XX空調(diào)公司廣告合同費用結(jié)算規(guī)定

XX空調(diào)公司廣告合同費用結(jié)算規(guī)定一、目的為縮短廣告費用審核結(jié)算的周期，加快費用結(jié)算速度，從而更好地服務市場，根據(jù)公司財務結(jié)算的有關要求，特制定本管理規(guī)定。二、適用范圍本管理適用于格朗靈空調(diào)公司廣告費用的結(jié)算。三、廣告費用的承付依據(jù)空調(diào)公司根據(jù)“合同手續(xù)齊備，刊播手續(xù)齊全，財務憑據(jù)無誤”把關，然后按財務程序通過各級審批支付。1、合同1）、廣告合同必須為原件。2）、廣告合同必須按照范本中的空格認真填寫每一項目，字跡清晰。3）、計劃開支的每筆廣告費都必須事先填寫“費用開支審批表”后回傳市場部。4）、寄回市場部結(jié)算的每筆廣告費者必須附上“費用開支審批表”（不能為傳真件，須為復印件），并經(jīng)過分公司市場推廣主管或分公司經(jīng)理嚴格審核結(jié)算手續(xù)，合格后方可寄往市場部，否則延誤結(jié)算時間由辦事處負責。5）、每一份廣告合同必須由分公司市場推廣主管或分公司經(jīng)理簽定或市場推廣主管委托業(yè)務員簽定（須有書面委托書），合同中還必須有分公司經(jīng)理的確認方可生效。6）、合同應分類（制作、促銷、報紙、電視、電臺、戶外、其它）簽定，以便計算機的分類統(tǒng)計。2、刊播憑據(jù)憑據(jù)依不同媒介，分別如下：1）、報紙廣告：附媒介單位本階段價位表及報樣。2）、電視、電臺廣告：附媒介單位本階段價目表，電視、電臺播出通知單原件（由廣告公司執(zhí)行的必須附監(jiān)播證明）。3）、戶外廣告（燈箱、布幅）：附材料預算表、驗收單（按公司標準的單據(jù)填寫）、照片（必須用A4紙將照片貼好）及戶外廣告發(fā)布證明（工商部門開出的證明或商場開出的收據(jù)），燈箱照片必須分日景照和夜景照。4）、制作廣告（含印刷）：附照片或樣品、驗收單、發(fā)放各地的簽發(fā)記錄。5）、促銷活動廣告：促銷現(xiàn)場照片、促銷抽獎記錄表、抽獎活動必須有公證處的證明、臨時促銷員工資簽收單。6）、其它廣告（場地費、進場費）：附公司售點支持協(xié)議、收款單位開戶行、帳號。7）、若樣報確實丟失，無法找到，需經(jīng)辦人寫說明并在報樣復印件上加蓋報社的財務專用章。四、發(fā)票種類規(guī)范化的具體說明1、票據(jù)種類1）、直接與傳播媒介或廣告公司、裝修公司廣告業(yè)務結(jié)算，需要使用統(tǒng)一的廣告專業(yè)發(fā)票。2）、直接與機關行政事業(yè)單位廣告業(yè)務結(jié)算，原則上應使用廣告業(yè)專用發(fā)票，至少是國家規(guī)范行政事業(yè)類專用收據(jù)。3）、制作廣告、促銷小禮品必須開具增值稅發(fā)票。4）、由第三方代墊費用的發(fā)票要求：第三方（代墊方）對本司的發(fā)票或正式財務收據(jù)，要求代墊項目說明清晰。發(fā)布單位開具給第三方（代墊方）的發(fā)票原件或復印件（復印件要求條款清晰無誤）其抬頭必須是給代墊方（第三方），廣告/制作發(fā)布項目內(nèi)容必須清晰。5）、由第三方代墊獎品發(fā)放款項或發(fā)補津貼，則要求：由代墊方開具發(fā)票或正式財務收據(jù)。獎品清單及領獎記錄：對較重獎項（100元以上的獎品）之獲獎人要求簽領及身份證復印件。屬津貼（出席會議之津貼）則應有簽到記錄。2、票據(jù)要求1）、開具的發(fā)票必須有熒光、水印、不可為過期發(fā)票；若確實是過期發(fā)票的繼續(xù)延用則須稅務局開具證明原件。2）、發(fā)票收據(jù)大小寫金額應準確無誤，倘若小寫更改，須在更改處加蓋財務專用章；大寫金額錯則必須重開發(fā)票。3）、發(fā)票大寫金額，在金額開頭可用“⊕”或“零”表示，但其后“零”不可用“⊕”代替，其它任何符號都不可代替“零”。如：123元，大寫可寫為：“零萬零仟壹佰貳拾叁元零角零分”，也可寫為“⊕萬⊕仟壹佰貳拾叁元零角零分”，不可寫為“⊕萬⊕仟壹佰貳拾叁元⊕角⊕分”。4）、發(fā)票、收據(jù)章必須為財務專用章。5）、增值稅發(fā)票章不能亂蓋，須蓋在“銷貨單位欄”處，稅額允許誤差值為“1分”，超過“1分”不行。6）、代墊款收據(jù)中的金額與發(fā)票中金額相符，如有代理費須另開發(fā)票。7）、發(fā)票抬頭必須寫“格朗靈空調(diào)公司”。五、承付手續(xù)1、必須先返回發(fā)票后，方可申請辦理匯款手續(xù)。2、除全國性的大媒介單位以外，地方各單位不給預付款。六、廣告費用的特殊支付方式1、商業(yè)部門代墊廣告費的結(jié)算辦法:1）、應具有本司業(yè)務員的已審批計劃的合同執(zhí)行委托書及商業(yè)與媒介的正式合同，并由本司業(yè)務員補簽，市場推廣主管確認。2、關于代墊廣告費沖抵貨款的結(jié)算辦法:1）、由代墊方（經(jīng)銷單位）開具財務證明同時附上。2）、廣告費用由廣告帳直接匯入