《公路工程建設項目電子文件與電子檔案管理規(guī)范》征求意見稿編制說明

DB61SpecificationforThemanagementofelectronicfilesandelectronihigwayconstructionproje（編制說明）2024-XX-XX發(fā)布陜西省市場監(jiān)督管理局發(fā)布1DB61/XXXXX—XXXX公路工程建設項目電子文件與電子檔案管理規(guī)范編制說明根據(jù)公路工程檔案工作的發(fā)展需求，及信息化建設的需要，發(fā)展電子檔案的工作勢在必行，陜西省公路行業(yè)檔案也將順從市場發(fā)展，努力使陜西省公路檔案實現(xiàn)檔案工作電子化。經(jīng)陜西省交通運輸廳批準，依據(jù)陜市監(jiān)函[2022]380號《陜西省市場監(jiān)督管理局關于下達2022年地方標準計劃的通知》，項目編號：SDBXM094-2022，本部分標準由陜西省公路學會牽頭組織起草。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的公路工程項目檔案資料在建設中大體量檔案造成的人力及資源消耗，在工程行業(yè)屬于勞動密集型產(chǎn)業(yè)，需要多個部門協(xié)同合作，各部門之間業(yè)務交流頻繁，產(chǎn)生大量紙質版文件，該部分文件在行政審批、工程驗收、經(jīng)費撥付和項目審計等方面作為憑證，是工程建設中必不可少的資料。但與之相伴的是紙質文件簽批時需要辦公人員四處奔波，大大降低了流程辦理效率，也增加了建設成本。本規(guī)范將致力于減少工程建設過程中檔案管理工作量，提高流程簽批效率，降低文件異地簽批時產(chǎn)生的交通費用，節(jié)約人力資源及財力資源消耗。公路工程項目建設周期長，跨度廣，以黃陵至延安高速公路擴能工程為例，整個建設周期中檔案高達6.5萬余卷，該過程中產(chǎn)生的紙質檔案存儲需要大量的空間，在保管過程中檔案丟失現(xiàn)象也時有發(fā)生，導致審計過程中檔案翻閱工作量大，甚至部分有效憑證無法找到。針對上述問題，本規(guī)范提出的電子檔案管理系統(tǒng)可大大節(jié)約檔案存儲所需的物理空間，徹底杜絕檔案丟失現(xiàn)象，并保證檔案查閱和審計工作的高效性。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息化技術的不斷發(fā)展，通信移動技術、大數(shù)據(jù)與云計算在工程施工階段的應用，使施工過程數(shù)字化與信息化管理成為可能，從而為傳統(tǒng)粗放型施工轉向精細化施工管理指明了方向。為進一步提升建筑業(yè)信息化水平，國務院以及住建部相繼印發(fā)《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》、《國務院辦公廳關于促進建筑業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的意見》等多個文件通知，對相關工作做了具體部署，積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”，推進工程建設行業(yè)的轉型升級。電子檔案管理是智能交通建設中重要的一環(huán)，也是對我省智能交通號召的積極響應。電子文件歸檔與電子檔案管理，不但節(jié)約了人員、耗材和空間成本，而且有利于保管和查閱，可實現(xiàn)審計單位查閱資料時無紙化辦公，也避免了檔案資料在保管、組卷、歸檔、查閱過程中人為失誤造成2DB61/XXXXX—XXXX的檔案丟失現(xiàn)象。采用檔案管理系統(tǒng)對檔案資料進行統(tǒng)一存儲，統(tǒng)一管理，對結構化、非結構化和半結構化數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一審查，提升電子文件的標準性和完善性，可大大提高辦公效率，提升檔案自身價值。電子檔案管理系統(tǒng)的應用，可大大節(jié)約工程檔案管理資金，具有顯著的經(jīng)濟效益。十四五發(fā)展規(guī)劃中制定了《國家綜合立體交通網(wǎng)規(guī)劃綱要》，明確提出了統(tǒng)籌協(xié)調，綠色發(fā)展的理念。本規(guī)范的順利實施，將加快我省高速公路建設項目電子檔案管理智能化步伐，與當前公路建設全周期其他方向信息化相協(xié)調匹配，率先在行業(yè)內形成公路工程電子檔案管理系統(tǒng)標準化方案，順應省交通運輸廳“智慧交通”的科技發(fā)展主題，引領行業(yè)向更深度的智能化方向發(fā)展。此外，大大減少的紙質版材料節(jié)約了森林資源，也是對習近平總書記和黨中央提出的綠色發(fā)展理念的多方位貫徹。根據(jù)本規(guī)范所涉及的內容及行業(yè)技術要求，主要參與起草單位為：陜西省公路學會；陜西華駿凱萊交通科技咨詢有限公司。2022年5月由陜西省公路學會向陜西省質量技術監(jiān)督局提出申請的《公路工程建設項目電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》標準獲得陜西省市場監(jiān)督管理局批準立項。本標準下達后陜西省公路學會；陜西路橋集團有限公司；陜西華駿凱萊交通科技咨詢有限公司積極組織，成立編寫小組，明確標準編寫任務。編制組在對國內相關建設項目檔案標準、電子檔案標準及其他省地方建設檔案相關標準充分調研的基礎上，開始起草該地方標準。并于2022年5月開始起草，2023年6月完成初稿。編寫人員就標準內容反復討論、修正，并邀請相關領導和知名專家提供寶貴意見和建議。歷經(jīng)多次修改和完善，于2024年6月形成了標準征求意見稿。2024年6月開始通過網(wǎng)絡、信函等方式向同行業(yè)、省內外有關方面專家征求意見。本標準的編制重點是立足于在建項目電子檔案管理應用現(xiàn)狀，積極借鑒國內相關標準與規(guī)范，遵循“科學性、實用性、統(tǒng)一性、規(guī)范性”的原則，制定《公路工程建設項目電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，本標準嚴格按照本文件按照GB/T1.1-2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定進行編寫和表述。本地方標準包含以下主要內容：1范圍；2規(guī)范性引用文件；3術語和定義；4基本要求；5業(yè)務系3DB61/XXXXX—XXXX統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)；6電子文件的收集與整理；7電子文件歸檔；8電子檔案的管理；9電子檔案的處置。目前該電子文件及檔案管理系統(tǒng)在馬家堡至涇陽高速公路進行了試點應用，各項操作反應良好；同時也在G210國道耀州惠塬至印臺陳爐公路中進行了應用。為滿足各單位的需求，該系統(tǒng)也在不斷地更新與優(yōu)化，盡可能的為用戶提供更方便。本標準根據(jù)陜西實際情況及課題研究成果制定，電子檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)及應用，解決了紙質檔案占用空間較大，查詢不易，保存及利用不便的問題。也為建設項目日后審計、運營養(yǎng)護提供了方便，減少了檔案工作人員的工作量，同時也提高了工作效率。本標準在制定期間，采用調研、走訪黃延、平鎮(zhèn)等項目檔案室，了解檔案資料的查找及利用以及相關檔案管理工作人員的具體工作等情況?？隙穗娮訖n案管理系統(tǒng)的開發(fā)符合建設項目信息化管理，本系統(tǒng)按照相關標準制定好的公路工程檔案分類大綱對檔案資料進行分類、歸檔、組卷、編號。實現(xiàn)了自動組卷、歸檔、系統(tǒng)保存的功能。與國內相關標準間的關系：通過對檔案管理及電子文件歸檔與電子檔案相關文獻資料標準檢索識別，國家、行業(yè)和地方層面建立了相關電子檔案標準，大多是包含內容較為寬泛涵蓋整個建筑行業(yè)，僅安徽省發(fā)布了高速公路建設項目電子源文件同步歸檔指南，就本規(guī)范與上述標準比對而言，本規(guī)范整體構架和內容布局適用與各等級公路工程建設