法院會(huì)議召集管理制度

法院會(huì)議召集管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為加強(qiáng)法院會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國(guó)人民法院組織法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于本院召開的各種會(huì)議，包括審判委員會(huì)會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議、庭務(wù)會(huì)議等。

三、基本原則

1.議事公開原則：會(huì)議應(yīng)遵循公開、透明的原則，確保會(huì)議內(nèi)容的公開性，保障干警的知情權(quán)和參與權(quán)。

2.議事民主原則：會(huì)議應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛聽取與會(huì)人員的意見和建議，集中集體智慧，提高決策水平。

3.議事高效原則：會(huì)議應(yīng)注重效率，會(huì)前充分準(zhǔn)備，會(huì)中精簡(jiǎn)議程，會(huì)后及時(shí)落實(shí)。

4.議事規(guī)范原則：會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

四、會(huì)議召集

1.院長(zhǎng)或院長(zhǎng)指派的副院長(zhǎng)負(fù)責(zé)召集會(huì)議。

2.各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要，可向院長(zhǎng)或副院長(zhǎng)提出召開會(huì)議的建議。

3.會(huì)議召集人應(yīng)明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)等。

五、參會(huì)人員

1.會(huì)議參會(huì)人員由會(huì)議召集人根據(jù)會(huì)議主題和議程確定。

2.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，不得無(wú)故缺席、遲到或早退。

3.因特殊情況不能參加會(huì)議的，應(yīng)提前向會(huì)議召集人請(qǐng)假，并說(shuō)明原因。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)秩序，關(guān)閉通訊工具或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)。

2.參會(huì)人員應(yīng)集中精力參加會(huì)議，不得隨意離場(chǎng)或辦理私事。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

4.會(huì)議討論時(shí)，應(yīng)尊重他人意見，文明發(fā)言，不得進(jìn)行人身攻擊。

七、其他

1.本制度未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

2.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。

3.本制度的解釋權(quán)歸本院。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議主題確定：根據(jù)法院工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰。

2.議程安排：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題制定會(huì)議議程，包括會(huì)議討論的重點(diǎn)、發(fā)言順序等，并將議程提前通知參會(huì)人員。

3.會(huì)議材料準(zhǔn)備：會(huì)議召集人負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括會(huì)議議題的相關(guān)文件、數(shù)據(jù)、圖表等，確保會(huì)議材料準(zhǔn)確、完整。

4.會(huì)議通知：會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議召開前至少3天向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，通知內(nèi)容包括會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員進(jìn)行簽到，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人由會(huì)議召集人擔(dān)任，負(fù)責(zé)組織會(huì)議討論，維持會(huì)議秩序。

3.會(huì)議議程執(zhí)行：會(huì)議按照既定議程進(jìn)行，主持人應(yīng)確保每個(gè)議題充分討論，并做好時(shí)間控制。

4.發(fā)言與討論：會(huì)議參會(huì)人員在討論時(shí)，應(yīng)圍繞會(huì)議主題和議題進(jìn)行發(fā)言，做到言之有物、簡(jiǎn)明扼要。

三、會(huì)議決策

1.意見征詢：會(huì)議主持人應(yīng)充分征詢參會(huì)人員的意見和建議，確保決策的民主性和科學(xué)性。

2.表決：對(duì)于需要表決的議題，會(huì)議主持人應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行表決，表決方式可根據(jù)實(shí)際情況采取口頭表決、舉手表決或無(wú)記名投票等。

3.決策記錄：會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并由會(huì)議主持人簽字確認(rèn)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，梳理會(huì)議成果。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、全面地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、討論情況、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議紀(jì)要分發(fā)：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成，由會(huì)議召集人審核后分發(fā)給參會(huì)人員，以便落實(shí)會(huì)議決策。

五、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容如有異議，應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后2個(gè)工作日內(nèi)向會(huì)議召集人提出。

2.會(huì)議召集人應(yīng)對(duì)參會(huì)人員的反饋意見進(jìn)行核實(shí)，并根據(jù)實(shí)際情況予以處理。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后，由會(huì)議召集人簽發(fā)，作為會(huì)議決策執(zhí)行的依據(jù)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)由會(huì)議召集人進(jìn)行審查，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

2.審查通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)由會(huì)議召集人簽字確認(rèn)，并注明發(fā)布日期。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過(guò)正式渠道發(fā)布，確保參會(huì)人員及其他相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取。

二、任務(wù)分解與責(zé)任分配

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，將任務(wù)分解為具體的執(zhí)行項(xiàng)，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人。

2.責(zé)任人應(yīng)明確任務(wù)的目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限，確保任務(wù)的順利執(zhí)行。

3.對(duì)于涉及多個(gè)部門或人員的任務(wù)，應(yīng)明確協(xié)作關(guān)系和溝通機(jī)制。

三、執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控

1.責(zé)任人應(yīng)定期報(bào)告任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，會(huì)議召集人負(fù)責(zé)監(jiān)督整體執(zhí)行情況。

2.建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行進(jìn)度跟蹤表，詳細(xì)記錄每項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行狀態(tài)、遇到的問(wèn)題和解決方案。

3.對(duì)于執(zhí)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)資源，協(xié)助責(zé)任人解決。

四、執(zhí)行結(jié)果評(píng)估

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交任務(wù)完成報(bào)告，包括實(shí)際執(zhí)行情況、成果展示和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

2.會(huì)議召集人應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，確保決策目標(biāo)的達(dá)成。

3.對(duì)于未按預(yù)期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在后續(xù)工作中予以落實(shí)。

五、反饋與改進(jìn)

1.根據(jù)執(zhí)行結(jié)果評(píng)估，收集各方反饋意見，總結(jié)會(huì)議決策執(zhí)行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

2.將反饋意見和改進(jìn)措施納入下次會(huì)議的議程，以便在后續(xù)工作中不斷優(yōu)化會(huì)議管理流程。

3.建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，定期回顧會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，不斷提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和效率。

六、歸檔與查閱

1.完成的會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)執(zhí)行材料應(yīng)進(jìn)行歸檔，以便日后查閱。

2.歸檔材料應(yīng)按照本院檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)和保存。

3.會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)材料應(yīng)提供查閱服務(wù)，確保干警能夠及時(shí)了解會(huì)議決策內(nèi)容和執(zhí)行情況。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用實(shí)行預(yù)訂制度，各部門需提前向會(huì)議室管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

3.會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)的先后順序和會(huì)議性質(zhì)安排會(huì)議室，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、話筒、白板等。

2.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)會(huì)議設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.根據(jù)會(huì)議需求，會(huì)議室可提供必要的會(huì)議用品，如筆記本、簽字筆等。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)公物，遵守設(shè)備操作規(guī)程，不得擅自拆卸或損壞設(shè)備。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，將設(shè)備歸位，關(guān)閉電源，確保會(huì)議室整潔。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、安全通道等符合安全規(guī)定。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在會(huì)議室存放易燃易爆物品。

3.如遇緊急情況，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保參會(huì)人員的安全。

五、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)制定會(huì)議室開放時(shí)間表，并在本院內(nèi)公示。

2.在保證本院工作需要的前提下，會(huì)議室可適當(dāng)對(duì)外開放，為外部單位提供會(huì)議服務(wù)。

3.開放時(shí)間應(yīng)根據(jù)本院工作安排進(jìn)行調(diào)整，確保會(huì)議室資源得到合理利用。

六、會(huì)議室預(yù)約管理與協(xié)調(diào)

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)建立預(yù)約管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄會(huì)議室使用情況。

2.遇到會(huì)議室使用沖突時(shí)，會(huì)議室管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，合理調(diào)整會(huì)議時(shí)間或會(huì)議室安排。

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