酒店總臺信息管理制度

第一節(jié)客情預(yù)測表的傳遞客情預(yù)測表是反映未來一段時間內(nèi)預(yù)訂客人的基本信息的表格。按照時間劃分，客情預(yù)測及其傳遞一般要經(jīng)過三個階段。一、近期預(yù)測一般是指半月或一月以上的預(yù)測。通常只統(tǒng)計訂房客人數(shù)量、每天所需房間、重要客人或會議等。二、每周預(yù)測預(yù)訂處提前一周將客人人數(shù)、日期、所需房間、團(tuán)體或重要客人等統(tǒng)計出來，做成每周預(yù)測，一式多份，分送酒店總經(jīng)理及客房、餐飲、財務(wù)等部門，請他們做好準(zhǔn)備。三、翌日抵達(dá)客人預(yù)測翌日抵店客人預(yù)測表比近期預(yù)測和每周預(yù)測內(nèi)容更詳細(xì)，包括客人姓名、房號及等級、房租、優(yōu)惠條件等，提前一天通知各部門，客房部可以提前安排好人員，及時騰出和清理良好房間，總服務(wù)臺接待處可以準(zhǔn)確分房，前廳部服務(wù)人員可以對客人以姓氏相稱，以提高服務(wù)質(zhì)量。第二節(jié)有關(guān)報表的制作一、表格設(shè)計的原則二、前廳常用表格（一）客房收入報告（RoomsRevenueReport）客房收入報告是詳細(xì)反映酒店每間客房收入情況的報告。（二）當(dāng)日取消訂房表（CancellationList）該表一式三份，分送前臺經(jīng)理、前臺接待處和預(yù)訂處，預(yù)訂員要據(jù)此修訂預(yù)訂控制記錄。（三）未到客人報表（No-showList）（四）預(yù)訂更改表（AmendmentList）（五）提前退房表（UnexpectedDeparture）（六）延期退房表（ExtensionList）（七）入住房數(shù)出（Differences）（八）房租折扣及免費(fèi)表（Discount&complimentaryList）（九）次日客人退房表（ExpectedDepartureList）（十）今日住店VIP報告（Today’sVIPStay–overReport）（十一）次日VIP離店報告（ExpectedVIPDepartureReport）第三節(jié)前廳與其他部門的信息溝通一、前廳部與有關(guān)部門之間的信息溝通（一）前廳部與總經(jīng)理室（二）前廳部與客房部（三）前廳部與銷售部（四）前廳部與財務(wù)部（五）前廳部與餐飲部（六）前廳部與其他部門二、信息溝通的主要障礙及糾正方法（一）阻礙信息溝通的障礙在酒店，阻礙信息溝通的障礙主要有以下幾個：（1）個人主義嚴(yán)重，互相拆臺。（2）彼此缺乏尊重與體諒。（3）本位主義，缺少團(tuán)隊意識和集體主義精神。（4）感情、意氣用事。（二）克服及糾正的方法（1）抓緊對管理人員及服務(wù)人員進(jìn)行有效的在職培訓(xùn)，使之充分了解“團(tuán)結(jié)協(xié)作”的重要性，掌握進(jìn)行有效溝通的方式方法；還應(yīng)使員工在不斷精通本職工作的同時，加緊對酒店整體經(jīng)營管理知識和部門工作內(nèi)容的了解。（2）在日常工作中，注意檢查部門與內(nèi)部之間信息溝通的執(zhí)行反饋情況，不能斷總結(jié)、完善各個環(huán)節(jié)，對于溝通良好的部門和個人及時予以表揚(yáng)，反之，則予以批評。（3）組織集體活動，增進(jìn)員工之間的相互了解，消除隔加強(qiáng)團(tuán)結(jié)。第四節(jié)客史檔案的建立一、建立客史檔案的意義建立客史檔案是酒店了解客人，掌握客人的需求特點，從而為客人提供針性服務(wù)的重要途徑。對于那些力圖搞好市場營銷，努力使工作卓有成效，并千方百計使自己的一切活動都針對每個客人個性的酒店經(jīng)理和工作人員來說，客史檔案是一個珍貴的工具。建立客史檔案對提同高酒店服務(wù)質(zhì)量，改善酒店經(jīng)營管理水平具有重要意義。（一）有利于客人提供“個性化”服務(wù)（PersonalizedService），增加人情味（二）有利于搞好市場營銷，爭取回頭客（三）有助于提高酒店經(jīng)營決策的科學(xué)性二、客史檔案的內(nèi)容（一）常規(guī)檔案包括客人姓名、性別、年齡、出生日期、婚姻狀況以及通讀地址、電話號碼、公司名稱、頭銜等，收集這些資料有助于了解目標(biāo)市場的基本情況，了解“誰是我們的客人”。（二）預(yù)訂檔案包括客人的訂房方式、介紹人，訂房的季節(jié)、月份和日期以及訂房的類型等，掌握這些資料有助于酒店選擇銷售渠道，做好促銷工作。（三）消費(fèi)檔案包括包價類別、客人租用的房間、支付的房價、餐費(fèi)以及在商品、娛樂等其他項目上的消費(fèi)；客人的信用、賬號；喜歡何種房間和酒店的哪些設(shè)施等，從而了解客人的消費(fèi)水平、支付能力以及消費(fèi)傾向、信用情況等。（四）習(xí)俗、愛好檔案這是客史檔案中最重要的內(nèi)容，包括客人旅行的目的、愛好、生活習(xí)慣；宗教信仰和禁忌；住店期間要求的額外服務(wù)。了解這些資料有助于為客人提供有針對性的“個性化”服務(wù)。（五）反饋意見檔案包括客人在住店期間的意見、建議；表揚(yáng)和贊譽(yù)；投訴及處理結(jié)果等。三、客史檔案的建立客史檔案的建立必須得到酒店管理人員的重要支持，并將其納入有關(guān)