物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范

———物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范11、項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。2、有關(guān)物業(yè)驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可，他人不得動(dòng)用。3、物業(yè)檔案資料必需按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。4、物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。5、物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)確認(rèn)后方可離任。6、物業(yè)檔案日常需常常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨便使用。7、因工作需要傳閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書面確認(rèn)，如有違反的做泄密處理。8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符合要求的保管責(zé)任人將做適當(dāng)處分。9、物業(yè)檔案資料因保管欠妥而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理有重點(diǎn)影響及損害物業(yè)和公司利益的，管理處將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保存追究其法律責(zé)任的權(quán)利。物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范2一、各類技術(shù)資料必需裝訂成冊(cè)，由工程部?jī)?nèi)勤保管并編制認(rèn)真目錄。二、資料室要有兩套完整的竣工驗(yàn)收后的圖紙和設(shè)備技術(shù)資料，其中一套存檔作備用，另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。三、檔案室的備用圖紙，如設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等，如要借用，必需填寫資料借用單，經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，但必需限期歸還。四、工程部緊要設(shè)備的.運(yùn)行記錄，每月必需裝訂成冊(cè)，歸檔保管。如有破損應(yīng)責(zé)成班組重新抄錄，保管期三年，記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。五、工程部班組值班記錄，須每月歸檔保管，保管期三年，記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。六、《報(bào)修工作單》每月裝訂成冊(cè)，歸檔保管，保管三年。七、每一臺(tái)設(shè)備都必需建立設(shè)備臺(tái)賬卡，認(rèn)真記錄設(shè)備的生產(chǎn)廠家，各種性能、技術(shù)參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗(yàn)收記錄，每次維護(hù)和修理維護(hù)記錄，每次設(shè)備事故記錄等，臺(tái)帳記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。八、設(shè)備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊(cè)，編制目錄。物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范3（一）管理內(nèi)容：1、工程檔案：從接管開(kāi)始的.全部工程技術(shù)、維護(hù)和修理、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等；2、業(yè)主檔案：全部業(yè)主購(gòu)、租房合同（復(fù)印件），業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表和住戶健康情形登記表等；3、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等；4、管理資料：綠化資料、日常巡查（清潔、維護(hù)和修理、保安）記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。（二）管理措施：1、訂立檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行；2、專人管理（由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)負(fù)），專室專柜，編目造冊(cè)，存放有序而且敬重業(yè)主隱私，保守秘密；3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%；4、漸漸實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范4一、重視檔案資料的整理及管理工作，設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。二、辦公室依據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求，定期、按年、按月、定時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案，指派檔案管理人員認(rèn)真分類，進(jìn)行歸檔。三、檔案資料員工作職責(zé)1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。3、定時(shí)收集好各類檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類要準(zhǔn)確，裝訂要工整，符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。4及時(shí)訂立工作計(jì)劃和做好年終總結(jié)，特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)供應(yīng)各種資料的參考、查找工作。5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定方法和資料保密紀(jì)律。6、妥當(dāng)保管好各類檔案資料，嚴(yán)格杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。四、公、檢、法部門或房管部門和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要，需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料，按規(guī)定憑介紹信查閱。五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的，同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書”為準(zhǔn)，由資料員代為查閱，并依據(jù)不同情況采取口頭或書面方式予以回復(fù)。物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范51目的使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。2適用范圍公司全部檔案的管理。3公司資料室文檔資料管理3、1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部緊要文件；公司對(duì)外往來(lái)的各類公文；公司內(nèi)部重點(diǎn)活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)；緊要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。3、2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，以便查找；財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引。3、2物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)：由綜合文員負(fù)責(zé)從報(bào)刊雜志及政府來(lái)文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾，并每季度核對(duì)或動(dòng)議更改文件。3、3緊要資料：由綜合文員負(fù)責(zé)收集，重要包含：外出考察資料，緊要資料歸屬緊要資料類文件夾。3、4公司本部緊要文件，重要包含：3、4、1內(nèi)部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。3、4、2人事制度：公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。3、4、3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。3、4、4緊要通知及通報(bào)：公司各種緊要的通知、通告。3、4、5公司會(huì)議紀(jì)要：總經(jīng)理辦公例會(huì)、部門經(jīng)理例會(huì)和以公司名義組織的專題會(huì)。3、4、6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。3、4、7各部門呈報(bào)的`工作計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果，并交綜合文員存檔。3、4、8公司對(duì)外往來(lái)的各類公文：重要包含政府部門往來(lái)文、上級(jí)公司往來(lái)文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文、外來(lái)商函及復(fù)函等，由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。3、5文檔資料查閱或復(fù)印：物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及緊要資料的查閱或復(fù)印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。4各部門文檔資料管理4、1各部門文件分類及編制要求：4、1、1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。4、1、2通常情況下，文件標(biāo)題定為三號(hào)黑體字，文件編號(hào)為小四號(hào)黑體字，文件內(nèi)容為小四號(hào)宋體字。4、1、3公司各部門（含職能部門、業(yè)務(wù)部門及臨時(shí)成立的工作小組等）常用文件類別：1）人事類：包含人事管理制度、職務(wù)任免決議、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報(bào)、通知等。2）行政類：包含行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報(bào)、通知、活動(dòng)計(jì)劃。3）通知類：內(nèi)部各類通知。4）培訓(xùn)類：培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案、考核及效果評(píng)估等。5）會(huì)議類：部門例會(huì)、專題會(huì)議、業(yè)委會(huì)會(huì)議等。6）合同、協(xié)議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。7）對(duì)外文件類：①對(duì)政府部門、上級(jí)單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等；②對(duì)客戶發(fā)文等：③其它類：如電話表、名單、啟示等。4、2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料：4、2、1發(fā)展商供應(yīng)的資料：1）產(chǎn)權(quán)資料；2）技術(shù)資料（含圖紙）；3）交接手續(xù)及清單等。4、2、2文檔收集及整理：各部門須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，并妥當(dāng)保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。4、3各類文件更改要求：各類文件張貼或下發(fā)后如需更改，必需由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時(shí)在新文件上注明以此文件為準(zhǔn)。4、4各類文件發(fā)放要求：4、4、1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級(jí)別，通常應(yīng)包含以下幾類：1）部門負(fù)責(zé)人以上人員閱；2）主管級(jí)以上人員閱；3）內(nèi)部傳閱；4）張?zhí)?、4、2緊要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。4、4、3有關(guān)公司的緊要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同（協(xié)議書）、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必需加封后傳遞。4、4、4文件通常張貼一周后收回存檔，內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作，禁止外來(lái)人員拍攝或謄錄。4、5電腦文檔管理：4、5、1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲(chǔ)存及管理工作，各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。4、5、2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保管各類文件，緊要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書、緊要會(huì)議紀(jì)要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經(jīng)理處備案。4、5、3電腦文檔須妥當(dāng)保管，如需刪除，須報(bào)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。4、5、4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件，除以電腦文檔儲(chǔ)存打印原稿外還必需存檔簽名文件。4、6資料管理人員要定期檢查專柜，核對(duì)件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥當(dāng)處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范6一、依據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進(jìn)行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。二、各類檔案資料設(shè)專柜存放保管，分類編號(hào)、編注目錄，以便查閱。三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的`文件，須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印，應(yīng)事先請(qǐng)示，未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（除本公司有關(guān)工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。六、定時(shí)檢查、核對(duì)檔案件數(shù)，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異?；騺G失，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，查明原因。妥當(dāng)處理。七、對(duì)已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)處理，銷毀檔案資料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專人監(jiān)銷，防止泄密。物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范7●檔案管理規(guī)定1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜上鎖，未經(jīng)經(jīng)理許可，任何人不得動(dòng)用。3、物業(yè)檔案資料必需做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔清單和編號(hào)目錄。4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí)，應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)認(rèn)可后方可離開(kāi)。6、物業(yè)檔案日常需常常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨便使用。7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可，如有違反的，作泄密處理。8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況，對(duì)不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。9、小區(qū)檔案資料因保管欠妥而造成遺失、泄密的，對(duì)小區(qū)管理有重點(diǎn)影響及損害小區(qū)和公司利益的，公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任，并保存追究其法律責(zé)任的權(quán)利。●小區(qū)管理保密規(guī)定1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料，業(yè)主、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊住址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個(gè)人情況等均屬保密范圍。2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi)，由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管，內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí)，由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、住址等，必需隱藏放置，不得張貼于明顯處，不得外泄。5、公司訂立的各類規(guī)章制度及工作指引，嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印，嚴(yán)禁外泄。6、公司發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過(guò)時(shí)收回。7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識(shí)，自動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守秘密，對(duì)任何人的不正當(dāng)打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定欠妥，致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的，公司將從重懲罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承當(dāng)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任?！裥^(qū)檔案資料1、小區(qū)驗(yàn)收檔案：1）小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）。2）小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門驗(yàn)收合格文件。3）小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。4）小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。5）小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。6）單元驗(yàn)收及移交記錄。2、小區(qū)二次裝修檔案：1）住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。3、住戶資料：1）小區(qū)住戶入伙資料。2）小區(qū)住戶情況登記（包含姓名、房號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等）。4、小區(qū)管理文本匯編：1）管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊(cè)。2）小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。3）小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。5、小區(qū)設(shè)備維護(hù)和修理保養(yǎng)資料：1）各類設(shè)施設(shè)備特地的維護(hù)和修理保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。2）各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維護(hù)和修理檔案及日常巡檢維護(hù)和修理記錄。3）重要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡察記錄和人員進(jìn)出記錄。4）住戶維護(hù)和修理報(bào)修單及維護(hù)和修理后的回訪記錄。6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測(cè)：1）電梯有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告。2）消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。3）小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測(cè)報(bào)告。4）小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料。7、日常文檔：1）日常通知、文件的存檔。2）小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。3）公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。4）會(huì)議記錄。5）值班記錄。6）安保值班記錄。7）其他管理記錄。●檔案資料的管理要求1、采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋９堋?chǔ)存方法。2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和利用。3、電腦文件必需由專人依照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理，并定期清除過(guò)期無(wú)效文件。4、原始文件依照文件的使用性質(zhì)及緊要性進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄，文件情形有所更改時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。5、檔案的鑒定必需由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保管期限、保管數(shù)量等作出決議，其他未經(jīng)授權(quán)者無(wú)權(quán)決議。6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保管。7、檔案保管有專人負(fù)責(zé)，以實(shí)現(xiàn)文件管理要求，必需做到檔案標(biāo)識(shí)清楚、分類明確，易查找；檔案必需由具備資格人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出，文件借閱者需妥當(dāng)保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必需經(jīng)過(guò)檢查，如有細(xì)小破損應(yīng)立刻修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需定時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。8、檔案保管環(huán)境要求實(shí)現(xiàn)防火、防潮、防變質(zhì)的要求，配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì)，檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范8一、打字、復(fù)印管理文印室屬保密部門、未經(jīng)辦公室允許，非工作人員不得隨便進(jìn)入或逗留；經(jīng)允許進(jìn)入文印室人員，不得隨便翻閱與己無(wú)關(guān)的文件和資料，否則，管理人員有權(quán)制止或請(qǐng)出。1、打印、油印和復(fù)印10張以上者，需申請(qǐng)辦公室批準(zhǔn)后進(jìn)行；10張以下者，經(jīng)文印管理員同意后方可。凡打印、油印、復(fù)印者，均應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行登記、記錄。2、文印員負(fù)責(zé)文印室內(nèi)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、油印機(jī)等設(shè)備和配件的管理，其它人員不得擅自動(dòng)用。3、集團(tuán)以外的打印、復(fù)印、油印業(yè)務(wù)，依據(jù)打印的.規(guī)格數(shù)量按規(guī)定到財(cái)務(wù)室交納費(fèi)用，憑收款票據(jù)辦理打印業(yè)務(wù)。4、依照規(guī)定，文印用品由文印室工作人員統(tǒng)一向集團(tuán)文印室申請(qǐng)，并附出上期領(lǐng)用料子的使用說(shuō)明，批復(fù)后辦理領(lǐng)用。嚴(yán)禁揮霍和私用文印用品，特別是紙張的使用必需嚴(yán)格把關(guān)，文印員對(duì)領(lǐng)取文印紙張數(shù)量應(yīng)與使用登記數(shù)量、對(duì)外業(yè)務(wù)量、發(fā)放數(shù)量和結(jié)存數(shù)量基本持平并定期匯總，防止丟失和揮霍。一經(jīng)查出揮霍和私用，對(duì)相關(guān)人員予以追究。5、文印打字管理人員必需嚴(yán)守機(jī)密，如發(fā)現(xiàn)泄密行為，視情節(jié)程度，除賠償造成的損失外，還將予以行政懲罰。二、檔案資料管理：1、檔案管理員在接受檔案室移交的檔案時(shí)，要按檔案內(nèi)容目錄及檔案料子逐件逐項(xiàng)核實(shí)清楚，在檔案收件簿上，接收人一檔中簽字后收入柜中存檔。2、按小區(qū)住宅編號(hào)和銷售，房管建立對(duì)應(yīng)的檔案帳目，做到帳帳相符，帳物相符，擺放整齊、調(diào)用快速。3、對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)人發(fā)生更改時(shí)，要及時(shí)做出檔案相應(yīng)的更改，做好更改登記，確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。4、檔案室內(nèi)做好防火、防潮、防霉、防盜等工作，要常常查驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施。5、調(diào)閱檔案時(shí)，要認(rèn)真填寫調(diào)檔紀(jì)錄，認(rèn)真記錄調(diào)閱，檔案名稱、借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間。6、對(duì)借閱的檔案必需有經(jīng)理或上級(jí)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽定批準(zhǔn)的依據(jù)方可調(diào)閱，并及時(shí)在調(diào)入和調(diào)出、回收的記錄簿上認(rèn)真登記。對(duì)已調(diào)出的檔案超期者必需進(jìn)行催收。7、檔案管理員要做好保密工作，非檔案工作人員不得入內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)泄密行為，視情節(jié)程度予以經(jīng)濟(jì)或行政懲罰。物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范9為了系統(tǒng)完整地保管分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理，特訂立本制度。一、檔案資料的歸檔管理1、歸檔范圍a、分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書信、日記、會(huì)議料子等，由行政部負(fù)責(zé)歸檔。b、在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。c、各部門在特地業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案，如：會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等，由行政部負(fù)責(zé)歸檔。d、員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案，由行政部負(fù)責(zé)歸檔。e、財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔，由行政部負(fù)責(zé)。2、歸檔要求a、歸檔的書面文件料子必需字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國(guó)家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫料子。歸檔的電子文件需排版整齊；字體一般是宋體，標(biāo)題三號(hào)字，正文四號(hào)字；語(yǔ)言通順，文字輸入正確無(wú)誤。b、歸檔的文件料子要完整齊全。c、歸檔的書面文件必需是原件，電子文件為最終使用件。d、檀卷題名應(yīng)確實(shí)反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。3、歸檔時(shí)間a、文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。b、員工檔案及時(shí)歸檔。c、財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。4、歸檔份數(shù)a、各類書面文件料子一般歸檔一式一份；電子文件一般歸檔一式三份（其中包含軟盤上一份）。b、緊要的和利用頻繁的`文件料子可歸檔一式兩份或適當(dāng)加添其歸檔份數(shù)。5、不歸檔文件料子的范圍a、重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。b、上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求看法未定稿的文件。c、未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)批閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（緊要法規(guī)性文件、草稿除外）、鉛印文件的各次校對(duì)稿（重要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最終定稿除外）。d、從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明料子。e、參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議，不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件料子。f、非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件料子。g、下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件料子。6、各部門主任要對(duì)本部門文件料子的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行引導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。二、檔案資料的保管1、分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理，其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。2、存放文書檔案要有專用柜架，在排放上應(yīng)依照類別和時(shí)間的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A；在保管電子文件時(shí)，依照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清楚地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必需貼有標(biāo)簽，以方便查詢。3、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、增補(bǔ)情況。底圖存放以平放為宜。4、存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和特地的卷盒，按編號(hào)次序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必需時(shí)采取復(fù)制、拷貝。5、每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作，做到賬冊(cè)相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺；對(duì)于顯現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。6、行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。三、檔案資料借閱管理1、分公司全部工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。2、員工查閱檔案，須辦理登記手續(xù)，并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。3、在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：a、辦理登記手續(xù)，定期歸還。b、要愛(ài)惜檔案，不得丟失。c、所借檔案不得隨便折疊和拆散，不得對(duì)檔案隨便更改、涂寫。4、借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。5、檔案如有丟失、損壞或泄密，要立刻追究當(dāng)事人責(zé)任。6、借閱者在歸還檔案時(shí)必需填寫檔案利用效果記錄。7、調(diào)離分公司的工作人員，必需清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。四、檔案鑒定和銷毀1、檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行；日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。2、鑒定的重要項(xiàng)目有：a、檔案保管期限表。b、對(duì)到期檔案提出存、毀看法。3、確定保管期限原則：a、對(duì)本部門