醫(yī)院文件管理制度

醫(yī)院文件管理制度1.前言本醫(yī)院文件管理制度的訂立旨在規(guī)范醫(yī)院內(nèi)文件的創(chuàng)建、傳遞、保管和銷毀過(guò)程，保障文件的安全性、準(zhǔn)確性和可靠性，提高工作效率和信息管理水平。本制度適用于醫(yī)院各部門(mén)及相關(guān)人員。2.文件的定義文件是指紙質(zhì)或電子形式的文字、數(shù)據(jù)、圖像、聲音等信息載體，包含但不限于文稿、報(bào)告、提案、通知、函件、合同、會(huì)議記錄等。3.文件的分類3.1按目的分類依據(jù)文件的目的，將文件分為以下幾類：決策文件：用于決策和訂立政策、規(guī)章制度的文件；行政文件：用于組織與管理的文件；業(yè)務(wù)文件：用于開(kāi)展具體業(yè)務(wù)工作的文件；資產(chǎn)文件：用于管理和記錄資產(chǎn)的文件；工作文件：用于日常工作中的記錄和傳遞信息的文件。3.2按形式分類依據(jù)文件的形式，將文件分為以下幾類：紙質(zhì)文件：以紙質(zhì)形式保管的文件；電子文件：以電子形式保管的文件，包含電子文檔、電子郵件、電子表格等。3.3按緊要性分類依據(jù)文件的緊要性，將文件分為以下幾類：緊要文件：對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)、決策具有重點(diǎn)影響的文件；一般文件：對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)、決策有肯定影響的文件；次要文件：對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)、決策影響較小的文件。4.文件的創(chuàng)建與登記4.1文件創(chuàng)建文件的創(chuàng)建應(yīng)明確文件的目的、內(nèi)容、格式、密級(jí)和保密期限等要求；文件的創(chuàng)建應(yīng)使用統(tǒng)一的模板，并依照相關(guān)規(guī)定填寫(xiě)相關(guān)信息；文件的創(chuàng)建應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家和醫(yī)院的法律法規(guī)。4.2文件登記文件的登記應(yīng)在文件創(chuàng)建后及時(shí)進(jìn)行，包含登記文件的標(biāo)題、編號(hào)、日期、密級(jí)等信息；文件的登記應(yīng)由文件的責(zé)任人或經(jīng)辦人進(jìn)行，并在文件中簽名確認(rèn)；文件的登記應(yīng)在紙質(zhì)文件上作出標(biāo)識(shí)，電子文件應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行登記；文件的登記信息應(yīng)及時(shí)更新，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。5.文件的傳遞與保管5.1文件的傳遞文件的傳遞應(yīng)明確傳遞的目的、方式和對(duì)象；文件的傳遞應(yīng)采用正式的渠道，確保傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性；文件的傳遞應(yīng)記錄傳遞的時(shí)間、方式和接收人等信息；文件的傳遞應(yīng)遵守相關(guān)保密規(guī)定，確保文件的安全性。5.2文件的保管文件的保管應(yīng)依照肯定的分類和編號(hào)規(guī)定進(jìn)行，方便查找和管理；紙質(zhì)文件應(yīng)存放在特地的文件柜或檔案室中，確保文件的安全和防火；電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在特地的服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)中，并進(jìn)行定期備份；文件的保管期限應(yīng)依據(jù)文件的不同性質(zhì)和要求進(jìn)行確定；文件的保管期滿后，應(yīng)依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或歸檔。6.文件的銷毀與歸檔6.1文件的銷毀文件的銷毀應(yīng)依照文件的保密級(jí)別和保管期限進(jìn)行；文件的銷毀應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)審批，并由專人進(jìn)行銷毀；文件的銷毀過(guò)程應(yīng)記錄銷毀的時(shí)間、方式和責(zé)任人等信息；文件的銷毀應(yīng)符合環(huán)保要求，采用安全、可靠的方式進(jìn)行。6.2文件的歸檔文件的歸檔應(yīng)依照文件的分類和編號(hào)規(guī)定進(jìn)行；歸檔文件應(yīng)存放在特地的檔案室中，并進(jìn)行定期整理和檢查；歸檔文件應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，并定期進(jìn)行保密審查；歸檔文件應(yīng)定期進(jìn)行檔案清理，保持檔案的乾凈和有序。7.文件的安全保密文件的安全保密應(yīng)遵守相關(guān)的國(guó)家法律法規(guī)和醫(yī)院的規(guī)定；文件的傳遞和保管應(yīng)加強(qiáng)物理和系統(tǒng)安全措施，防止未經(jīng)授權(quán)人員的訪問(wèn)和泄露；文件的保密級(jí)別應(yīng)依據(jù)文件的內(nèi)容和影響程度進(jìn)行確定，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)；文件的保密期限應(yīng)依據(jù)文件的內(nèi)容和規(guī)定進(jìn)行確定，并進(jìn)行定期審查。8.文件管理責(zé)任文件管理責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)訂立和執(zhí)行文件管理制度，并對(duì)文件的創(chuàng)建、傳遞、保管和銷毀進(jìn)行監(jiān)督和檢查；文件管理責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)文件管理工作進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)；文件管理責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)員工的文件管理培訓(xùn)和引導(dǎo)。9.文件管理違規(guī)處理對(duì)于嚴(yán)重違反文件管理制度的行為，將依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行紀(jì)律處分；對(duì)于違反文件管理制度的細(xì)小行為，將予以口頭警告、書(shū)面通報(bào)等紀(jì)律提示