采購手冊資料

采購手冊

一、目的和適用范圍

此文件旨在建立物品采購流程對供應(yīng)商管理流程,確保公司所采購的物品滿足質(zhì)量要求，并

保證供應(yīng)、降低采購成本、合理優(yōu)化庫存與資金的使用。

公司除辦公室用品外的物品采購，皆以此手冊為準(zhǔn)，詳見附錄。

二、采購職責(zé)

采購人員負責(zé)歸口采購業(yè)務(wù)的管理與實施，為有需求的各個部門尋找物美價廉、高性價比的

物品，合理保持庫存量并努力減少庫存。

采購人員代表公司行使采購權(quán)利供應(yīng)商管理權(quán)。

三、采購流程與規(guī)定

(-)采購分工

依據(jù)“供應(yīng)商管理、采購執(zhí)行、部門管理和內(nèi)部監(jiān)督不為同一人”原則和肉位責(zé)任制分工如下。

1.采購經(jīng)理

(1)管理采購部門內(nèi)部分工和制度流程，確保各項采購任務(wù)順利完成；

(2)協(xié)調(diào)部門間的溝通和協(xié)作；

(3)向分管副總報告采購計劃、進度并執(zhí)行公司的決議。

2,采購專員

(1)編制采購計劃；

(2)采購訂單處理

01)對于簽署采購協(xié)議的供應(yīng)商，根據(jù)協(xié)議內(nèi)容，下單采購；

02)對于沒有簽署采購協(xié)議的供應(yīng)商,進行詢價或價格談判，通過審批后簽署合同；

03)追蹤供貨進度；

04)處理緊急采購。

(3)貨到后通知庫管入庫；

(4)處理退貨、索賠；

(5)付款管理。

3.采購助理

(1)編制、整理合同和報告；

(2)ERP系統(tǒng)錄入和校對；

(3)內(nèi)部監(jiān)督；

(4)處理一般的中英文互譯；

(5)安排、接待來訪供應(yīng)商。

(-)采購權(quán)限

1.審批權(quán)(單位：人民幣)

(1)分管副總審批月采購計劃、采購協(xié)議和緊急采購計劃；

(2)采購協(xié)議下的訂單審批

01)定義；如果公司與供應(yīng)商簽署在某一時期內(nèi)定價采購協(xié)議,即在規(guī)定時期內(nèi)采購價格和

服務(wù)不發(fā)生變化，或價格按照雙方協(xié)商的固定模式變化，此種情況下發(fā)生的采購即為協(xié)議采購。

02)審批：采購專員根據(jù)采購計劃，直接下訂單。

(3)非采購協(xié)議下的合同審批

01）定義：公司與供應(yīng)商沒有簽署采購協(xié)議,每次購買都需要進行詢價的采購即為非協(xié)議采

購。

02）審批

a）單留合同金額在2000元以下，由采購專員與供應(yīng)商簽署合同并生效；

b）單筆合同金額在2000元以上（含2000元）且50000元以下，由采購專員與供應(yīng)商

確認合同內(nèi)容，再由采購物流經(jīng)理審批合同并簽字生效；

c）單筆合同金額在50000元以上（含50000元），由采購專員與供應(yīng)商確認合同內(nèi)容，

再由采購經(jīng)理首先復(fù)核，再交由分管副總審批并簽字生效。

（4）每年初，需根據(jù)采購預(yù)算和人員分配，重新分配合同審批權(quán)。

2.保密等級

（1）范圍：供應(yīng)商信息、原材料規(guī)格和質(zhì)量要求、供應(yīng)商生產(chǎn)原材料的工具和流程、采購價

格、最小訂貨量、供貨期、采購合同、供應(yīng)商評價內(nèi)容和考核表現(xiàn)等。

（2）一級權(quán)限

01）其他部門有權(quán)得知，自己部門需求物品的以上信息，除價格；

02）采購工程師和采購專員有權(quán)得知，只與自己職責(zé)范圍相關(guān)的以上信息。

（3）二級權(quán)限

采購經(jīng)理和采購報告鏈的上級領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)得知所有采購產(chǎn)品以上所有信息。

（三）采購申請流程

（1）各部門根據(jù)需求，參考由采購物流部提供的“訂單周期和緩沖時間”，由專人在每月第三

個工作日把采購需求以表格的形式通過電子郵件傳達給采購物流部;

(2)采購物流部根據(jù)需求，在三個工作日內(nèi)編制月采購計劃和付款預(yù)算提交分管副總審批；

(3)修改采購計劃，直到分管副總審批通過；

(4)之后，將審批后的采購計劃傳遞給財務(wù)部并申請備用金；

(5)采購物流經(jīng)部把月計劃分解為各周計劃，按內(nèi)部分工，執(zhí)行采購。

(四)詢價

1.詢價原因

(1)對于沒有簽訂采購協(xié)議或采購協(xié)議已經(jīng)到期,需重新簽訂采購協(xié)議的物品,通過詢價，

尋找最有競爭力的供應(yīng)商；

(2)潛在供應(yīng)商評價時，通過詢價來衡量其價格的競爭力。

2.詢價流程

(1)在大于或等于兩家供應(yīng)商的情況下，采購專員須以競標(biāo)的形式?把完全相同的采購內(nèi)容

以電子郵件的形式告知供應(yīng)商，設(shè)置統(tǒng)一時間作為回復(fù)期限，選擇最有競爭力的供應(yīng)商。在經(jīng)過

符合合同金額的審批后,簽訂合同。采購專員須保留過程中所有郵件。

01)在競標(biāo)期間，采購專員不得與其中一家供應(yīng)商單獨接觸，更不可泄漏其他供應(yīng)商的報價

等信息；

02)若有供應(yīng)商在詢價期限過后,報出更為合理的價格和服務(wù)。采購專員在尚未簽訂合同的

情況下,須把情況告知采購物流經(jīng)理，由采購物流經(jīng)理決定是否進行二次詢價。

(2)在《認證供應(yīng)商名錄》里只有一家可選供應(yīng)商時，采購專員須與供方進行價格談判，在

經(jīng)過審批后，簽訂合同；

(3)《認證供應(yīng)商名錄》中已有供應(yīng)商不配合報價或報價過高的情況下，采購專員須及時將

情況告知采購物流部經(jīng)理。若屬實，由采購經(jīng)理甚至分管副總親自約談供應(yīng)商；

(4)在《認證供應(yīng)商名錄》中沒有可選供應(yīng)商時，采購專員須報告采購物流部經(jīng)理。由采購

物流部經(jīng)理指派采購工程師選擇新供應(yīng)商。

(五)合同要求和條款

采購合同(財務(wù)部和采購物流部各保留合同原件一份和原件掃描版一份)是買賣雙方進行交

易的法律依據(jù)和規(guī)則約定。原則上所有原材料定額采購都需簽訂合同并具備以下主要條款：

(1)商品的品種、規(guī)格和數(shù)量；

(2)商品的質(zhì)量、質(zhì)保期和包裝；

(3)商品的價格和結(jié)算方式；

(4)交貨期限、地點和發(fā)送方式；

(5)商品驗收辦法；

(6)違約責(zé)任

01)不按合同中規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品；

02)不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨；

03)逾期發(fā)送商品。

(7)合同的變更和解除條件。

此外，增加以下補充規(guī)定，使簽訂的合同更切合實際，行之有效。

(1)賣方若因不可抗力以外的原因不能按期交貨，賣方須在交貨期截止前提前至少7天通知

買方，以使買方有時間減少損失。若貨品在承諾的交貨期后到貨，7天以內(nèi)含7天，買方按合同金

額1%收取損失費用,7天以后，每增加7天，增加收取1%損失費。最多累計收取合同金額5%的

損失費。若賣方在承諾的交貨期30天后仍未交貨，買方有權(quán)選擇解除合同，賣方須交還買方的預(yù)

付款或定金等，并賠償合同金額的5%°

(2)賣方生產(chǎn)或運輸中造成的包裝破裂、產(chǎn)品損壞等所有產(chǎn)品不合格情況，須由賣方承擔(dān)更

換、維修，同時還須賠償給買方造成其他所有損失的費用。

(3)買方將產(chǎn)品售出后，若因賣方的產(chǎn)品質(zhì)量或使用年限不達標(biāo)，造成買方的產(chǎn)品在客戶端

的產(chǎn)品質(zhì)量或使用年限不達標(biāo)。賣方須賠償買方和買方客戶的相關(guān)的一切損失。

(4)買方產(chǎn)品的規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量、價格、質(zhì)量要求、供貨期、供貨合同等信息都是買方機

密信息。賣方須保守秘密。否則賣方須承擔(dān)由于賣方泄密給買方帶來的一切損失。

(5)外包裝的標(biāo)簽至少需包含名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、出廠日期、數(shù)量等信息。

(6)對于有售后服務(wù)要求的材料，須在合同注明售后服務(wù)時間和內(nèi)容。

(7)對于有質(zhì)保金要求的材料,須與供應(yīng)商談定金額并在合同中寫明。

(8)解決合同糾紛的方式：由需方所在地的仲裁機構(gòu)或法院判決。

四、供應(yīng)商選擇利管理

(一)供應(yīng)商的選擇和認證

1.供應(yīng)商選擇的原因

(1)相關(guān)部門申請采購新材料、設(shè)備、工具、物品等；

(2)原材料若只有一個供應(yīng)商，須選擇第二家；

(3)某原材料的供應(yīng)商產(chǎn)能若不足,須選擇第二家、第三家等等，直到產(chǎn)能滿足公司生產(chǎn)需

求；

(4)選擇更有競爭力的供應(yīng)商來淘汰相對落后的供應(yīng)商。

2.供應(yīng)商認證流程

(1)采購工程師通過行業(yè)網(wǎng)站、業(yè)內(nèi)人士介紹等途徑，尋找潛在供應(yīng)商；

(2)采購工程師向潛在供應(yīng)商介紹公司情況和對產(chǎn)品的需求。之后，要求潛在供應(yīng)商填寫《供

應(yīng)商信息卡》并填寫《供應(yīng)商評價表》，進行自評；

(3)采購工程師根據(jù)潛在供應(yīng)商的自評，篩選目標(biāo)供應(yīng)商；

(4)采購工程師和研發(fā)部、設(shè)計部、質(zhì)量部人員組成認證小組，實地訪問目標(biāo)供應(yīng)商；

(5)采購工程師和研發(fā)部、設(shè)計部、質(zhì)量部人員填寫《供應(yīng)商評價表》，并依此選擇最有競爭

力的供應(yīng)商。(研發(fā)部、設(shè)計部、質(zhì)量部人員對產(chǎn)品質(zhì)量有一票否決權(quán))；

(6)對于我方有試用要求的產(chǎn)品，須質(zhì)量部提供《試用報告》后，對質(zhì)量做判斷；

(7)采購物流經(jīng)理審批《供應(yīng)商評價表》，決定是否將該供應(yīng)商納入《認證供應(yīng)商名錄》。若

否,采購工程師須重新尋找和認證其他供應(yīng)商。

(二)供應(yīng)商的管理

1.供應(yīng)商分級

(1)A級別一伙伴型供應(yīng)商

如果供應(yīng)商對我方采購業(yè)務(wù)重視程度高,供應(yīng)商可替代性低，而且供應(yīng)的原材料是我方重要

的零部件，則該供應(yīng)商定級為Ao

(2)B級別-優(yōu)先型供應(yīng)商

如果供應(yīng)商對我方采購業(yè)務(wù)重視成度高，但供應(yīng)商可替代性較高，巨供應(yīng)的原材料或物品是

我方一般零部件或與生產(chǎn)不相關(guān)的物品，則該供應(yīng)商定級為Bo

(3)C級別一商業(yè)型供應(yīng)商

如果供應(yīng)商對我方采購業(yè)務(wù)重視程度一般，且供應(yīng)商可替代性較高，且供應(yīng)的原材料或物品

是我方一般零部件或與生產(chǎn)不相關(guān)的物品，則該供應(yīng)商定級為C。

(4)D級別一淘汰型供應(yīng)商

如果供應(yīng)商對我方采購業(yè)務(wù)重視程度低，且供應(yīng)商可替代性較高，且供應(yīng)的原材料或物品是

我方一般零部件或與生產(chǎn)不相關(guān)的物品，則該供應(yīng)商定級為Do

2.供應(yīng)商考核流程和優(yōu)勝劣汰規(guī)則

(1)每年，由采購工程師收集供應(yīng)商的表現(xiàn)狀況，填寫《供應(yīng)商考核表》；

(2)采購經(jīng)理須復(fù)核《供應(yīng)商考核表》并簽字；

(3)采購工程師組織采購專員和質(zhì)量部、生產(chǎn)部人員跟供應(yīng)商開會,總結(jié)一年來供應(yīng)商表現(xiàn)

情況，提出改善意見；

(4)供應(yīng)商會后十個工作日內(nèi)提交改善方案。采購工程師和采購專員在接下來的三個月內(nèi)監(jiān)

督供應(yīng)商改善行動的執(zhí)行和有效性；

(5)每年初，綜合供應(yīng)商考核成績、可替代性和原材料重要性,由采購工程師和采購專員一

起為供應(yīng)商評級，決定維持原級別、升級或降級,經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)后生效；

(6)對于D級別的供應(yīng)商且其改善方案無效，在采購經(jīng)理同意后，由采購工程師尋找更有競

爭力的供應(yīng)商作為替代；

(7)對于A級別供應(yīng)商,由采購物流經(jīng)理根據(jù)經(jīng)費情況，擇優(yōu)以獎狀或獎金的方式,予以獎

勵。

附錄：

(一)采購周、月計劃的編制和實施

(1)采購專員確定下單數(shù)量(下單數(shù)量二計劃入庫量-現(xiàn)有庫存量+安全庫存量)；

(2)采購專員確定下單時間(下單時間二要求到貨時間-認證周期.訂單周期-緩沖時間)；

(3)采購專員根據(jù)采購協(xié)議或向供應(yīng)商詢價提供預(yù)算；

(4)采購助理匯總、整理采購計劃，提交給采購物流經(jīng)理審閱;

(5)采購物流經(jīng)理審閱后，提交分管副總；

(6)若有問題，重新制作計劃，直到通過審批；

(7)采購專員將月計劃分解為用計劃，由采購助理匯總、整理，交給采購經(jīng)理審閱；

(8)采購專員每周最后一個工車日,提交當(dāng)周采購實施報告，包括價格、到貨期是否在計劃

內(nèi)，質(zhì)量是否良好等信息；

(9)對于距雷最后期限小于或等于三天還沒有到貨的原材料，采購專員須向采購經(jīng)理每日報

告供貨進度及預(yù)計到達時間；

(10)若供應(yīng)商不能按時交貨，影響到我方生產(chǎn)。采購專員須及時向采購物流經(jīng)理報告情況。

采購物流經(jīng)理須向分管副總報告并安排專人駐廠催貨；

(二)供應(yīng)商評估和考核

(1)年底，由采購工程師和采購專員組織各供應(yīng)商考核，交采購物流經(jīng)理市批；

(2)年初，由采購工程師和采購專員為各供應(yīng)商評級，交采購物流經(jīng)理審批。

(三)供應(yīng)商回訪機制

每年初,由