業(yè)務(wù)跟單的相關(guān)知識

1、業(yè)務(wù)跟單的相關(guān)知識貨物的出*易有二種形式，一種通過外貿(mào) 公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨 物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟 蹤，制單結(jié)匯等。一、接單：接單也即合同的簽定，訂單的取 得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。 任何載明雙方當事人名稱，標的物的質(zhì)量，數(shù)量, 價格，交貨和支付等交易條件的書面文件， 包括 買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電 傳，都足以構(gòu)成書面合同。1下單方式：客戶下單的方式有：通過電話， Fax，Email或書面合同等方式。2接單的途徑：交易會，出訪，出國參展， 邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。3接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的 單沒

2、有特定的限制，最常見的是：合同：(CONTRACT)合同有銷貨合同 (SALESCONTRACT) 和 購 貨合 同 (PURCHASECONTRACT)。前者由賣方草擬， 后者由買方草擬。(2) 確認書(CONFIRMATION) 它比合同要 簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列 入。它也有銷貨確認書 (SALESCONFIRMATION) 和購貨確認書 (PURCHASECONFIRMATION)。這種格式的 合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工 商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。 機器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進出口。還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。 要提的是，客戶從國

3、外直接發(fā)來的訂單或委托訂 單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算 默認。4.接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)詢盤：(INQUIRY)又叫詢價(2) 發(fā)盤：(OFFER)又叫發(fā)價。是買方或賣 方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并愿意按照這些條 件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實 際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后 作出的。(3) 還盤：(COUNTER-OFFER)又叫還價。(4) 接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對 方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些 條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。二、審單：即審核合同1審單內(nèi)容：確認產(chǎn)品名稱，規(guī)

4、格，質(zhì)量，數(shù)量，單價， 價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期, 交貨方式。2審單方法：(1) 產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品 ？與我們 的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品 名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。(2) 質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的 綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主 要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條 件。(3) 數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計 量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù) 量有適當?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不 一。有的認為是2。5% ,有的認為是5%。按跟 單信用證統(tǒng)

5、一慣例，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng) 允許有不超過10%的增減幅度。(4) 單價，總額的審查：1. 客戶下單有的會將單價標出，我們要對照 我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？新 客戶下單，要查看我們給他的報價。2. 通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其 它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨 幣。(英鎊，港幣，歐元)(5) 價格條款的審查：出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用 的有：FOB船上交貨價(指裝運港的價格條件)CIF成本+保險費+運費(指目的港)價格常用的FOBCFRCIF幾種價格的換算及公式介紹如下：(1) FOB價格換算為其它價：CFR價=FOB價+運費(2) CFR價格換算

6、為其它價：FOB價=CFR價-運費(3) CIF價格換算為其它價：FOB價=CIF價x (1-投保加成x保險費率)-運費CFR價=CIF價X (1-投保加成X保險費率)(6) 付款方式審查:1. 付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。2支付的貨幣能否接受？(7) 包裝要求的審查：1. 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客 戶能否接受?2. 客戶提供的包裝(彩印，尺寸)我們能否做?3. 客戶提供的包裝資料是否齊全?(內(nèi)包裝， 外包裝，標簽，說明書)內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主 要是嘜頭印刷。(8) 交貨期的審查 跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能 及

7、時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應(yīng)規(guī) 定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有 短?？梢允?周，3周，或一個月，二個月，一 個季度或更長。(9)交貨方式的審查：運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。 如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運 價，而客戶要求空運(趕銷售)，我們可要求客戶 承擔多出部分的費用。關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。1.寄目錄，樣本： 2準備樣品(1) 工廠現(xiàn)有的款式(2) 新款(3) 客戶來樣。要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣 品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反 復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最

8、終的確認樣 品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿(mào) 易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我 們要做到：(1) 有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳。(2) 新品的成本，價格要進行核算。(3) 新品的制作要留有實樣。(4) 客戶的來樣要保存好原樣。買方為了向其本國當局申請進口許可證或 核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交 的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考 性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使 用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā) 票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā) 票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合 同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名, 數(shù)

9、量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付 款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶 開證或匯款。注意幾點：1單價條款要明確（FOB，CFR，CIF）2交期要明確3.付款條件要明確（LC，TT） 四、出口貨物跟單的基本程序:出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。 它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證， 改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗，裝船)，制單， 結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：(1) 籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時， 按質(zhì)，按量地備好貨物。(2) 催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對 安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運 貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員 應(yīng)對

10、以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和 修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)， 但在 范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上，開證 的國家有無貿(mào)易往來？開證行的資信？公司審開 證人和受益人對否？L/C的貨物和金額與合同是 否相同？裝期？特別條款？改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總 金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一 份L/C ,可能有幾處問題，我們要一一指出，一 次性修改。(3) 訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我 們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階 段。按CFR和CIF成交的，我們負責(zé)租船訂倉 和裝船的手續(xù)。首先：出貨裝柜：跟單員

11、在出貨前三四天就要聯(lián)系 出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制 作裝箱單，跟蹤裝柜等。A. 貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的 貨柜。常用的有：20' 29 - 30立方/17.5噸40'58 - 61 立方 /22.5 噸 40' H68 - 71 立方/27.5 噸B. 制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝 情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛 凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。C. 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確 定出貨數(shù)量的準確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員 裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的 擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要 留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。（4）制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán) 節(jié)。A. 制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C， 合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單