企業(yè)職工檔案管理制度

企業(yè)職工檔案管理制度1.前言為規(guī)范企業(yè)職工檔案管理工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性和保密性，提高企業(yè)生產(chǎn)管理效率和員工工作樂(lè)觀性，訂立本《企業(yè)職工檔案管理制度》。2.目的和適用范圍本制度的目的是為了確保職工檔案的合法、規(guī)范、系統(tǒng)化管理，保障企業(yè)員工的權(quán)益和企業(yè)的正常運(yùn)作。本制度適用于我公司全部在職和離職員工的檔案管理工作。3.檔案建立與管理責(zé)任3.1檔案建立責(zé)任3.1.1人力資源部門負(fù)責(zé)職工檔案的建立和管理。3.1.2新入職員工的檔案應(yīng)在入職后的一個(gè)工作日內(nèi)建立，包含員工基本信息、入職申請(qǐng)、合同、身份證、政治面貌等相關(guān)料子，并依照要求進(jìn)行歸檔。3.2檔案管理責(zé)任3.2.1人力資源部門負(fù)責(zé)職工檔案的日常管理和維護(hù)工作，包含檔案的整理、歸檔、移交等。3.2.2人力資源部門應(yīng)定期開(kāi)展職工檔案的審查工作，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.2.3不得擅自更改、竄改或銷毀職工檔案，如有必需，必需經(jīng)過(guò)合法程序，并留備相關(guān)的紀(jì)錄。3.3檔案保密責(zé)任3.3.1職工檔案的保密工作是人力資源部門的責(zé)任，必需妥當(dāng)保管職工檔案，確保檔案資料不被泄露給無(wú)關(guān)人員。3.3.2人力資源部門對(duì)執(zhí)勤人員進(jìn)行保密教育，確保其不泄漏職工檔案的任何信息。3.3.3嚴(yán)禁非授權(quán)人員查閱、復(fù)制、傳閱職工檔案，對(duì)違反保密規(guī)定的行為，將依法追究責(zé)任。4.職工檔案的保管與歸檔4.1職工檔案的保管4.1.1職工檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式保管。4.1.2紙質(zhì)檔案：?jiǎn)T工的紙質(zhì)檔案應(yīng)妥當(dāng)保管，避開(kāi)受潮、火災(zāi)、蟲害等損壞，存放在專人管理的柜子中，并依照年份和部門進(jìn)行分類，保證檔案的易查性。4.1.3電子檔案：對(duì)員工的電子檔案進(jìn)行備份，并使用密碼保護(hù)，確保檔案的安全性和機(jī)密性。4.2職工檔案的歸檔4.2.1在員工離職后的一個(gè)工作日內(nèi)，由人力資源部門負(fù)責(zé)將其檔案進(jìn)行整理和歸檔。4.2.2歸檔前，人力資源部門應(yīng)核對(duì)離職員工相關(guān)料子的完整性，并進(jìn)行檔案編號(hào)和登記。4.2.3歸檔后的檔案應(yīng)依照肯定的存放期限進(jìn)行保管，并在存放期滿后及時(shí)進(jìn)行銷毀或移交給相關(guān)部門。5.檔案查詢和調(diào)閱5.1檔案查詢5.1.1相關(guān)部門和人事部門有權(quán)查詢員工的檔案信息，但應(yīng)以合法、正當(dāng)?shù)哪康臑榍疤帷?.1.2檔案查詢需填寫查詢申請(qǐng)表，由有權(quán)部門審批后方可進(jìn)行查詢。5.2檔案調(diào)閱5.2.1職工個(gè)人有權(quán)申請(qǐng)查閱本身的檔案信息，但應(yīng)通過(guò)正式的申請(qǐng)流程，并在辦理期限內(nèi)予以回復(fù)。5.2.2檔案調(diào)閱需填寫調(diào)閱申請(qǐng)表，由人力資源部門核準(zhǔn)后方可進(jìn)行調(diào)閱。5.2.3如他人需要調(diào)閱檔案，需供應(yīng)正當(dāng)?shù)氖掠?，并?jīng)過(guò)職工本人同意和人力資源部門審批后，方可進(jìn)行調(diào)閱。6.檔案遷移與銷毀6.1檔案遷移6.1.1當(dāng)員工調(diào)動(dòng)或調(diào)職時(shí)，其檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行遷移，由人力資源部門負(fù)責(zé)辦理。6.1.2檔案遷移前，應(yīng)進(jìn)行檔案清點(diǎn)和檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。6.2檔案銷毀6.2.1檔案實(shí)現(xiàn)保管期滿后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。6.2.2檔案銷毀必需經(jīng)過(guò)人力資源部門的審批，并做好銷毀記錄，確保檔案銷毀的合法性和證據(jù)性。7.風(fēng)險(xiǎn)防控措施7.1檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防范和掌控應(yīng)成為常態(tài)化的工作，由人力資源部門負(fù)責(zé)。7.2人力資源部門應(yīng)建立健全的檔案管理制度和流程，并定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。7.3對(duì)于可能導(dǎo)致檔案丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)的情況，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的挽救措施，并做好應(yīng)急預(yù)案。8.違紀(jì)處理對(duì)于違反本制度的行為，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，包含但不限于警告、記過(guò)、記大過(guò)、解除勞動(dòng)合同等懲罰措施。9.附則9.1本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，具體解釋權(quán)歸人力資源部門全部。9.2本制度未盡事宜，依照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。以