辦公資源管理規(guī)程

第頁辦公資源管理規(guī)定（初稿）第一章總則1、本規(guī)定所指辦公資源包括但不限于：公司辦公場所、辦公家具、辦公電話、張貼公告、報(bào)刊圖書、辦公用品、印刷品、快遞管理及企業(yè)公章等。2、公司辦公設(shè)施的申購、配備及維護(hù)保養(yǎng)等管理事宜由Admin行政統(tǒng)一管理。第二章辦公場所管理1、范圍：辦公場所包括：公司辦公區(qū)、會議室、展示廳、接待區(qū)、大廳等（如下圖）。2、公共辦公區(qū)：①VIP會議室：此會議室用于VIP人員及政府接待事物，日常情況下不允許使用。②VIP接待室：此接待室用于VIP人員及政府接待事物，日常情況下不允許使用。③國際展示廳：④普通會議室：會議室使用需登記使用，會議室內(nèi)投影儀設(shè)備需按照使用說明規(guī)范使用。會議室使用完畢后，需關(guān)閉好會議室照明、空調(diào)、投影儀等設(shè)備設(shè)施，并帶走一切文字資料。會后，應(yīng)及時(shí)恢復(fù)會議室原狀。3、個(gè)人辦公區(qū)：辦公區(qū)的個(gè)人辦公環(huán)境需及辦公區(qū)整體環(huán)境協(xié)調(diào)一致，并保持干凈、整潔，做到定期對個(gè)人辦公桌面進(jìn)行整理。所有員工下班前應(yīng)將電腦等其他桌面電器設(shè)備關(guān)閉。各辦公室及公共辦公區(qū)域（部門）責(zé)任人每天最遲離開公司的員工需關(guān)閉照明、空調(diào)等電器設(shè)備，如因責(zé)任人不在，需委托相關(guān)代理人。第三章辦公家具管理1、公司為每名員工配備一套辦公用桌椅及辦公柜，員工需愛護(hù)使用并保持其清潔，不得隨意圖畫及改裝使用。員工要始終保持自己辦公桌面上擺放的文件資料及辦公用品等的干凈及整齊，建立井然有序的工作環(huán)境。2、如辦公家具桌椅等非人為損壞的，應(yīng)及時(shí)報(bào)備至Admin，以便及時(shí)安排維修事項(xiàng)。3、如遇會議時(shí)使用員工用椅，征用人需在使用完畢后及時(shí)歸還。4、如需新添置辦公家具的需提前一周報(bào)備Admin，由Admin統(tǒng)一調(diào)配，嚴(yán)禁私自搬用空置辦公家具。第四章辦公電話管理1、公司為每名員工配備電話，用于業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)，員工不得利用公司固話機(jī)長時(shí)間撥打私人電話。（一般私人電話控制時(shí)間在5分鐘以內(nèi)）2、使用公司電話撥打長途業(yè)務(wù)時(shí)，僅限于工作使用并且應(yīng)注意節(jié)約通話時(shí)間。第五章張貼公示欄1、管控范圍：各種宣傳、宣導(dǎo)及張貼活動(dòng)的彩旗、條幅、通知、公告等懸掛及張貼物品。2、管控地點(diǎn)：廠區(qū)辦公區(qū)、公司宿舍等。3、管理部門：Admin職能部門統(tǒng)一對其進(jìn)行協(xié)調(diào)管理。4、未經(jīng)許可，各平臺/職能部門不允許在辦公區(qū)域內(nèi)隨意、隨地設(shè)置各類宣傳張貼欄，如需要必須提出申請，報(bào)經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批；5、張貼物等均需經(jīng)admin職能部門審核方可在指定位置張貼；（注：張貼期限：一般類：保留3-5天，重要類：保留7-10天）。6、張貼物：①定點(diǎn)張貼（公示欄）；②規(guī)定A3或A4紙張；③下方需署名及注明印發(fā)時(shí)間；④到期由貼出人負(fù)責(zé)收回。注：宣傳、宣導(dǎo)及公告等張貼物品必須在規(guī)定的公示欄內(nèi)張貼，公示欄以外的其它任何地方/區(qū)域嚴(yán)禁隨意張貼。禁止在公司公共區(qū)域（如：過道、走廊、樓梯口、洗手間等）的玻璃門、墻壁、門柱及個(gè)人辦公桌屏風(fēng)等處張貼各種大小印刷制品。7、外部單位或個(gè)人張貼物不準(zhǔn)在公司公示欄中張貼（注：如確實(shí)需要，請申報(bào)審批通過方可）。8、各平臺/職能部門有權(quán)制止他人在公司建筑物及設(shè)施上懸掛、張貼任何未經(jīng)審批的宣傳品的行為。9、張貼公示欄審批流程（見附表一）：附表（一）：張貼申請單申請部門/個(gè)人（申請部門）負(fù)責(zé)人審批：（意見）年月日部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話聯(lián)系人聯(lián)系電話張貼地點(diǎn)張貼內(nèi)容（標(biāo)題）張貼物保留時(shí)間年月日至年月日活動(dòng)后處理方式Admin負(fù)責(zé)人審批審批意見年月日

第六章報(bào)刊、樣書及圖書管理1、Admin組織各部門訂購開展業(yè)務(wù)所需的專用書籍、報(bào)刊、資料。各部門需按時(shí)將所需書籍及刊物的名稱、數(shù)量、產(chǎn)品及價(jià)格信息申報(bào)給Admin，由Admin統(tǒng)一核定后，負(fù)責(zé)訂購。2、報(bào)刊、雜志作為時(shí)效性強(qiáng)的資料，由人事行政部統(tǒng)一訂購后，定期更新，放置在公司大廳前臺處，供員工業(yè)余借閱。3、對于各類書籍，各部門可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，向部門主管進(jìn)行申請、批準(zhǔn)后，進(jìn)行購買，由Admin統(tǒng)一登記和保管。第七章辦公用品1、辦公用品申購①各部門根據(jù)本部門辦公用品使用情況，每月29日前提報(bào)下月辦公用品申購計(jì)劃，填寫辦公用品申請表（見附表），由部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)Admin（辦公用品按IDL人員38元/人/月最高標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算）。②Admin定期核查各部門辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃及情況，以及辦公用品領(lǐng)用臺賬和庫存（領(lǐng)用需登記至個(gè)人）。③采購單價(jià)＞2000元以上辦公用品及辦公設(shè)備時(shí)，須填寫辦公低值申請單（見附表）并交由相關(guān)主管批復(fù)后，交至Admin處（注：辦公低值采購需在全年本部門辦公低值預(yù)算管控內(nèi)，方可申請，其它特殊原因除總經(jīng)理特批外）。2、辦公用品領(lǐng)用1）耐用辦公用品的領(lǐng)用：①耐用辦公用品包括：計(jì)算器、訂書機(jī)、文件欄、文件夾、筆筒、剪刀、直尺。(計(jì)算器在領(lǐng)用時(shí)需寫明領(lǐng)用原因，核準(zhǔn)后領(lǐng)用)。②耐用辦公用品已于員工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊（或）需更換的必須以壞（舊）換新。③所有耐用辦公用品在離職都需歸還，如有遺失需原價(jià)賠償。2）易耗辦公用品的領(lǐng)用：①易耗辦公用品分為兩部分：部門所需用品和個(gè)人所需用品。②部門所需用品包括：打印紙、白板筆、標(biāo)簽打印紙。③個(gè)人所需用品包括：簽字筆（芯）、鉛筆、筆記本、雙面膠、膠水、釘書針、回形針、橡皮擦、標(biāo)簽紙、長尾夾。④每月22日前，由各部門將次月《易耗辦公用品需求計(jì)劃表》填好（易耗辦公用品不得超過每月10元/人），經(jīng)申請部門初核，Admin審核批準(zhǔn)后統(tǒng)一采購。⑤發(fā)放時(shí)間：每月1-2號（如遇假期，順延）。其余時(shí)間一般不予辦理辦公用品的領(lǐng)用手續(xù)。⑥領(lǐng)用方法：由各部門專員按發(fā)放日期統(tǒng)一到辦公用品倉申領(lǐng)，填寫《辦公用品領(lǐng)用單》，簽字后交倉管員按《易耗辦公用品需求計(jì)劃表》發(fā)放，若部門領(lǐng)用超出需求計(jì)劃的，須經(jīng)Admin批準(zhǔn)后方可發(fā)放。⑦部分辦公用品（白板筆、電池）實(shí)行以舊換新原則。附件（一）：耐用辦公用品領(lǐng)用表附件（二）：易耗辦公用品清單附件（三）：易耗辦公用品需求計(jì)劃表附件（四）：辦公用品領(lǐng)用單附件（一）：耐用辦公用品領(lǐng)用表序號商品編號品名數(shù)量單位單價(jià)總價(jià)申請理由（勾選）備注說明1新員工入職以壞換新2新員工入職以壞換新3新員工入職以壞換新4新員工入職以壞換新5新員工入職以壞換新6新員工入職以壞換新7新員工入職以壞換新合計(jì)金額：申請部門主管審核：工號：申請部門：總務(wù)核準(zhǔn)：附件（二）：分類商品編號序號品名單位單價(jià)領(lǐng)用頻率耐用辦公用品8017-54901易利發(fā)計(jì)算器EL-837臺13一次性領(lǐng)用需說明工作屬性是否需要使用計(jì)算器8022-64532得力訂書機(jī)(混色)022110#12頁個(gè)7一次性領(lǐng)用、以壞換新原則8016-07833釗盛資料架(黑)A4四格ZS-新814A個(gè)20.4一次性領(lǐng)用、以壞換新原則8019-57304得力PP文件夾5301單強(qiáng)力夾+插袋(黑)個(gè)5.9一次性領(lǐng)用、以壞換新原則8021-49805創(chuàng)奇藝圓形絲網(wǎng)筆筒(黑)圓CQY-802個(gè)4一次性領(lǐng)用、以壞換新原則8014-47976得力剪刀(混色)603把4.4一次性領(lǐng)用、以壞換新原則8019-87667得力直尺20cm6220把1.1一次性領(lǐng)用、以壞換新原則辦公耗材7000-67991易優(yōu)百標(biāo)準(zhǔn)型復(fù)印紙量販A480g5包/箱箱1008023-18762傳美2000復(fù)印紙(白)A380g500張/包包488008-38413兄弟標(biāo)簽色帶透明底/黑字9mmTZe-121個(gè)75以舊換新原則8007-42254兄弟標(biāo)簽色帶白底/黑字18mmTZe-241個(gè)104以舊換新原則8021-82695南孚堿性電池9V6LR61個(gè)12.1以舊換新原則8019-28926南孚5號堿性電池(精裝)LR6/1.5V5號個(gè)4.6以舊換新原則8019-29037南孚7號堿性電池(精裝)LR03/1.5V7號個(gè)4.6以舊換新原則8007-42478兄弟標(biāo)簽色帶白底/黑字24mmTZe-251個(gè)130以舊換新原則8016-02029易優(yōu)百標(biāo)準(zhǔn)型復(fù)印紙500張/包A480g包20.8財(cái)務(wù)用品7009-71291立信無碳復(fù)寫收款收據(jù)60K(25套3聯(lián))10本/包GS113-60-3包29.98022-65192得力橡膠圈50g3214筒4.98004-00003上海牌復(fù)寫紙(藍(lán)色)48K雙面100頁2839盒3.68001-94804歐帆日期印300盒6.28018-15515得力印臺9864方形135*85mm(紅)個(gè)9.98021-35066得力印泥油(紅)9874個(gè)4.38018-15627得力印臺(藍(lán))135*85mm9864方形個(gè)9.9易耗辦公用品8000-87301斑馬中嘴白板筆(黑色)YYR1-BK支6.7以舊換新原則8000-87522斑馬中嘴白板筆(紅色)YYR1-R支6.7以舊換新原則8000-87413斑馬中嘴白板筆(藍(lán)色)YYR1-BL支6.7以舊換新原則8018-22004晨光中性筆(黑)0.5mmAGPK3704支1.9以舊換新原則8019-79855晨光筆芯(黑)0.5mm/中性MG-6102支0.78013-57656渡邊螺旋裝訂筆記本(混色)B5100頁S6007本8.98017-24107齊心5#黑色長尾夾(黑)19mmB3629筒7.68016-06738得力回形針29mm100枚0018盒1.98005-82209晶華雙面膠(白色)2卷/包10mm×10Y包1.48019-513610得力訂書釘24/60012盒1.48019-488311益而高液體膠水50mlEG-005瓶1.68000-2642123M報(bào)事貼(黃色)3×3100頁/本654本4.88016-660213商務(wù)貼指示標(biāo)簽(5色)43*12mmF-OA455N包2.88020-242914國產(chǎn)PP封箱膠帶48mm*30Y卷2.3附件（三）：易耗辦公用品需求計(jì)劃表申請部門：申請人：日期：序號采購項(xiàng)目商品編號用途數(shù)量單位單價(jià)總價(jià)備注本月部門人數(shù)：總金額：申請工作流主管審核：總務(wù)核準(zhǔn)：第八章印刷品管理1、印刷品申請:①各部門根據(jù)各自的業(yè)務(wù)需要及活動(dòng)安排,需提前一周告知Admin需要印刷品的種類及數(shù)量（如更新版本及格式需提前提供給Admin），Admin根據(jù)需求進(jìn)行調(diào)配或印刷。②Admin每半年對各部門印刷品庫存及需求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并根據(jù)各部門實(shí)際庫存及需求進(jìn)行調(diào)配或印刷。2、印刷品管理:印刷品由各部門助理按照之前申請需求進(jìn)行領(lǐng)取分發(fā)并做記錄備案。印品分發(fā)后由各部門自行管理。第九章快遞管理1、凡公司工作需要郵寄、快遞信函需在公司指定的機(jī)構(gòu)進(jìn)行，并由主管負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，每月25日前各項(xiàng)相關(guān)費(fèi)用單據(jù)統(tǒng)一匯交到Admin統(tǒng)計(jì)并支付相關(guān)費(fèi)用。2、各部門需合理使用快遞，并且應(yīng)寫明送往的（客戶）單位、姓名、聯(lián)系方式等。3、各部門提交快遞物品的時(shí)間、地點(diǎn)(待定)：時(shí)間：09:00Am-10:00Am;14:00Pm-16:00Pm地點(diǎn)：前臺處（研發(fā)棟訪客大廳）由Admin統(tǒng)一安排快遞物品的遞送及周轉(zhuǎn)（如快遞到達(dá)以郵件形式告知）。4、Admin根據(jù)每月統(tǒng)一匯總各部門的快遞費(fèi)，合理對其進(jìn)行控制并盡量降低快遞費(fèi)的支出。5、公司業(yè)務(wù)以外的個(gè)人快遞，費(fèi)用由其個(gè)人承擔(dān)。第十章公司公章管理1、目的：規(guī)范和加強(qiáng)公章的使用和管理，明確操作流程和審批程序，保證公章使用的嚴(yán)肅性，特制定本規(guī)定。2、適用范圍：根據(jù)公司業(yè)務(wù)開展需要，在合同、介紹信、報(bào)表、委托書、申請書、承諾函、證明等相關(guān)書面材料上加蓋上海XXXX有限公司公章和上海XXXX有限公司合同章(以下簡稱“公章”)的行為。3、管理職責(zé)：綜合辦公室負(fù)責(zé)公章的日常使用管理和保管。4、用印原則凡能使用業(yè)務(wù)專用章的，不用公章。4.2凡能使用部門印章的，不用公章。4.3不得在空白介紹信及空白紙頁上蓋公章。4.4不符合本管理程序的，一律不予蓋印。5、工作程序5.1申請凡需使用公章，經(jīng)辦人應(yīng)詳細(xì)填寫《使用公司公章申請單》（見附件一）。寫明蓋印工作流、經(jīng)辦人、用印數(shù)量和發(fā)往單位等情況；并對蓋印材料內(nèi)容進(jìn)行摘要，寫明合同、報(bào)表、情況說明或證明等材料的具體名稱，委托、承諾、證明的具體事項(xiàng)，以及相關(guān)的金額、貨品名稱等。申請用印的單份材料（如為二頁以上）必須裝訂好?！妒褂霉竟律暾垎巍诽顚懙膬?nèi)容一般不得涂改。審批經(jīng)辦人將《使用公司公章申請單》交所屬工作流負(fù)責(zé)人審核、簽字、批準(zhǔn)。根據(jù)個(gè)別業(yè)務(wù)需要，各工作流可以授權(quán)指定人員簽署批準(zhǔn)《使用公司公章申請單》。授權(quán)文書授權(quán)必須以書面形式注明授權(quán)的內(nèi)容、范圍、使用頻次、授權(quán)有效期等，如授權(quán)項(xiàng)目為空白表格的必須注明，并附相關(guān)材料的清單和范例。授權(quán)文書必須經(jīng)工作流負(fù)責(zé)人同意、公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。被授權(quán)工作流應(yīng)將授權(quán)文件及其附件交綜合辦公室備案，以便蓋印前核查。登記申請人持審批好的《使用公司公章申請單》和需加蓋公章的書面材料，至綜合辦公室辦理用印登記手續(xù)，詳細(xì)填寫《使用公章登記簿》（見附件二），寫明日期、經(jīng)辦人、蓋印內(nèi)容摘要、用印數(shù)、用印批準(zhǔn)人以及發(fā)往單位等信息。核對蓋印人參照《使用公司公章申請單》，核對相關(guān)書面材料是否及申請用印內(nèi)容保持一致，核查審批、登記手續(xù)是否完備。蓋印經(jīng)辦人逐項(xiàng)指明用印位置。蓋印人在相關(guān)書面材料上加蓋公章，注意保持印位端正，印記清晰