會議紀(jì)要記錄管理制度

會議紀(jì)要記錄管理制度第一章總則

為確保會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性、及時性和有效性，提高會議決策的執(zhí)行力和工作效率，制定本會議紀(jì)要記錄管理制度。以下內(nèi)容適用于所有公司內(nèi)部會議，以及與外部單位進(jìn)行的各類會議。

一、目的

本制度旨在規(guī)范會議紀(jì)要的記錄、整理、審批、發(fā)布及歸檔流程，保證會議內(nèi)容的全面落實(shí)，提高公司決策透明度和執(zhí)行力。

二、適用范圍

1.公司內(nèi)部會議，包括但不限于：總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等；

2.與外部單位舉行的合作洽談會、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會、行業(yè)交流會議等；

3.其他需記錄會議紀(jì)要的會議。

三、定義

1.會議紀(jì)要：指在會議過程中，對會議議題、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任分配、完成時限等進(jìn)行記錄的書面文件。

2.會議主持人：負(fù)責(zé)主持會議的人，對會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性、完整性負(fù)有審核責(zé)任。

3.會議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要的責(zé)任人。

四、責(zé)任與義務(wù)

1.會議主持人應(yīng)確保會議議題明確，會議內(nèi)容具有決策性和可執(zhí)行性；

2.會議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，確保會議紀(jì)要的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性；

3.與會人員應(yīng)積極參與會議討論，并對會議紀(jì)要中涉及自身職責(zé)的事項(xiàng)予以確認(rèn)；

4.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門人員按照會議紀(jì)要要求完成相關(guān)工作。

五、制度修訂

本會議紀(jì)要記錄管理制度可根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需要，進(jìn)行適時修訂。修訂后的制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以發(fā)布實(shí)施。

六、附則

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如遇特殊情況，可根據(jù)實(shí)際情況報請公司領(lǐng)導(dǎo)特批。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議申請：各部門或項(xiàng)目組根據(jù)工作需要，提前向行政部門提交會議申請，注明會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、預(yù)計(jì)時長等信息。

2.會議通知：行政部門在收到會議申請后，負(fù)責(zé)發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、議程等內(nèi)容。

3.會議資料準(zhǔn)備：會議申請人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議相關(guān)資料，并在會前至少一天發(fā)給與會人員。

二、會議進(jìn)行

1.會議簽到：會議開始前，由行政部門或會議主持人負(fù)責(zé)與會人員的簽到工作，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人宣布會議主題和議程，引導(dǎo)與會人員圍繞會議議題展開討論。

3.會議記錄人負(fù)責(zé)記錄會議過程中的關(guān)鍵信息，包括討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任分配等。

三、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)并提出決策事項(xiàng)；

2.與會人員對決策事項(xiàng)進(jìn)行表決或討論，形成共識；

3.會議記錄人將決策事項(xiàng)、責(zé)任分配及完成時限等內(nèi)容詳細(xì)記錄在會議紀(jì)要中。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決策事項(xiàng)的執(zhí)行和落實(shí)；

2.與會人員對會議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并提出修改意見；

3.會議記錄人根據(jù)與會人員的意見，對會議紀(jì)要進(jìn)行修改完善。

五、會議紀(jì)要審批

1.會議紀(jì)要經(jīng)會議記錄人整理、修改后，提交給會議主持人進(jìn)行審核；

2.會議主持人對會議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審批，確保紀(jì)要準(zhǔn)確、完整；

3.審批通過后的會議紀(jì)要，由行政部門負(fù)責(zé)發(fā)布。

六、會議紀(jì)要發(fā)布與反饋

1.行政部門將審批通過的會議紀(jì)要發(fā)送給所有與會人員，并要求各部門負(fù)責(zé)人督促落實(shí)；

2.與會人員收到會議紀(jì)要后，需在規(guī)定時間內(nèi)反饋執(zhí)行情況；

3.行政部門對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。

七、會議紀(jì)要?dú)w檔

1.會議紀(jì)要經(jīng)審批、發(fā)布后，由行政部門進(jìn)行歸檔管理；

2.歸檔內(nèi)容包括：會議紀(jì)要正文、參會人員名單、會議簽到表、相關(guān)附件等；

3.歸檔資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存，以備查閱。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、責(zé)任分配與任務(wù)執(zhí)行

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和責(zé)任分配，應(yīng)在會議結(jié)束后立即進(jìn)行傳達(dá)，確保每位責(zé)任人清晰了解自己的任務(wù)內(nèi)容和完成標(biāo)準(zhǔn)。

2.各責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中規(guī)定的完成時限，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并立即著手實(shí)施。

3.責(zé)任部門或個人應(yīng)定期向上級匯報任務(wù)進(jìn)展情況，確保工作按計(jì)劃推進(jìn)。

二、跟蹤監(jiān)督與協(xié)調(diào)

1.行政部門或指定專人負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要中列出的任務(wù)進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，定期收集進(jìn)展情況，并及時向會議主持人或相關(guān)部門匯報。

2.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，提供必要的支持和幫助，確保問題得到有效解決。

3.對于跨部門的任務(wù)，應(yīng)建立協(xié)調(diào)機(jī)制，促進(jìn)各部門之間的溝通與合作，確保任務(wù)順利推進(jìn)。

三、進(jìn)度匯報與評估

1.定期召開會議，由各部門負(fù)責(zé)人匯報會議紀(jì)要任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度，評估任務(wù)完成情況。

2.會議主持人應(yīng)根據(jù)匯報情況，對任務(wù)完成質(zhì)量和進(jìn)度進(jìn)行評價，對未按計(jì)劃完成的任務(wù)進(jìn)行原因分析，并提出改進(jìn)措施。

3.對于嚴(yán)重影響公司業(yè)務(wù)進(jìn)程的未完成任務(wù)，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并根據(jù)情況給予相應(yīng)的處罰。

四、會議紀(jì)要更新與反饋

1.根據(jù)任務(wù)執(zhí)行情況，及時更新會議紀(jì)要，記錄任務(wù)完成情況、存在的問題及改進(jìn)措施。

2.修訂后的會議紀(jì)要應(yīng)再次提交會議主持人審批，并通過行政部門發(fā)布給所有相關(guān)人員。

3.鼓勵與會人員對會議紀(jì)要的更新內(nèi)容提出意見和建議，不斷完善會議紀(jì)要的執(zhí)行和反饋機(jī)制。

五、閉環(huán)管理

1.完成任務(wù)后，責(zé)任部門應(yīng)向行政部門提供任務(wù)完成的證明材料，如工作報告、項(xiàng)目成果等。

2.行政部門負(fù)責(zé)收集、整理任務(wù)完成的相關(guān)資料，確保會議紀(jì)要的閉環(huán)管理。

3.對于長期或周期性任務(wù)，應(yīng)建立長效管理機(jī)制，確保任務(wù)持續(xù)、有效地得到執(zhí)行和監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或個人需提前向行政部門提交會議室預(yù)訂申請，注明會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.行政部門根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，確保會議順利進(jìn)行。

3.如遇緊急會議，行政部門應(yīng)優(yōu)先安排會議室，并通知相關(guān)部門做好會議準(zhǔn)備工作。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.行政部門負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，為會議提供良好的環(huán)境。

3.對于特殊會議需求，行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會議室布局和設(shè)備配置。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不隨意離開座位，不大聲喧嘩。

2.禁止在會議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，禁止攜帶易燃、易爆物品進(jìn)入。

3.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將個人物品帶走，不得在會議室內(nèi)亂丟雜物。

四、會議室管理

1.行政部門負(fù)責(zé)會議室的日常管理，包括衛(wèi)生清潔、設(shè)備維護(hù)、資料整理等。

2.定期對會議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析會議需求，為會議室的優(yōu)化配置提供依據(jù)。

3.對于違反會議室使用規(guī)定的行為，行政部門有權(quán)進(jìn)行制止，并視情況給予相應(yīng)處罰。

五、會議室預(yù)約與取消

1.如需取消會議室預(yù)訂，預(yù)訂人應(yīng)至少提前一天通知行政部門，以便安排其他會議使用。

2.行政部門有權(quán)對頻繁取消會議室預(yù)訂的部門或個人進(jìn)行限制，確保會議室資源得到合理利用。

3.特殊情況下，行政部門可根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整會議室預(yù)訂，并及時通知預(yù)訂人。

六、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)公司作息時間及會議需求進(jìn)行合理安排。

2.行政部門應(yīng)提前公布會議室開放時間，以便各部門或個人進(jìn)行預(yù)訂。

3.特殊情況下，行政部門可根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整會議室開放時間，并提前通知相關(guān)人員。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸