財務(wù)報銷管理制度

第第頁財務(wù)報銷管理制度第一章總則第一條為了進(jìn)一步強化和完善財務(wù)管理制度，合理控制費用支出，規(guī)范公司的會計核算工作和財務(wù)報銷行為，使公司財務(wù)管理更加制度化、規(guī)范化；充分發(fā)揮財務(wù)在公司經(jīng)營管理中的作用，以保障和提高公司的經(jīng)濟效益，特制定本制度。第二條本制度根據(jù)相關(guān)的財經(jīng)制度及公司的實際情況，將財務(wù)報銷分為職工薪酬及福利費、職場固定費用、日常費用和專項支出等與經(jīng)營相關(guān)的支出，以下分別說明借款流程及各項支出具體的財務(wù)報銷制度和流程。第三條本制度適用公司總部全體員工。第二章借款及預(yù)付款管理規(guī)定及流程第四條借款是指公司員工因公務(wù)需要的臨時性借款；預(yù)付款是指因公司業(yè)務(wù)需要，需預(yù)先支付的房租、裝修、購買家具設(shè)備及各項需要預(yù)先支付的款項。第五條借款及預(yù)付款管理規(guī)定（一）出差借款：專員級員工出差且差旅預(yù)算在XXXX元以上的，其他職級單次出差預(yù)算在XXXX元以上的憑審批后的《出差申請表》按批準(zhǔn)額度辦理借款，出差返回一周內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。（二）日常物資采購借款：凡涉及公司日常物資采購借款，經(jīng)辦人憑審批后的《物資采購清單》按借款審批流程和審批權(quán)限辦理借款。公司日常零星物資采購單項業(yè)務(wù)超過XXX元以上的支出以銀行轉(zhuǎn)賬支付，不得用現(xiàn)金支付。（三）備用金借款：有備用金的部門每月按時報銷，具體參照《備用金管理制度》，報銷時提供備用金卡的交易流水，每年年底辦理備用金返還，次年重新辦理借款。（四）各項工程預(yù)付款：凡涉及公司裝修、消防、空調(diào)改造等需要支付預(yù)付款，由經(jīng)辦人依據(jù)審批后的“合同或協(xié)議”（雙方簽字蓋章生效）按規(guī)定的付款方式及金額填寫《借款單》，按審批程序批準(zhǔn)后辦理付款手續(xù)。（五）辦公設(shè)備、家具采購預(yù)付款：凡涉及公司各項家具、設(shè)備采購需要提前預(yù)付貨款，由經(jīng)辦人依據(jù)審批后的“合同或協(xié)議”和《物資采購清單》按規(guī)定的付款方式及金額填寫《借款單》，按審批程序批準(zhǔn)后辦理付款手續(xù)。（六）各項借款金額超過XXXXX元應(yīng)提前一天通知財務(wù)部備款；否則財務(wù)部有權(quán)拒付超出的借款金額。（七）公司各項預(yù)付款原則上必須使用XX匯款（含商務(wù)支付）或轉(zhuǎn)賬支票方式支付，若因特殊原因需要現(xiàn)金支付必須經(jīng)董事長批準(zhǔn)。（八）凡涉及公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用轉(zhuǎn)賬支票的，由財務(wù)人員在支票上完整填寫出票日期、收款人、大小寫金額及用途后，由經(jīng)辦人在支票存根上和《支票領(lǐng)用登記簿》上簽收；任何人不得將空白支票交給其他單位或個人，作廢支票要及時交回財務(wù)部留存；遺失支票，領(lǐng)取人必須在第一時間告知財務(wù)部并按規(guī)定和程序辦理掛失手續(xù)，若遺失支票已被支付，領(lǐng)取人要按全額賠償已支付金額。（九）借款沖賬規(guī)定1、借款沖帳以借款單借款事由為依據(jù)，據(jù)實報銷，借款應(yīng)專款專用，不得挪作他用，超出借款事由范圍使用的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則財務(wù)部有權(quán)拒絕沖帳。2、領(lǐng)取支票者應(yīng)在一周內(nèi)辦理沖帳手續(xù)。3、借款有剩余的，應(yīng)及時將剩余款項打入公司賬戶，并到財務(wù)部領(lǐng)取相應(yīng)的收據(jù)。4、分次付款且有合同約定的借款或預(yù)付款在經(jīng)濟合同執(zhí)行完畢后10日內(nèi)憑有效票據(jù)報銷并結(jié)清借款或預(yù)付款。5、單項借款業(yè)務(wù)借款后20日內(nèi)憑有效票據(jù)報銷并結(jié)清借款或預(yù)付款。（十）凡無理由未按規(guī)定期限報銷沖賬者，本著“前款不清后款不借”的原則，財務(wù)部將不予辦理該經(jīng)辦人的再次借款；凡超過兩個月不沖賬者，財務(wù)部將停辦該經(jīng)辦人所在部門的所有借款和報銷。第六條借款及預(yù)付款流程（一）借款人憑審核批準(zhǔn)的《出差申請表》、《物資采購清單》、“合同或協(xié)議”等填寫《借款單》注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、付款方式等。

（二）審批流程：申請人→部門負(fù)責(zé)人→費用管理部門→分管總→董事長→分管會計→\o"財務(wù)經(jīng)理"財務(wù)負(fù)責(zé)人→出納付款。（三）財務(wù)付款：會計審核→財務(wù)負(fù)責(zé)人審核→出納付款。第三章費用報銷的管理制度和流程第七條費用報銷的控制原則實行計劃管理、分級負(fù)責(zé)、層層把關(guān)。各部門、分公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門人員費用報銷的實質(zhì)性、合理性進(jìn)行審核；財務(wù)部會計和財務(wù)負(fù)責(zé)人對報銷票據(jù)的合法性、可行性及合理性進(jìn)行審核；分管總和董事長進(jìn)行最后的審批。第八條費用報銷規(guī)定（一）公司一切費用支出必須按先申請后辦理的原則進(jìn)行，對未進(jìn)行申請、審批的費用開支不予報銷，特殊情況必須經(jīng)董事長批準(zhǔn)；審批后的報告文件到財務(wù)部備案，以便財務(wù)備款。（二）公司所有費用支出憑有效票據(jù)報銷，票據(jù)要填寫完整、蓋章清晰，所報銷的費用支出必須真實合規(guī)，嚴(yán)禁和杜絕弄虛作假行為。（三）報銷人在費用發(fā)生過程中充分取得費用的相關(guān)單據(jù)，如：合同或協(xié)議、采購清單、驗收單等合法的報銷要件等，如因未能取得合法（被稅務(wù)機關(guān)認(rèn)可）的票據(jù)而遭受財務(wù)人員剔除的部分支出，原則上不予報銷，由當(dāng)事人自行負(fù)責(zé)。（四）費用發(fā)生完畢后，經(jīng)辦人應(yīng)及時按時間順序分類整理單據(jù)歸類填寫《報銷單》，發(fā)票粘貼區(qū)別費用性質(zhì)（如：交通費、住宿費、餐飲費、招待費、辦公費、水電費、日常物品采購費等）分類粘貼，各部門、分公司每月發(fā)生的費用做好歸類匯總報銷，單次報銷金額須大于XXX元。（五）報銷當(dāng)事人在填寫《報銷單》時，應(yīng)遵照“實事求是、準(zhǔn)確無誤”的原則，嚴(yán)格按《報銷單》填寫要求項目填寫，注明附件張數(shù)，將費用的內(nèi)容、金額、發(fā)生時間等要素填寫齊全，《報銷單》的所有項目不得涂改，不得調(diào)整格式，填寫一律不允許涂改，并保證費用金額的大、小寫必須一致，否則無效。（六）經(jīng)財務(wù)查詢核實為假發(fā)票的，一律不予報銷。第九條費用報銷流程（一）報銷人→部門負(fù)責(zé)人→分管會計→財務(wù)負(fù)責(zé)人→分管總→董事長→出納付款。（二）報銷人應(yīng)將填寫完整、附件齊全的《報銷單》送交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點對費用發(fā)生的真實性、費用預(yù)算金額與實際金額的差異合理性進(jìn)行審查，審查無異議后，由部門負(fù)責(zé)人報送財務(wù)部分管會計處，由分管會計對《報銷單》后所附的原始發(fā)票和單據(jù)進(jìn)行合法性、費用金額正確性進(jìn)行復(fù)核，無誤后由分管會計報送財務(wù)負(fù)責(zé)人處，由財務(wù)負(fù)責(zé)人對費用的必要性和有關(guān)財務(wù)制度及財經(jīng)紀(jì)律規(guī)范性進(jìn)行審查以及費用金額的計算進(jìn)行稽查，審核無誤后交分管總和董事長處，由分管總再次審查和董事長審批。分管總和董事長審查無異議后，在《報銷單》上簽署審批意見并簽名。（三）報銷人取得審批齊全的《報銷單》后，應(yīng)在2日之內(nèi)送交財務(wù)部；出納應(yīng)檢查《報銷單》審批手續(xù)是否齊備，審核無誤后方能付款。（四）《報銷單》送交財務(wù)部后3個工作日內(nèi)付款。第四章職工薪酬及福利費管理制度及流程第十條職工薪酬及福利費包括工資、提成、補貼、五險一金及其他福利（結(jié)婚生育賀禮、加班補貼、企業(yè)年金）等。第十一條職工薪酬管理制度（一）工資支付流程1、每月10日由人力資源部將工資表交到財務(wù)部（含人員變動、額度變動、扣款、五險一金、特批郵件等信息）；2、財務(wù)部審核后，按工資審批程序?qū)徟?、每月15日由財務(wù)部通過銀行代發(fā)形式支付工資，遇法定節(jié)假日順延；4、若因員工提供的開戶行、卡號有誤導(dǎo)致的代發(fā)失敗，將于18日再次統(tǒng)一發(fā)放，遇法定節(jié)假日順延；5、工資每月發(fā)放一次，如有補發(fā)等情況同下月工資匯總發(fā)放。（二）財富端及個貸端提成支付流程1、每月20日由人力資源部將提成表交到財務(wù)部（含人員異動、業(yè)績指標(biāo)、扣款、特批郵件等信息）；2、財務(wù)部審核后，按提成審批程序?qū)徟?、每月25日由財務(wù)部通過銀行代發(fā)形式支付提成，遇法定節(jié)假日順延；4、若因員工提供的開戶行、卡號有誤導(dǎo)致的代發(fā)失敗，將于28日再次統(tǒng)一發(fā)放，遇法定節(jié)假日順延；5、提成每月發(fā)放一次，如有補發(fā)等情況同下月提成匯總發(fā)放。（三）五險一金支付流程1、每月初由人力資源部將審批后的借款單、費用明細(xì)單交財務(wù)部進(jìn)行借款；2、每月15日由人力資源部提交五險一金實際繳納明細(xì)，若與月初借款有差異應(yīng)查明原因并按實際情況進(jìn)行調(diào)整。（四）其他福利費（結(jié)婚生育賀禮、加班補貼、企業(yè)年金）支付流程1、結(jié)婚生育賀禮（1）員工憑結(jié)婚證、生育證明等到人力資源部申請，取得審批后的《公司福利金申請表》；（2）申請人填寫報銷單、粘貼等額食品或餐費發(fā)票和《公司福利金申請表》→部門負(fù)責(zé)人→分管會計→財務(wù)負(fù)責(zé)人→分管總→董事長→出納付款。2、加班補貼（1）員工應(yīng)在工作時間完成本職工作，確因工作需要加班時由部門負(fù)責(zé)人合理安排加班時間，并填寫相關(guān)表格。（2）加班補貼標(biāo)準(zhǔn)工作日加班：晚20:00之后補助為XX元/次，超過晚22:00之后，補助為XX元/次。（3）如發(fā)現(xiàn)為獲取加班補助，采用不正當(dāng)手段（如正常工作時間故意降低工作效率、虛增工作任務(wù)等）取得加班機會進(jìn)行加班者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)并核實，公司有權(quán)取消加班補助。（4）加班補助憑加班申請表及“地鐵充值票、打車票”于每月（1日至31日）匯總申報一次，次月20日前報銷完畢，過期不予報銷。（5）報銷流程加班補貼須由人力資源部審核加班統(tǒng)計表，核實加班時間；申請人憑據(jù)實取得的發(fā)票、審核后的加班統(tǒng)計表→部門負(fù)責(zé)人→分管會計→財務(wù)負(fù)責(zé)人→分管總→董事長→出納付款。3、公司年金按照《公司年金管理制度》的要求，繳納公司年金的員工如需領(lǐng)取，先向人力資源部提出申請，人力資源部同財務(wù)部核實領(lǐng)取金額和收益后，自申請日起30日內(nèi)予以支付。第五章職場固定費用報銷規(guī)定第十二條職場固定費用包括房租、物業(yè)費、取暖費、制冷費、空調(diào)電費、裝修、消防等固定費用。第十三條職場固定費用報銷規(guī)定（一）由行政部根據(jù)合同約定統(tǒng)一申請支付，后附相對應(yīng)的合同、協(xié)議、催繳單、費用清單、驗收單等，并負(fù)責(zé)索票報銷沖賬。（二）裝修、消防等分次支付的費用，支付尾款時必須附全款發(fā)票和相應(yīng)的驗收證明。第六章日常費用報銷制度第十四條日常費用主要包括差旅費、辦公經(jīng)費、業(yè)務(wù)招待費等與經(jīng)營相關(guān)的費用。第十五條差旅費報銷規(guī)定（一）差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)按下發(fā)的《出差及差旅管理制度》執(zhí)行。（二）差旅費報銷的一般規(guī)定1、擬出差人首先填寫《出差申請單》，詳細(xì)注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預(yù)計差旅費用項目等，并按審批程序和權(quán)限進(jìn)行報批。2、出差人符合借款規(guī)定的，將審批過的《出差申請單》交財務(wù)部，按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)。3、有借款的出差人應(yīng)在出差返回一周內(nèi)（以回程車票日期為準(zhǔn)）辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標(biāo)準(zhǔn)填寫《出差費用明細(xì)》，并按審批程序和權(quán)限進(jìn)行費用報銷，結(jié)清借款。4、出差人借款前款不清的，一律不再預(yù)借差旅費。5、同一目的地多部門多員工共同出差的，責(zé)成其中一人完成本次出差人員的全部報銷工作，不得拆分多次報銷。第十六條辦公經(jīng)費報銷規(guī)定（一）辦公經(jīng)費包括日常辦公用品、快遞費、電話費、寬帶費、綠植費、保潔費、桶裝水、辦公設(shè)備租賃、耗材、水電費等和分公司籌備期發(fā)生的代辦服務(wù)費、證照等開辦費用。（二）辦公經(jīng)費報銷的一般規(guī)定：1、辦公用品、快遞費、電話費等由各部門受益分?jǐn)偟馁M用，須后附經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)費用的分配表；2、發(fā)票鼓勵開具商品明細(xì)，若發(fā)票內(nèi)容為“辦公用品”、“文化用品”等統(tǒng)稱的，需要提供與發(fā)票一致的明細(xì)清單，清單須蓋發(fā)票專用章；3、快遞費需提供存根聯(lián)和《快遞費明細(xì)表》；4、水電費需提供繳費通知單或水電表的起止數(shù)量；5、辦公用品由行政部根據(jù)需求及庫存情況經(jīng)分管總審批后集中采購，并指定專人負(fù)責(zé)，詳細(xì)登記辦公用品的進(jìn)、出情況。第十七條業(yè)務(wù)招待費報銷規(guī)定（一）招待費是指公司管理人員及各職能部門在業(yè)務(wù)往來中招待有關(guān)人員所發(fā)生的餐費、禮品費及其他相關(guān)費用。（二）招待費報銷實行“事前申請，確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，按標(biāo)準(zhǔn)報銷”的控制程序，對超出標(biāo)準(zhǔn)的招待費公司不予報銷。（三）公司內(nèi)部人員來往費用不在招待費列支。第七章專項支出報銷制度第十八條專項支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購置、咨詢顧問費用、廣告及宣傳活動費及其他專門立項的費用等。第十九條專項支出報銷的一般規(guī)定（一）軟件及固定資產(chǎn)購置支出（包括大修理支出）應(yīng)依據(jù)立項批準(zhǔn)的合同或協(xié)議執(zhí)行。（二）報銷時須提供軟件調(diào)試驗收合格證明、固定資產(chǎn)驗收單等驗收證明。（三）廣告宣傳活動費及其他專項費用等報銷由費用發(fā)起部門提出申請，待逐級審批后按合同或協(xié)議審批權(quán)限簽訂“專項”合同或協(xié)議，并按報銷程序和審批權(quán)限辦理報銷手續(xù)。（四）公司專項支出報銷必須附正規(guī)發(fā)票、各項驗收單、“專項”合同或協(xié)議等。第八章其他費用報銷制度第二十條其他費用是指公司因工作需要而發(fā)生，并且上述條款不包括的費用。第二十一條其他費用的報銷必須堅持“先申請，后辦理，再報銷”的原則，按日常費用報銷程序和審批權(quán)限辦理報銷手續(xù)。第九章報銷時間的具體規(guī)定第二十二條為了協(xié)調(diào)公司對內(nèi)、對外的業(yè)務(wù)工作安排，方便員工費用報銷，財務(wù)部將報銷時間具體安排如下：（一）報銷：每周二、四為“報銷日”，各部門每周二、四將報銷單提交至財務(wù)部，財務(wù)部收到后3個工作日內(nèi)完成付款；（二）借款：不受“報銷日”時間限制，當(dāng)天12：00前提交至財務(wù)部的當(dāng)天支付，反之順延；（三）特別提示：財務(wù)部每月第一周停止報銷，用于集中結(jié)賬工作。第十章發(fā)票相關(guān)規(guī)定第二十三條發(fā)票識別要領(lǐng)（一）看章：“發(fā)票監(jiān)制章”形狀為橢圓形，上環(huán)刻制“全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”字樣，下環(huán)刻制“XX稅務(wù)局監(jiān)制”字樣，中間印有國稅、地稅機關(guān)所在地的省、市全稱或簡稱，字體為正楷，印色為大紅色。（二）看印刷的品質(zhì)：正版的發(fā)票油墨比較均勻，具有光澤；假發(fā)票顏色較差，不夠均勻，而且顯得模糊；假發(fā)票印刷