銷售發(fā)票管理制度

銷售發(fā)票管理制度定義。指銷售商品或提供勞務(wù)后向客戶開具的發(fā)票，包括增值稅發(fā)票（下稱增票）和普通發(fā)票（下稱小票）。向供應(yīng)商進(jìn)行退貨時(shí)，應(yīng)開具退貨證明，由供應(yīng)商開具紅字發(fā)票。增值稅發(fā)票的管理購買。增票只能由發(fā)票管理員購買，發(fā)票管理員根據(jù)實(shí)際用量進(jìn)行購買，其他任何人員無權(quán)購買。領(lǐng)用。增票的領(lǐng)用人必須限于指定的少數(shù)人，且領(lǐng)用人限臺(tái)帳、門店財(cái)務(wù)主管、主管會(huì)計(jì)和其他指定開票員（財(cái)務(wù)人員），收銀、出納和其他非財(cái)務(wù)人員一律不得領(lǐng)用。領(lǐng)用時(shí)必須在發(fā)票管理簿（稅務(wù)印發(fā)）上辦理簽收手續(xù)。領(lǐng)用人必須建立“增票領(lǐng)用歸還登記簿”。開具。增票只能由領(lǐng)用人開具，其他人員不得開具，出納在獲得準(zhǔn)許時(shí)臨時(shí)代為開具；將開具增票發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交客戶或供應(yīng)商時(shí)，必須由收取人在記帳聯(lián)上簽收。增票的開具必須符合法律規(guī)定，不得虛開、不得開具與實(shí)際貨物不一致的增票，必須填寫完整，注明開具人姓名。保管。完全未使用的增票由發(fā)票管理員保管，且必須鎖入保險(xiǎn)箱內(nèi)；領(lǐng)用后的增票由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)保管，營業(yè)終了后必須鎖入保險(xiǎn)箱內(nèi)；增票使用完畢，按序排列，填寫封面。使用完畢的增票必須歸還發(fā)票管理員，發(fā)票管理員進(jìn)行審核增票的連續(xù)性、開具的規(guī)范性，并在原領(lǐng)用人的“增票領(lǐng)用歸還登記簿上”辦理簽收手續(xù)，并在自身登記簿上勾銷登記，經(jīng)稅務(wù)局消號(hào)后，按序按號(hào)存放于指定檔案室。另：電腦打印增票必須裝訂成冊(cè)，每100份裝訂成一冊(cè)，并打印開具匯總表，加蓋封面后一齊裝訂，此工作由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)，發(fā)票管理員監(jiān)督。存放要求同3）。增票的紅沖與作廢。因增票開具錯(cuò)誤且財(cái)務(wù)尚未入帳的，可直接將增票作廢，每一聯(lián)次均需加蓋“作廢”章。作廢發(fā)票必須保證聯(lián)次完整性、一致性，并按序粘貼，不得簡(jiǎn)單用針別在一起。對(duì)于因退貨或發(fā)票開具錯(cuò)誤且財(cái)務(wù)已入帳的，必須填寫相應(yīng)的紅字增票，將原發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)附于紅字增票后，紅字增票上備注原發(fā)票的開具日期和號(hào)碼，只需撕下記帳聯(lián)即可。不管是否財(cái)務(wù)已入帳，凡紅沖或作廢增票，必須收到原發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，缺一不可，否則紅字發(fā)票的開具必須獲得對(duì)方稅務(wù)同意的“退稅證明”。換票。換票指客戶需要增值稅發(fā)票，但因條件限制無法當(dāng)即開出，或事后客戶要求換票的，先給客戶小票，等增票開具后再換回小票的行為。對(duì)顧客要求開具的增票，自收到日起，保管期最多為二個(gè)星期，二星期內(nèi)顧客未換取的，將增票還與開票人，不得積壓。小票的換票期限為一個(gè)月，超過一個(gè)月的不得更換。門店應(yīng)在收銀臺(tái)顯要位置張貼以上二項(xiàng)須知。對(duì)于換回的小票，應(yīng)進(jìn)行紅沖，并將原小票貼粘于紅沖發(fā)票后，紅沖發(fā)票記帳聯(lián)與增票記帳聯(lián)捏對(duì)，隨對(duì)帳單上交財(cái)務(wù)。不得將原小票與增票直接捏對(duì)。門店收到待換增票，需進(jìn)行登記，交付客戶時(shí)，由其在登記簿上簽收。換票工作由門店財(cái)務(wù)主管操作，門店財(cái)務(wù)主管嚴(yán)格保管增票，不得有遺失現(xiàn)象。普通發(fā)票的管理購買或印制。小票只能由發(fā)票管理員購買，發(fā)票管理員根據(jù)實(shí)際用量進(jìn)行購買，其他任何人員無權(quán)購買；小票的印制必須經(jīng)稅務(wù)所批準(zhǔn)后，由發(fā)票管理員辦理相關(guān)的印制手續(xù)；印制發(fā)票由發(fā)票管理員進(jìn)行驗(yàn)收、登記、保管工作。領(lǐng)用。發(fā)票管理員和門店財(cái)務(wù)主管必須設(shè)置“發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”。發(fā)票由發(fā)票管理員負(fù)責(zé)發(fā)放，若發(fā)票管理員不在應(yīng)授權(quán)指定人進(jìn)行發(fā)放工作。門店領(lǐng)用發(fā)票后，必須由領(lǐng)用人在“發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上簽收。發(fā)票應(yīng)由門店財(cái)務(wù)主管（無財(cái)務(wù)主管的，由臺(tái)賬負(fù)責(zé)，下同）進(jìn)行領(lǐng)用，填寫“小票申領(lǐng)單”，若無法直接親自領(lǐng)用的，必須在申領(lǐng)單上注明授權(quán)人，經(jīng)授權(quán)的人員方可進(jìn)行代為領(lǐng)用，否則發(fā)票管理不得發(fā)放。獨(dú)立核算門店若小票購買、印制后存放于門店的，可不必填寫“小票申領(lǐng)單”，若由分公司統(tǒng)一保管的，也需填寫“小票申請(qǐng)單”。門店財(cái)務(wù)主管應(yīng)注意發(fā)票的用量和庫存，制定小票安全庫存量（庫存足以滿足3天以上銷售需要），對(duì)于低于安全庫存量的應(yīng)立即提出申領(lǐng)。門店財(cái)務(wù)主管根據(jù)銷售需要（滿足2天的銷售量），向收銀發(fā)放小票，必須由收銀在“門店發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上簽收。臺(tái)帳根據(jù)后臺(tái)開票需要按需領(lǐng)用，即開具幾份領(lǐng)用幾份，辦理簽收。除收銀、臺(tái)帳外，其他人一律不得領(lǐng)用。收銀領(lǐng)用小票后應(yīng)登記“發(fā)票領(lǐng)用歸還登記簿”，登記領(lǐng)用日期、小票號(hào)碼、份數(shù)或本數(shù)。開具。小票實(shí)行“誰領(lǐng)用誰開具”，不得互相借用，收銀應(yīng)直接向門店財(cái)務(wù)主管領(lǐng)用。使用機(jī)打小票的，嚴(yán)格按操作要求進(jìn)行開具，有贈(zèng)品的應(yīng)注明，贈(zèng)送禮金券或讓利必須加以注示，機(jī)打小票不得手工涂改，凡涂改的發(fā)票一律無效。手工開票的，嚴(yán)格按規(guī)定開具，開票內(nèi)容必須齊全，準(zhǔn)確填寫商品ID、品名規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、營業(yè)員、收款人，大小寫金額一致，有贈(zèng)品的應(yīng)注明，贈(zèng)送禮金券或讓利必須加以注示。小票必須按真實(shí)的銷售單開具，不得虛開小票，對(duì)于不符規(guī)定的銷售單或違規(guī)開票指示，收銀必須拒絕，并向門店財(cái)務(wù)主管匯報(bào)。收銀開具小票同時(shí)必須保證貨款全額收到，對(duì)于預(yù)收款的一律不得開具，嚴(yán)格禁止應(yīng)收款銷售。小票的紅沖與作廢基本同增票，對(duì)于不提供原始小票的，不得開具紅字小票。保管。發(fā)票管理員和門店財(cái)務(wù)主管必須嚴(yán)格保管未開具的小票，并根據(jù)使用需要加蓋發(fā)票專用章，小票必須存放在帶鎖的房間或桌柜內(nèi)，不得隨意擺放。營業(yè)終了，對(duì)于未開具的小票應(yīng)存放在財(cái)務(wù)室內(nèi)，不得放在收銀臺(tái)，各門店財(cái)務(wù)室應(yīng)提供帶鎖的柜子供收銀存放，門店財(cái)務(wù)主管（或臺(tái)帳）必須每天對(duì)發(fā)票進(jìn)行清對(duì)，為明確各收銀責(zé)任，對(duì)未開具的小票應(yīng)包扎后存放，注明收銀員姓名，收銀應(yīng)自行進(jìn)行登記存放數(shù)量。次日領(lǐng)取時(shí)，收銀進(jìn)行檢查封口和實(shí)際數(shù)量的完整性。收銀將一批次已開具完小票存根聯(lián)交回門店財(cái)務(wù)主管，機(jī)打小票每100份為一冊(cè)，裝訂成冊(cè)，加蓋封面；門店財(cái)務(wù)主管審核發(fā)票的連續(xù)性、開票的規(guī)范性，審核無誤在收銀的“發(fā)票領(lǐng)用歸還登記簿”上簽收，同時(shí)在自身的“門店發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上進(jìn)行登記工作。門店財(cái)務(wù)主管對(duì)于收回存根聯(lián)按序排列，并按月按號(hào)存放。小票存根聯(lián)在門店的保管期限為半年至一年，半年后將小票上交公司發(fā)票管理員，上交小票時(shí)排列必須與領(lǐng)用時(shí)的批次一致，以便于勾銷登記。上交時(shí)間為每年3月和9月。例：3月份上交上年4月至9月的小票。公司發(fā)票管理員按門店按序號(hào)存放存根聯(lián)，便于以后查用。公司發(fā)票管理員和門店財(cái)務(wù)主管每日必須清點(diǎn)庫存小票與登記簿庫存是否一致，發(fā)生不一致必須查明原因，發(fā)生遺失必須立即報(bào)分公司財(cái)務(wù)部副經(jīng)理（核算）。小票遺失必須立即發(fā)布公告，通知相關(guān)倉庫人員，嚴(yán)密注意遺失小票，防止虛假提貨現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)用遺失小票提貨的，立即通知門店經(jīng)理和財(cái)務(wù)主管，倉管人員對(duì)異常提貨人員、一次性提貨在三件以上的，應(yīng)及時(shí)和收銀人員核實(shí)，收款情況；如屬支票付款的，必須在財(cái)務(wù)主管簽字確認(rèn)支票必須到帳后，方可發(fā)貨。獎(jiǎng)懲條例獎(jiǎng)勵(lì)條例每年對(duì)門店進(jìn)行發(fā)票管理檢查，門店嚴(yán)格執(zhí)行上述規(guī)定，安全有序完整的保管發(fā)票，發(fā)票的收發(fā)領(lǐng)用和監(jiān)控嚴(yán)密清晰，發(fā)票庫存與登記簿一致，嚴(yán)格執(zhí)行增票的調(diào)換工作，小票不缺號(hào)、填寫準(zhǔn)確完整、裝訂整齊，查詢方便，且門店從不發(fā)生發(fā)票管理不善狀況的，對(duì)門店財(cái)務(wù)主管獎(jiǎng)勵(lì)500元，由分公司財(cái)務(wù)副經(jīng)理（分管核算）簽發(fā)；受獎(jiǎng)勵(lì)的門店中，若收銀、臺(tái)帳積極配合財(cái)務(wù)主管做好相關(guān)的工作的，對(duì)門店收銀和臺(tái)帳獎(jiǎng)勵(lì)100元，由門店財(cái)務(wù)主管提出申請(qǐng)，由分公司財(cái)務(wù)副經(jīng)理（分管核算）簽發(fā)。發(fā)票管理員嚴(yán)格保管各類發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián)，并對(duì)門店加強(qiáng)監(jiān)控，存根聯(lián)保存有序、整齊，發(fā)票庫存量與登記簿一致，當(dāng)年未發(fā)生發(fā)票遺失現(xiàn)象，對(duì)發(fā)票管理員獎(jiǎng)勵(lì)500元。處罰條例不按實(shí)、完整、連續(xù)進(jìn)行發(fā)票收發(fā)領(lǐng)用的登記工作，每發(fā)現(xiàn)一次對(duì)相關(guān)登記責(zé)任人（發(fā)票管理員、財(cái)務(wù)主管、收銀）扣罰100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。未開具的發(fā)票隨意擺放，每發(fā)現(xiàn)一次，對(duì)保管責(zé)任人扣款100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。發(fā)票存根聯(lián)保管凌亂、不按序排號(hào)、裝訂的，每發(fā)現(xiàn)一次，根據(jù)情節(jié)對(duì)門店財(cái)務(wù)主管扣罰50—100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。發(fā)生小票遺失的，對(duì)責(zé)任人每缺一份處100元以上罰款；造成公司損失的，必須全額賠償，