目前基層公文處理中存在的問題及建議

目前基層公文處理中存在的問題及建議自稅務(wù)公文處理系統(tǒng)（ODPS）運行以來,基層通過該系統(tǒng)收發(fā)的文件占到了95%以上，所處理的文件中又以上級機關(guān)的來文為主，公文處理工作的質(zhì)量和效率較之以往手工運作得到大大提高。但在基層現(xiàn)行公文處理中，由于系統(tǒng)設(shè)置問題以及人為因素造成的“失誤”在一定程度上影響了公文處理的運行質(zhì)量。存在的問題主要表現(xiàn)在以下方面：一、文秘人員操作不熟練，文件處理流程不規(guī)范。一些基層人員對公文處理系統(tǒng)掌握不全面，操作不熟練，甚至一些科所的內(nèi)勤人員以前基本上沒學(xué)過公文，對公文的掌握不夠，影響了辦文質(zhì)量。在文件處理流程中，流程亂、隨意性較大，表現(xiàn)在一些單位收文傳遞由主要領(lǐng)導(dǎo)直接簽批給相關(guān)部門；或未經(jīng)辦公室主任擬辦，直接由承辦部門簽擬辦意見報局領(lǐng)導(dǎo)批示等現(xiàn)象。二、公文下發(fā)渠道較混亂。主要表現(xiàn)在通過公文處理系統(tǒng)傳遞文件的習(xí)慣沒有養(yǎng)成。一些單位對系統(tǒng)內(nèi)收文既有通過公文處理系統(tǒng)處理，又有通過紙質(zhì)文件傳遞簽收和簽處，甚至一些單位應(yīng)該從公文系統(tǒng)下發(fā)的正式文件，只是在局域網(wǎng)發(fā)布一下了事，文件傳遞比較隨意；再者是一些擬發(fā)人對擬發(fā)文件嚴(yán)肅性認(rèn)識不夠，不需從公文系統(tǒng)中“走”的簡單的通知、通報、成立小組以及層層轉(zhuǎn)發(fā)的文件，也要非經(jīng)過公文系統(tǒng)擬發(fā)不可，造成系統(tǒng)內(nèi)“垃圾文件”過多，過濫。這些問題已嚴(yán)重地影響到系統(tǒng)公文的整體質(zhì)量。三、公文處理中的發(fā)文不規(guī)范。由于一些人員計算機操作水平有限，加上文字編輯功底薄弱，平時擬發(fā)的文件又少，因而對電子公文的操作“望而生畏”。能夠完整、準(zhǔn)確的擬發(fā)文件，很多基層人員感到困難，“失誤”很多，主要表現(xiàn)在“通知”“請示”文種相混淆；既使用通報又使用通知的文種重疊情況；引用公文及附件標(biāo)注不規(guī)范；排版不準(zhǔn)確；部分單位發(fā)文字號不規(guī)范，未按規(guī)定區(qū)分國稅發(fā)、國稅函和國稅辦等等方面。四、公文處理的辦結(jié)渠道不暢。目前縣（區(qū)）級稅務(wù)機關(guān)電腦的普及率還不是很高，一些文秘、內(nèi)勤人員同其他同志合用電腦，閱覽文件受限制，影響著辦文的時效；再加上基層一些年齡大、電腦基礎(chǔ)差的同志使用電腦較困難，他們閱讀文件相對比較困難，分送給他們的文件只能長期滯留在他們的個人信箱內(nèi)，文件不能及時辦結(jié)，時常出現(xiàn)超辦理時限的現(xiàn)象。五、公文處理的紙質(zhì)歸檔不及時。存在紙質(zhì)歸檔的公文未按檔案管理要求分類歸檔，未建立索引目錄，卷內(nèi)目錄設(shè)置不規(guī)范，項目不齊全等問題。根據(jù)現(xiàn)行稅務(wù)檔案規(guī)定，凡通過系統(tǒng)公文處理的文件，還要同時進行紙質(zhì)審批，紙質(zhì)登記，紙質(zhì)歸檔。對這種雙重工作，具體負(fù)責(zé)公文處理的文秘人員往往想不通，視為不必要的重復(fù)勞動，因此工作常常消極、滯后。六、文秘人員更換頻繁，責(zé)任意識不強。由于干文件處理工作在基層常被認(rèn)為是一項沒有面子的事情，領(lǐng)導(dǎo)無所謂、同事瞧不起，沒人愿意干，干了也不長，推著走，蒙著干。經(jīng)常是處于頻繁換人狀態(tài)，長期以來造成基層對公文處理工作的重要性認(rèn)識不夠，沒有充分認(rèn)識到公文質(zhì)量代表國稅機關(guān)形象，代表辦公室工作人員水平，從而缺乏責(zé)任心。七、公文處理程序更新慢，軟件運行滯后。目前使用的ODPS是較早使用的公文處理軟件，軟件中公文格式與2004年總局印發(fā)的《稅務(wù)機關(guān)公文處理實施辦法》和2005年省局印發(fā)的《機關(guān)公文處理實施辦法》的規(guī)定有所沖突，主要體現(xiàn)在文件格式、文件使用紙張方面。軟件升級不到位，辦公室技術(shù)力量難以及時更新。八、文檔管理不統(tǒng)一，檔案設(shè)施不規(guī)范。由于對文檔管理工作意識不強，多年來，稅務(wù)系統(tǒng)各基層單位的檔案管理參差不齊，且絕大部分縣（區(qū)）局檔案室設(shè)施老化，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了檔案的存放標(biāo)準(zhǔn)，這也是歸檔不及時的主要原因。針對上述存在的問題，筆者提出以下幾點建議：一、提高認(rèn)識，領(lǐng)導(dǎo)重視。公文處理工作看似細(xì)小、平凡，甚至單調(diào)、繁瑣，但卻是上情下達(dá)、下情上達(dá)的重要樞紐，缺一不可，十分重要?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到基層文秘工作的辛苦，給予充分的理解和肯定，讓干此項工作的干部能穩(wěn)住心、踏實干。二、制定適應(yīng)基層國稅的公文處理系統(tǒng)操作細(xì)則。詳細(xì)、全面的規(guī)定公文登記、公文傳遞、公文格式、公文歸檔辦法，統(tǒng)一收文的擬辦意見、辦理程序，統(tǒng)一發(fā)文主送機關(guān)名稱，統(tǒng)一電子發(fā)文的流轉(zhuǎn)與環(huán)節(jié)，統(tǒng)一非文件類重要公文（信息、通報等）的處理，統(tǒng)一外部收文的傳遞方式和歸檔。三、切實提高公文處理人員素質(zhì)。認(rèn)真組織學(xué)習(xí)上級文件和工作要求，使每位國稅人員都熟悉公文處理。每年定期組織公文處理工作人員集中培訓(xùn)或交流學(xué)習(xí)，尤其是增強新上崗文秘人員的培訓(xùn)，多開展基本操作技能的培訓(xùn)，編寫詳細(xì)的操作手冊，可從如何進入模塊到操作技巧和操作要領(lǐng)上入手，手把手地教，這樣才能收到實效。同時要不斷總結(jié)公文處理好的方法措施，剖析公文處理中常見錯誤，及時集中培訓(xùn)，提高公文處理的操作水平。四、建立健全嚴(yán)格的公文擬、審責(zé)任制，納入考核范圍。嚴(yán)格按照《全國稅務(wù)機關(guān)公文處理實施辦法》的具體要求認(rèn)真處理好每件公文，使公文處理更具規(guī)范性，保證公文信息系統(tǒng)順利傳遞。加大對公文處理的考核和檢查力度，將公文質(zhì)量列入年度工作目標(biāo)管理考核內(nèi)容之一，提高基層單位對公文處理的重視程度。五、重視強化公文歸檔保存工作。配備專職人員從事文件收發(fā)及檔案管理，確保崗位相對穩(wěn)定。加強收發(fā)文的登記、整理、歸檔和管理，確保各類紙質(zhì)文件的完整、規(guī)范、安全。確保電子文檔定期備份，明確備份的方式、時限，如采取刻錄光盤