時間管理及團(tuán)隊管理培訓(xùn)課件

12五月2024時間管理及團(tuán)隊管理培訓(xùn)課件為什么需要時間管理信息爆炸；競爭的壓力；對品質(zhì)的追求；尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要；時間是什么？有什么特點？時間是一種特殊的稀缺資源無法伸縮；無法停滯；無法逆轉(zhuǎn)；無法積蓄；無法取代；無法再生；最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時。時間管理概念狹義時間管理時間管理就是個人管理，把握自己才能把握時間；如果你不能管理時間，那么你什么也不能管理；如何減少時間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)；廣義時間管理戰(zhàn)略層面：制定有效的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，是最大的時間節(jié)約；流程層面：不斷檢討和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，可避免各種低質(zhì)量的成本損耗；組織層面：優(yōu)化和改善組織結(jié)構(gòu)，能夠避免組織內(nèi)部內(nèi)耗；溝通層面：健全溝通渠道、完善溝通文化、降低溝通成本，可避免企業(yè)內(nèi)外矛盾；授權(quán)層面：建立有效的授權(quán)模式，能夠避免企業(yè)內(nèi)部責(zé)、權(quán)、利不清的問題；資源層面：在戰(zhàn)略導(dǎo)向下合理分配和利用資源，能夠避免企業(yè)資源浪費(fèi)的問題；會議層面：建立有效的會議文化，能夠避免企業(yè)內(nèi)部文山會海的問題；學(xué)習(xí)層面：建立學(xué)習(xí)型組織，能夠避免員工素質(zhì)低下而造成的資源浪費(fèi)；習(xí)慣層面：建立良好的習(xí)慣，能幫助個人走向成功；情感層面：正確對待和處理情感問題，能幫助個人走向成功；正確管理的基礎(chǔ)是良好的時間管理。“勤奮”是否足夠問題：今天的企業(yè)是否靠勤奮就能成功？今天的員工是否當(dāng)老黃牛就可以？勞動本身就是美德？多勞就多得？對企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)貢獻(xiàn)大的多得！“本末倒置”現(xiàn)象：缺乏信心，就故意裝出非常忙碌；在目標(biāo)不清晰時經(jīng)常會特別賣力；我們往往對行動不賦與任何目的；我們往往變成盲無目的的工作狂；結(jié)果：只會低頭拉車，不去抬頭看路；狗搖尾巴，卻變成了尾巴搖狗！時間管理的目的在單位時間內(nèi)比以前做更多的事？學(xué)習(xí)判斷那些是對你最重要的事；充分的利用時間產(chǎn)生最大的價值；獲得更大的“效益”和更加“舒適”；時間管理的五個誤區(qū)工作缺乏計劃；組織工作不當(dāng)；時間控制不夠；整理整頓不足；進(jìn)取意識不強(qiáng)；時間管理的發(fā)展第一代——公雞型第二代——倉鼠型第三代——北極熊型第四代——群狼型第五代——熊貓型第一代：“公雞型”利用便條和備忘錄，當(dāng)日事當(dāng)日畢。好處：知道自己做了那些工作；壞處：你被各種“事件”所控制。結(jié)果：逢山開路、遇水架橋；后知后覺，忙而無效！“公雞型”的問題注重“事件”：定義：所做之事均有記錄。問題：是否真正需要做這些事情？關(guān)鍵詞：你可能成為時間的“奴隸”！第二代：“倉鼠型”強(qiáng)調(diào)日歷與日程表,事先制定工作計劃；好處：事先有準(zhǔn)備，效率明顯提高；壞處：你會更忙碌，可能迷失方向。關(guān)鍵詞：你可能會成為一個忙碌的“工兵”！“倉鼠型”的問題追求“效率”：定義：少用時間，做更多的事情。問題：你真正需要和追求的是“效率”嗎？關(guān)鍵詞：你會成為一架不停工作的“機(jī)器”！第三代：“北極熊型”先明確個人價值觀與目標(biāo)的關(guān)系,強(qiáng)調(diào)優(yōu)先級，提倡對每一天進(jìn)行合理規(guī)劃；好處：確立了個人價值觀及與目標(biāo)；壞處：可能會缺乏整體的團(tuán)隊觀念。結(jié)果：對事件的判斷取決于個人價值觀?！氨睒O熊型”的問題追求自身利益：定義：個人價值觀和利益至上。問題：個人英雄主義時代已經(jīng)過去了！關(guān)鍵詞：你可能會成為一個“孤家寡人”！第四代：“群狼型”關(guān)注的重點不應(yīng)該是如何管理時間，而是如何有效的管理自己;追求集體利益：定義：先做對的事，再把事做對！強(qiáng)調(diào)：以原則為重心，強(qiáng)調(diào)效果和效率齊頭并進(jìn);選擇和確定最重要的事情先去做；強(qiáng)調(diào)企業(yè)、團(tuán)隊、個人的均衡性；通過改變思想來改變團(tuán)隊的行為?！叭豪切汀钡幕居^念要素：先做重要的事情，而非緊急的事；要求個人利益必須符合團(tuán)隊利益。關(guān)鍵詞：學(xué)會判斷重要性與緊急性的區(qū)別?！叭豪切汀钡膯栴}追求集體利益：定義：團(tuán)隊和集體價值利益至上。問題：為什么英雄和偉人往往不得好死？做人難，做人做給別人看就更難！關(guān)鍵詞：集團(tuán)的利益與自身幸福往往沖突！第五代：“熊貓型”追求社會公益與人生價值：定義：服務(wù)群體，同時追求人生價值！強(qiáng)調(diào)：認(rèn)真工作、幸福生活、勞逸結(jié)合；服務(wù)社會、享受人生、二者均衡；社會進(jìn)步、人生幸福、世界大同；“熊貓型”的基本觀念要素：工作即是享受、消費(fèi)即是創(chuàng)造；追求個人利益與團(tuán)隊利益共存；強(qiáng)調(diào)：均衡、辯證、對立統(tǒng)一。關(guān)鍵詞：學(xué)會思考怎樣達(dá)到這樣的境界。五代時間管理間的關(guān)系第一代：有了一個備忘錄，但缺少一個計劃！第二代：你有了一個計劃，但缺少一個目標(biāo)！第三代：你有了一個目標(biāo)，但缺少團(tuán)隊精神！第四代：你有了團(tuán)隊意識，但缺少人生規(guī)劃！第五代：你即有人生規(guī)劃，又有社會公德心！關(guān)鍵詞：循序漸進(jìn)、逐步完善、不斷進(jìn)取、把握人生！時間管理的六項基本原則明確目標(biāo)有計劃、有組織地進(jìn)行工作分清工作的輕重緩急合理地分配時間與別人的時間取得協(xié)作制定規(guī)則、遵守紀(jì)律SMART目標(biāo)具體的（specific）可衡量的（measurable）可達(dá)到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時間的（time-based）時間四象限—分清工作的輕重緩急時間四象限—分清工作的輕重緩急愿景價值觀的澄清計劃、準(zhǔn)備、預(yù)防學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、休閑陪客戶逛大街——戰(zhàn)略的！重大項目的談判緊急問題的處理重要會議或工作陪女朋友逛大街—必須的！各種瑣碎的閑雜事無用的廣告、函件發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊游蕩、逃避性活動陪老婆逛大街——多余的!笨死了！

無謂的電話、信件、報告、會議、應(yīng)酬符合別人期望的事打麻將三缺一

陪岳母逛大街——無奈的！時間四象限—分清工作的輕重緩急時間四象限—分清工作的輕重緩急帕累托原理（80/20原則）—合理分配時間其它領(lǐng)域的80/20原則80%的財富集中在20%的人手中；80%的銷售額是源自20%的顧客；80%的電話是來自20%的朋友；80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；時間管理的80/20原則80%最佳效果的工作來自20%的時間；20%較為次要的工作花費(fèi)80%的時間；對我們的啟示去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域；集中精力解決少數(shù)重要問題,而不是解決所有問題；在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作；更有效地利用時間“創(chuàng)造”更多的時間；減少會議對時間的浪費(fèi)；有效地利用等待時間；很好地利用旅行時間；與上司溝通時如何更有效利用時間；對付電話所引起的時間的浪費(fèi)；避免不速之客帶來的時間的浪費(fèi)；創(chuàng)造更多的時間有兩種方法可以創(chuàng)造工作時間：早起晚睡通過授權(quán)的技能減少會議對時間的浪費(fèi)會議前發(fā)問有必要以會議形式進(jìn)行商討嗎？盡量減少與會人數(shù)；當(dāng)關(guān)鍵人物無法與會時，原則上不應(yīng)開會；為避免會議冗長，可將會議安排在午餐前或下班前；要有明確的會議議程；計算會議成本；會議中會議中等候遲到者，則等于懲罰準(zhǔn)時者；不要令與會者太舒服；避免受電話或訪客之干擾；可讓部分與會者參加會議的一部分；會議后整理會議記錄發(fā)給有關(guān)人士；跟進(jìn)會議中決定的事項；與上司溝通時如何更有效利用時間“聽而不聞”的上司應(yīng)開門見山，單刀直入；技巧性地指明你與他談?wù)摰氖露藢λ赡墚a(chǎn)生的利害關(guān)系；見異思遷的上司當(dāng)他指派工作時，多作詢問的工夫；如你的工作繁多，請他為你決定完成工作的優(yōu)先次序；詢問他完成工作的限時；以你為聽眾的上司盡量避免發(fā)問或?qū)λ脑捳Z作出評論；如何避免電話引起的時間的浪費(fèi)事后回復(fù)電話的辦法值得采用；盡量將須打出去的電話集中在一起避免電話捉迷藏的兩個原則：如果是對方的助理、秘書接的電話，務(wù)必打聽何時可以聯(lián)絡(luò)到此人；留話時別忘了請對方在某個時刻或期間回話；如何避免干擾最難控制的干擾—來自上司的干擾讓上司清楚知道你的工作目標(biāo)；主動約見你的上司以減少干擾；盡量給上司香蕉，而不是猴子；最難推卻的干擾—來自同事的干擾如果有人找你，站起來接待他；公司設(shè)立人人安靜一小時制度；學(xué)會拒絕；最容易忽視的干擾—來自下屬的干擾安排固定時間供屬下工作匯報；保留固定時間供屬下提出問題；安排其他時間處理非緊急事件；最難察覺的干擾—來自自己的干擾學(xué)習(xí)管理和控制自己；如何與別人的時間取得協(xié)作認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性；站在對方的角度考慮問題；提前做好計劃與安排；制定規(guī)則、遵守紀(jì)律在進(jìn)行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止；即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標(biāo)；由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)；計劃分類按廣度分戰(zhàn)略性計劃、作業(yè)性計劃按時間框架分短期計劃、長期計劃按明確性分具體性計劃、指導(dǎo)性計劃制定計劃的步驟確立目標(biāo)；探尋完成目標(biāo)的各種途徑；選定最佳的完成方式；將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項；編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性；制定計劃的注意事項事先的了解所在部門的業(yè)務(wù)定位所在崗位的業(yè)務(wù)定位上級主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)上級主管對你的期望和要求與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系遵循5W2H原則Why、What、When、Where、Who；Howto、Howmach；設(shè)置控制點（里程碑）設(shè)置階段性的里程碑，按時檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，需尋求外部支持；堅持工作記錄，對計劃執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正偏差；計劃管理－－WBS定義創(chuàng)建WBS是把項目可交付成果和項目工作分解成較小的，更易于管理的組成部分的過程；分解方式按產(chǎn)品的物理結(jié)構(gòu)分解；按產(chǎn)品或項目的功能分解；按照實施過程分解；衡量標(biāo)準(zhǔn)是否全部分解完畢WBS分解的所有活動是否全部定義了項目的工作所分解的活動是否可行是否包含臨時的里程碑和監(jiān)控點WBS的分解結(jié)構(gòu)是否合適分解后的活動在邏輯上是否能形成一個大的活動是否集成了所有的關(guān)鍵因素邏輯上是否合理、清楚和簡單工具WBSChartPro計劃管理－－WBS計劃管理－－PERT定義PERT（網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法；前提完成任務(wù)分解；操作