商業(yè)及住宅項目前期物業(yè)管理服務(wù)檔案建立與管理方案

商業(yè)及住宅項目前期物業(yè)管理服務(wù)檔案建立與管理方案科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)及商業(yè)區(qū)公共設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務(wù)。我們擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的管理手段，抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環(huán)節(jié)，對所有檔案資料進行嚴格、科學(xué)的管理，達到提高物業(yè)管理水平、更好地服務(wù)客戶的目的。一、檔案資料的分類簡索（注：本分類簡索中所列的任何檔案資料名稱、數(shù)量，投標(biāo)人均有權(quán)依據(jù)中標(biāo)后的項目實際情況進行調(diào)整）（一）開發(fā)建設(shè)單位移交檔案資料1.產(chǎn)權(quán)資料項目批準(zhǔn)文件用地批準(zhǔn)文件建筑執(zhí)照拆遷安置資料2.技術(shù)資料小區(qū)規(guī)劃圖建筑施工圖竣工圖總平面圖單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖地質(zhì)勘測報告工程合同開、竣工報告工程預(yù)決算圖紙會審記錄工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）隱蔽工程驗收簽證沉降觀察記錄竣工驗收證明書鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書新材料、構(gòu)件的鑒定合格證書水電、衛(wèi)生器具等設(shè)備的檢驗合格證書砂漿、混凝土試塊試壓報告供水試壓報告3．物業(yè)資料住宅區(qū)基本資料住宅區(qū)分區(qū)資料商業(yè)區(qū)基本資料商業(yè)區(qū)分區(qū)資料商業(yè)網(wǎng)點資料娛樂設(shè)施資料(二)管理單位自建檔案資料1.商家及業(yè)主資料商家及業(yè)主入住資料購房合同書復(fù)印件入伙通知書入住聲明商家及業(yè)主公約其它家庭人員檔案商家及業(yè)主情況登記表身份證復(fù)印件2．日常管理資料環(huán)境管理記錄日常巡查記錄垃圾清運記錄消殺記錄噪音檢測記錄秩序管理記錄日常巡查記錄交接班記錄值班記錄物資搬運放行記錄緊急事件處理記錄車輛進出記錄夜間查崗記錄出租屋檔案出租屋租賃許可證復(fù)印件租賃合同復(fù)印件入住認定書承租人員資料（含《商家及住戶情況登記表》）車輛檔案車輛詳細資料車位使用協(xié)議裝修管理檔案裝修申請表（附圖紙）裝修施工單位安全責(zé)任書臨時施工人員登記表裝修施工單位營業(yè)執(zhí)照消防審批資料維修服務(wù)檔案維修委托單維修服務(wù)回訪記錄收費管理檔案月收費明細表及匯總表管理費收支公布表客戶服務(wù)中心與外單位簽訂的各類合同其它設(shè)備管理檔案公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄機電設(shè)備保養(yǎng)維修及運行記錄設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄設(shè)備設(shè)施巡視檢查記錄設(shè)備臺帳社區(qū)文化檔案各項社區(qū)文化活動計劃及實施記錄圖片及錄像新聞媒介報導(dǎo)剪集社區(qū)文化活動總結(jié)商家及住戶意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄商家及住戶訪問記錄商家及住戶投訴及處理記錄員工管理檔案員工個人詳細資料員工培訓(xùn)考核記錄員工業(yè)績考核記錄員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計劃及實施記錄培訓(xùn)考核及跟查記錄軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄行政文件政府部門文件公司規(guī)章制度、通知、通報等文件公司榮譽資料業(yè)委會文件籌備期間文件：如通知、選票、選舉結(jié)果等成立后運作文件：如會議通知、會議紀要等其它二、檔案、資料的管理辦法（一）檔案資料收、發(fā)管理程序1．公司重要資料（如開發(fā)建設(shè)單位提供的資料）接收必須經(jīng)過客戶服務(wù)中心主任或其指定負責(zé)人驗收，完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。2．公司日常管理文件按照本公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及接收，并分卷歸檔。三、檔案資料管理要求采用多種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、光碟、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應(yīng)的保管、儲存方法。盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和利用。電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進行分類管理，并定期清除過期失效文件。原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動時，應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)內(nèi)容，以保證查閱者及時找到有效的文件。檔案的鑒定必須由公司指定人員負責(zé)，對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，統(tǒng)一編號，登記造冊，編輯目錄，分類保存。檔案保管必須有專人負責(zé)，以達到文檔管理要求，必須做到檔案標(biāo)識清晰，分類明確，易查找；檔案出室必須由授權(quán)人員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任；檔案入室時必須經(jīng)過檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補，損壞嚴重需追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案借閱情況