院直接驗收的大中型項目，由院檔案主管部門組織項目檔案的驗收。中國科學(xué)院委托分院或建設(shè)單位驗收的其他項目，院檔案主管部門負(fù)責(zé)對項目檔案的驗收工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。7.2驗收組的組成院檔案主管部門組織的檔案驗收，驗收組由院檔案主管部門、項目所在地省市級檔案行政管理部門、院屬其他單位的檔案人員等組成。驗收組的人數(shù)為不少于5人的單數(shù)，其中應(yīng)有不少于3名副高級職稱以上的專業(yè)人員。院委托分院或建設(shè)單位驗收的項目檔案驗收組，由分院或建設(shè)單位檔案人員、院屬其他單位的檔案人員等組成。驗收組的人數(shù)不少于3人，其中應(yīng)有不少于1名副高級職稱以上的專業(yè)人員。檔案驗收組組長，由驗收組織單位人員擔(dān)任。7.3申請檔案驗收應(yīng)具備的條件建設(shè)單位已按照要求，接收了設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位經(jīng)規(guī)范整理后的案卷。建設(shè)單位于驗收前l(fā)個月按照本規(guī)范完成項目檔案的自查，并向驗收組織單位提交檔案自查報告。7.4項目檔案自查內(nèi)容4.1項目檔案分類是否清晰合理。案卷總目錄是否包括各類檔案。項目各階段檔案歸檔率、完整率。項目檔案的組卷質(zhì)量。7.5檔案自查報告的撰寫項目建設(shè)及檔案管理概況。項目整套檔案(含聲像、會計)總數(shù)。保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施。項目文件形成、收集、整理及歸檔情況?？⒐D的編制情況及質(zhì)量狀況。項目檔案